企業(yè)行政物資申請(qǐng)及采購(gòu)指南書一、前言為規(guī)范企業(yè)行政物資的申請(qǐng)、審批及采購(gòu)流程，保障各部門物資需求得到及時(shí)、合規(guī)滿足，同時(shí)控制采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率，特制定本指南書。本指南適用于企業(yè)所有部門及員工的行政物資申請(qǐng)與采購(gòu)操作，旨在明確責(zé)任分工、統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)，保證行政管理工作有序開展。二、適用范圍與應(yīng)用情境（一）適用部門企業(yè)各職能部門（如行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部等）、各業(yè)務(wù)部門及分支機(jī)構(gòu)。（二）適用物資類型辦公設(shè)備類：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公家具（桌椅、文件柜等）、投影儀等；辦公耗材類：紙張、筆、文件夾、墨盒/硒鼓、訂書機(jī)等；后勤保障類：飲用水、清潔用品、防疫物資（口罩、消毒液等）、維修工具等；其他類：部門活動(dòng)所需物資、臨時(shí)性工作物資（如展會(huì)物料、宣傳品）等。（三）常見應(yīng)用場(chǎng)景新員工入職：需配置辦公桌椅、電腦、文具等基礎(chǔ)物資；部門日常辦公：耗材不足需補(bǔ)充，設(shè)備故障需更換或維修；項(xiàng)目開展：臨時(shí)性項(xiàng)目需采購(gòu)專用設(shè)備或物料；辦公環(huán)境優(yōu)化：如新增工位、會(huì)議室升級(jí)等物資需求；應(yīng)急保障：如突發(fā)公共衛(wèi)生事件需緊急采購(gòu)防疫物資。三、物資申請(qǐng)及采購(gòu)全流程詳解（一）第一步：需求識(shí)別與提報(bào)需求發(fā)起：?jiǎn)T工根據(jù)工作需要，確認(rèn)所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望到貨時(shí)間；填寫《行政物資申請(qǐng)表》（詳見模板一），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后提交至行政部。信息要求：物資名稱需規(guī)范（如“A4復(fù)印紙”而非“紙”）；規(guī)格型號(hào)需明確（如“聯(lián)想小新Pro162023款i5/16G/512G”而非“筆記本電腦”）；數(shù)量需合理，避免過量申請(qǐng)（如季度耗材按季度用量申請(qǐng)）。（二）第二步：部門初審審核內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人*審核需求的合理性（是否為工作必需、數(shù)量是否匹配實(shí)際工作）；核查預(yù)算額度（部門年度預(yù)算內(nèi)是否有對(duì)應(yīng)科目余額）。輸出結(jié)果：審核通過：在《行政物資申請(qǐng)表》“部門意見”欄簽字確認(rèn)，提交至行政部；審核不通過：注明原因并退回申請(qǐng)人，補(bǔ)充說明后重新提交。（三）第三步：行政部復(fù)核與審批復(fù)核內(nèi)容：行政專員*核對(duì)申請(qǐng)信息完整性（是否填寫規(guī)范、附件是否齊全）；審查物資是否符合企業(yè)采購(gòu)政策（如單價(jià)超5000元的設(shè)備需填寫《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》）；協(xié)調(diào)同類物資合并采購(gòu)（如多個(gè)部門同時(shí)申請(qǐng)A4紙，統(tǒng)一批量采購(gòu)降低成本）。分級(jí)審批：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≤2000元：行政經(jīng)理*審批；2000元＜單次采購(gòu)金額≤10000元：行政經(jīng)理審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單次采購(gòu)金額＞10000元：分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。輸出結(jié)果：審批通過：行政部啟動(dòng)采購(gòu)流程；審批不通過：書面反饋申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人，說明理由。（四）第四步：采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)方式：日常耗材（如紙張、筆）：行政部對(duì)接協(xié)議供應(yīng)商（如京東企業(yè)購(gòu)、晨光文具），通過線上平臺(tái)下單；設(shè)備及定制物資：行政部至少獲取2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，對(duì)比質(zhì)量、價(jià)格、售后后，填寫《采購(gòu)審批表》報(bào)批，確定最終供應(yīng)商。供應(yīng)商要求：優(yōu)先選擇與企業(yè)簽訂年度框架協(xié)議的合格供應(yīng)商；新供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如3C認(rèn)證），并通過行政部資質(zhì)審核。合同簽訂：?jiǎn)未尾少?gòu)金額＞5000元或涉及定制物資，需簽訂采購(gòu)合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任。（五）第五步：物資驗(yàn)收與入庫(kù)驗(yàn)收組織：物資送達(dá)后，由行政部專員、申請(qǐng)人、部門指定驗(yàn)收人*共同驗(yàn)收；核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購(gòu)訂單一致，檢查外觀是否完好、功能是否正常。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格：填寫《物資驗(yàn)收單》（詳見模板三），三方簽字確認(rèn)后，行政部辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格：當(dāng)場(chǎng)拍照留存，聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗(yàn)收合格。入庫(kù)登記：行政部在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中更新庫(kù)存信息（設(shè)備類需錄入資產(chǎn)編號(hào)、使用人、存放地點(diǎn)）；耗材類按類別存放于倉(cāng)庫(kù)，標(biāo)注入庫(kù)日期及有效期。（六）第六步：領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用流程：申請(qǐng)人憑審批通過的《行政物資申請(qǐng)表》及《物資驗(yàn)收單》到行政部領(lǐng)用；設(shè)備類領(lǐng)用時(shí)，需簽署《資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任書》，明保證管責(zé)任；耗材類按需領(lǐng)取，避免浪費(fèi)，行政部定期盤點(diǎn)庫(kù)存。發(fā)放記錄：行政部在《物資領(lǐng)用登記表》中記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期，保證可追溯。四、核心模板表格模板一：行政物資申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物資明細(xì)序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)12部門意見負(fù)責(zé)人簽字：*日期：行政部審批經(jīng)理簽字：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：*模板二：采購(gòu)審批表采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期采購(gòu)信息物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式采購(gòu)理由（需說明采購(gòu)必要性、市場(chǎng)調(diào)研情況等）審批意見部門負(fù)責(zé)人：*日期：行政經(jīng)理：*模板三：物資驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)驗(yàn)收日期采購(gòu)信息物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果序號(hào)驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求12驗(yàn)收意見行政部：*申請(qǐng)人：*部門驗(yàn)收人：*異常說明（如不合格，需注明處理意見：退貨/換貨/其他）五、操作要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）信息準(zhǔn)確性要求申請(qǐng)表中的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息需與實(shí)際需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)物資無法使用；預(yù)算金額需參考市場(chǎng)合理價(jià)格，虛報(bào)、瞞報(bào)預(yù)算將影響審批進(jìn)度。（二）審批流程規(guī)范性嚴(yán)格按照審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程；審批人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，特殊情況需注明原因并延長(zhǎng)審批時(shí)間。（三）采購(gòu)過程合規(guī)性優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商，非協(xié)議供應(yīng)商采購(gòu)需提前報(bào)行政部備案；采購(gòu)過程中不得收取供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益，保證廉潔采購(gòu)。（四）驗(yàn)收與保管責(zé)任物資驗(yàn)收需三方在場(chǎng)，保證數(shù)量、質(zhì)量符合要求，驗(yàn)收后及時(shí)辦理入庫(kù)；設(shè)備類物資領(lǐng)用后，使用人需妥善保管，離職時(shí)需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)。（五）應(yīng)急處理機(jī)制緊急物資需求（如突發(fā)維修、防疫物資短缺），可先電話報(bào)請(qǐng)行政經(jīng)理*同意后緊急采購(gòu)，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)；驗(yàn)收不合格物資需在24小時(shí)內(nèi)反饋至行政部，由行政部協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理，避免影響工作。（六）節(jié)約與環(huán)保原則提倡節(jié)約使用物資