一、適用場景說明二、籌備與執(zhí)行步驟詳解（一）會議規(guī)劃階段（會前1-2周）明確會議核心要素確定會議主題（如“項(xiàng)目Q3目標(biāo)評審會”）、核心目標(biāo)（如“明確Q3關(guān)鍵里程碑與責(zé)任分工”）。初步擬定會議時間（考慮參會人員日程，優(yōu)先選擇工作日上午9:00-11:30或下午14:00-16:30）、時長（建議單次會議不超過2小時）。預(yù)估參會人數(shù)（核心成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等），確定會議形式（線下/線上/混合，線上需明確平臺如騰訊會議/Zoom）。確定參會人員與分工明確主持人（負(fù)責(zé)控場、推進(jìn)議程）、記錄人（負(fù)責(zé)會議紀(jì)要、行動項(xiàng)跟蹤）、主講人（負(fù)責(zé)議題匯報(bào)）。列出參會人員名單，提前確認(rèn)其日程沖突（可通過郵件/即時通訊工具初步溝通）。落實(shí)會議資源線下會議：預(yù)訂會議室（需確認(rèn)容納人數(shù)、投影設(shè)備、白板、麥克風(fēng)等硬件），準(zhǔn)備茶歇（根據(jù)會議時長安排，如超過1.5小時可提供簡餐/飲品）。線上會議：測試會議平臺穩(wěn)定性（屏幕共享、錄制、互動功能），提前發(fā)送會議及操作指南。（二）會前準(zhǔn)備階段（會前3-5個工作日）發(fā)送會議通知通過郵件/企業(yè)通訊工具發(fā)送正式通知，包含：會議主題、時間、地點(diǎn)/、參會人員、會議目標(biāo)、議程（含各環(huán)節(jié)時長）、需提前準(zhǔn)備的資料（如項(xiàng)目進(jìn)度表、PPT等）。附上會議回執(zhí)，要求參會人員確認(rèn)出席情況，統(tǒng)計(jì)最終參會名單。準(zhǔn)備會議物料與資料線下會議：打印議程表、簽到表、項(xiàng)目資料（按參會人數(shù)準(zhǔn)備）、姓名牌、筆、便簽紙；調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)、激光筆等設(shè)備，準(zhǔn)備備用電池。線上會議：提前共享會議資料（PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表等），提醒主講人測試屏幕共享、音頻功能；準(zhǔn)備線上簽到表（如騰訊會議“簽到”功能）。細(xì)化會議議程與各環(huán)節(jié)主講人確認(rèn)匯報(bào)內(nèi)容及時長，保證議程緊湊（如“項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)20分鐘→問題討論30分鐘→決議確認(rèn)10分鐘”）。預(yù)留10-15分鐘緩沖時間，應(yīng)對突發(fā)情況（如設(shè)備故障、議題超時）。（三）會中執(zhí)行階段（會議當(dāng)天）會前檢查與簽到提前30分鐘到場，再次檢查設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、燈光）、物料（資料、茶歇）擺放；線上會議提前15分鐘進(jìn)入會議室，測試音視頻。組織簽到（線下：簽到表簽字；線上：線上簽到或點(diǎn)名確認(rèn)），提醒參會人員將手機(jī)調(diào)至靜音。會議過程把控主持人按議程推進(jìn)，嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時長，避免偏離主題；記錄人實(shí)時記錄關(guān)鍵信息（討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動項(xiàng)：負(fù)責(zé)人+完成時限）。遇爭議問題時，引導(dǎo)參會人員聚焦解決方案，避免冗長爭論；線上會議需開啟“等候室”，控制參會人員進(jìn)入順序，保證會議秩序。會議收尾主持人總結(jié)會議成果（明確決議事項(xiàng)、行動項(xiàng)及責(zé)任人），確認(rèn)后續(xù)跟進(jìn)方式（如郵件紀(jì)要、進(jìn)度同步會）。提醒記錄人于會后24小時內(nèi)整理會議紀(jì)要，并發(fā)送給所有參會人員。（四）會后跟進(jìn)階段（會后1-3個工作日）整理與分發(fā)會議紀(jì)要記錄人整理會議紀(jì)要，包含：會議基本信息、議程執(zhí)行情況、關(guān)鍵討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、行動項(xiàng)（負(fù)責(zé)人、完成時限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）。紀(jì)要經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要求確認(rèn)收到并反饋意見。跟蹤行動項(xiàng)落實(shí)建立行動項(xiàng)跟蹤表（含任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、開始時間、截止時間、完成狀態(tài)、備注），定期（如每周）更新進(jìn)度，保證任務(wù)按時完成。對逾期未完成的行動項(xiàng)，及時與負(fù)責(zé)人溝通，分析原因并協(xié)調(diào)解決。資料歸檔與復(fù)盤將會議通知、議程、簽到表、紀(jì)要、行動項(xiàng)跟蹤表等資料整理歸檔（按項(xiàng)目/會議類型分類存儲，便于后續(xù)查閱）。召開小型復(fù)盤會（可選），總結(jié)本次會議的亮點(diǎn)與不足（如議程是否合理、溝通是否高效），優(yōu)化后續(xù)會議流程。三、會議籌備與安排清單表格序號籌備事項(xiàng)具體內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時限備注（如特殊要求）1會議主題與目標(biāo)確認(rèn)明確會議主題（如“項(xiàng)目需求評審會”）、核心目標(biāo)（如“明確需求優(yōu)先級與排期”）*經(jīng)理會前2周需與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對齊2時間與地點(diǎn)確定確定會議時間（2024–14:00-16:00）、地點(diǎn)（3樓會議室A）或線上*助理會前1周線下需確認(rèn)設(shè)備可用性，線上需提前測試平臺3參會人員統(tǒng)計(jì)列出參會名單（含主持人、記錄人、主講人），發(fā)送回執(zhí)統(tǒng)計(jì)出席情況*助理會前5個工作日優(yōu)先確認(rèn)核心成員日程，避免沖突4會議通知發(fā)送郵件發(fā)送通知（含主題、時間、地點(diǎn)、議程、需準(zhǔn)備資料），附回執(zhí)*助理會前5個工作日通知需提前3天發(fā)送，預(yù)留確認(rèn)時間5物料準(zhǔn)備（線下）打印議程表、簽到表、項(xiàng)目資料（10份），準(zhǔn)備姓名牌、筆、便簽紙、茶歇（咖啡+點(diǎn)心）*行政會前1個工作日資料按參會人數(shù)+2份備用準(zhǔn)備6設(shè)備調(diào)試測試投影儀、麥克風(fēng)、激光筆、網(wǎng)絡(luò)，準(zhǔn)備備用電池*技術(shù)會前1天需提前30分鐘再次檢查設(shè)備狀態(tài)7議程細(xì)化與主講人確認(rèn)匯報(bào)內(nèi)容及時長（如“需求講解30分鐘→討論40分鐘→決議10分鐘”）*經(jīng)理會前3個工作日預(yù)留10分鐘緩沖時間8簽到與引導(dǎo)線下：準(zhǔn)備簽到表，引導(dǎo)參會人員入座；線上：開啟等候室，控制進(jìn)入順序*助理會議當(dāng)天提前30分鐘線上需提醒參會人員測試音視頻9會議記錄實(shí)時記錄討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人+時限）*秘書會議期間使用統(tǒng)一模板記錄，關(guān)鍵信息需準(zhǔn)確10會議紀(jì)要整理整理紀(jì)要（含基本信息、議程、決議、行動項(xiàng)），經(jīng)審核后發(fā)送*秘書會后24小時內(nèi)紀(jì)要需清晰標(biāo)注行動項(xiàng)，抄送相關(guān)人員11行動項(xiàng)跟蹤建立跟蹤表，更新進(jìn)度，定期催辦*經(jīng)理會后持續(xù)跟進(jìn)每周五更新一次進(jìn)度，逾期需反饋原因12資料歸檔將通知、議程、簽到表、紀(jì)要等資料分類存檔（如“項(xiàng)目/2024年會議”）*助理會后3個工作日電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔存檔案室四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)提醒提前溝通，避免信息遺漏會議主題、目標(biāo)、議程需提前與核心參會人員（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主講人）確認(rèn)，保證內(nèi)容一致；線上會議需提前發(fā)送操作指南，避免技術(shù)問題影響會議效率。預(yù)留緩沖時間，應(yīng)對突發(fā)情況議程規(guī)劃時各環(huán)節(jié)需預(yù)留10-15分鐘緩沖時間，避免因某個議題超時而影響整體進(jìn)度；設(shè)備調(diào)試需提前完成，準(zhǔn)備備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、移動熱點(diǎn)）。記錄與跟蹤，保證成果落地會議紀(jì)要需明確行動項(xiàng)的負(fù)責(zé)人、完成時限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，避免“議而不決”；行動項(xiàng)跟蹤需定期更新，對逾期任務(wù)及時跟進(jìn)，保證會議成果有效落實(shí)。細(xì)節(jié)把控，提升參會體驗(yàn)線下會議需提前檢查