行政文件歸檔與存儲管理手冊版本號：V1.0發(fā)布日期：2023年10月生效日期：2023年11月前言為規(guī)范企業(yè)行政文件的歸檔與存儲管理，保證文件的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門在日常行政工作中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子文件的歸檔、存儲、查詢與處置管理，旨在建立統(tǒng)一、規(guī)范的文件管理體系，為公司運營與決策提供有效支持。一、總則目的實現(xiàn)行政文件標準化管理，保證文件信息安全、便于查閱利用，規(guī)避因文件丟失或混亂導(dǎo)致的工作風(fēng)險。依據(jù)參照《_________檔案法》及公司《行政管理制度》，結(jié)合實際工作流程制定。基本原則規(guī)范統(tǒng)一：遵循統(tǒng)一的分類、編號、編目標準。及時歸檔：文件辦理完畢后應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成歸檔。安全保密：針對涉密文件采取特殊存儲與查閱措施，保證信息安全。便于利用：優(yōu)化存儲結(jié)構(gòu)，提升文件檢索效率。二、適用范圍與主要應(yīng)用情境本手冊適用于公司各部門在以下場景中產(chǎn)生的行政文件管理：日常行政管理：如會議紀要、通知公告、工作計劃與總結(jié)、請示報告等。人事管理：員工入職離職材料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。財務(wù)管理：費用報銷單、預(yù)算審批表、財務(wù)分析報告（非涉密部分）等。資產(chǎn)管理：固定資產(chǎn)臺賬、采購合同、驗收報告等。合同管理：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議及補充文件。項目類文件：項目立項書、實施方案、驗收報告等。三、文件歸檔存儲管理流程（一）文件分類與編號規(guī)則文件分類按文件屬性分為以下一級類別，二級類別可根據(jù)部門需求細化：A類：綜合管理（含行政、人事、通用制度等）B類：財務(wù)管理（含預(yù)算、報銷、報表等）C類：業(yè)務(wù)管理（含合同、項目、客戶資料等）D類：資產(chǎn)管理（含固定資產(chǎn)、低值易耗品等）文件編號規(guī)則格式：一級類別代碼-二級類別代碼-年度-流水號示例：A-01-2023-001（表示綜合管理類-人事子類-2023年-第1號文件）（二）文件收集與初步整理責任主體文件形成部門為收集責任主體，經(jīng)辦人*負責文件初篩與整理。行政部每季度末統(tǒng)一督促各部門完成歸檔文件收集。操作步驟（1）文件篩選：僅歸檔具有保存價值的正式文件（含電子版與紙質(zhì)版），草稿、重復(fù)文件無需歸檔。（2）檢查完整性：確認文件要素齊全（如文號、簽發(fā)人、日期、蓋章等），缺失內(nèi)容需及時補充。（3）區(qū)分版本：對修訂類文件，僅歸檔最終版本，需在備注欄注明“最終版”。（三）文件詳細整理與編目紙質(zhì)文件整理（1）排序：按文件形成時間或邏輯順序排列，左上角對齊裝訂（不可裝訂的文件使用夾具固定）。（2）編頁碼：每頁文件用鉛筆標注頁碼（正頁標1、2…3，反頁標1-1、1-2…3-1）。（3）填寫備考表：對文件缺損、修改等情況說明，由整理人*簽字確認。電子文件整理（1）格式規(guī)范：電子文件統(tǒng)一為PDF或DOC格式，避免使用易過時格式（如WPS舊版）。（2）命名規(guī)則：文件編號-文件名稱-形成日期，示例：A-01-2023-001-員工手冊-2023-03-15.pdf。（3）存儲路徑：按“部門-年度-文件類別”建立文件夾層級，示例：行政部/2023/A-綜合管理/。編制歸檔目錄依據(jù)《年度文件歸檔目錄表》（詳見附件1）逐項填寫，保證信息準確，紙質(zhì)目錄需打印蓋章后與文件一并存放。（四）文件歸檔存儲紙質(zhì)文件存儲（1）檔案盒要求：采用無酸檔案盒，規(guī)格統(tǒng)一（如31cm×21cm×3cm），標簽格式為“一級類別-二級類別-年度-起止流水號”。（2）存放環(huán)境：檔案柜需防潮、防火、防蟲，溫度控制在14-24℃，濕度45-60%，遠離水源與強光。（3）上架管理：按類別與年度順序排列，檔案柜張貼類別索引標簽，便于查找。電子文件存儲（1）本地存儲：部門內(nèi)部存儲需定期備份（每月1次），備份介質(zhì)為移動硬盤或公司指定服務(wù)器。（2）云端存儲：重要電子文件需同步至公司指定云盤，設(shè)置訪問權(quán)限（僅經(jīng)辦人及部門負責人*可編輯）。（3）雙備份機制：核心電子文件需“本地+云端”雙備份，避免單點故障。（五）文件管理與利用借閱流程（1）申請：填寫《文件借閱申請表》（詳見附件2），注明借閱事由、歸還日期，經(jīng)部門負責人*審批后提交行政部。（2）登記：行政部核對文件信息，借閱人簽字確認后提供文件（涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批）。（3）歸還：借閱期限不超過5個工作日，到期需歸還并辦理注銷手續(xù)，如需續(xù)借需提前1天申請。查詢流程（1）內(nèi)部查詢：員工可通過檔案目錄索引或系統(tǒng)關(guān)鍵詞檢索申請查詢，非涉密文件由行政部直接提供；涉密文件需經(jīng)部門負責人*批準。（2）外部查詢：因公需向外部單位提供文件，需經(jīng)行政部負責人審核并加蓋公司公章，復(fù)印件需注明“與原件一致”及日期。到期處置（1）鑒定：對到期文件由行政部牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，確認保存價值。（2）銷毀：無保存價值的文件需填寫《文件銷毀清單》（詳見附件3），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準后，由2人以上共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)（電子文件需徹底刪除并格式化存儲介質(zhì)）。四、管理過程中的關(guān)鍵要點責任到人：各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，行政部負責監(jiān)督與指導(dǎo)。及時性要求：年度文件需在次年3月底前完成歸檔，季度文件需在季度結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。保密管理：涉密文件需單獨存放，查閱需履行審批手續(xù)，嚴禁擅自復(fù)制或帶離辦公區(qū)域。電子文件安全：定期查殺病毒，更新存儲設(shè)備密碼，避免使用個人郵箱或U盤存儲公司文件。定期檢查：行政部每半年對檔案存儲環(huán)境、文件完整