第1篇Word2016文檔編排

—邀請(qǐng)函Office2016高級(jí)應(yīng)用湖南師范大學(xué)·劉相濱內(nèi)容提要第4

章邀請(qǐng)函制作4.1

引言4.2

主體文件的編排4.3

數(shù)據(jù)源的制作4.4

郵件合并操作4.5

標(biāo)簽類(lèi)郵件合并操作4.1引言······怎么辦？先復(fù)制出100個(gè)文檔，再?gòu)?fù)制粘貼姓名？先打印100份，再手寫(xiě)？發(fā)送電子郵件呢？

發(fā)送100次嗎？郵件合并！什么是郵件合并？郵件合并TextinhereTextinhere文檔一文檔二文檔三……Excel表格Word表格等普通Word文檔文檔合并主文檔數(shù)據(jù)源為什么稱(chēng)為“郵件合并”？410081湖南省長(zhǎng)沙市岳麓區(qū)湖南師范大學(xué)體育學(xué)院體教新樓307李林校湖南省長(zhǎng)沙市教育廳410016410081湖南省長(zhǎng)沙市岳麓區(qū)湖南師范大學(xué)體育學(xué)院體教新樓307黎纖湖南省長(zhǎng)沙市教育廳410016410081湖南省長(zhǎng)沙市岳麓區(qū)湖南師范大學(xué)體育學(xué)院體教新樓307王燕湖南省長(zhǎng)沙市教育廳410016······擴(kuò)展到其它領(lǐng)域通知書(shū)、請(qǐng)?zhí)?、工資條、掛卡等郵件合并的功能這些生活或工作中碰到的事情有相似的特點(diǎn)發(fā)送或制作的量很大結(jié)構(gòu)相同，內(nèi)容相似制作和發(fā)送邀請(qǐng)函也是同樣的問(wèn)題微軟為解決這類(lèi)問(wèn)題在Word中提供了郵件合并的功能批量制作、輸出如何使用郵件合并？制作主文檔制作數(shù)據(jù)源前提條件利用Word的郵件合并功能合并需要的信息三個(gè)步驟：4.2主體文件的編排主體文件：統(tǒng)一版式文檔中的相同內(nèi)容，如邀請(qǐng)函的主體、落款、日期、修飾內(nèi)容等編排過(guò)程與自由版式短文檔的編排過(guò)程相同，需要對(duì)文檔中的文本內(nèi)容進(jìn)行字體、段落等基本設(shè)置對(duì)于邀請(qǐng)函，需要插入一些圖形圖像來(lái)裝飾頁(yè)面，通過(guò)插入SmartArt圖形來(lái)描述會(huì)議、活動(dòng)、工作等流程，或是插入表格來(lái)展示數(shù)據(jù)等圖文混排4.2主體文件的編排4.3數(shù)據(jù)源的制作數(shù)據(jù)源提供聯(lián)系人的具體信息，如姓名、性別、身份證號(hào)碼、考試成績(jī)、通訊地址、聯(lián)系方式等在郵件合并處理后產(chǎn)生的批量文檔中，相同內(nèi)容之外的其他內(nèi)容是由數(shù)據(jù)源提供的數(shù)據(jù)源文件格式Word表格文件、文本文件、Excel表格文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等4.4郵件合并操作選擇主文檔鏈接數(shù)據(jù)源插入合并域預(yù)覽結(jié)果生成合并文檔選擇主文檔類(lèi)型撰寫(xiě)信函預(yù)覽信函完成合并第一步：第二步：第三步：第四步：第五步：第六步：選擇開(kāi)始文檔選取收件人使用“郵件合并分步向?qū)А贝蜷_(kāi)一個(gè)空白的文檔，在Word中選擇：“郵件”→“開(kāi)始郵件合并”→“郵件合并分步向?qū)А碧砑臃Q(chēng)呼根據(jù)聯(lián)系人的性別加上稱(chēng)呼男：（先生）

女：（女士）插入規(guī)則打開(kāi)主文檔，將光標(biāo)定位至“送呈：《姓名》”之后選擇“郵件”→“編寫(xiě)和插入域”→“規(guī)則”選擇“如果…那么…否則”規(guī)則：根據(jù)《性別》填寫(xiě)稱(chēng)呼4.5標(biāo)簽類(lèi)郵件合并操作座位號(hào)生成的每個(gè)標(biāo)簽內(nèi)容相同，怎么辦？4.5標(biāo)簽類(lèi)郵件合并操