關(guān)于如何當(dāng)好辦公室主任的思索

2009-12-0816:33

有人戲謔：辦公室工作不是人搞的，搞好了不是人。要當(dāng)好辦公

室主任就要“三得”：累得、喝得、受得，當(dāng)久了就會“三突”：頭

禿、眼球突、腰椎間盤突。這些，既折射H辦公室主任的艱辛，同時

也透視出辦公室主任在一個單位的重要地位和作用。筆者就如何當(dāng)好

辦公室主任談三點(diǎn)粗淺的看法。

一、強(qiáng)化學(xué)習(xí)，在“務(wù)虛”中練好基本功

理論成熟是政治成熟的標(biāo)記，業(yè)務(wù)精湛是樹立聲威的根本。加強(qiáng)

政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，是勝任辦公室主任崗位的前提，無論工作多么繁忙、

無論工作日還是休息日，都不能放松學(xué)習(xí)。讀書是練好這兩項(xiàng)基本功

的必定途徑。讀政治書以養(yǎng)大氣，讀業(yè)務(wù)書以養(yǎng)才氣，讀休閑書以養(yǎng)

靈氣。學(xué)習(xí)政治理論，就是要以深化學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀改造思想，鍛造

靈魂，以黨的創(chuàng)新理論武裝頭腦，使實(shí)行科學(xué)發(fā)展觀首先在自己身上

得到體現(xiàn)和落實(shí)，保持政治上醒悟、思想上純凈、工作中務(wù)實(shí)、處世

中和諧，盡最大努力發(fā)揮好上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的中心樞

紐作用。業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上，要有“茍日新，日日新，又日新”的創(chuàng)新探討

精神，向書本學(xué)、向?qū)嵺`學(xué)、向同志們學(xué)，不恥下問，窮其究理，養(yǎng)

成在學(xué)中求問、問中深學(xué)的習(xí)慣，把效果體現(xiàn)在學(xué)與不學(xué)不一樣上。

在加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)的同時\還要組織辦公室人員集中學(xué)習(xí)，提高綜合素

養(yǎng)，打造團(tuán)隊(duì)精神，把辦公室建設(shè)成為食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)、

政通人和的參謀部、信息部、宣揚(yáng)部、后勤部。

二、開拓創(chuàng)新，在“忙亂”中尋求規(guī)律

辦公室工作千頭萬緒，就象“公共汽車，叫上就上，叫停就停”。

在沒用規(guī)律中找尋規(guī)律，辦公室人員間必定要經(jīng)驗(yàn)一個從磨合到協(xié)作

的過程，期間也會發(fā)生一些“腸梗阻”、“不和諧”的現(xiàn)象。作為辦

公室主任，不應(yīng)回避問題，要敢于正視和反思不足，尤其是要堅(jiān)持以

科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，用以人為本、構(gòu)建和諧的理念，檢查自己，換位

思索，團(tuán)結(jié)同志，和大家一起探討和溝通，深化研討辦公室在機(jī)關(guān)工

作中如何發(fā)揮好助手、參謀、信息和協(xié)調(diào)等作用，尤其要明確為領(lǐng)導(dǎo)

當(dāng)好助手是辦公室工作的最基本職責(zé)，并把溝通協(xié)調(diào)實(shí)力的培育作為

辦公室實(shí)力建設(shè)的首要任務(wù)來抓。只有把這些都弄清晰了，才能在辦

公室工作中做到真酷愛、真服務(wù)。

在工作實(shí)踐中，我們面對問題，致力于在沒有規(guī)律中找尋規(guī)律，

從細(xì)微環(huán)節(jié)入手，抓制度建設(shè)，逐步形成了一套規(guī)范化、科學(xué)化、制

度化的工作程序和工作方法，新制定和完善了《公文辦理程序規(guī)定》、

《公文處理方法》、《計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理方法》、《接待制度規(guī)范和流

程》、《辦公用品購買制度和流程》、《小車管理方法》、《保密制

度》、《機(jī)關(guān)內(nèi)保制度》，使機(jī)關(guān)工作走上了規(guī)范化的有序運(yùn)轉(zhuǎn)軌道,

在辦文、辦會、辦事上邁上了新的臺階。在此基礎(chǔ)上，我們進(jìn)一步尋

求規(guī)律，狠抓三個結(jié)合：一是明確分工與整體協(xié)作相結(jié)合，建立起在

合作基礎(chǔ)上的分工制度，讓每位工作人員都各負(fù)其責(zé)，同時做到對緊

急工作和重點(diǎn)工作又能齊抓共管，使各項(xiàng)任務(wù)都能夠剛好高效的完

成。二是守規(guī)與創(chuàng)新相結(jié)合。辦公室工作政策性極強(qiáng)，辦公室人員的

一言一行都體現(xiàn)或代表著食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)的形象，在嚴(yán)格根據(jù)合法

遵規(guī)的程序開展工作的同時.，又要因時、因地、因人創(chuàng)建性地開展工

作，隨時調(diào)整思路，探討方法，在原則性中找尋敏捷性，以擺脫“千

頭萬緒服務(wù)難、上下左右協(xié)調(diào)難、多重角色適應(yīng)難、事務(wù)繁瑣脫身難”

的逆境。三是立足后勤政務(wù)服務(wù)與參加前勤市場監(jiān)管相結(jié)合。作為食

品藥品監(jiān)管執(zhí)法部門，辦公室工作假如僅在疲于應(yīng)付的小圈子中打轉(zhuǎn)

轉(zhuǎn)，那是當(dāng)不好參謀和助手的。只有把觸角延長到一線的市場監(jiān)管中

去，圍繞監(jiān)管實(shí)踐思索辦公室服務(wù)工作，把理論與實(shí)踐結(jié)合起來，才

能做到有的放矢，把沒有規(guī)律、枯燥繁雜的辦公室工作干得有滋有味，

有血有肉。一年多來，我們局辦公室上報的信息、調(diào)研文章等幾乎無

一遺漏地都發(fā)表在了省局網(wǎng)站、國家局網(wǎng)站、市委市政府網(wǎng)站和《中

國醫(yī)藥報社》等報刊雜志，有的還作為閱歷進(jìn)行溝通，對外樹立了食

品藥品監(jiān)管的良好形象。

三、自省自勵，在“磨煉”中鍛造品質(zhì)

辦公室主任雖然在一個單位僅是中層干部，但處在上下左右的中

樞地位，不僅要處理好紛繁雜亂的各種事務(wù)，還要處理好困難的人際

關(guān)系，而且常常受領(lǐng)導(dǎo)托付辦事，有時還代表著單位的形象。辦公室

主任要養(yǎng)成自省的習(xí)慣。即使難以做到象古人“每日三省吾身”，也

要養(yǎng)成每晚睡覺前躺在床上思索的習(xí)慣，比如要想一下“今日我做了

什么，明天我又該做什么”這一類似的問題，常常提示自己“慎言”、

第一章行政部組織架構(gòu)和管理崗位

行政部的職能及組織架構(gòu)

行政部的職能

行政部組織架構(gòu)

行政部管理崗位職責(zé)及任職條件

行政總監(jiān)崗位職責(zé)

行政總監(jiān)任職條件

行政經(jīng)理崗位職責(zé)

行政經(jīng)理任職條件

其次章日常辦公事務(wù)管理

日常辦公崗位職責(zé)及任職條件

FI常辦公主管崗位職責(zé)

日常辦公主管任職條件

日常辦公秘書崗位職責(zé)

日常辦公秘書任職條件

辦公設(shè)備管理

辦公設(shè)備管理制度

辦公設(shè)備管理流程

辦公設(shè)備管理表格

辦公設(shè)備請購單

辦公設(shè)備選購審批表

辦公設(shè)備詢議價狀況報告表

辦公設(shè)備驗(yàn)收單

辦公設(shè)備入庫登記表

辦公設(shè)備明細(xì)表

辦公設(shè)備領(lǐng)用表

辦公設(shè)備報修單

辦公設(shè)備報修記錄表

辦公設(shè)備報廢清單

辦公用品管理

辦公用品管理制度

辦公用品管理流程

辦公用品管理表格

辦公用品申購單

辦公用品驗(yàn)收單

辦公用品申領(lǐng)表

辦公用品訂購進(jìn)度限制表

辦公用品領(lǐng)用記錄表

辦公用品運(yùn)用狀況匯總表

辦公用品庫存盤點(diǎn)表

辦公用品報廢清單

企'也檔案管理

企業(yè)檔案管理制度

檔案管理制度

聲像檔案管理方法

電子檔案管理方法

企業(yè)檔案管理流程

企業(yè)檔案管理表格

檔案明細(xì)表

檔案書目卡

歸檔案卷書目表

檔案內(nèi)容登記簿

機(jī)監(jiān)文件保管備查表

檔案調(diào)卷申請表

檔案調(diào)閱狀況記錄表

閱檔催還單存根

作廢文件銷毀清單

電子文件登記表

電子文件接收檢驗(yàn)登記表

電子文件遷移狀況記錄單

企業(yè)印信管理

企業(yè)卬信管理制度

企、也印信管理制度

企業(yè)證照管理制度

企業(yè)印信管理流程

企業(yè)印信管理表格

印信刻制申請表

印章登記臺賬

用印審批單

印章運(yùn)用登記表

印章廢止申請表

印章廢止登記表

公司證照運(yùn)用記錄表

圖書資料管理

圖書資料管理制度

圖書資料管理流程

圖書資料管理表格

圖書資料申購單

圖書登記卡

圖書書目表

圖書借閱登記表

辦公文書管理

辦公文書管理制度

辦公文書管理制度

機(jī)要文書管理制度

辦公文書管理流程

辦公文書的發(fā)文流程

辦公文書的收文流程

辦公文書管理表格

發(fā)文登記表

文件郵寄登記表

發(fā)文審批單

文件印制申請單

文件接收登記表

發(fā)文明細(xì)表

文件會簽單

文件歸檔登記表

辦公文書范本

支配

總結(jié)

通知

通報

請示

批復(fù)

報告

看法

條據(jù)

舉薦信

慰問信

歡迎辭

歡送辭

答謝辭

倡議書

請柬

賀信

祝詞

唁電

第三章考勤出差事務(wù)管理

考勤出差崗位職責(zé)及任職條件

考勤出差主管崗位職責(zé)

考勤出差主管任職條件

員工考勤管理

員工考勤管理制度

員工考勤管理規(guī)定

請假管理制度

加班管理制度

員工考勤管理流程

考勤管理流程

請假辦理流程

加班管理流程

員工考勤管理表格

員工簽到卡

員工未打卡記錄單

請假單

員工外出申請表

加班申請單

加班匯總表

加班費(fèi)申請表

月度考勤統(tǒng)計表

員工休假狀況匯總表

員工出差管理

員工出差管理制度

員工出差管理制度

國內(nèi)出差管理方法

國外出差管理方法

當(dāng)日出差管理方法

長期出差管理方法

員工出差管理流程

員工出差管理表格

出差申請表

出差通知單

借款單

差旅費(fèi)報銷清單

出差業(yè)務(wù)匯報表

出差行程支配表

國外出差申請書

國外出差報告書

長期出差月度工作報告表

第四章行政接待事務(wù)管理

前臺接待崗位職責(zé)及任職條件

前臺接待崗位職責(zé)

前臺接待任職條件

前臺接待管理

前臺接待管理制度

前臺接待工作規(guī)范

前臺接待電話禮儀規(guī)范

前臺接待管理流程

訪客接待流程

來電處理流程

前臺接待管理表格

來訪登記表

函件簽收登記表

函件寄送登記表

來電記錄表

員工外出登記表

FI常接待管理

口常接待管理制度

客戶接待管理方法

參觀接待管理方法

接待費(fèi)用管理制度

H常接待管理流程

客戶接待管理流程

參觀接待管理流程

口常接待管理表格

客戶來訪接待記錄表

客戶來訪通知單

接待申請表

接待費(fèi)用申請單

月度接待狀況匯總分析表

參觀申請表

參觀通知單

參觀看法表

重要接待管理

重要接待管理制度

主管部門接待方法

媒體接待方法

涉外接待方法

重要接待管理流程

重要接待管理表格

貴賓接待申請表（一）

貴賓接待申請表（二）

貴賓接待通知表

貴賓接待匯報表

第五章會議事務(wù)管理

會議事務(wù)管理崗位職責(zé)及任職條件

會議事務(wù)管理崗位職責(zé)

會議事務(wù)管理任職條件

一般會議管理

一般會議管理制度

公司例會管埋規(guī)定

提案管理制度

會議室管理制度

會議保密制度

會議禮儀規(guī)范

一般會議管理流程

例會管理流程

提案管理流程

?般會議管理表格

月度會議支配表

會議記錄表（一）

會議記錄表（二）

臨時會議申報表

提案表

員工提案評定表

提案記錄表

提案改善成果報告表

會議室運(yùn)用申請表

會議室運(yùn)用統(tǒng)籌支配表

會議通知單

會議審核表

會議支配工作落實(shí)狀況檢查表

重要會議管理

重要會議管理制度

會議策劃管理規(guī)范

會議籌備管理規(guī)范

會場管理?xiàng)l例

會后工作管理規(guī)范

公議費(fèi)用管理?xiàng)l例

重要會議管理流程

重要會議管理表格

年度會議實(shí)施支配表

會議通知單

會議日程支配表

會議程序表

會議議程表

會議記錄表

會議發(fā)言要點(diǎn)記錄表

會議文書的寫作

會議方案

會議記錄

會議紀(jì)要

講話稿

演講稿

開幕詞

閉幕詞

第六章公關(guān)事務(wù)管理

公關(guān)主管崗位職責(zé)及任職條件

公關(guān)主管崗位職責(zé)

公關(guān)主管任職條件

一般公關(guān)事務(wù)管理

一般公關(guān)事務(wù)管理制度

公關(guān)事務(wù)管理制度

廣告宣揚(yáng)活動管理?xiàng)l例

新聞發(fā)布管理方法

慶典活動管理方法

贊助活動管理方法

公益活動管理方法

一般公關(guān)事務(wù)管理流程

商務(wù)接待流程

商務(wù)宴請流程

廣告宣揚(yáng)活動流程

新聞發(fā)布活動流程

慶典贊助公益活動流程

一般公關(guān)事務(wù)管理表格

公關(guān)活動策劃表

廣告預(yù)算表

廣告?zhèn)鞑デ勒{(diào)查表

公關(guān)費(fèi)用預(yù)算申請表

公關(guān)費(fèi)用申請表

商務(wù)接待支配表（一）

商務(wù)接待支配表（二）

新聞發(fā)布事項(xiàng)審批表

新聞發(fā)布會邀請函

新聞發(fā)布會邀請人員清單

慶典活動申請表

公益活動實(shí)施支配表

公關(guān)活動總結(jié)匯報表

危機(jī)公關(guān)事務(wù)管理

危機(jī)公關(guān)事務(wù)管理制度

危機(jī)公關(guān)管理制度

危機(jī)公關(guān)處理方案

危機(jī)公關(guān)事務(wù)管理流程

危機(jī)公關(guān)事務(wù)管理表格

危機(jī)預(yù)警處理表

危機(jī)事務(wù)處理表

危機(jī)損害預(yù)料表

危機(jī)記錄分析表

第七章平安保衛(wèi)事務(wù)管理

安保相關(guān)崗位職責(zé)及任職條件

安保主管崗位職責(zé)

安保主管任職條件

門衛(wèi)崗位職責(zé)

門衛(wèi)任職條件

保安崗位職責(zé)

保安任職條件

消防員崗位職責(zé)

消防員任職條件

機(jī)要員崗位職責(zé)

機(jī)要員任職條件

日常安保事務(wù)管理

日常安保事務(wù)管理制度

公司出入管理?xiàng)l例

保安管理?xiàng)l例

平安教化管理規(guī)定

消防平安管理制度

平安檢查管理?xiàng)l例

日常安保事務(wù)管理流程

來訪人員出入管理流程

消防平安管理流程

日常安保事務(wù)管理表格

來賓出入登記表

員工外出登記表

物品出門憑單

物品放行單

安保人員值班登記表

車輛進(jìn)出狀況記錄表

保安工作檢查表

平安檢查表

夜間平安巡查記錄表

防火平安考核比照表

消防設(shè)施、設(shè)備檢查表

防火設(shè)施檢查表

平安培訓(xùn)支配表

平安隱患整改報告表

突發(fā)事務(wù)安保事務(wù)管理

突發(fā)事務(wù)安保管理制度

突發(fā)事務(wù)管理制度

平安事故處理方法

突發(fā)事務(wù)安保管理流程

突發(fā)事務(wù)安保管理表格

突發(fā)事務(wù)報告表（一）

突發(fā)事務(wù)報告表（二）

突發(fā)事務(wù)統(tǒng)計表

平安事故報告表

涉密安保事務(wù)管理

涉密安保管理制度

公司保密管理制度

崗位保密管理?xiàng)l例

涉密安保管理流程

涉密安保管理表格

涉密資料借閱登記表

文件會簽單

機(jī)要文書書目表

涉密檔案借閱審批表

隱私文件銷毀登記表

第八章總務(wù)后勤事務(wù)管理

總務(wù)后勤相關(guān)崗位職責(zé)及任職條件

總務(wù)后勤主管崗位職責(zé)

總務(wù)后勤主管任職條件

司機(jī)崗位職責(zé)

司機(jī)任職條件

食堂管理員崗位職責(zé)

食堂管理員任職條件

宿舍管理員崗位職責(zé)

宿舍管理員任職條件

保潔員崗位職責(zé)

保潔員任職條件

交通車輛管理

交通車輛管理制度

車輛管理制度

司機(jī)管理制度

車輛平安管理?xiàng)l例