1高校行政人員AI技術(shù)輔助辦公通用要求1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了高校行政人員運(yùn)用人工智能技術(shù)輔助辦公的通用要求，包括總體原則、能力要求、管理要求、技術(shù)應(yīng)用、安全倫理及評估改進(jìn)等內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各類高等院校的行政管理部門，其他教育機(jī)構(gòu)可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T22239-2019信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)基本要GB/T35273-2020信息安全技術(shù)個(gè)人信息安全規(guī)范GB/T39330-2020數(shù)據(jù)出境安全評估指南GB/T41465-2022人工智能機(jī)器學(xué)習(xí)模型安全評估規(guī)范《新一代人工智能倫理規(guī)范》《生成式人工智能服務(wù)管理暫行辦法》（國家網(wǎng)信辦等七部委）3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。人工智能技術(shù)：通過計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備軟件模擬人類智能的技術(shù)集合，包括機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理、計(jì)算機(jī)視覺等核心技術(shù)分支，用于實(shí)現(xiàn)感知、學(xué)習(xí)、推理、決策等功能輔助辦公：指利用人工智能技術(shù)協(xié)助完成日常行政事務(wù)處理、信息管理、決策支持等工作活動(dòng)，其核心目標(biāo)是提高工作效率與質(zhì)量高校行政人員：在高等院校中從事行政管理、服務(wù)工作的專業(yè)人員。AI輔助辦公平臺(tái)：集成多種人工智能技術(shù)，為行政辦公提供自動(dòng)化流程、智能檢索、決策支持等核心功能的軟件系統(tǒng)或平臺(tái)4基本規(guī)定4.1總體原則2合規(guī)性：AI應(yīng)用須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》、《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》、《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》等國家法律法規(guī)及教育行業(yè)政策輔助性：AI定位于輔助工具，不替代行政人員的最終決策責(zé)任與主體判斷。安全性：構(gòu)建覆蓋數(shù)據(jù)、算法、應(yīng)用的全生命周期安全防護(hù)體系。適度性：引入成本效益分析，確保技術(shù)應(yīng)用的“適當(dāng)性”，避免過度投入與功能冗余。4.2能力要求4.2.1行政人員能力高校行政人員應(yīng)具備以下與AI輔助辦公相關(guān)的能力：基本數(shù)字素養(yǎng)：熟練操作辦公軟件，具備高效信息檢索能力與網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。AI工具操作能力：能根據(jù)任務(wù)需求選擇合適的AI工具并進(jìn)行基本操作。數(shù)據(jù)分析能力：能夠理解并審慎應(yīng)用AI輸出的數(shù)據(jù)結(jié)果。數(shù)據(jù)安全意識(shí)：了解并遵守?cái)?shù)據(jù)安全相關(guān)規(guī)定。倫理規(guī)范意識(shí)：認(rèn)識(shí)并遵守AI應(yīng)用的倫理規(guī)范。表1：行政崗位AI能力需求與培訓(xùn)重點(diǎn)崗位類型核心能力要求建議培訓(xùn)內(nèi)容文書處理崗智能文檔處理、格式規(guī)范檢查AI文檔處理（智能排版、自動(dòng)摘要、機(jī)器翻譯）數(shù)據(jù)管理崗智能數(shù)據(jù)分析、可視化報(bào)表生成數(shù)據(jù)智能分析、預(yù)測模型應(yīng)用檔案管理崗智能檔案管理、知識(shí)圖譜應(yīng)用數(shù)字檔案管理、知識(shí)組織與檢索對外服務(wù)崗智能問答、人機(jī)交互智能客服、語音交互技術(shù)決策管理崗數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策支持、信息整合智能分析報(bào)告、政策模擬推演4.2.2組織能力高校應(yīng)具備支持AI輔助辦公有效實(shí)施的基礎(chǔ)能力，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與維護(hù)、系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)互通、安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防控、以及常態(tài)化的培訓(xùn)與技術(shù)支持體系。4.3倫理要求AI輔助辦公應(yīng)用應(yīng)確保人權(quán)保障、公平公正（如避免算法歧視）、透明可控（關(guān)鍵決策過程可追溯、可審核）、責(zé)任明確（建立清晰的責(zé)任追溯機(jī)制）。35管理要求5.1組織管理高校應(yīng)建立明確的AI輔助辦公管理組織架構(gòu)，清晰界定決策層（負(fù)責(zé)戰(zhàn)略規(guī)劃）、管理層（負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)）、執(zhí)行層（負(fù)責(zé)系統(tǒng)日常運(yùn)營）和監(jiān)督層（負(fù)責(zé)監(jiān)督評估）的具體職責(zé)。應(yīng)設(shè)立或明確首席信息官（CIO）職位，并建立信息化職能管理部門。5.2制度管理高校應(yīng)建立完善的AI輔助辦公管理制度體系，除項(xiàng)目建設(shè)、數(shù)據(jù)管理等基本制度外，應(yīng)特別制定《AI系統(tǒng)倫理審查制度》和《AI系統(tǒng)安全評估制度》。應(yīng)制定詳細(xì)的操作流程規(guī)范，如“公文智能起草流程”、“會(huì)議智能安排流程”等。5.3數(shù)據(jù)管理應(yīng)建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類分級管理，確保數(shù)據(jù)在采集、存儲(chǔ)、傳輸、使用、共享、銷毀等全生命周期的質(zhì)量與安全。數(shù)據(jù)收集應(yīng)遵循最小必要原則，優(yōu)先通過共享獲取數(shù)據(jù)，避免重復(fù)采集。敏感數(shù)據(jù)涉及個(gè)人隱私或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)表2敏感數(shù)據(jù)涉及個(gè)人隱私或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)類別定義管理要求公開數(shù)據(jù)可向社會(huì)公開的數(shù)據(jù)可共享，需確保準(zhǔn)確性內(nèi)部數(shù)據(jù)高校內(nèi)部使用的數(shù)據(jù)限制外部訪問，內(nèi)部可控共享，記錄訪問日志嚴(yán)格權(quán)限控制、加密存儲(chǔ)與傳輸、原則上限制數(shù)據(jù)機(jī)密數(shù)據(jù)涉及學(xué)校核心機(jī)密的數(shù)據(jù)最高級別保護(hù)，嚴(yán)格訪問控制，物理隔離6技術(shù)應(yīng)用要求6.1智能公文處理智能起草：AI可輔助生成公文草稿，并提供格式檢查和內(nèi)容優(yōu)化建議。智能審核：對公文進(jìn)行規(guī)范性審核，提示格式、用語、邏輯等方面可能存在的問題。智能分發(fā)：根據(jù)公文內(nèi)容和權(quán)限設(shè)置，智能推薦或自動(dòng)確定分發(fā)范圍。6.2數(shù)據(jù)分析與決策支持4AI系統(tǒng)應(yīng)能整合多源數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析挖掘，并通過可視化方式呈現(xiàn)結(jié)果，為學(xué)生管理（如學(xué)業(yè)預(yù)警）、科研管理（如資源優(yōu)化配置）、財(cái)務(wù)管理（如預(yù)算預(yù)測）等提供決策支持。6.3智能會(huì)議管理會(huì)前：輔助完成會(huì)議安排、通知發(fā)送、資源調(diào)配。會(huì)中：提供實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)錄、內(nèi)容翻譯、紀(jì)要生成等服務(wù)。會(huì)后：自動(dòng)生成會(huì)議紀(jì)要，并跟蹤決議事項(xiàng)落實(shí)情況。6.4智能流程優(yōu)化AI系統(tǒng)應(yīng)能分析并優(yōu)化現(xiàn)有辦公流程，針對報(bào)銷、請假、招聘等流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，提高效率。7安全與倫理要求7.1數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)數(shù)據(jù)安全：采用AES/RSA等加密技術(shù)和基于角色的訪問控制模型，并實(shí)施安全審計(jì)。隱私保護(hù)：對個(gè)人信息采取匿名化、數(shù)據(jù)最小化收集措施，并需獲得用戶明確授權(quán)。7.2算法公平性與透明度算法公平性：通過保障訓(xùn)練數(shù)據(jù)多樣性、定期進(jìn)行偏差檢測、使用公平性指標(biāo)評估等措施確保算法決策公平。透明度與可解釋性：關(guān)鍵決策應(yīng)可追溯，鼓勵(lì)使用SHAP/LIME等可解釋性技術(shù)對算法輸出進(jìn)行解釋。表3：常見安全威脅與應(yīng)對措施安全威脅潛在影響應(yīng)對措施數(shù)據(jù)泄露隱私泄露、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)脫敏算法偏見決策歧視、有失公平偏差檢測、多樣性訓(xùn)練、人工審核內(nèi)部威脅內(nèi)部人員濫用或誤操作權(quán)限最小化、操作日志審計(jì)、安全意識(shí)培訓(xùn)供應(yīng)鏈安全第三方組件或服務(wù)引入風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商安全評估、代碼審計(jì)、合同約束8實(shí)施與評估8.1培訓(xùn)與推廣5應(yīng)建立分層分類的培訓(xùn)體系，針對管理人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員設(shè)計(jì)差異化課程。培訓(xùn)方式可采用線上線下結(jié)合、集中與分散結(jié)合等多種模式，確保實(shí)效性。8.2效果評估應(yīng)設(shè)立可量化的評估指標(biāo)，定期對AI輔助辦公的應(yīng)用效果進(jìn)行評估，指標(biāo)可包括：效率類：事務(wù)處理時(shí)間縮短比例。質(zhì)量類：公文錯(cuò)誤率下降程度。成本類：辦公經(jīng)費(fèi)節(jié)約額度。8.3持續(xù)改進(jìn)建立常態(tài)化的反饋機(jī)制（如定期座談會(huì)、在線反饋平臺(tái)）和定期技術(shù)更新計(jì)劃，根據(jù)評估結(jié)果和內(nèi)外部環(huán)境變化，持續(xù)優(yōu)化AI應(yīng)用及相關(guān)制度。附錄A（資料性附錄）高校行政辦公典型AI應(yīng)用場景示例A.1智能迎新場景：利用AI技術(shù)優(yōu)化新生報(bào)到流程，實(shí)現(xiàn)線上事務(wù)辦理、智能分班、個(gè)性化指導(dǎo)。A.2智能教務(wù)場景：應(yīng)用AI進(jìn)行智能排課、學(xué)情分析、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與預(yù)警。A.3智能后勤場景：通過AI算法優(yōu)化能源管理、資產(chǎn)調(diào)度、安保巡邏等后勤服務(wù)流程。參考文獻(xiàn)1.教育部.教育部關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代教育管理信息化工作的通知[Z].2021.2.四川大學(xué).四川大學(xué)本科教育教學(xué)人工智能工具應(yīng)用規(guī)范(試行)[Z].2025.3.教育部辦公廳.教育信息化標(biāo)準(zhǔn)化工作管理辦法[Z].2025