采購申請及審批流程通用模板一、應用場景與適用范圍二、分步驟操作說明第一步：采購申請發(fā)起操作內(nèi)容：申請人根據(jù)實際需求（如生產(chǎn)缺料、辦公消耗、設備更新等），填寫《采購申請審批表》，詳細說明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、采購用途、期望到貨日期及供應商建議（如有）。責任人：需求部門申請人*關鍵要點：需求描述需清晰具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應明確為“A4紙100包、簽字筆50支”）；預估金額需符合企業(yè)成本核算標準，超出部門預算的需提前說明資金來源；附件需齊全（如技術參數(shù)圖紙、市場詢價單、比價記錄等，價值較高或關鍵物資必附）。第二步：部門負責人初審操作內(nèi)容：需求部門負責人*對申請的合理性、必要性進行審核，重點確認：采購需求是否符合部門工作計劃或年度預算；規(guī)格型號、數(shù)量是否與實際需求匹配；是否存在內(nèi)部調(diào)配、替代方案（如其他部門閑置設備可用）。輸出結果：審核通過：簽字確認后流轉(zhuǎn)至財務部門；審核不通過：注明退回理由，反饋申請人修改后重新發(fā)起。第三步：財務部門預算與合規(guī)復核操作內(nèi)容：財務審核人*對申請進行雙重復核：預算合規(guī)性：核查采購項目是否在年度/季度預算范圍內(nèi)，超預算部分需提交額外說明及審批依據(jù)；成本合理性：對比歷史采購價格、市場均價（或要求申請人提供3家以上供應商報價單），判斷預估單價是否合理；付款條款：審核proposed付款方式是否符合企業(yè)財務制度（如預付款比例、賬期等）。輸出結果：復核通過：簽字確認后流轉(zhuǎn)至對應審批層級；復核不通過：注明問題（如“超預算未說明”“報價高于市場均價20%”），退回申請人或部門負責人補充材料。第四步：分級審批決策操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額及物資重要性，由不同層級領導審批（以下為示例，企業(yè)可自定義額度標準）：小額采購（≤5000元）：采購經(jīng)理*審批，重點確認需求緊急性、供應商匹配度；中等金額采購（5000-50000元）：分管副總*審批，重點審核成本效益及對公司運營的影響；大額采購（＞50000元）：總經(jīng)理/總裁*審批，需附財務部門成本分析報告及采購方案對比說明。關鍵要點：審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，緊急需求可啟動“加急審批流程”（需注明緊急原因，由最高層級領導直接審批）；涉及固定資產(chǎn)、關鍵設備采購，需聯(lián)合技術部門*出具參數(shù)可行性意見。第五步：采購訂單與下達操作內(nèi)容：審批通過后，采購部門經(jīng)辦人*根據(jù)申請表及供應商信息，在ERP系統(tǒng)中《采購訂單》，明確：供應商信息（名稱、聯(lián)系人、地址）；物資規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交貨期；付款方式、質(zhì)量驗收標準、違約責任條款。訂單后需加蓋采購專用章，通過書面或系統(tǒng)方式正式下達給供應商，并同步抄送需求部門及財務部門。第六步：執(zhí)行與進度跟蹤操作內(nèi)容：訂單跟蹤：采購經(jīng)辦人*主動與供應商對接，確認生產(chǎn)/備貨進度，保證按期交貨；若需延期，供應商需提前3日書面說明，采購部門評估影響后通知需求部門。到貨驗收：需求部門、倉庫管理員、采購經(jīng)辦人*共同到場驗收：核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致；檢查質(zhì)量合格證明（如質(zhì)檢報告、保修卡）；技術參數(shù)復雜的項目，需技術部門*協(xié)助驗收并出具《驗收合格報告》。異常處理：驗收不合格的，采購部門需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應商退換貨，并留存溝通記錄；涉及損失的，按合同條款追責。第七步：資料歸檔與付款結算操作內(nèi)容：資料歸檔：采購經(jīng)辦人*收集完整資料（采購申請表、審批記錄、采購訂單、驗收報告、供應商發(fā)票等），按“一單一檔”原則整理存檔，保存期限不少于3年。付款結算：財務部門*收到供應商合規(guī)發(fā)票及驗收報告后，核對訂單信息與發(fā)票一致性，按審批流程安排付款（如月結、貨到付款等），并同步更新預算執(zhí)行記錄。三、模板表格表1：采購申請審批表申請信息內(nèi)容申請編號（系統(tǒng)自動，格式：CG-YYYYMMDD-X）申請部門申請人*聯(lián)系方式申請日期年月日采購需求詳情物資/服務名稱規(guī)格型號/技術參數(shù)（附技術圖紙或參數(shù)表可另附頁）單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）采購用途（如：生產(chǎn)備用、辦公消耗、設備維修等）期望到貨日期年月日供應商建議（如有）名稱：；聯(lián)系人：；電話：*（僅用于內(nèi)部溝通，不對外公開）附件清單（如：市場詢價單3份、技術參數(shù)圖紙1張）審批流程部門負責人審核意見□同意□不同意，理由：財務部門復核意見□預算通過，價格合理□預算通過，價格需調(diào)整□預算不通過，理由：審批領導意見（根據(jù)金額對應層級簽字）簽字：__________日期：年月日采購部門訂單確認□已訂單（訂單號：__________）□無需采購（內(nèi)部調(diào)配）到貨驗收情況□合格□不合格，處理結果：四、流程執(zhí)行關鍵提示預算控制優(yōu)先：未納入年度預算的采購項目，需提前提交預算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可發(fā)起流程，避免超支風險。審批時限要求：各環(huán)節(jié)審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審核（緊急流程除外），逾期未反饋視為默認通過，但需在系統(tǒng)中備注說明。信息真實準確：申請人需對提交信息的真實性負責，虛報、瞞報需求將納入部門績效考核；財務部門定期抽查采購物資與需求一致性。加急流程規(guī)范：因生產(chǎn)突發(fā)故障、重大項目緊急需求等特殊情況需加急采購的，需由需求部門負責人提交《加急申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理簽字后跳過常規(guī)流程，但事后需補全審批手續(xù)。供應商管理：采購部門需建立