檔案管理軟件項目書

案例：

A設(shè)計院一直采用人工進(jìn)行檔案管理工作，檔案管理人員經(jīng)常報怨勞動強(qiáng)度大，效率低

下，為節(jié)省人力和財力，節(jié)省借閱人員的等待時間，A設(shè)計院決定引入計算機(jī)管理，拿出專

項經(jīng)費(fèi)，委托軟件開發(fā)公司開發(fā)一套功能齊全的檔案管理軟件。

于是在2010年3月，在院長的指示下，由檔案室牽頭，項目管理專家參與，起草了一

份《A設(shè)計院檔案管理軟件開發(fā)項目需求建議書》（即招標(biāo)書），并在報紙上公布。在需求建

議書中，給出了以下主要信息：A設(shè)計院向軟件開發(fā)承約商征求檔案管理軟件開發(fā)；承約商

必須最遲在2010年4月30日前向A設(shè)計院提交《A設(shè)計院檔案管理軟件開發(fā)項目申請書》

（即投標(biāo)書）；東方建筑設(shè)計院將在5月15FI前選中一家承約商；該項目完成的期限為6

個月，從7月1H到12月31H,所有的交付物必須不遲于12月31H提供給A設(shè)計院：

合同必須以一個商定的價格，向滿足建議書要求的承約商付款。

多家軟件開發(fā)公司在報紙上看到項目需求建議書后，紛紛編制申請書，并寄發(fā)給A設(shè)

計院。最后，Y軟件開發(fā)公司經(jīng)過激烈競爭，以35萬元的價格承接了此項目。Y軟件開發(fā)公

司老板決定由張三出任此項目的項目經(jīng)理。

張三是第一次擔(dān)任項FI經(jīng)理，因此項目組內(nèi)產(chǎn)生不少問題，有的程序員直接越過張三向

上級請示問題，并且程序員使用軟件界面不統(tǒng)一，內(nèi)部矛盾不斷:應(yīng)張三是老板直接指定的，

項目支出的每筆費(fèi)用，財務(wù)部都推脫沒有權(quán)限簽字，讓張三找老板；因張三頻繁找老板，導(dǎo)

致老板開始質(zhì)疑張三的能力。

在解決完內(nèi)部矛盾后，項目組在項目實(shí)施過程中，系統(tǒng)需求似乎永遠(yuǎn)無法確定，用戶無

法說清楚自己的需求，怎么做都不滿意，讓軟件開發(fā)人員無法適從。

項目在12月31日前必須交互，但是現(xiàn)在項目的進(jìn)度滯后了。

現(xiàn)在成本出現(xiàn)問題了，

一、項目整體管理；

1、項目啟動和可行性分析

項FI啟動時期要做好前期工作，不能盲FI啟動、倉促進(jìn)行，還要做好分析工作，這是整

個項目實(shí)施的基礎(chǔ)。

（1）項目準(zhǔn)備和啟動過程

項目建議書是項目立項的申請報告（案例中該項目是招標(biāo)來的），所以可以直接立項。

項目啟動，啟動準(zhǔn)備工作包括：建立項目管理制度、整理啟動會議資料等。制定項目章程,

依據(jù)包括：項目工作說明書、合同、項目可行性論證、企業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)等。

（2）可行性研究

可行性研究是對擬選的技術(shù)方案、項目需求進(jìn)行先期的調(diào)查和研究，分析投資收益比，

研究項H的可行性，提出初步的系統(tǒng)忖標(biāo)和項目計戈iJ,必要時提出對用戶業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行重

組等改進(jìn)建議。

2、項目管理計劃

項目整體管理的目的一是要做好計劃的計劃，二是項目全過程管理。

（1）項目計劃

計劃是事先確定的目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需要的原則、方法、步驟、手段等完整方案的管理

活動。為了協(xié)調(diào)、整合項目管理知識域和組織內(nèi)部的信息，有必要制定一個完善的項目管理

計劃。項目計劃包括項目管理計劃的內(nèi)容，計劃編制流程，項目計劃的作用，編制項目計劃

的注意事項。

（2）制定項目管理計劃

項目管理計劃的制定是根據(jù)項目目標(biāo)，在項目確定范圍內(nèi)，依據(jù)確定的需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并

在項目成本預(yù)算許可的范用內(nèi)，制定出一個全面的管理計劃。

3、IT項目目標(biāo)管理

項目FI標(biāo)是指項目必須達(dá)到的預(yù)期成果。

（1）IT項目目標(biāo)體系

IT項目目標(biāo)包含兩類：一類是IT項目的功能性目標(biāo)，另一類是IT項目的控制性目標(biāo)。

（2）IT項目目標(biāo)控制

IT項目目標(biāo)控制包括：IT項目質(zhì)量目標(biāo)控制、IT項目費(fèi)用目標(biāo)控制、IT項目進(jìn)度目標(biāo)控制和

IT項目安全目標(biāo)控制

4、項目計劃執(zhí)行

(1)指導(dǎo)與管理項目執(zhí)行

項目計劃執(zhí)行是執(zhí)行項目計劃的主要過程，這個階段產(chǎn)生的產(chǎn)品通常要花費(fèi)大部分的資源,

因為產(chǎn)品是在這個過程中華生的。

5、項目收尾與驗收

項目收尾工作是項目全過程的最后階段，無論是成功、失敗或被迫終止的項目，收尾的

工作都是必要的。項FI驗收是檢查項目是否符合設(shè)計要求的重要環(huán)節(jié)，也是保證產(chǎn)品質(zhì)量的

最后關(guān)口。

張三的遭遇是很多項目經(jīng)理都會經(jīng)歷的，要加強(qiáng)項目團(tuán)隊得到溝通，如每周一開例會,

明確團(tuán)隊的分工，張三頁要在團(tuán)隊里樹立自己的威信。

二、項目范圍管理、控制；

1、項目范圍管理概述

項目范圍管理是對項目包括什么不包括什么的定義與控制過程。過程包括要收集需求、

范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍核實(shí)和范圍變更控制。作用包括提高費(fèi)用、時間和資源

估算的準(zhǔn)確性，確定進(jìn)行測量和控制的基準(zhǔn)，有助于分工。

2、項目范圍規(guī)劃與范圍定義

項H范圍規(guī)劃的編制包括：環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)、項H章程、項目初步范圍說明書

和項目范圍管理計劃。項目范圍定義就是根據(jù)范圍管理計劃，采取一定的方法，逐步得到精

確的項目范圍過程。由于項目范圍變得更見清晰，需求管理也要明確，需求管理包括：定義

需求、需求確認(rèn)、建立需求狀態(tài)、需求評審、需求承諾'需求跟蹤、需求變更控制

3、項目范圍核實(shí)與控制

分析項目范圍變更的原因分析，對變更范圍變化的控制，項目變更控制的作用

小結(jié)

這是由「項目一開始沒有很清晰的界定整個項目范圍

三、項目時間管理

按時、保質(zhì)完成項目是對項目的基本要求，進(jìn)度問題在項目實(shí)施中是造成項目沖突的主

要原因。防止項FI延遲的唯一辦法是做好項目的時間管理，它涉及的主要過程包括：活動定

義、活動排序、活動資源估算、活動歷時估計、項目進(jìn)度安排、項目進(jìn)度控制等。

小結(jié)

張三缺乏項目管理的經(jīng)驗，在制定計劃是沒有彈性，也沒有相應(yīng)的補(bǔ)救措施

四、項目成本管理；

IT項FI的特點(diǎn)是前期開發(fā)成本和后期維護(hù)費(fèi)用都很高，而且項目開發(fā)的成本與否直接影

響到項目后期維護(hù)成本的高低。軟件產(chǎn)品的生成不是?個重復(fù)的制造過程，而是“一次性”

的開發(fā)過程。IT項目成本的特點(diǎn)是人工成本高，直接成衣低，維護(hù)成本高且較難確定，成本

變動頻繁，風(fēng)險成