合同管理風(fēng)險(xiǎn)排查報(bào)告一、排查背景與目的為規(guī)范企業(yè)合同管理流程，防范法律糾紛與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障合同履約質(zhì)量及企業(yè)合法權(quán)益，我司于202X年X月至X月開(kāi)展了合同管理風(fēng)險(xiǎn)專項(xiàng)排查工作。本次排查以“識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、完善機(jī)制、降本增效”為核心目標(biāo)，覆蓋合同全生命周期管理環(huán)節(jié)，為優(yōu)化合同管理體系提供依據(jù)。二、排查范圍與方法（一）排查范圍本次排查涵蓋202X年X月至202X年X月期間簽訂的各類合同，包括但不限于：業(yè)務(wù)類型：采購(gòu)、銷售、服務(wù)、租賃、合作協(xié)議等；涉及部門：行政、采購(gòu)、銷售、研發(fā)、財(cái)務(wù)等；合同載體：紙質(zhì)合同、電子合同及補(bǔ)充協(xié)議。（二）排查方法1.文檔審查：查閱合同文本、審批記錄、履約臺(tái)賬、財(cái)務(wù)付款憑證等資料，核查條款合規(guī)性與執(zhí)行一致性；2.人員訪談：與合同經(jīng)辦人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)人員開(kāi)展一對(duì)一溝通，了解操作流程痛點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)隱患；3.合規(guī)比對(duì)：對(duì)照《民法典》合同編、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》及公司《合同管理辦法》，檢查制度執(zhí)行偏差。三、主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及分析（一）合同簽訂環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)1.主體資格審查缺失表現(xiàn)：部分合同未核查對(duì)方主體資質(zhì)，如某采購(gòu)合同中，供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照已過(guò)期、無(wú)行業(yè)資質(zhì)證明，但經(jīng)辦人未履行審查義務(wù)，直接簽訂合同；風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方主體不適格導(dǎo)致合同無(wú)效或履約不能，企業(yè)面臨預(yù)付款損失、工期延誤等糾紛（如供應(yīng)商無(wú)生產(chǎn)資質(zhì)，貨物質(zhì)量不達(dá)標(biāo)且無(wú)法索賠）。2.合同條款約定不嚴(yán)謹(jǐn)表現(xiàn)：核心條款模糊不清，如“設(shè)備一批”未明確型號(hào)、數(shù)量；“驗(yàn)收合格后付款”未約定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與期限；違約責(zé)任僅約定“承擔(dān)法律責(zé)任”，未量化賠償方式；風(fēng)險(xiǎn)：履約過(guò)程中易產(chǎn)生爭(zhēng)議，維權(quán)時(shí)因條款缺陷導(dǎo)致證據(jù)不足（如對(duì)方以“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確”拖延付款，企業(yè)無(wú)有效抗辯依據(jù)）。3.審批流程執(zhí)行不規(guī)范表現(xiàn)：部分合同未經(jīng)法務(wù)審核直接簽訂（如某服務(wù)合同因“緊急需求”跳過(guò)法務(wù)會(huì)簽，條款存在“免責(zé)條款無(wú)效”漏洞）；審批表填寫不全，缺少部門會(huì)簽意見(jiàn)；風(fēng)險(xiǎn)：合同效力存在瑕疵，或因條款漏洞喪失抗辯權(quán)（如對(duì)方利用免責(zé)條款減少賠償責(zé)任，企業(yè)維權(quán)成本增加）。（二）合同履行環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)1.履約監(jiān)控機(jī)制缺失表現(xiàn)：未建立履約臺(tái)賬，對(duì)交貨、付款、驗(yàn)收等節(jié)點(diǎn)無(wú)跟蹤記錄。如某銷售合同約定“貨到30天付款”，但未留存收貨確認(rèn)單，對(duì)方以“未收到貨物”拖延付款；風(fēng)險(xiǎn)：錯(cuò)過(guò)權(quán)利行使期限（如訴訟時(shí)效），或無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)違約行為（如供應(yīng)商延遲交貨，企業(yè)因無(wú)跟蹤記錄錯(cuò)失解約時(shí)機(jī)）。2.合同變更/解除不規(guī)范表現(xiàn)：合同變更僅口頭約定（如某租賃合同因“臨時(shí)需求”口頭調(diào)整租金，無(wú)書(shū)面協(xié)議）；解除合同未按約定發(fā)書(shū)面通知，留存送達(dá)憑證；風(fēng)險(xiǎn)：變更/解除行為無(wú)法律依據(jù)，企業(yè)需按原合同履行（如對(duì)方主張“口頭變更無(wú)效”，要求繼續(xù)支付原租金）。3.履約證據(jù)管理薄弱表現(xiàn)：履約溝通記錄（如郵件、微信聊天）未留存，驗(yàn)收單、對(duì)賬單無(wú)對(duì)方簽字確認(rèn)。如質(zhì)量爭(zhēng)議時(shí)，企業(yè)無(wú)法證明“驗(yàn)收時(shí)對(duì)方無(wú)異議”；風(fēng)險(xiǎn)：糾紛中因“舉證不能”承擔(dān)不利后果（如法院以“無(wú)有效驗(yàn)收憑證”駁回索賠請(qǐng)求）。（三）合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)1.檔案完整性不足表現(xiàn)：合同附件（如資質(zhì)文件、技術(shù)協(xié)議）缺失，部分合同無(wú)審批記錄。如某合作合同因缺少技術(shù)協(xié)議，履行中對(duì)“服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)”產(chǎn)生爭(zhēng)議；風(fēng)險(xiǎn)：無(wú)法還原合同全貌，糾紛處理時(shí)因證據(jù)鏈斷裂導(dǎo)致敗訴（如技術(shù)協(xié)議約定的“保密條款”未歸檔，對(duì)方泄露商業(yè)秘密時(shí)企業(yè)無(wú)追責(zé)依據(jù)）。2.檔案保管不善表現(xiàn)：紙質(zhì)合同未分類歸檔，電子合同存儲(chǔ)路徑混亂（如散存于個(gè)人電腦）；借閱無(wú)登記，存在丟失、篡改風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)：檔案損毀、丟失導(dǎo)致證據(jù)效力不足（如合同原件丟失，復(fù)印件因“無(wú)法與原件核對(duì)”被法院不予采信）。四、整改建議與措施（一）優(yōu)化合同簽訂流程1.完善主體審查機(jī)制：制定《合同主體審查指引》，要求經(jīng)辦人通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查對(duì)方資質(zhì)，法務(wù)復(fù)核并留存審查記錄（如截圖、書(shū)面說(shuō)明）；對(duì)“高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)”（如建筑、金融）合同，要求對(duì)方提供近1年審計(jì)報(bào)告、履約案例。2.規(guī)范合同條款管理：由法務(wù)牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門編制《常用合同標(biāo)準(zhǔn)條款庫(kù)》，覆蓋“標(biāo)的、付款、違約、爭(zhēng)議解決”等核心條款；非標(biāo)準(zhǔn)條款需法務(wù)審核，明確“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）”“付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款30%、驗(yàn)收后付70%）”等關(guān)鍵內(nèi)容。3.嚴(yán)格審批流程執(zhí)行：修訂《合同審批管理辦法》，明確“業(yè)務(wù)部門初審→法務(wù)合規(guī)審核→財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估→分管領(lǐng)導(dǎo)審批”的四級(jí)流程；所有合同須經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)會(huì)簽，審批表隨合同文本一并歸檔。（二）強(qiáng)化履約過(guò)程管理1.建立履約臺(tái)賬制度：設(shè)計(jì)《合同履約跟蹤表》，記錄“交貨時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果、付款進(jìn)度”等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，由專人每月更新，逾期事項(xiàng)觸發(fā)預(yù)警（如“交貨逾期3天”自動(dòng)提醒法務(wù)介入）；對(duì)“重大合同”（如金額超百萬(wàn)），要求業(yè)務(wù)部門每周提交履約簡(jiǎn)報(bào)。2.規(guī)范變更/解除操作：合同變更/解除須簽訂書(shū)面協(xié)議，明確權(quán)利義務(wù)調(diào)整內(nèi)容（如租金調(diào)整、服務(wù)范圍變更）；解除合同按約定發(fā)書(shū)面通知（如EMS快遞+短信送達(dá)），留存“快遞回執(zhí)、短信截圖”等憑證。3.加強(qiáng)證據(jù)管理：制定《履約證據(jù)管理規(guī)范》，要求經(jīng)辦人：留存溝通記錄（郵件需歸檔至OA系統(tǒng)，微信記錄截圖打印并簽字確認(rèn)）；驗(yàn)收單、對(duì)賬單須對(duì)方簽字/蓋章，無(wú)對(duì)方確認(rèn)的，以“郵件確認(rèn)”“現(xiàn)場(chǎng)錄像”補(bǔ)充證據(jù)。（三）提升檔案管理水平1.完善檔案管理制度：制定《合同檔案管理辦法》，明確檔案分類（按“業(yè)務(wù)類型+部門+年份”）、保管期限（參照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》）；電子檔案加密存儲(chǔ)（如OA系統(tǒng)設(shè)置“合同檔案”模塊，權(quán)限分級(jí)管理）。2.規(guī)范歸檔流程：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人將“合同文本、附件、審批表、履約憑證”整理歸檔；紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，電子檔案上傳至指定服務(wù)器，確?！耙环莺贤⒁惶讬n案、雙重備份”。3.加強(qiáng)借閱管理：建立《合同檔案借閱登記簿》，明確借閱權(quán)限（法務(wù)、財(cái)務(wù)可直接借閱，其他部門需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；禁止涂改、損毀檔案，借閱期限超7天的，須重新登記。五、總結(jié)與展望本次排查共識(shí)別出合同簽訂、履行、檔案管理三大類風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，反映出我司合同管理在“流程規(guī)范、人員意識(shí)、制度執(zhí)行”方面存在不足。后續(xù)需以整改為契機(jī)，重點(diǎn)推進(jìn)三項(xiàng)工作：1.制度落地：修訂《合同管理辦法》，將整改措施轉(zhuǎn)化為制度條款，明確各部門權(quán)責(zé)；2.人員培訓(xùn)：開(kāi)展“合同風(fēng)險(xiǎn)防控”專題培訓(xùn)（含案例分析、實(shí)操演練），提升經(jīng)辦人法律意