企業(yè)采購管理標準化流程工具模板一、適用范圍與核心目標本標準化流程適用于各類大中型企業(yè)（涵蓋制造、服務、貿(mào)易等行業(yè)）的日常采購管理活動，旨在規(guī)范采購全流程操作，明確各部門職責分工，通過標準化管控實現(xiàn)“降本、增效、保質、防風險”的核心目標。具體包括：統(tǒng)一采購需求提報標準、優(yōu)化審批路徑、規(guī)范供應商管理、強化合同與履約管控、完善驗收與結算機制，保證采購活動合規(guī)、透明、高效運行。二、標準化操作流程詳解（一）采購需求發(fā)起與提報操作要點：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況或項目要求，填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途、期望交付時間及供應商特殊要求（如資質、品牌等）。需求部門負責人*對需求的合理性、必要性進行審核，重點核對預算匹配度（是否超部門年度預算）及規(guī)格參數(shù)的準確性。涉及固定資產(chǎn)、大宗物料或單筆金額超過[企業(yè)設定閾值，如5萬元]的采購，需附《采購需求可行性分析報告》，說明市場行情、替代方案等。責任部門/人：需求部門、需求部門負責人*、采購專員（備案）輸出成果：《采購需求申請表》（含附件）（二）采購需求審批操作要點：采購專員接收需求部門提交的《采購需求申請表》，檢查材料完整性（缺失項退回補充），并根據(jù)采購金額、品類確定審批路徑：日常辦公耗材、小額服務類（金額≤1萬元）：需求部門負責人→采購經(jīng)理→財務部（預算復核）→分管副總生產(chǎn)物料、設備類（1萬元＜金額≤10萬元）：需求部門負責人→采購經(jīng)理→財務部→生產(chǎn)/業(yè)務副總→總經(jīng)理*大額采購、戰(zhàn)略品類（金額＞10萬元或納入集中采購目錄）：需求部門負責人→采購經(jīng)理→財務部→法務部（合同條款審核）→分管副總→總經(jīng)理→董事會（如需）審批人需在[1-2個工作日]內(nèi)完成審批，重點審核：需求必要性、預算合規(guī)性、規(guī)格參數(shù)明確性、采購方式適用性（見下文“供應商選擇”）。責任部門/人：采購專員、各審批環(huán)節(jié)負責人*輸出成果》：審批通過的《采購需求申請表》（標注審批意見）（三）供應商選擇與確定操作要點：采購專員根據(jù)審批通過的采購需求，確定采購方式（優(yōu)先級從高到低）：公開招標：適用于單筆金額＞10萬元或納入集中采購目錄的標準化產(chǎn)品/服務，通過企業(yè)官網(wǎng)、采購平臺等發(fā)布招標公告，邀請≥3家合格供應商參與，按“價格+技術+服務+資質”綜合評分法確定中標方。詢比價：適用于1萬元＜金額≤10萬元的常規(guī)采購，向≥3家合格供應商發(fā)出詢價單，要求在[2個工作日]內(nèi)提供書面報價（含增值稅價、交貨期、質保期等），比選后確定供應商。單一來源采購：僅適用于專利產(chǎn)品、獨家代理或緊急采購（需經(jīng)總經(jīng)理*特批），需提供《單一來源采購說明》，詳述理由及唯一性證明。戰(zhàn)略供應商直采：已簽訂年度框架協(xié)議的供應商，直接按協(xié)議價格和條款執(zhí)行。供應商資質審核：所有候選供應商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質（如ISO認證、3C認證等）、近1年類似業(yè)績合同，由采購專員、法務部*聯(lián)合審核，合格后方可進入候選名單。確定供應商后，填寫《供應商選擇審批表》，附招標文件/詢比價記錄、資質證明等，按采購金額對應權限報批（參照“需求審批”路徑）。責任部門/人：采購專員、法務部、各審批負責人輸出成果》：《供應商選擇審批表》、供應商資質文件、招標/詢比價記錄（四）采購合同簽訂操作要點：采購專員根據(jù)確定的供應商信息，起草采購合同，合同內(nèi)容需包含：甲乙雙方基本信息、采購物品/服務明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）、質量標準與驗收方法、交付時間與地點、付款方式與節(jié)點、違約責任、爭議解決方式、保密條款等。法務部*對合同條款進行合規(guī)性審核，重點檢查：權利義務是否對等、違約責任是否明確、知識產(chǎn)權歸屬、爭議解決方式是否符合企業(yè)規(guī)定。合同經(jīng)雙方確認后，由法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章（供應商需提供授權委托書），采購專員負責合同文本分發(fā)（需求部門、財務部、倉庫、采購部各執(zhí)一份原件或復印件）。責任部門/人：采購專員、法務部、法定代表人/授權代表輸出成果》：已簽訂的采購合同文本（含附件）（五）訂單下達與執(zhí)行跟蹤操作要點：采購專員根據(jù)審批通過的《采購需求申請表》和簽訂的采購合同，在[1個工作日]內(nèi)通過ERP系統(tǒng)或書面形式向供應商下達《采購訂單》，同步明確訂單編號、交付時間、驗收標準、聯(lián)系人等信息。供應商確認訂單后，采購專員建立《采購執(zhí)行跟蹤表》，記錄訂單狀態(tài)（已確認/已發(fā)貨/已送達）、交付進度、異常情況（如延期、質量問題等），每周更新跟蹤結果并反饋至需求部門。若供應商無法按期交付，需提前[3個工作日]書面告知原因及預計交付時間，采購專員需評估影響并與需求部門協(xié)商解決方案（如調整需求、更換供應商等）。責任部門/人：采購專員、供應商對接人輸出成果》：《采購訂單》、《采購執(zhí)行跟蹤表》（六）驗收入庫操作要點：供應商按訂單交付后，需求部門或倉庫在[24小時內(nèi)]組織驗收，驗收人員需對照采購合同、訂單及樣品/技術參數(shù)，核對：數(shù)量清點：是否與訂單一致（多收/少收需當場記錄并拍照留證）；質量檢驗：外觀檢查（無破損、變形）、功能測試（按標準出具檢測報告）、資質文件（如合格證、檢驗報告、進口商品報關單等）；單據(jù)核對：供應商提供的《發(fā)貨清單》、發(fā)票（抬頭、稅號需與企業(yè)一致）是否齊全。驗收合格：需求部門/倉庫在《驗收入庫單》上簽字確認，同步更新ERP系統(tǒng)庫存信息；采購專員將驗收結果反饋供應商，確認收貨。驗收不合格：立即拒收并書面通知供應商，注明不合格原因（如附檢測報告、照片等），要求在[3-5個工作日]內(nèi)退換貨或整改，同時啟動《不合格品處理流程》，記錄異常情況并上報采購經(jīng)理*。責任部門/人：需求部門/倉庫管理員、質量檢驗員（如需）、采購專員輸出成果》：《驗收入庫單》（合格/不合格）、《不合格品處理記錄》（七）付款結算操作要點：采購專員收集完整結算單據(jù)：已簽訂的采購合同、《驗收入庫單》（合格）、供應商開具的合規(guī)增值稅發(fā)票、訂單交付記錄等，填寫《付款申請單》，注明供應商名稱、合同編號、付款金額、付款方式（銀行轉賬/承兌匯票）、付款節(jié)點（如預付款/到貨款/質保金）。財務部*審核單據(jù)：核對合同與發(fā)票金額是否一致、驗收手續(xù)是否完備、付款節(jié)點是否符合約定（如質保金需在質保期滿后支付），保證“三單匹配”（訂單、入庫單、發(fā)票）。按審批權限報批（參照“需求審批”路徑，金額≤5萬元由財務經(jīng)理審批，＞5萬元需總經(jīng)理審批），審批通過后由財務部安排付款，并同步更新供應商付款臺賬。責任部門/人：采購專員、財務部、各審批負責人輸出成果》：《付款申請單》、付款憑證、供應商付款臺賬（八）采購檔案歸檔操作要點：采購專員負責將采購全流程資料整理歸檔，檔案范圍包括：需求階段：《采購需求申請表》《可行性分析報告》（如需）；審批階段：各環(huán)節(jié)審批記錄；供應商階段：《供應商選擇審批表》、資質文件、詢比價/招標記錄；合同階段：采購合同文本及附件；執(zhí)行階段：《采購訂單》《驗收入庫單》《不合格品處理記錄》；付款階段：《付款申請單》、發(fā)票、付款憑證。檔案整理要求：按“單筆采購”獨立裝訂，標注采購編號、日期、供應商名稱，電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限≥[3年]（戰(zhàn)略供應商合作檔案≥5年）。責任部門/人：采購專員、檔案管理員輸出成果》：采購檔案（紙質+電子）三、關鍵環(huán)節(jié)配套表格模板（一）采購需求申請表采購編號需求部門申請人日期采購物品/服務信息：名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預算金額（元）用途說明供應商特殊要求（如品牌、資質、交付周期等）：需求部門負責人審核意見：簽字：_________日期：_________采購部意見：簽字：_________日期：_________財務部預算審核：簽字：_________日期：_________分管副總審批：簽字：_________日期：_________（二）供應商評估表供應商名稱評估日期評估類別（□新供應商□年度復評□合作中評估）一、資質評分（20分）：資質項目營業(yè)執(zhí)照行業(yè)資質（如ISO認證）業(yè)績合同（近1年）納稅/信用記錄分值5分5分7分3分得分二、商務評分（30分）：項目報價合理性（與市場均價對比）付款條件交付周期售后服務承諾分值10分8分7分5分得分三、質量評分（40分）：項目產(chǎn)品合格率（近1年）質量問題響應速度質保期限檢測報告完整性分值15分10分10分5分得分四、合作配合度（10分）：項目溝通效率合同履約率異常問題配合度分值4分3分3分得分綜合得分：_________（滿分100分，≥80分為合格）評估結論：□推薦合作□有條件合作（需整改）□不推薦合作評估人：_________采購經(jīng)理審核：_________日期：_________（三）驗收入庫單采購訂單編號合同編號供應商名稱交付日期驗收日期物品信息驗收：名稱規(guī)格型號單位應收數(shù)量實收數(shù)量單價（元）金額（元）驗收結果（□合格□不合格）不合格情況說明：驗收人員簽字：_________需求部門確認：_________倉庫確認：_________采購專員跟進：□合格入庫□不合格處理（□退貨□換貨□整改），預計完成時間：_________（四）付款申請單供應商名稱采購編號合同編號申請日期付款方式□銀行轉賬□承兌匯票付款明細：序號收款事由金額（元）付款節(jié)點（□預付款□到貨款□質保金□其他）對應訂單號12合計附件清單：□采購合同□《驗收入庫單》□發(fā)票□其他____________________采購部意見：經(jīng)辦人：_________采購經(jīng)理：_________日期：_________財務部審核：審核人：_________財務經(jīng)理：_________日期：_________總經(jīng)理審批：簽字：_________日期：_________四、執(zhí)行過程中的風險防控（一）需求管理風險風險點：需求描述模糊、預算超支、虛假需求。防控措施：需求部門需提供詳細的規(guī)格參數(shù)及技術要求，必要時聯(lián)合技術部*共同確認；財務部提前介入預算審核，對超預算需求要求需求部門提交《預算調整申請》；采購專員定期核查需求與實際使用匹配度，對頻繁變更需求的部門進行通報。（二）供應商選擇風險風險點：供應商資質造假、圍標串標、價格虛高。防控措施：建立“合格供應商庫”，供應商準入需經(jīng)資質審核、實地考察（必要時）、試用評估；大額采購采用公開招標，引入第三方招標代理機構監(jiān)督，評標過程全程留痕；定期對合作供應商進行復評，淘汰不合格供應商，每年更新供應商庫。（三）合同與履約風險風險點：合同條款遺漏、違約責任不明確、供應商延遲交付。防控措施：法務部統(tǒng)一審核合同模板，新增采購項目需經(jīng)法務部*專項審核；合同中明確“違約金計算方式”“不可抗力處理”“爭議解決方式”等關鍵條款；采購專員實時跟蹤訂單交付進度，對延遲交付供應商按合同約定扣減違約金，必要時啟動備用供應商。（四）驗收與付款風險風險點：驗收不嚴導致不合格品入庫、付款超期影響供應商關系、虛假付款。防控措施：驗收需由需求部門、倉庫、質量部（如需）共同參與，驗收標準需寫入合同；財務部嚴格審核“三單匹配”，無驗收單或合同不予付款，付款流程在[5個工作日]內(nèi)完成；建立供應商付款臺賬，定期核對付款記錄，避免重復付款或漏付。（五）檔案管理風險風險點：檔案丟失、信息泄露、保存期限不足。防控措施：指定專人負