2026年金屬制品公司供應(yīng)商質(zhì)量約談管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司與金屬原材料、零部件供應(yīng)商（以下簡(jiǎn)稱“供應(yīng)商”）的質(zhì)量約談工作，及時(shí)溝通供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量問題，明確整改要求與責(zé)任，推動(dòng)供應(yīng)商提升質(zhì)量管控能力，保障公司金屬制品生產(chǎn)質(zhì)量與供應(yīng)鏈穩(wěn)定，依據(jù)《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》《供應(yīng)商管理體系要求》《采購(gòu)質(zhì)量管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及公司采購(gòu)與質(zhì)量管理體系要求，結(jié)合公司供應(yīng)商合作實(shí)際（如碳鋼、不銹鋼、鋁合金原材料及沖壓件、焊接件等零部件采購(gòu)），制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有合作供應(yīng)商（包括合格供應(yīng)商、試用供應(yīng)商）因產(chǎn)品質(zhì)量問題引發(fā)的約談管理活動(dòng)，涵蓋供應(yīng)商提供產(chǎn)品的入庫(kù)檢驗(yàn)不合格、生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量缺陷、成品檢驗(yàn)關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商質(zhì)量問題、客戶反饋涉及的供應(yīng)商質(zhì)量責(zé)任等場(chǎng)景，無論問題影響大小，均需按本制度開展約談工作。第三條核心定義供應(yīng)商質(zhì)量約談：指公司針對(duì)供應(yīng)商提供產(chǎn)品存在的質(zhì)量問題，組織相關(guān)部門與供應(yīng)商代表面對(duì)面或通過線上會(huì)議形式，溝通質(zhì)量問題詳情、分析原因、明確整改要求與時(shí)限、確認(rèn)后續(xù)改進(jìn)措施的管理過程，是供應(yīng)商質(zhì)量管控的重要手段。約談等級(jí)：根據(jù)供應(yīng)商質(zhì)量問題的嚴(yán)重程度、發(fā)生頻次及影響范圍劃分為三級(jí)：一般約談：?jiǎn)闻萎a(chǎn)品入庫(kù)檢驗(yàn)不合格率3%-5%，或首次出現(xiàn)輕微質(zhì)量缺陷（如表面輕微劃痕、尺寸偏差在允許范圍邊緣），未影響公司生產(chǎn)進(jìn)度；重要約談：?jiǎn)闻萎a(chǎn)品不合格率5%-10%，或連續(xù)2批次出現(xiàn)同類質(zhì)量問題（如原材料化學(xué)成分輕微超標(biāo)、零部件裝配間隙超標(biāo)），對(duì)公司生產(chǎn)造成輕微延誤（如需臨時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃）；嚴(yán)重約談：?jiǎn)闻萎a(chǎn)品不合格率10%以上，或出現(xiàn)重大質(zhì)量缺陷（如原材料力學(xué)性能不達(dá)標(biāo)、零部件斷裂風(fēng)險(xiǎn)），導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯、成品不合格或客戶投訴，造成直接經(jīng)濟(jì)損失超過5萬元。第四條管理原則及時(shí)觸發(fā)原則：供應(yīng)商質(zhì)量問題確認(rèn)后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)啟動(dòng)約談，避免問題累積導(dǎo)致更大損失（如不合格產(chǎn)品流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)、質(zhì)量問題重復(fù)發(fā)生）。事實(shí)導(dǎo)向原則：約談前充分收集質(zhì)量問題證據(jù)（如檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品照片、生產(chǎn)影響記錄），以事實(shí)為依據(jù)溝通問題，不夸大、不臆斷，確保約談內(nèi)容客觀準(zhǔn)確。整改聚焦原則：約談核心圍繞質(zhì)量問題整改，明確整改措施、責(zé)任人和完成時(shí)限，推動(dòng)供應(yīng)商落實(shí)改進(jìn)，避免流于形式的溝通。合作共贏原則：在指出供應(yīng)商質(zhì)量問題的同時(shí)，可根據(jù)供應(yīng)商需求提供必要的技術(shù)支持（如公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)解讀、檢測(cè)方法指導(dǎo)），幫助供應(yīng)商提升質(zhì)量管控能力，實(shí)現(xiàn)供需雙方共同發(fā)展。第二章約談組織與職責(zé)分工第五條組織架構(gòu)公司成立供應(yīng)商質(zhì)量約談工作組（以下簡(jiǎn)稱“工作組”），由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員根據(jù)約談等級(jí)動(dòng)態(tài)調(diào)整：一般約談：成員包括采購(gòu)專員、質(zhì)量檢驗(yàn)員（負(fù)責(zé)提供檢驗(yàn)數(shù)據(jù)）、生產(chǎn)車間質(zhì)檢員（反饋生產(chǎn)端影響）；重要約談：成員增加質(zhì)量工程師（負(fù)責(zé)分析質(zhì)量問題原因）、生產(chǎn)部門主管（說明生產(chǎn)延誤情況）、技術(shù)部門技術(shù)員（提供技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)解讀）；嚴(yán)重約談：成員需包含公司分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門專員（核算經(jīng)濟(jì)損失）、法務(wù)部門專員（明確質(zhì)量責(zé)任與合同約定），必要時(shí)邀請(qǐng)公司高層（如總經(jīng)理）參與（如涉及核心供應(yīng)商重大質(zhì)量問題）。各相關(guān)部門職責(zé)明確：采購(gòu)部門：牽頭組織約談工作，確定約談時(shí)間、地點(diǎn)與參與人員，提前通知供應(yīng)商，收集整理質(zhì)量問題證據(jù)，主持約談會(huì)議，記錄約談內(nèi)容，跟蹤整改措施落實(shí)，歸檔約談資料；質(zhì)量部門：提供供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品檢測(cè)數(shù)據(jù)、質(zhì)量問題分析報(bào)告，在約談中說明質(zhì)量問題判定依據(jù)（如符合GB/T700碳素結(jié)構(gòu)鋼標(biāo)準(zhǔn)要求），審核供應(yīng)商提交的整改方案；生產(chǎn)部門：反饋質(zhì)量問題對(duì)公司生產(chǎn)的影響（如生產(chǎn)停滯時(shí)長(zhǎng)、臨時(shí)采購(gòu)成本、成品返工損失），提供生產(chǎn)端相關(guān)記錄（如生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整單、停工記錄），在約談中明確生產(chǎn)端對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量需求；技術(shù)部門：解讀公司產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求（如原材料化學(xué)成分范圍、零部件尺寸公差），分析質(zhì)量問題可能的技術(shù)原因（如供應(yīng)商生產(chǎn)工藝參數(shù)偏差、檢測(cè)方法不當(dāng)），為供應(yīng)商整改提供技術(shù)建議；財(cái)務(wù)部門：核算因供應(yīng)商質(zhì)量問題造成的直接經(jīng)濟(jì)損失（如不合格品處理成本、生產(chǎn)停工損失、客戶索賠金額），在嚴(yán)重約談中提供損失明細(xì)，作為約談中責(zé)任認(rèn)定的參考；法務(wù)部門：梳理采購(gòu)合同中關(guān)于供應(yīng)商質(zhì)量責(zé)任的條款（如不合格品退貨、賠償約定），在約談中明確供應(yīng)商違約責(zé)任，必要時(shí)提出法律層面的整改要求（如補(bǔ)充質(zhì)量保證協(xié)議）。第六條響應(yīng)時(shí)限要求約談?dòng)|發(fā)時(shí)限：質(zhì)量部門確認(rèn)供應(yīng)商質(zhì)量問題后，需在24小時(shí)內(nèi)將問題反饋至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門根據(jù)約談等級(jí)確定啟動(dòng)時(shí)限：一般約談：需在3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)；重要約談：需在2個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)；嚴(yán)重約談：需在1個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)，避免延誤問題處理時(shí)機(jī)。供應(yīng)商通知時(shí)限：采購(gòu)部門確定約談?dòng)?jì)劃后，需提前2-3個(gè)工作日將《供應(yīng)商質(zhì)量約談通知書》（注明約談時(shí)間、地點(diǎn)、原因、需準(zhǔn)備的資料）發(fā)送至供應(yīng)商，供應(yīng)商需在24小時(shí)內(nèi)確認(rèn)是否參加，若需調(diào)整時(shí)間，需說明理由并協(xié)商確定新時(shí)間，原則上調(diào)整不超過1個(gè)工作日。第三章約談實(shí)施流程第七條約談前準(zhǔn)備證據(jù)收集：工作組各成員按職責(zé)收集與質(zhì)量問題相關(guān)的證據(jù)，確保證據(jù)完整、可追溯：質(zhì)量部門：提供入庫(kù)檢驗(yàn)報(bào)告（注明不合格項(xiàng)目、檢測(cè)數(shù)據(jù)、判定標(biāo)準(zhǔn)）、不合格品照片或視頻（清晰展示缺陷位置與形態(tài)）、同批次產(chǎn)品抽樣檢測(cè)記錄、歷史質(zhì)量問題記錄（如近3個(gè)月同類問題發(fā)生情況）；生產(chǎn)部門：提供質(zhì)量問題對(duì)生產(chǎn)的影響記錄（如停工時(shí)長(zhǎng)、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃的文件、返工返修記錄）、使用不合格產(chǎn)品導(dǎo)致的半成品/成品不合格情況；財(cái)務(wù)部門：提供經(jīng)濟(jì)損失核算明細(xì)（如不合格品報(bào)廢成本、臨時(shí)采購(gòu)替代產(chǎn)品的溢價(jià)、客戶索賠支付憑證）；采購(gòu)部門：整理與供應(yīng)商的歷史溝通記錄（如之前質(zhì)量問題的反饋與整改情況）、采購(gòu)合同中質(zhì)量相關(guān)條款，明確供應(yīng)商已承諾的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。問題分析：質(zhì)量部門聯(lián)合技術(shù)部門對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行初步分析，判斷問題類型（如原材料本身質(zhì)量問題、運(yùn)輸過程損壞、檢測(cè)方法差異），初步排查可能原因（如供應(yīng)商生產(chǎn)工藝波動(dòng)、原材料批次不穩(wěn)定、質(zhì)量管控疏忽），為約談中與供應(yīng)商溝通原因奠定基礎(chǔ)。議程制定：采購(gòu)部門根據(jù)質(zhì)量問題情況與約談等級(jí)，制定《供應(yīng)商質(zhì)量約談議程》，明確約談流程（如開場(chǎng)說明、問題陳述、供應(yīng)商反饋、原因分析、整改要求、總結(jié)確認(rèn)）、各環(huán)節(jié)參與人員與發(fā)言重點(diǎn)，確保約談高效有序，避免遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。第八條約談會(huì)議實(shí)施開場(chǎng)說明（10-15分鐘）：由工作組組長(zhǎng)主持會(huì)議，說明約談目的（如解決某批次不銹鋼板厚度超差問題、推動(dòng)供應(yīng)商改進(jìn)原材料成分管控）、參會(huì)人員與會(huì)議議程，強(qiáng)調(diào)約談的合作導(dǎo)向，營(yíng)造坦誠(chéng)溝通的氛圍。問題陳述（20-30分鐘）：工作組成員按職責(zé)依次陳述質(zhì)量問題：質(zhì)量部門人員展示檢驗(yàn)報(bào)告與不合格品證據(jù)，說明質(zhì)量問題的具體表現(xiàn)（如某批次碳鋼原材料抗拉強(qiáng)度實(shí)測(cè)值380MPa，低于合同約定的400MPa）、不合格率及判定依據(jù)；生產(chǎn)部門人員說明質(zhì)量問題對(duì)生產(chǎn)的影響（如因原材料不合格導(dǎo)致生產(chǎn)線停工2天，臨時(shí)采購(gòu)產(chǎn)生額外成本2萬元）；財(cái)務(wù)部門人員（嚴(yán)重約談時(shí)）宣讀經(jīng)濟(jì)損失明細(xì)，明確損失與供應(yīng)商質(zhì)量問題的關(guān)聯(lián)。供應(yīng)商反饋（20-30分鐘）：邀請(qǐng)供應(yīng)商代表發(fā)言，說明對(duì)質(zhì)量問題的看法（如是否認(rèn)可檢驗(yàn)結(jié)果、是否認(rèn)為存在檢測(cè)偏差）、內(nèi)部初步調(diào)查情況（如已排查的生產(chǎn)環(huán)節(jié)、可能的原因）、當(dāng)前采取的臨時(shí)措施（如已暫停同批次產(chǎn)品生產(chǎn)、啟動(dòng)內(nèi)部復(fù)檢），工作組需認(rèn)真聽取供應(yīng)商反饋，對(duì)供應(yīng)商提出的疑問（如檢驗(yàn)方法合理性）及時(shí)解答，避免單向指責(zé)。原因分析與整改討論（30-40分鐘）：工作組與供應(yīng)商共同分析質(zhì)量問題根本原因，結(jié)合雙方掌握的信息（如供應(yīng)商生產(chǎn)工藝記錄、公司檢驗(yàn)數(shù)據(jù)），排除表面原因（如偶然操作失誤），找到核心問題（如供應(yīng)商原材料采購(gòu)管控不嚴(yán)、生產(chǎn)過程參數(shù)未監(jiān)控）；在此基礎(chǔ)上，討論整改措施，供應(yīng)商需提出具體的整改方案（如加強(qiáng)原材料入庫(kù)檢驗(yàn)、優(yōu)化生產(chǎn)工藝參數(shù)、增加過程檢驗(yàn)頻次），工作組根據(jù)公司質(zhì)量要求與生產(chǎn)需求，對(duì)整改方案的可行性、有效性進(jìn)行評(píng)估，提出調(diào)整建議（如要求供應(yīng)商增加某類檢測(cè)項(xiàng)目、縮短整改時(shí)限）。整改確認(rèn)與責(zé)任明確（15-20分鐘）：雙方達(dá)成一致后，明確最終整改措施、責(zé)任人（供應(yīng)商需指定內(nèi)部整改負(fù)責(zé)人）、完成時(shí)限（如一般問題7天內(nèi)完成，重要問題15天內(nèi)完成，嚴(yán)重問題30天內(nèi)完成），同時(shí)明確后續(xù)驗(yàn)證方式（如供應(yīng)商提交整改報(bào)告附檢測(cè)數(shù)據(jù)、公司到供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)核查、抽樣復(fù)檢）；嚴(yán)重約談時(shí)，需明確供應(yīng)商的責(zé)任（如承擔(dān)不合格品退貨費(fèi)用、賠償經(jīng)濟(jì)損失），必要時(shí)簽訂《供應(yīng)商質(zhì)量整改協(xié)議》，作為后續(xù)跟蹤的依據(jù)。總結(jié)與后續(xù)安排（10分鐘）：工作組組長(zhǎng)總結(jié)約談內(nèi)容，確認(rèn)雙方達(dá)成的共識(shí)（如整改措施、時(shí)限、驗(yàn)證方式），明確后續(xù)溝通機(jī)制（如每周更新整改進(jìn)度、整改完成后提交驗(yàn)收申請(qǐng)），告知供應(yīng)商若未按要求整改將采取的措施（如暫停采購(gòu)、降低供應(yīng)商等級(jí)、終止合作），確保供應(yīng)商重視整改工作。第九條約談?dòng)涗浥c報(bào)告約談?dòng)涗洠翰少?gòu)部門指定專人負(fù)責(zé)記錄約談過程，填寫《供應(yīng)商質(zhì)量約談?dòng)涗洷怼?，?nèi)容包括約談時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（公司與供應(yīng)商）、質(zhì)量問題詳情、原因分析結(jié)果、整改措施、完成時(shí)限、責(zé)任認(rèn)定、后續(xù)安排等，記錄需如實(shí)反映雙方發(fā)言內(nèi)容，重要共識(shí)需明確標(biāo)注；約談結(jié)束后，由雙方參會(huì)代表簽字確認(rèn)，確保記錄的有效性與一致性。約談報(bào)告：約談結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部門牽頭編制《供應(yīng)商質(zhì)量約談報(bào)告》，報(bào)告需整合約談?dòng)涗洝①|(zhì)量問題證據(jù)、整改方案等內(nèi)容，明確整改跟蹤責(zé)任人與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；報(bào)告按約談等級(jí)審批：一般約談報(bào)告由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批，重要約談報(bào)告由分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴(yán)重約談報(bào)告需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批；審批通過后，報(bào)告發(fā)放至工作組各成員及供應(yīng)商，作為整改跟蹤與驗(yàn)收的依據(jù)。第四章約談后整改跟蹤與驗(yàn)收第十條整改跟蹤進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部門指定專人（約談?dòng)涗浿械母欂?zé)任人）負(fù)責(zé)整改跟蹤，按約定的溝通機(jī)制（如每周1次電話或郵件）了解供應(yīng)商整改進(jìn)度，要求供應(yīng)商定期提交《整改進(jìn)度報(bào)告》（附整改過程照片、檢測(cè)記錄、人員培訓(xùn)記錄等）；對(duì)整改難度較大或進(jìn)度滯后的供應(yīng)商，需及時(shí)了解原因（如技術(shù)瓶頸、設(shè)備故障），必要時(shí)協(xié)調(diào)公司技術(shù)部門提供支持（如推薦檢測(cè)機(jī)構(gòu)、提供工藝優(yōu)化建議），幫助供應(yīng)商推進(jìn)整改，避免整改停滯。過程監(jiān)督：對(duì)重要或嚴(yán)重約談涉及的整改，采購(gòu)部門可聯(lián)合質(zhì)量部門、技術(shù)部門到供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督整改過程（如檢查生產(chǎn)工藝調(diào)整情況、檢驗(yàn)設(shè)備校準(zhǔn)情況、人員培訓(xùn)情況），現(xiàn)場(chǎng)核查整改措施是否按約定落實(shí)，是否存在表面整改或虛假整改情況（如未實(shí)際調(diào)整工藝僅修改記錄），現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督需填寫《供應(yīng)商整改現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督記錄》，作為后續(xù)驗(yàn)收的參考。第十一條整改驗(yàn)收驗(yàn)收申請(qǐng)：供應(yīng)商完成整改后，需向采購(gòu)部門提交《整改驗(yàn)收申請(qǐng)》，附完整的整改資料（如最終檢測(cè)報(bào)告、整改總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)證記錄），證明整改措施已落實(shí)且質(zhì)量問題已解決。驗(yàn)收評(píng)估：采購(gòu)部門收到申請(qǐng)后，組織工作組成員（質(zhì)量部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門）開展驗(yàn)收評(píng)估：資料審核：審核供應(yīng)商提交的整改資料，確認(rèn)整改措施是否完整落實(shí)（如是否按約定增加檢驗(yàn)項(xiàng)目、是否完成人員培訓(xùn)）、整改結(jié)果是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如檢測(cè)數(shù)據(jù)是否達(dá)標(biāo)、生產(chǎn)記錄是否正常）；樣品驗(yàn)證：對(duì)涉及產(chǎn)品質(zhì)量的整改，需要求供應(yīng)商提供整改后的產(chǎn)品樣品（按正常采購(gòu)批次抽樣），由質(zhì)量部門按公司檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行復(fù)檢，驗(yàn)證產(chǎn)品質(zhì)量是否已達(dá)標(biāo)，復(fù)檢合格方可進(jìn)入下一步驗(yàn)收；現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證（必要時(shí)）：對(duì)嚴(yán)重約談或整改效果存疑的供應(yīng)商，需到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證整改效果（如檢查生產(chǎn)過程質(zhì)量管控情況、抽檢在制品質(zhì)量），確保整改效果的持續(xù)性，避免問題反彈。驗(yàn)收結(jié)果判定：根據(jù)資料審核、樣品驗(yàn)證、現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證結(jié)果，判定驗(yàn)收結(jié)論：驗(yàn)收合格：整改措施全部落實(shí)，產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)標(biāo)，無同類質(zhì)量問題，判定為驗(yàn)收合格，恢復(fù)供應(yīng)商正常合作（如恢復(fù)采購(gòu)量、解除暫停采購(gòu)狀態(tài)）；驗(yàn)收不合格：整改措施未落實(shí)（如僅部分完成）、產(chǎn)品質(zhì)量仍不達(dá)標(biāo)（如復(fù)檢仍不合格）或存在同類質(zhì)量問題，判定為驗(yàn)收不合格，需重新啟動(dòng)約談（按原約談等級(jí)或升級(jí)約談），重新明確整改要求；若供應(yīng)商連續(xù)2次驗(yàn)收不合格，按采購(gòu)合同約定采取處罰措施（如降低供應(yīng)商等級(jí)、減少采購(gòu)量、暫停合作3-6個(gè)月），情節(jié)嚴(yán)重的（如造成重大經(jīng)濟(jì)損失且無整改意愿），終止合作并納入公司“不合格供應(yīng)商名錄”，3年內(nèi)不得重新合作。第十二條結(jié)果應(yīng)用供應(yīng)商等級(jí)調(diào)整：將約談結(jié)果與整改驗(yàn)收結(jié)果納入供應(yīng)商年度考核，作為供應(yīng)商等級(jí)調(diào)整（如從合格供應(yīng)商升級(jí)為核心供應(yīng)商、從試用供應(yīng)商降級(jí)為暫停合作）的重要依據(jù)；對(duì)整改及時(shí)且驗(yàn)收合格的供應(yīng)商，可在考核中加分或優(yōu)先獲得新訂單；對(duì)整改滯后或驗(yàn)收不合格的供應(yīng)商，考核扣分并限制合作范圍。經(jīng)驗(yàn)推廣：對(duì)約談中發(fā)現(xiàn)的共性質(zhì)量問題（如多個(gè)供應(yīng)商存在同類原材料成分偏差）或有效的整改措施（如某供應(yīng)商通過優(yōu)化工藝顯著提升質(zhì)量穩(wěn)定性），采購(gòu)部門需匯總分析，形成《供應(yīng)商質(zhì)量問題總結(jié)與改進(jìn)建議》，分享給其他供應(yīng)商，推動(dòng)全供應(yīng)鏈質(zhì)量水平提升；同時(shí)，將共性問題反饋至公司質(zhì)量部門、技術(shù)部門，優(yōu)化公司采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)（如調(diào)整原材料驗(yàn)收指標(biāo)）、檢驗(yàn)流程（如增加關(guān)鍵項(xiàng)目檢驗(yàn)頻次），從源頭減少供應(yīng)商質(zhì)量問題。檔案管理：采購(gòu)部門建立供應(yīng)商質(zhì)量約談檔案，按供應(yīng)商名稱分類存檔，檔案包含《供應(yīng)商質(zhì)量約談通知書》《約談?dòng)涗洷怼贰都s談報(bào)告》《整改進(jìn)度報(bào)告》《整改驗(yàn)收申請(qǐng)》《驗(yàn)收評(píng)估記錄》等所有相關(guān)資料，檔案需長(zhǎng)期保存（至少5年），便于后續(xù)查閱供應(yīng)商質(zhì)量歷史、分析質(zhì)量問題規(guī)律（如某類供應(yīng)商易出現(xiàn)的質(zhì)量問題），同時(shí)為供應(yīng)商合作決策（如是否續(xù)約、是否擴(kuò)大采購(gòu)量）提供依據(jù)。第五章監(jiān)督與改進(jìn)第十三條內(nèi)部監(jiān)督過程監(jiān)督：公司審計(jì)部門每季度對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量約談工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，核查以下內(nèi)容：約談?dòng)|發(fā)是否及時(shí)、證據(jù)收集是否完整、約談流程是否合規(guī)、整改跟蹤是否到位、驗(yàn)收評(píng)估是否客觀、檔案管理是否規(guī)范；對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題（如約談延遲、整改跟蹤缺失、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確），責(zé)令采購(gòu)部門整改，并跟蹤整改效果，確保約談工作嚴(yán)格按制度執(zhí)行，不流于形式。效果評(píng)估：質(zhì)量部門每年對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量約談效果進(jìn)行評(píng)估，統(tǒng)計(jì)約談后供應(yīng)商質(zhì)量問題重復(fù)發(fā)生率（如某供應(yīng)商約談后同類問題是否再發(fā)生）、產(chǎn)品合格率提升情況、因供應(yīng)商質(zhì)量問題導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失下降情況，分析約談工作的有效性（如是否有效推動(dòng)供應(yīng)商改進(jìn)）、存在的不足（如約談等級(jí)判定不準(zhǔn)確、整改措施缺乏針對(duì)性），形成《供應(yīng)商