《深圳市建設(shè)工程文件歸檔與檔案驗收移交指南(2025版)》建設(shè)工程文件是城市建設(shè)活動的真實記錄，是工程質(zhì)量追溯、維護管理及城市規(guī)劃決策的重要依據(jù)。為規(guī)范深圳市建設(shè)工程文件歸檔與檔案驗收移交工作，提升檔案管理標準化、信息化水平，結(jié)合國家及地方相關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標準，以及深圳市工程建設(shè)實際需求，制定本指南。本指南適用于深圳市行政區(qū)域內(nèi)新建、擴建、改建的房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、交通工程、水利工程等建設(shè)工程（以下簡稱“工程”）的文件歸檔、驗收與移交活動，涵蓋從工程前期準備至竣工驗收備案全過程形成的紙質(zhì)、電子及其他載體形式的文件材料。一、歸檔范圍與內(nèi)容要求工程文件歸檔范圍以全面反映工程建設(shè)全過程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)及質(zhì)量控制要點為原則，按工程建設(shè)階段劃分為前期準備文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件四大類，具體內(nèi)容需覆蓋工程決策、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各環(huán)節(jié)形成的具有保存價值的文件材料。（一）前期準備文件包括工程立項、規(guī)劃許可、用地審批、環(huán)境影響評價、施工圖審查等行政許可與技術(shù)審查文件。具體應(yīng)歸檔：項目建議書及批復、可行性研究報告及批復、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件附圖、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件附圖、國有土地使用證或不動產(chǎn)權(quán)證書、環(huán)境影響評價報告及審批意見、地質(zhì)勘察報告（初勘、詳勘）、施工圖設(shè)計文件及審查合格書、消防設(shè)計審查意見、綠色建筑設(shè)計審查意見等。其中，涉及行政許可的文件需為加蓋發(fā)文單位公章的正式文本；技術(shù)審查文件需包含審查機構(gòu)出具的結(jié)論性意見及修改回復材料。（二）施工文件涵蓋施工過程中形成的技術(shù)管理、質(zhì)量控制、進度記錄及變更調(diào)整文件。具體包括：施工組織設(shè)計（方案）及審批記錄、技術(shù)交底記錄、原材料及構(gòu)配件進場檢驗報告（含鋼筋、混凝土、防水材料等主要建材的出廠合格證、檢測報告）、施工試驗記錄（如混凝土試塊強度試驗、地基承載力檢測、鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢測）、隱蔽工程驗收記錄（含地基驗槽、管線預(yù)埋、防水工程等關(guān)鍵隱蔽部位的影像資料及驗收簽字表）、分部分項工程質(zhì)量驗收記錄、設(shè)計變更單及工程洽商記錄（需經(jīng)設(shè)計、建設(shè)、施工、監(jiān)理四方簽字確認，變更圖紙需標注變更依據(jù)及版本號）、工程定位測量及復核記錄、沉降觀測記錄（高層建筑及特殊結(jié)構(gòu)工程需按規(guī)范頻率記錄）等。施工文件需與工程進度同步形成，確保記錄內(nèi)容與實際施工情況一致，簽字欄需由相關(guān)責任人手寫簽署，不得代簽或漏簽。（三）監(jiān)理文件體現(xiàn)監(jiān)理單位對工程質(zhì)量、進度、投資控制及合同管理的全過程監(jiān)督記錄。應(yīng)歸檔：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理例會紀要（需記錄會議主要議題、決議事項及責任單位）、監(jiān)理通知單及回復單（含質(zhì)量問題整改要求及復查結(jié)果）、旁站監(jiān)理記錄（針對關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序，記錄時間、地點、施工情況及監(jiān)理人員簽字）、平行檢驗記錄（與施工單位自檢記錄對比分析）、工程暫停令及復工審批文件、監(jiān)理工作總結(jié)（分階段總結(jié)及竣工總結(jié)）等。監(jiān)理文件需由監(jiān)理工程師審核簽字，涉及質(zhì)量問題的記錄需明確整改要求及閉合情況。（四）竣工文件包括工程竣工驗收階段形成的總結(jié)性文件及成果性資料。具體應(yīng)歸檔：工程竣工報告（施工單位出具，包含工程概況、施工質(zhì)量自評意見）、監(jiān)理質(zhì)量評估報告（監(jiān)理單位出具，對工程質(zhì)量等級提出明確意見）、勘察單位質(zhì)量檢查報告、設(shè)計單位質(zhì)量檢查報告、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄（五方責任主體簽字蓋章）、竣工驗收會議紀要（記錄驗收組意見及整改要求）、竣工圖（需按規(guī)范編制，變更部分標注清晰，加蓋竣工圖章并由編制人、審核人簽字）、工程質(zhì)量保修書、消防驗收意見書、規(guī)劃驗收合格證、檔案預(yù)驗收意見書等?？⒐D編制需遵循“誰變更、誰修改”原則，重大設(shè)計變更需重新繪制竣工圖，確保與實際工程一致。二、文件整理與編制規(guī)范工程文件整理需遵循“分類科學、組卷合理、標識清晰、便于保管”的原則，按項目、專業(yè)、階段進行系統(tǒng)整理，形成獨立的案卷或電子檔案單元。（一）分類與組卷1.分類方法：以工程建設(shè)程序為主線，結(jié)合專業(yè)類別（如建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、市政道路、橋梁等）進行一級分類；二級分類按文件性質(zhì)劃分（如管理文件、技術(shù)文件、驗收文件）；三級分類可根據(jù)工程規(guī)模細化至分部工程或子項。2.組卷要求：同一卷內(nèi)文件應(yīng)反映同一階段、同一專業(yè)或同一類型的內(nèi)容，卷內(nèi)文件數(shù)量以200頁左右為宜，厚度不超過40mm（紙質(zhì)檔案）?？珉A段或跨專業(yè)的文件按主要形成階段或?qū)I(yè)組卷，如設(shè)計變更單按變更發(fā)生的施工階段組卷。（二）編號與編目1.案卷編號：采用“項目代碼-專業(yè)代碼-階段代碼-案卷序號”的結(jié)構(gòu)編制唯一標識。項目代碼由深圳市工程建設(shè)項目統(tǒng)一編碼生成；專業(yè)代碼按建筑（JZ）、結(jié)構(gòu)（JG）、給排水（GS）等專業(yè)縮寫設(shè)定；階段代碼前期準備（Q）、施工（S）、竣工（J）；案卷序號從001起依次編排。2.卷內(nèi)目錄：需包含文件序號、文件編號、文件題名、頁號、備注等內(nèi)容。文件題名應(yīng)準確反映文件內(nèi)容，與原件標題一致；頁號標注需連續(xù)，正面為奇數(shù)頁，背面為偶數(shù)頁。（三）載體與格式要求1.紙質(zhì)文件：應(yīng)采用耐久性強的紙張（如70g以上膠版紙），簽字蓋章需使用黑色或藍黑色鋼筆、簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆；圖紙宜采用國家標準圖幅（A0-A4），折疊后幅面尺寸為A4（210mm×297mm），圖標欄露在右下角。2.電子文件：應(yīng)與紙質(zhì)文件同步形成，采用通用格式（文本類為PDF或DOCX，圖紙類為DWG或PDF，影像類為MP4或JPEG），存儲載體為只讀光盤或符合國家要求的移動存儲設(shè)備（需校驗無病毒）。電子文件需包含元數(shù)據(jù)信息（如文件名稱、形成時間、責任人、格式版本），確?？勺匪菪?。三、檔案質(zhì)量控制與驗收程序工程檔案質(zhì)量是驗收移交的核心依據(jù)，需在形成、整理、歸檔各環(huán)節(jié)實施全過程質(zhì)量控制，確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范。（一）質(zhì)量控制要點1.完整性：歸檔文件需覆蓋工程建設(shè)全周期，關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如隱蔽工程、設(shè)計變更、驗收會議）的文件無缺失；電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，載體無損壞。2.準確性：文件內(nèi)容需真實反映工程實際，數(shù)據(jù)記錄（如試驗數(shù)值、測量坐標）與現(xiàn)場情況一致；簽字蓋章手續(xù)完備，責任主體明確（建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位均需在相關(guān)文件上簽章）。3.系統(tǒng)性：文件分類組卷符合邏輯，卷內(nèi)文件按形成時間或重要程度有序排列；竣工圖與設(shè)計變更單、工程洽商記錄對應(yīng)，變更標注清晰可查。（二）驗收組織與條件工程檔案驗收由建設(shè)單位組織，勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位及城建檔案管理機構(gòu)參與，分為預(yù)驗收與正式驗收兩個階段。預(yù)驗收應(yīng)在工程竣工驗收前30日完成，正式驗收與工程竣工驗收同步進行。驗收需滿足以下條件：-工程文件已按要求整理完畢，形成完整的案卷目錄及電子檔案清單；-施工文件、監(jiān)理文件經(jīng)項目技術(shù)負責人及總監(jiān)理工程師審核通過；-竣工圖經(jīng)設(shè)計單位審核確認，加蓋竣工圖章；-電子檔案通過檔案管理系統(tǒng)檢測，元數(shù)據(jù)完整，格式符合要求；-已提交工程檔案自查報告（包含歸檔文件數(shù)量、質(zhì)量自查結(jié)論）。（三）驗收內(nèi)容與結(jié)論驗收組通過查閱紙質(zhì)檔案、核驗電子檔案、現(xiàn)場詢問等方式，重點核查：-文件齊全性：核對歸檔范圍清單，確認無缺項、漏項；-簽章有效性：檢查關(guān)鍵文件（如隱蔽工程驗收記錄、設(shè)計變更單）的簽字蓋章是否符合規(guī)范；-版本一致性：對比竣工圖與現(xiàn)場實體，核查變更部分是否標注準確；-載體安全性：檢查紙質(zhì)檔案有無破損、蟲蛀，電子檔案能否正常讀取。驗收結(jié)論分為“合格”“整改后合格”“不合格”三類。對“整改后合格”的項目，建設(shè)單位需在15日內(nèi)完成整改并重新申請驗收；“不合格”的項目不得進行工程竣工驗收備案。四、檔案移交與后續(xù)管理工程檔案驗收合格后，應(yīng)按規(guī)定時限向城建檔案管理機構(gòu)及建設(shè)單位移交，確保檔案長期保存與有效利用。（一）移交對象與時限1.向城建檔案管理機構(gòu)移交：凡列入深圳市城建檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收備案后3個月內(nèi)，向深圳市城建檔案館或所在區(qū)城建檔案管理機構(gòu)移交一套完整的紙質(zhì)檔案及電子檔案（含元數(shù)據(jù)）。2.向建設(shè)單位移交：施工、監(jiān)理等參建單位應(yīng)在工程竣工驗收后1個月內(nèi)，向建設(shè)單位移交各自形成的工程檔案副本（含電子文件），作為建設(shè)單位后續(xù)維護管理的依據(jù)。（二）移交手續(xù)與要求1.移交清單編制：移交雙方需共同填寫《建設(shè)工程檔案移交清單》，清單應(yīng)包含案卷號、案卷題名、數(shù)量（頁數(shù)/件數(shù)）、載體形式（紙質(zhì)/電子）、備注等內(nèi)容，經(jīng)雙方簽字蓋章后各執(zhí)一份。2.電子檔案移交：電子檔案需通過“深圳市城建檔案管理系統(tǒng)”在線提交，或存儲于符合國家標準的只讀光盤（一式兩套），并附《電子檔案檢測報告》（由第三方檢測機構(gòu)出具，確認無病毒、無損壞）。3.移交確認：接收單位對移交的檔案進行核驗，符合要求的出具《建設(shè)工程檔案接收證明》；不符合要求的，應(yīng)一次性告知整改事項，整改完成后重新移交。（三）后續(xù)管理責任城建檔案管理機構(gòu)接收檔案后，負責檔案的永久保存、數(shù)字化加工及開發(fā)利用；建設(shè)單位留存的檔案副本需納入本單位檔案管理體系，配備專用庫房及防護設(shè)施（如防火、防