幼兒園檔案管理制度規(guī)范樣本一、檔案管理總體要求幼兒園檔案是記錄園所發(fā)展歷程、教育教學實踐、幼兒成長軌跡及管理服務工作的核心載體，對保障園務管理規(guī)范性、支撐教育教學研究、服務幼兒個性化發(fā)展具有不可替代的作用。為提升檔案管理的科學性與實用性，結合學前教育行業(yè)特點及《機關檔案管理規(guī)定》，制定本制度，明確檔案管理的目標、原則及操作規(guī)范。（一）管理目標通過規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案資源的完整留存、安全防護與高效利用，為園所決策、教育教學優(yōu)化、幼兒成長跟蹤及家園溝通提供可靠依據(jù)。（二）基本原則1.真實性：檔案內容如實反映園所管理、教育教學、幼兒發(fā)展等實際情況，杜絕虛假信息。2.完整性：涵蓋園所運營各領域的檔案材料齊全完整，避免重要信息缺失。3.規(guī)范性：檔案分類、整理、編號、裝訂等操作遵循統(tǒng)一標準，確保檔案體系清晰有序。4.安全性：通過物理防護、權限管理等方式，保障檔案實體與信息安全，防止損毀、丟失或泄露。5.利用性：在合規(guī)前提下，推動檔案資源合理開發(fā)，服務于教育教學創(chuàng)新、園所管理優(yōu)化及家長知情權保障。二、檔案分類與范圍結合幼兒園工作特點，檔案分為七大類，具體范圍如下：（一）行政管理類包含園務會議記錄、年度工作計劃與總結、規(guī)章制度（如教職工考勤、績效考核辦法）、上級來文與園所發(fā)文、榮譽資質證書（如辦園許可、等級評定證書）、對外合作協(xié)議（如與社區(qū)、企業(yè)的共建協(xié)議）等，記錄園所整體管理決策與運營軌跡。（二）保教工作類涵蓋教學計劃（學期/月/周計劃）、教案與教學設計、幼兒發(fā)展評估材料（如觀察記錄、成長檔案冊）、教研活動記錄（含課題研究、教學反思）、教材與教具開發(fā)資料、幼兒作品（繪畫、手工作品等），體現(xiàn)教育教學的實踐與成果。（三）幼兒檔案類以幼兒個人為單位建立檔案，包含：入園資料：體檢報告、疫苗接種記錄、監(jiān)護人信息表；在園記錄：日常觀察記錄（如情緒、社交、能力發(fā)展）、階段性發(fā)展評估、參與活動影像資料；離園資料：成長報告、離園手續(xù)單、后續(xù)發(fā)展跟蹤（可選）。（四）安全管理類包含安全管理制度（如食品安全、防踩踏預案）、安全檢查記錄（每日/每周安全巡查表）、安全教育資料（教案、演練方案）、事故處理報告（如幼兒磕碰、家長投訴處理），保障園所安全管理的可追溯性。（五）基建與資產類記錄園舍建設與維護（如裝修合同、維修記錄）、設備采購與管理（如玩教具、辦公設備的采購合同、臺賬）、固定資產登記（含盤點表），支撐園所資產的規(guī)范管理。（六）教職工檔案類包含教職工聘用合同、學歷/資格證書復印件、培訓記錄（含園本培訓、外出學習）、師德考核材料、績效考核表、健康體檢報告，反映教職工職業(yè)發(fā)展軌跡。（七）家園共育類涵蓋家長會記錄（含簽到表、會議紀要）、家園聯(lián)系冊（幼兒在園/在家表現(xiàn)溝通）、家長反饋意見（問卷、留言）、親子活動方案與總結，體現(xiàn)家園協(xié)同育人的過程。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.及時性：各部門需在工作完成后10個工作日內移交相關檔案（如月度計劃完成后5日內提交），幼兒檔案隨事件發(fā)生即時補充（如體檢后3日內錄入）。2.完整性：移交材料需包含正文、附件、審批單等關聯(lián)文件，確保信息鏈條完整。3.準確性：檔案內容需經部門負責人審核，確保信息真實、表述清晰，避免涂改或錯別字。（二）收集流程1.部門移交：各部門指定專人負責檔案收集，每月末匯總本部門材料，填寫《檔案移交清單》（含材料名稱、數(shù)量、形成時間），移交至檔案室。2.專人接收：檔案管理員核對移交清單與材料的一致性，確認無誤后簽字接收，登記《檔案管理臺賬》。（三）整理規(guī)范1.分類編碼：按檔案類別（如“保教工作類”）、年度、部門/班級進行二級或三級分類，采用“類別代碼-年度-序號”的編號方式（如“BJ-____”代表保教類2024年第1份檔案）。2.裝訂歸檔：紙質檔案采用線裝或膠裝，去除金屬物，封面標注檔案名稱、編號、年度；電子檔案統(tǒng)一存儲于專用服務器，按類別建立文件夾，命名規(guī)則與紙質檔案一致。3.編目建賬：為每份檔案編制《檔案目錄》，包含編號、名稱、形成時間、保管期限、存放位置，同步更新《檔案管理臺賬》，實現(xiàn)“一檔一碼一賬”。四、檔案的保管與利用（一）保管要求1.硬件保障：設立專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設施（如滅火器、除濕機、防蟲藥劑、門禁系統(tǒng)）；檔案柜需遠離水源、熱源，保持通風干燥。2.環(huán)境控制：室內溫度維持在14-24℃，相對濕度45%-65%，定期（每月）檢查溫濕度并記錄，發(fā)現(xiàn)異常及時調整。3.定期檢查：每季度開展檔案安全檢查，重點排查霉變、蟲蛀、破損、字跡褪色等問題，對破損檔案及時修復（如托裱、數(shù)字化備份）。（二）利用規(guī)定1.內部借閱：教職工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人審批后，在檔案室現(xiàn)場查閱；如需外帶，需園長審批，且借閱期限不超過7日，歸還時需經管理員檢查完整性。2.家長查閱：幼兒家長可申請查閱子女的成長檔案（如發(fā)展評估、作品記錄），需提前1個工作日預約，在管理員陪同下查閱，不得復制或外帶核心隱私材料（如體檢報告）。3.利用服務：提供檔案查閱、復印、咨詢服務，對歷史檔案可進行數(shù)字化加工（如掃描成PDF），通過內部系統(tǒng)供授權人員查閱，提升利用效率。五、檔案的保密、鑒定與銷毀（一）保密管理1.密級劃分：幼兒隱私信息（如體檢報告、家庭住址）、教職工個人信息（如薪資、健康史）列為“秘密級”檔案，僅限園長、檔案管理員、幼兒班主任及家長本人（幼兒檔案）查閱。2.權限管控：電子檔案設置訪問密碼，紙質檔案存放于帶鎖檔案柜，借閱、復制需審批，嚴禁擅自傳播檔案內容。（二）鑒定流程每5年開展一次檔案鑒定，由園長、檔案管理員、教師代表組成鑒定小組，依據(jù)《檔案保管期限表》（見附件），對保管期滿的檔案進行價值評估：仍具利用價值的，延長保管期限；無保存必要的，列入銷毀清單。（三）銷毀規(guī)定1.審批備案：銷毀清單需經園長辦公會審議通過，報屬地教育主管部門備案（如需）。2.雙人監(jiān)銷：銷毀時由檔案管理員與一名教職工共同監(jiān)銷，紙質檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案徹底刪除并記錄銷毀過程，監(jiān)銷人需簽字確認。六、人員職責（一）檔案管理員職責1.統(tǒng)籌檔案收集、整理、保管、利用全流程，制定年度檔案管理計劃；2.指導各部門開展檔案工作，定期培訓教職工檔案規(guī)范；3.負責檔案室安全管理，及時處理檔案損毀、丟失等問題；4.統(tǒng)計檔案利用情況，每學期形成《檔案管理工作報告》。（二）部門負責人職責1.督促本部門按時移交檔案，審核材料真實性與完整性；2.配合檔案管理員開展檔案整理、鑒定工作；3.審批本部門檔案借閱申請，保障檔案合理利用。（三）教職工職責1.及時提交工作過程中產生的檔案材料（如教案、觀察記錄）；2.借閱檔案時愛護實體材料，遵守保密規(guī)定；3.參與檔案鑒定，提出合理的存毀建