一、需求調查的發(fā)起背景與核心目標在企業(yè)內部管理中，傳統(tǒng)工作流常存在流程不清晰、跨部門協(xié)作效率低、進度難以追溯等問題，制約了運營效率和管理精細化水平。為推動內部工作流信息化建設，需通過系統(tǒng)化需求調查，全面梳理各部門業(yè)務流程、操作痛點及信息化期望，保證后續(xù)開發(fā)的系統(tǒng)功能貼合實際業(yè)務場景，實現(xiàn)流程標準化、數(shù)據可視化、管理便捷化，最終提升整體工作效率和決策支撐能力。二、需求調查的完整實施流程（一）前期準備階段成立專項調查小組組成：由IT部門牽頭，聯(lián)合各業(yè)務部門骨干（如經理、主管、專員等）、管理層代表（如總監(jiān)），明確組長（建議由IT部門*經理擔任）及組員職責。職責：組長統(tǒng)籌整體進度，IT組負責技術需求分析，業(yè)務組負責流程梳理與需求提報，管理層負責目標方向把控。制定調查計劃與范圍明確調查范圍：覆蓋所有涉及內部工作流的部門（如行政、人事、財務、業(yè)務部等），重點梳理核心流程（如審批、報銷、項目立項、任務分配等）。制定時間表：包括啟動會（1天）、需求收集（5-7天）、需求分析（3-5天）、確認會（1天）、報告輸出（2天）等關鍵節(jié)點。準備工具：設計電子問卷（如問卷星）、訪談提綱、流程梳理模板、需求優(yōu)先級評估表等。召開啟動會參與人員：調查小組成員、各部門負責人。內容：說明調查目的、范圍、時間安排及各部門配合要求，發(fā)放初步資料（如流程梳理模板），解答疑問。（二）需求收集階段多維度信息采集訪談法：針對部門負責人、關鍵崗位員工（如專員、主管）進行一對一訪談，重點知曉現(xiàn)有流程痛點、信息化期望、特殊業(yè)務場景需求（如多分支審批、緊急流程處理等），訪談時長控制在30-60分鐘/人，提前3天發(fā)送訪談提綱。問卷法：面向全體員工發(fā)放電子問卷，內容涵蓋：日常使用的工作流工具、操作中的不便之處、希望系統(tǒng)具備的功能（如自動提醒、數(shù)據導出、移動端審批等）、對系統(tǒng)易用性的要求等，問卷回收率需≥80%。觀察法：選取2-3個典型工作流（如費用報銷、請假審批），跟隨關鍵崗位員工觀察實際操作過程，記錄流程步驟、耗時節(jié)點、協(xié)作難點等，形成《現(xiàn)有流程觀察記錄表》。資料整理與初步匯總每日收集訪談記錄、問卷結果、觀察記錄，由IT組統(tǒng)一匯總，標注高頻需求（如“80%員工希望移動端審批”）和共性問題（如“跨部門審批流程不透明”）。（三）需求分析與分類階段需求結構化梳理將收集的需求分為三類：業(yè)務流程需求：現(xiàn)有流程優(yōu)化點（如減少審批層級）、新增流程需求（如項目全生命周期管理）；功能模塊需求：如流程引擎（支持自定義流程）、權限管理（角色與權限綁定）、數(shù)據統(tǒng)計（報表、趨勢分析）、集成需求（與OA、財務系統(tǒng)對接）等；非功能需求：如功能要求（并發(fā)用戶數(shù)≥200）、安全要求（數(shù)據加密、操作日志）、易用性要求（新員工上手培訓≤1小時）等。優(yōu)先級評估采用“價值-難度矩陣”對需求進行優(yōu)先級排序：高優(yōu)先級（P0）：直接影響核心業(yè)務運行的基礎功能（如流程審批、數(shù)據存儲）；中優(yōu)先級（P1）：提升效率的優(yōu)化功能（如自動提醒、批量操作）；低優(yōu)先級（P2）：錦上添花的輔助功能（如個性化界面設置）。（四）需求確認階段部門需求反饋會分部門召開需求確認會，向各部門負責人反饋初步分析結果，重點核對流程需求、功能需求的準確性，解答疑問，收集補充意見。形成《部門需求確認書》，由部門負責人簽字（電子/紙質）確認。管理層需求評審會邀請管理層代表、調查小組核心成員召開評審會，從戰(zhàn)略目標、資源投入、實施難度等角度評估需求的合理性，最終確定《系統(tǒng)需求清單（終稿）》。（五）報告輸出與歸檔階段撰寫《內部工作流信息化系統(tǒng)需求調查報告》內容包括：調查背景與目標、調查方法與范圍、現(xiàn)有流程痛點分析、需求清單（分類+優(yōu)先級）、實施建議（分階段開發(fā)計劃、資源配置）、風險評估（如需求變更、用戶抵觸）等。資料歸檔將訪談記錄、問卷原始數(shù)據、流程圖、需求確認書、最終報告等資料整理歸檔，作為系統(tǒng)開發(fā)、測試、驗收的依據。三、需求調查核心內容模板（一）部門基本信息表部門名稱負責人聯(lián)系人主要工作流類型現(xiàn)有工具/系統(tǒng)使用人數(shù)人事部*經理*專員入職/離職審批、考勤管理Excel、OA15財務部*主管*會計費用報銷、付款審批金蝶、OA10（二）現(xiàn)有工作流程現(xiàn)狀表流程名稱涉及部門當前操作方式流程步驟（簡要）痛點描述（耗時/錯誤率/協(xié)作問題）信息化期望費用報銷財務部、業(yè)務部線下填單+OA審批員工填單→部門審批→財務審核→付款平均耗時5天，跨部門審批不透明，紙質單據易丟失自動校驗發(fā)票、實時查看審批進度項目立項業(yè)務部、管理層OA+線下會議提交立項申請→部門評審→管理層審批→立項通知評審周期長，缺乏數(shù)據支撐決策立項模板化、評審流程可視化（三）信息化功能需求表功能模塊具體需求點期望效果優(yōu)先級備注流程引擎支持自定義流程節(jié)點（審批/抄送/并行）靈活適配不同業(yè)務場景P0需支持“或簽”“會簽”模式權限管理按角色分配權限（如僅查看/可編輯/可審批）防止數(shù)據越權操作P0需支持權限繼承與回收數(shù)據統(tǒng)計自動月度報銷報表、項目進度報表輔助管理層決策P1支持數(shù)據導出（Excel/PDF）移動端支持手機端審批、查看流程進度隨時處理工作，提升效率P1需兼容iOS/Android系統(tǒng)（四）非功能需求表需求類型具體描述優(yōu)先級備注功能高峰期并發(fā)用戶≥200，頁面加載≤3秒P0需壓力測試報告安全數(shù)據傳輸加密，操作日志留存≥3年P0符合《信息安全技術網絡安全等級保護基本要求》易用性新用戶無需培訓可完成基礎操作P1界面簡潔，引導式操作兼容性支持主流瀏覽器（Chrome/Firefox/Edge）P1不支持IE瀏覽器四、實施過程中的關鍵注意事項需求描述需具體可量化避免模糊表述（如“提高效率”），應明確為“將報銷審批耗時從5天縮短至2天”；避免“大概”“可能”等詞匯，需求需可驗證（如“支持100人同時在線審批”）。保證需求來源全面性除管理層外，需重點關注一線員工需求（如操作便捷性、異常處理機制），避免“拍腦袋”決策；對于跨部門流程，需組織聯(lián)合討論，明確各部門權責。優(yōu)先級排序需結合戰(zhàn)略價值優(yōu)先滿足與核心業(yè)務強相關的需求（如審批流程），再考慮優(yōu)化類需求；對于低優(yōu)先級需求，可納入二期規(guī)劃，避免范圍蔓延。重視現(xiàn)有系統(tǒng)與流程的兼容性調查需明確現(xiàn)有工具（如OA、財務系統(tǒng)）的數(shù)據接口、功能模塊，避免信息化建設與現(xiàn)有系統(tǒng)沖突；對于無法兼容的舊流程，需同步提出優(yōu)化建議。建立需求變更管理機制調查