企業(yè)檔案管理規(guī)范流程工具模板一、適用范圍與典型場景本規(guī)范流程適用于企業(yè)各類檔案的全生命周期管理，涵蓋文書、合同、人事、財務(wù)、產(chǎn)品、項目等核心檔案類型。典型場景包括：新員工入職檔案建立、年度審計資料整理、法律糾紛證據(jù)調(diào)取、歷史項目復(fù)盤追溯、資質(zhì)申報材料匯總等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證檔案的完整性、安全性及可追溯性，支撐企業(yè)合規(guī)運(yùn)營與決策效率提升。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）檔案收集：明確范圍與責(zé)任操作目標(biāo)：全面、及時收集應(yīng)歸檔材料，避免遺漏。關(guān)鍵步驟：界定收集范圍：根據(jù)企業(yè)《檔案分類方案》，明確需歸檔的材料類型（如合同需包含正本、附件、審批單；人事檔案需含入職登記表、勞動合同、考核記錄等）。落實收集責(zé)任：各業(yè)務(wù)部門指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門形成檔案的初步收集；檔案管理部門（如行政部/綜合管理部）每季度下發(fā)《檔案收集清單》，明確各部門需提交的檔案類型、時間節(jié)點（如季度末月25日前完成本季度檔案收集）。接收與核對：檔案管理部門收到材料后，1個工作日內(nèi)完成核對，檢查材料完整性（如簽字、蓋章是否齊全）、規(guī)范性（如是否為原件、格式是否符合要求），對不符合要求的退回原部門補(bǔ)充并記錄原因。（二）檔案整理：分類與編目操作目標(biāo)：實現(xiàn)檔案有序化，便于后續(xù)檢索與管理。關(guān)鍵步驟：分類組卷：按“年度-類別-問題”三級分類法組卷（如“2024-文書-合同管理”）；同一類檔案按時間順序排列，跨年度檔案按形成年度歸入最相關(guān)年份（如項目檔案歸入項目啟動年份）。頁碼與裝訂：使用鉛筆在每頁文件右上角編寫頁碼（空白頁不編）；按件裝訂（如單份合同單獨(dú)裝訂，多頁文件使用不銹鋼夾裝訂），避免使用金屬釘。編目登記：填寫《檔案目錄表》（詳見第三部分），檔案編號規(guī)則為“分類代碼-年度-流水號”（如“WZ-2024-001”代表“文書-2024年-第1卷”）；編目完成后，由檔案管理員與部門負(fù)責(zé)人共同審核，保證信息準(zhǔn)確無誤。（三）檔案歸檔：移交與入庫操作目標(biāo)：完成檔案正式入庫，明保證管責(zé)任。關(guān)鍵步驟：填寫移交清單：整理好的檔案需附《檔案移交登記表》（詳見第三部分），列明檔案編號、名稱、份數(shù)、形成日期、移交人、接收人等信息。辦理移交手續(xù)：移交人與接收人共同核對檔案清單，確認(rèn)無誤后在表上簽字；檔案管理部門在3個工作日內(nèi)將檔案移交至檔案庫房，并更新《檔案總臺賬》。入庫上架：檔案按分類編號順序上架，庫房內(nèi)設(shè)置標(biāo)識牌（如“文書檔案區(qū)”“合同檔案區(qū)”）；每層檔案架張貼《檔案存放位置索引》，方便快速定位。（四）檔案保管：環(huán)境與安全控制操作目標(biāo)：保障檔案實體安全與信息安全，延長檔案壽命。關(guān)鍵步驟：庫房環(huán)境管理：溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，每日記錄溫濕度；庫房內(nèi)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)備（如滅火器、防盜門窗、溫濕度計、防蟲藥），每季度檢查設(shè)備運(yùn)行狀況。檔案日常維護(hù)：每半年對檔案進(jìn)行一次清點，核對實物與臺賬是否一致；對破損檔案及時修復(fù)（如文件褶皺熨平、字跡模糊復(fù)印存檔），重要檔案可制作電子副本備份。安全管理：庫房實行雙人雙鎖管理，鑰匙由檔案管理員和部門負(fù)責(zé)人分別保管；非檔案管理人員進(jìn)入庫房需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并全程由檔案管理員陪同。（五）檔案利用：規(guī)范借閱與歸還操作目標(biāo)：在保障安全的前提下，高效滿足檔案利用需求。關(guān)鍵步驟：借閱申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（詳見第三部分），注明借閱檔案名稱、編號、用途、借閱期限（一般不超過7個工作日）、申請人及部門負(fù)責(zé)人簽字。審批與登記：普通檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案（如未公開合同、核心人事信息）需經(jīng)分管副總審批；審批通過后，檔案管理員在《檔案借閱登記簿》中記錄借閱信息，并將檔案交予借閱人。使用與歸還：借閱人需在指定區(qū)域查閱檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案原件，不得擅自復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)審批）；借閱到期后，借閱人應(yīng)在2個工作日內(nèi)歸還檔案，檔案管理員檢查檔案完整性無誤后，在《檔案借閱登記簿》上確認(rèn)歸還，并更新檔案狀態(tài)。（六）檔案鑒定與銷毀：合規(guī)處置操作目標(biāo)：對失去保存價值的檔案進(jìn)行規(guī)范銷毀，優(yōu)化庫存。關(guān)鍵步驟鑒定：檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定，由檔案管理員、法務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門代表組成鑒定小組；依據(jù)《檔案保管期限表》（如文書檔案保管期限為10-30年，合同保管期限為至合同終止后10年），對到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類。審批：對擬銷毀檔案，鑒定小組填寫《檔案銷毀審批表》，列明檔案清單、鑒定意見、銷毀原因，經(jīng)分管副總審批后，報企業(yè)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀與記錄：銷毀時需由2人以上共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚?，并填寫《檔案銷毀記錄表》，注明銷毀時間、地點、監(jiān)銷人、銷毀方式；《檔案銷毀審批表》《檔案銷毀記錄表》需永久保存，不得銷毀。三、配套工具表單（一）檔案目錄表檔案編號檔案名稱形成部門形成日期保管期限頁碼備注WZ-2024-0012024年度工作計劃總經(jīng)辦2024-01-0510年15含附件3份HT-2024-002產(chǎn)品采購合同采購部2024-03-1010年8合同編號：CG2024005（二）檔案移交登記表移交日期檔案編號檔案名稱份數(shù)頁碼移交人接收人備注2024-03-28WZ-2024-0012024年度工作計劃115*張三*李四含附件3份2024-03-28HT-2024-002產(chǎn)品采購合同18*王五*李四合同編號：CG2024005（三）檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期檔案編號檔案名稱借閱用途借閱期限部門負(fù)責(zé)人簽字*趙六市場部2024-04-10HT-2024-002產(chǎn)品采購合同合同糾紛處理3個工作日*周七審批意見：□同意□不同意（請注明原因：____________________）檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字：*李四日期：2024-04-10（四）檔案銷毀審批表鑒定日期檔案編號檔案名稱形成日期保管期限鑒定意見銷毀原因?qū)徟?024-06-15WZ-2014-0052014年度會議紀(jì)要2014-12-2010年已到期，無保存價值庫存優(yōu)化*分管副總主要負(fù)責(zé)人審批意見：____________________簽字：__________日期：2024-06-20（五）檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點檔案清單監(jiān)銷人銷毀方式備注2024-06-25企業(yè)檔案室WZ-2014-005至WZ-2014-010（共6卷）李四、王五碎紙?zhí)幚硪褜徟?，記錄保?0年四、關(guān)鍵控制要點（一）合規(guī)性要求檔案管理需嚴(yán)格遵守《_________檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，保證歸檔材料真實、完整、合法。涉密檔案（如商業(yè)秘密、未公開信息）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人審批，并遵守保密規(guī)定。（二）責(zé)任追溯機(jī)制明確檔案形成部門、檔案管理部門、借閱人的責(zé)任，各環(huán)節(jié)簽字確認(rèn)，保證責(zé)任可追溯。檔案丟失、損毀的，按企業(yè)《檔案管理獎懲辦法》追究相關(guān)人員責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的依法處理。（三）動態(tài)優(yōu)化管理檔案管理部門每年對檔案管理流程進(jìn)行復(fù)盤，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求（如新業(yè)務(wù)拓展、法規(guī)更新）優(yōu)化《檔