辦公樓會(huì)議室管理制度

第一章總則

為確保辦公樓會(huì)議室的高效管理與利用，提高會(huì)議效率，規(guī)范會(huì)議流程，制定

本管理制度。以下總則對(duì)會(huì)議室的管理、使用、維護(hù)等方面作出基本規(guī)定。

一、目的與原則

1.本制度旨在加強(qiáng)會(huì)議室管理，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，提高工作效率。

2.遵循公平、公正、公開的原則，合理安排會(huì)議室的使用，確保資源合理分

配。

3.提倡節(jié)約、環(huán)保，降低會(huì)議成本，提高會(huì)議質(zhì)量。

二、適用范圍

1.本制度適用于辦公樓內(nèi)所有會(huì)議室的管理與使用。

2.凡在辦公樓內(nèi)舉行的各類會(huì)議，均應(yīng)遵守本制度。

三、會(huì)議室分類

1.按照容納人數(shù)、設(shè)備配置等因素，將會(huì)議室分為大、中、小三種類型。

2.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和需求，合理選擇會(huì)議室類型。

四、管理與責(zé)任

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理與維護(hù)工作。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開及會(huì)議紀(jì)要的整理與跟蹤落實(shí)。

3.會(huì)議室使用者應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，愛護(hù)設(shè)備，保持環(huán)境整潔。

五、制度修訂

1.本管理制度根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂。

2.修訂后的管理制度應(yīng)廣泛征求各部門意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反本管理制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

2.情節(jié)嚴(yán)重者，將追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。

本管理制度自發(fā)布之E起實(shí)施，請(qǐng)各部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行。如有疑問，請(qǐng)及時(shí)與

行政管理部門聯(lián)系。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)

議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章對(duì)會(huì)議的籌備、召開、結(jié)束等環(huán)

節(jié)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主題和目

標(biāo)，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、

參會(huì)人員、議題、預(yù)計(jì)時(shí)長等。

3.通知參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)

送會(huì)議通知，明確會(huì)議議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議蛆織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的材料，包括會(huì)議議程、

相關(guān)文件、報(bào)告等，并確保參會(huì)人員提前收到。

5.確保會(huì)議室設(shè)備正常運(yùn)行：會(huì)議組織者應(yīng)提前檢查會(huì)議室的設(shè)備，包括音

響、投影儀、電腦等，確保會(huì)議期間設(shè)備正常運(yùn)行。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議，按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，確保會(huì)議

有序進(jìn)行。

3.會(huì)議記錄：會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論、待

辦事項(xiàng)等。

4.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，圍繞會(huì)議主題積極發(fā)言，禁止討論與

會(huì)議無關(guān)事項(xiàng)。

5.會(huì)議決策：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，適時(shí)提出決策建議，經(jīng)參會(huì)人員表

決通過后形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，

經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。

3.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議成

果得以落實(shí)。

4.會(huì)議室整理：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室整理干凈，確保設(shè)備歸位、

資料歸檔。

本章對(duì)會(huì)議流程進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在提高會(huì)議效率，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

請(qǐng)各部門認(rèn)真遵守，共同推進(jìn)公司各項(xiàng)工作。后續(xù)章節(jié)將闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤

落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的記錄，會(huì)議決議的載體，其跟蹤落實(shí)是確保會(huì)議效果的

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)按照公司信息保密要求設(shè)定，確保信息安全。

本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在強(qiáng)化會(huì)議決議的執(zhí)行力，確

保公司各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。請(qǐng)各部門認(rèn)真執(zhí)行，共同提高公司管理水平。后續(xù)

章節(jié)將闡述會(huì)議室管理規(guī)定及附則等內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室是公司進(jìn)行會(huì)議、培訓(xùn)、接待等重要活動(dòng)的主要場(chǎng)所，為保障會(huì)議室的

高效使用和良好環(huán)境，特制定以下管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會(huì)議室申請(qǐng)，

明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

2.行政管理部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室資源，并在收到申請(qǐng)后

2個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，對(duì)于緊急或重要會(huì)議，行政管理部門有

權(quán)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食或在會(huì)議室內(nèi)舉辦與工作無關(guān)

的活動(dòng)。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門

進(jìn)行維修。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，包括整理桌椅、關(guān)閉設(shè)備、清

理垃圾等。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)

行。

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室前，應(yīng)提前熟悉設(shè)備操作，必要時(shí)可向行政管理部

門尋求技術(shù)支持。

3.未經(jīng)許可，禁止私自攜帶外來設(shè)備連接會(huì)議室內(nèi)的電腦、投影儀等設(shè)備。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用者應(yīng)遵守公司安全與保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和涉及的商業(yè)

秘密。

2.行政管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)等，確

保會(huì)議室安全。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室進(jìn)行可能影響公司安全和形象的活動(dòng)。

本章對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在為各部門提供一個(gè)有序、高

效、安全的會(huì)議環(huán)境。請(qǐng)各部門嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議室的正常運(yùn)行。后續(xù)

章節(jié)將闡述附則等內(nèi)容。

第五章附則

為確保本管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、解釋權(quán)

本管理制度的最終解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

二、修訂與廢止

1.本管理制度將根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行適時(shí)修訂。

2.修訂后的管理制度應(yīng)廣泛征求各部門意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實(shí)施。

3.本管理制度的廢止，需由公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并以書面形式通知全體員工。

三、實(shí)施日期

本管理制度自發(fā)布之E起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制