供應(yīng)商信息錄入與評估管理模板一、應(yīng)用背景與適用范圍在企業(yè)采購與供應(yīng)鏈管理中，供應(yīng)商作為關(guān)鍵外部資源，其信息的準確性與評估的科學(xué)性直接影響采購質(zhì)量、成本控制及業(yè)務(wù)連續(xù)性。本模板適用于企業(yè)采購部門、供應(yīng)鏈管理團隊及質(zhì)量監(jiān)管部門，用于規(guī)范新供應(yīng)商準入、現(xiàn)有供應(yīng)商信息維護及定期績效評估全流程，保證供應(yīng)商管理標準化、數(shù)據(jù)化、可追溯。具體場景包括：新供應(yīng)商合作前的信息采集與資質(zhì)審核、年度供應(yīng)商績效綜合考評、供應(yīng)商分級分類管理、合作風(fēng)險預(yù)警等。二、詳細操作流程（一）供應(yīng)商信息收集與初步登記信息收集啟動：采購專員根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如新品開發(fā)、現(xiàn)有供應(yīng)商替換等），向潛在供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商信息收集函》，明確需提供的資料清單（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品目錄、生產(chǎn)能力說明、質(zhì)量體系認證文件等）。資料接收與登記：收到供應(yīng)商反饋資料后，由專人（建議為采購助理*某）在《供應(yīng)商資料接收登記表》中記錄供應(yīng)商名稱、資料提交日期、資料完整性（如“齊全”“待補充文件”）及接收人，并同步掃描存檔電子版，保證紙質(zhì)與電子資料一致。（二）供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)系統(tǒng)登錄與新建：登錄企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)（如ERP/SRM系統(tǒng)），“供應(yīng)商新增”，進入信息錄入界面。基礎(chǔ)信息填寫：依次錄入供應(yīng)商全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、經(jīng)營地址、法定代表人、聯(lián)系人（姓名、職務(wù)、辦公電話，禁止填寫手機號）、開戶銀行、銀行賬號（僅系統(tǒng)加密顯示）、主營產(chǎn)品/服務(wù)類別、合作歷史（如有，需注明合作起始時間、合作項目）。資質(zhì)文件：將掃描后的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如ISO9001、行業(yè)生產(chǎn)許可證等）等文件至系統(tǒng)對應(yīng)模塊，保證文件清晰、在有效期內(nèi)，并標注資質(zhì)類型及有效期起止日期。信息提交與初審：錄入完成后，“提交”，系統(tǒng)自動推送至采購經(jīng)理*某進行初審，重點核對信息完整性、資質(zhì)文件有效性及與業(yè)務(wù)需求的匹配度。（三）供應(yīng)商資質(zhì)審核與現(xiàn)場考察（如需）資質(zhì)審核：采購經(jīng)理某在2個工作日內(nèi)完成初審，對符合要求的供應(yīng)商通過系統(tǒng)審核；對資料不全或資質(zhì)不符的，退回至采購助理某，注明補充要求（如“請補充3個月內(nèi)有效期內(nèi)的ISO9001認證”）?，F(xiàn)場考察（高風(fēng)險或關(guān)鍵物料供應(yīng)商）：對于涉及核心物料、大宗采購或首次合作的供應(yīng)商，由采購經(jīng)理*某牽頭，聯(lián)合質(zhì)量部、技術(shù)部組成考察小組，依據(jù)《供應(yīng)商現(xiàn)場考察checklist》進行實地評估，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備狀況、工藝流程、質(zhì)量控制能力、倉儲物流條件等，并填寫《現(xiàn)場考察記錄表》，附考察照片（需隱去敏感信息）。（四）供應(yīng)商分類與評估指標設(shè)定供應(yīng)商分類：根據(jù)供應(yīng)商提供的物料/服務(wù)類型（如原材料、零部件、服務(wù)類）、戰(zhàn)略重要性（如戰(zhàn)略供應(yīng)商、重點供應(yīng)商、普通供應(yīng)商）及合作風(fēng)險等級，在系統(tǒng)中對供應(yīng)商進行分類標注，便于后續(xù)差異化評估。評估指標設(shè)定：結(jié)合供應(yīng)商類型，從質(zhì)量、交付、服務(wù)、價格、合規(guī)性五個維度設(shè)定評估指標及權(quán)重（示例：戰(zhàn)略供應(yīng)商質(zhì)量權(quán)重40%、交付30%、服務(wù)15%、價格10%、合規(guī)性5%；普通供應(yīng)商可調(diào)整權(quán)重為質(zhì)量30%、交付30%、服務(wù)20%、價格15%、合規(guī)性5%），明確各指標評分標準（如質(zhì)量維度：批次合格率≥99.5%得10分，98%-99.5%得8分，低于98%不得分）。（五）供應(yīng)商績效評估與結(jié)果應(yīng)用數(shù)據(jù)收集：每月/每季度由采購助理*某從質(zhì)量部（獲取批次合格率、退貨率數(shù)據(jù)）、倉庫（獲取準時交付率數(shù)據(jù)）、財務(wù)部（獲取價格穩(wěn)定性數(shù)據(jù)）及業(yè)務(wù)部門（獲取服務(wù)響應(yīng)滿意度數(shù)據(jù)）收集供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)真實、可追溯。評分與評級：采購專員根據(jù)收集的數(shù)據(jù)，對照評估指標進行打分，系統(tǒng)自動計算加權(quán)得分，并劃分評級（如90分以上為優(yōu)秀，80-89分為良好，70-79分為合格，70分以下為不合格）。結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：優(yōu)先分配訂單、給予付款周期優(yōu)惠、納入“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”評選；良好供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，提出改進建議（如“建議交付周期縮短2天”）；合格供應(yīng)商：跟蹤改進情況，下一周期重點評估；不合格供應(yīng)商：暫停合作，要求提交整改報告，整改后復(fù)評仍不合格則終止合作。（六）供應(yīng)商信息更新與歸檔信息動態(tài)維護：當供應(yīng)商發(fā)生關(guān)鍵信息變更（如地址遷移、法定代表人更換、資質(zhì)續(xù)期、聯(lián)系人調(diào)整等），由采購專員在系統(tǒng)中發(fā)起“信息變更申請”，附變更證明材料（如新營業(yè)執(zhí)照、法人變更函），經(jīng)采購經(jīng)理*某審核后更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。資料歸檔：每月末，由采購助理*某將供應(yīng)商紙質(zhì)資料（含資質(zhì)文件、考察記錄、評估報告等）按供應(yīng)商編號分類歸檔，電子資料同步備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于供應(yīng)商合作結(jié)束后3年。三、核心表格模板表1：供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商全稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址經(jīng)營地址法定代表人聯(lián)系人職務(wù)辦公電話開戶銀行銀行賬號（加密）主營產(chǎn)品/服務(wù)合作歷史（如有）示例：科技有限公司913101000000上海市區(qū)路號上海市區(qū)路號張*李*采購經(jīng)理021-X工行支行X電子元器件2023年至今，合作A項目表2：供應(yīng)商資質(zhì)文件清單表供應(yīng)商名稱文件名稱證書編號發(fā)證機關(guān)有效期起有效期至是否在用掃描件存檔路徑審核人審核日期科技有限公司營業(yè)執(zhí)照913101000000上海市市場監(jiān)督管理局2020-01-012030-01-01是E:張*2023-10-10科技有限公司ISO9001認證證書001-2023-中國質(zhì)量認證中心2023-05-012026-04-30是E:9001.pdf張*2023-10-10表3：供應(yīng)商績效評估打分表（示例：戰(zhàn)略供應(yīng)商）供應(yīng)商名稱評估周期評估維度權(quán)重評分標準實際得分加權(quán)得分備注科技有限公司2023年Q3質(zhì)量40%批次合格率≥99.5%得10分，98%-99.5%得8分，低于98%得0分99.6%10無重大質(zhì)量問題交付30%準時交付率≥98%得10分，95%-97%得8分，低于95%得0分97%81次延遲1天，已溝通服務(wù)15%響應(yīng)及時性（24小時內(nèi)響應(yīng)）得5分，問題解決效率得5分，問題解決率得5分44響應(yīng)及時，解決效率待提升價格10%價格穩(wěn)定性（較市場平均低≥5%）得5分，成本優(yōu)化貢獻得5分44價格穩(wěn)定，無優(yōu)化合規(guī)性5%無違規(guī)記錄得5分，1次輕微違規(guī)扣3分，嚴重違規(guī)0分55無違規(guī)合計100%————31綜合評級：良好表4：供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表（節(jié)選）考察供應(yīng)商考察日期考察人員考察地點考察項目考察內(nèi)容與標準符合情況（是/否/不適用）改進建議現(xiàn)場照片編號科技有限公司2023-09-15張、王、趙*上海市區(qū)路號號生產(chǎn)環(huán)境車間整潔度、通風(fēng)/照明條件、5S管理是無P001-P005質(zhì)量控制能力是否有專職質(zhì)檢團隊、檢測設(shè)備臺賬、不合格品處理流程是建議增加全檢頻次P006-P010四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示信息真實性核驗：供應(yīng)商提交的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等文件需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或權(quán)威機構(gòu)官網(wǎng)核驗真?zhèn)危苊馓摷儋Y質(zhì)風(fēng)險；銀行賬號等敏感信息需加密存儲，僅授權(quán)人員可查詢。評估客觀性原則：績效評估需基于客觀數(shù)據(jù)（如系統(tǒng)記錄的交付數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗報告），避免主觀臆斷；評估小組成員需包含采購、質(zhì)量、技術(shù)等多部門人員，保證結(jié)果全面公正。動態(tài)管理意識：供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營狀況可能發(fā)生變化，需定期（如每季度）檢查資質(zhì)有效期，關(guān)注供應(yīng)商新聞（如訴訟、行政處罰），發(fā)覺異常及時啟動風(fēng)險評估。合規(guī)性要求：信息錄入需遵