機(jī)關(guān)單位文書處理規(guī)范指南一、引言機(jī)關(guān)單位文書是傳遞政務(wù)信息、規(guī)范工作流程、固化管理成果的核心載體，其處理質(zhì)量直接關(guān)系行政效能與決策落實(shí)。為提升文書全流程管理的規(guī)范性、時(shí)效性與安全性，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定本指南，為文書處理各環(huán)節(jié)提供實(shí)操依據(jù)。二、收文處理規(guī)范（一）簽收與登記1.簽收：文書管理人員接收來(lái)文時(shí)，需核對(duì)來(lái)文單位、文號(hào)、份數(shù)及文書完整性（如紙張破損、頁(yè)碼缺失等）；涉密文書需在專用場(chǎng)所由指定人員簽收，同步登記簽收時(shí)間。2.登記：建立《收文登記簿》，逐項(xiàng)記錄文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位、收文日期、密級(jí)（如需）、辦理狀態(tài)等信息，確保文書流向可追溯；電子來(lái)文需在政務(wù)系統(tǒng)中完成線上登記，與紙質(zhì)文書信息一一對(duì)應(yīng)。（二）初審與分辦1.初審：文書管理人員對(duì)來(lái)文初步審核，重點(diǎn)檢查：是否屬本單位職權(quán)范圍、是否需會(huì)辦、是否符合文書格式規(guī)范。對(duì)不符合要求的來(lái)文，及時(shí)退回或商請(qǐng)補(bǔ)正。2.分辦：根據(jù)來(lái)文內(nèi)容與職責(zé)分工，提出擬辦意見(jiàn)（如“請(qǐng)XX部門牽頭辦理，XX部門協(xié)辦”），經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽批后，將文書（含電子文檔）轉(zhuǎn)至承辦部門；涉密文書需通過(guò)加密渠道傳遞，明確簽收人。（三）承辦與傳閱1.承辦：承辦部門收到文書后，需明確辦理時(shí)限（緊急文書按要求時(shí)限，常規(guī)文書原則上不超過(guò)工作日），指定專人負(fù)責(zé)。辦理過(guò)程中需做好記錄，涉及多部門協(xié)作的主動(dòng)溝通；需反饋辦理結(jié)果的，及時(shí)向來(lái)文單位或分辦部門回復(fù)。2.傳閱：需多部門或多層級(jí)閱知的文書，采用“專人傳遞、登記簽字”方式，避免橫傳或延誤。傳閱單需標(biāo)注閱知要求（如“請(qǐng)閱示”“請(qǐng)知悉”），閱文人需簽署姓名與時(shí)間；文書管理人員定期檢查傳閱進(jìn)度，防止滯留。（四）催辦與辦結(jié)1.催辦：文書管理人員對(duì)超期未辦結(jié)的文書，以書面或口頭形式向承辦部門催辦，記錄催辦情況；對(duì)緊急或重要文書，可聯(lián)合督查部門開(kāi)展專項(xiàng)督辦。2.辦結(jié)：承辦部門辦結(jié)后，將文書及辦理結(jié)果（如批復(fù)、報(bào)告）返回文書管理部門，注明“已辦結(jié)”并附簡(jiǎn)要說(shuō)明；文書管理人員核查后，在登記簿中更新辦理狀態(tài)，涉密文書按保密要求歸檔或清退。三、發(fā)文處理規(guī)范（一）擬稿與核稿1.擬稿：起草文書遵循“誰(shuí)主辦、誰(shuí)擬稿”原則，內(nèi)容需準(zhǔn)確反映工作意圖，引用政策法規(guī)需核對(duì)原文，數(shù)據(jù)、案例需真實(shí)可靠；格式上需符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求，標(biāo)注發(fā)文字號(hào)、主送單位、附件（如需）等要素；電子文稿需使用正版辦公軟件編輯，確?？杉嫒?。2.核稿：擬稿部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿初審，重點(diǎn)檢查內(nèi)容合規(guī)性、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性、格式規(guī)范性；涉及其他部門職責(zé)的需會(huì)簽確認(rèn)，涉及重大決策或敏感事項(xiàng)的需經(jīng)法律顧問(wèn)或政策研究部門審核。（二）簽發(fā)與復(fù)核2.復(fù)核：文書管理人員在印發(fā)前，需對(duì)文稿內(nèi)容、格式、簽發(fā)手續(xù)進(jìn)行復(fù)核，確保與簽發(fā)稿一致；發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，及時(shí)退回?cái)M稿部門修改，不得擅自改動(dòng)。（三）繕印與用印1.繕?。赫接“l(fā)的文書需使用機(jī)關(guān)專用文印設(shè)備，紙質(zhì)文書采用A4紙雙面打?。ㄉ婷芪臅猓_保字跡清晰、排版規(guī)范；電子文書需按規(guī)定格式生成PDF版，作為正式歸檔文件。2.用?。何臅糜⌒杞?jīng)簽發(fā)人或其授權(quán)人員批準(zhǔn)，印章管理人員核對(duì)發(fā)文稿紙與文稿內(nèi)容一致后，在落款處“騎年蓋月”用印，確保印章清晰、位置規(guī)范；電子印章使用需符合《電子簽名法》要求，僅限指定系統(tǒng)操作。（四）登記與分發(fā)1.登記：建立《發(fā)文登記簿》，記錄文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、發(fā)文日期、份數(shù)、密級(jí)等信息，電子發(fā)文需在政務(wù)系統(tǒng)中同步登記。2.分發(fā)：紙質(zhì)文書按主送、抄送單位分類封裝，通過(guò)機(jī)要通信、郵政特快或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)；電子文書通過(guò)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、郵件系統(tǒng)或指定平臺(tái)發(fā)送，確保送達(dá)至指定接收人；涉密文書需標(biāo)注密級(jí)，使用加密渠道傳遞。四、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍凡反映本單位工作活動(dòng)、具有查考價(jià)值的文書（含紙質(zhì)、電子、音像等形式），均需歸檔。具體包括：發(fā)文原稿及正式文本、收文辦理單及回復(fù)材料、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議等。（二）歸檔要求1.紙質(zhì)文書：需去除金屬物，按年度、文號(hào)或主題分類整理，編制頁(yè)碼、卷內(nèi)目錄，裝訂成冊(cè)（或裝入檔案盒），標(biāo)注檔號(hào)。2.電子文書：需轉(zhuǎn)換為通用格式（如PDF、XML），刻錄至不可擦寫光盤或存儲(chǔ)至專用服務(wù)器，建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)文書一一對(duì)應(yīng)。3.歸檔時(shí)間：年度文書原則上在次年第一季度完成歸檔，專項(xiàng)工作文書在工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）保管與利用1.保管：文書檔案需存放于專用檔案室，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光等條件；電子檔案需定期備份（至少兩地三備份），涉密檔案需單獨(dú)保管，按密級(jí)確定借閱權(quán)限。2.利用：內(nèi)部查閱檔案需履行登記手續(xù)，外單位查閱需持單位介紹信并經(jīng)審批；復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容需注明用途，涉密檔案利用需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。五、常見(jiàn)問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施（一）文書格式不規(guī)范表現(xiàn)：發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤、附件標(biāo)注不清、落款不完整等。應(yīng)對(duì)：定期組織文書格式培訓(xùn)，編制《文書格式示例手冊(cè)》；核稿環(huán)節(jié)重點(diǎn)檢查格式要素，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題即時(shí)整改。（二）流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)延誤表現(xiàn)：分辦不及時(shí)、傳閱滯留、催辦不力等。應(yīng)對(duì)：建立“文書處理時(shí)限表”，明確各環(huán)節(jié)辦理時(shí)長(zhǎng)；文書管理人員每日跟蹤進(jìn)度，對(duì)延誤情況通報(bào)批評(píng)；推廣電子政務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書線上流轉(zhuǎn)、自動(dòng)提醒。（三）涉密文書管理疏漏表現(xiàn)：涉密文書未標(biāo)注密級(jí)、傳遞渠道不加密、歸檔后未單獨(dú)保管等。應(yīng)對(duì)：開(kāi)展保密專項(xiàng)培訓(xùn)，簽訂保密責(zé)任書；文書處理各環(huán)節(jié)嚴(yán)