行業(yè)規(guī)范合同管理工具模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景企業(yè)日常采購(gòu)（原材料、設(shè)備、服務(wù)采購(gòu)等）業(yè)務(wù)合作（項(xiàng)目外包、委托開發(fā)、渠道合作等）勞動(dòng)人事（勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等）資產(chǎn)處置（固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、無(wú)形資產(chǎn)許可等）其他涉及權(quán)利義務(wù)明確、需書面約定的合作事項(xiàng)二、合同管理全流程操作指南（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)操作目標(biāo)：明確合同需求，保證立項(xiàng)合規(guī)，避免盲目簽訂合同。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門需求發(fā)起人、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)/合規(guī)專員。操作步驟：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求，明確合同標(biāo)的（如貨物名稱、服務(wù)內(nèi)容、合作范圍）、合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）、合作期限、預(yù)算金額、核心訴求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式等），填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（模板1）。部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核需求的合理性、必要性及與公司戰(zhàn)略的匹配度，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)/合規(guī)部門。合規(guī)性預(yù)審：法務(wù)/合規(guī)專員審核合作方資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、相關(guān)資質(zhì)證書等）、立項(xiàng)材料完整性，重點(diǎn)評(píng)估是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如合作方無(wú)履約能力、標(biāo)的涉及禁止/限制經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域等），出具《合規(guī)性預(yù)審意見》。立項(xiàng)審批：根據(jù)合同金額及重要性，提交至對(duì)應(yīng)管理層級(jí)（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理）審批，審批通過后正式啟動(dòng)合同起草流程。（二）合同文本起草操作目標(biāo)：基于需求及法律法規(guī)，形成條款清晰、權(quán)責(zé)明確的合同文本。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門專員、法務(wù)/合規(guī)專員。操作步驟：模板選擇：根據(jù)合同類型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同），優(yōu)先選用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫(kù)中的范本；無(wú)合適模板時(shí)，參考行業(yè)通用模板或由法務(wù)/合規(guī)專員起草基礎(chǔ)框架。內(nèi)容填充：將立項(xiàng)階段明確的標(biāo)的、金額、期限等核心信息填入合同模板，重點(diǎn)細(xì)化以下條款：主體信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，保證與營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息一致；權(quán)利義務(wù)條款：明確雙方在合作中的具體責(zé)任（如交付標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量）、權(quán)利（如驗(yàn)收權(quán)、付款請(qǐng)求權(quán)）；履約條款：約定交付/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程；付款條款：明確金額、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例到貨款、質(zhì)保金比例及返還條件）；違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式、賠償范圍；爭(zhēng)議解決：明確爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄地/仲裁機(jī)構(gòu)；生效條款：約定合同生效條件（如簽字蓋章后、附條件生效）及失效情形。內(nèi)部會(huì)簽：業(yè)務(wù)部門專員起草完成后，提交至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核核心條款（如標(biāo)的、付款、履約要求），保證與需求一致。（三）內(nèi)部審核流程操作目標(biāo)：規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及業(yè)務(wù)漏洞，保證合同條款合規(guī)、可行。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)/合規(guī)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門（如需）。操作步驟：業(yè)務(wù)審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、履約能力是否匹配（如產(chǎn)能、技術(shù)資質(zhì)），重點(diǎn)關(guān)注交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程的明確性。法務(wù)審核：法務(wù)/合規(guī)專員重點(diǎn)審核：主體合法性：合作方是否具備履約資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需許可證、食品經(jīng)營(yíng)需食品經(jīng)營(yíng)許可證）；條款合規(guī)性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效格式條款（如“一切爭(zhēng)議由我方解釋”）；權(quán)責(zé)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，違約責(zé)任是否合理（違約金是否過高或過低）；潛在風(fēng)險(xiǎn)：知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力條款等是否明確。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門審核付款條款（如資金安排是否符合預(yù)算、發(fā)票類型及開具要求）、涉稅條款（如稅率、發(fā)票提供時(shí)間）、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如預(yù)付款比例過高可能導(dǎo)致的資金占用）。其他審核：根據(jù)合同性質(zhì)，需相關(guān)部門審核的（如審計(jì)部門審核合規(guī)性、人力資源部門審核勞動(dòng)協(xié)議條款），同步完成會(huì)簽。審核意見反饋：各審核部門需在《合同審核表》（模板2）中明確意見（如“同意”“修改后生效”“不同意并說(shuō)明理由”），由法務(wù)/合規(guī)專員匯總意見，反饋至業(yè)務(wù)部門修改。（四）對(duì)方溝通與確認(rèn)操作目標(biāo)：就合同條款與對(duì)方達(dá)成一致，保證雙方理解一致，避免后續(xù)爭(zhēng)議。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門專員、法務(wù)/合規(guī)專員（如需）。操作步驟：條款傳遞：業(yè)務(wù)部門將審核通過后的合同文本正式發(fā)送至對(duì)方對(duì)接人（需確認(rèn)對(duì)方是否具備簽約權(quán)限，如法定代表人或授權(quán)代表），附《合同確認(rèn)函》（模板3）。協(xié)商談判：對(duì)方如有修改意見，業(yè)務(wù)部門牽頭與對(duì)方溝通，重點(diǎn)就核心條款（如價(jià)格、交付時(shí)間、違約責(zé)任）進(jìn)行協(xié)商；法務(wù)/合規(guī)專員參與涉及法律條款的談判，保證修改內(nèi)容不增加公司風(fēng)險(xiǎn)。最終確認(rèn)：雙方就全部條款達(dá)成一致后，由對(duì)方在合同文本上簽字蓋章（或掃描件確認(rèn)），并出具《授權(quán)委托書》（如簽約人為非法定代表人，需提供委托人簽字蓋章的授權(quán)文件，明確委托范圍、權(quán)限及期限）。（五）簽署與用印操作目標(biāo)：完成合同簽署流程，保證合同法律效力。責(zé)任主體：簽約授權(quán)人、行政/印章管理部門、檔案管理部門。操作步驟：簽署準(zhǔn)備：確認(rèn)簽約主體為公司法定代表人或授權(quán)代表（需核對(duì)授權(quán)委托書原件），準(zhǔn)備合同正本（通常一式2-4份，雙方各執(zhí)1份，公司財(cái)務(wù)、檔案部門各存1份）?，F(xiàn)場(chǎng)簽署：雙方當(dāng)面簽署合同，法定代表人需簽字并加蓋公章；授權(quán)代表需簽字、加蓋公章，并附授權(quán)委托書。如為異地簽署，可采用“掃描件+紙質(zhì)原件”方式（先掃描簽署后交換紙質(zhì)文本），保證簽署過程可追溯。用印管理：行政/印章管理部門審核《合同用印申請(qǐng)表》（模板4）及簽署完成的合同文本，確認(rèn)審批流程完整、條款與審核版本一致后，加蓋公司公章（或合同專用章），嚴(yán)禁在空白合同、未審核合同上用印。文本分發(fā)：簽署完成后，按約定份數(shù)將合同正本分發(fā)給對(duì)方及公司內(nèi)部相關(guān)部門（業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案），留存《合同簽收記錄》（模板5）。（六）履行過程監(jiān)控操作目標(biāo)：跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)覺并處理履約風(fēng)險(xiǎn)，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門專員、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)/合規(guī)專員。操作步驟：履約計(jì)劃制定：合同生效后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)履約條款（如交付時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）制定《合同履行計(jì)劃表》（模板6），明確各階段責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)專員定期跟蹤履約進(jìn)展（如貨物生產(chǎn)進(jìn)度、服務(wù)實(shí)施情況），記錄《合同履行日志》（模板7），對(duì)可能出現(xiàn)的延遲（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、客戶需求變更）及時(shí)預(yù)警，并采取應(yīng)對(duì)措施（如協(xié)商延期、調(diào)整方案）。驗(yàn)收與確認(rèn)：合同涉及交付/服務(wù)完成的，業(yè)務(wù)部門按照約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收（如貨物驗(yàn)收需核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量，服務(wù)驗(yàn)收需確認(rèn)成果文檔），出具《驗(yàn)收合格證明》（模板8）或《驗(yàn)收整改通知書》（如不合格，明確整改要求及期限）。付款管理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)及驗(yàn)收證明，安排資金支付，保證付款流程合規(guī)（如發(fā)票審核、審批手續(xù)齊全），同時(shí)跟蹤對(duì)方收款情況。爭(zhēng)議處理：履行過程中發(fā)生爭(zhēng)議（如質(zhì)量異議、逾期付款），業(yè)務(wù)部門第一時(shí)間與對(duì)方溝通協(xié)商，協(xié)商不成的，由法務(wù)/合規(guī)專員根據(jù)爭(zhēng)議解決條款（仲裁/訴訟）啟動(dòng)法律程序，并留存相關(guān)證據(jù)（如溝通記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、往來(lái)函件）。（七）合同歸檔與總結(jié)操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同檔案規(guī)范化管理，為后續(xù)履約、審計(jì)、爭(zhēng)議解決提供依據(jù)。責(zé)任主體：檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)/合規(guī)專員。操作步驟：資料收集：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門收集與合同相關(guān)的全部資料，包括：合同正本、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）、審批文件、簽署頁(yè)、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、爭(zhēng)議處理材料等。檔案整理：按照公司《檔案管理辦法》對(duì)資料進(jìn)行分類排序，填寫《合同歸檔目錄》（模板9），注明合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、履行期限、存放位置等信息。歸檔保存：將整理好的檔案移交至檔案管理部門，檔案部門對(duì)紙質(zhì)檔案（需裝訂成冊(cè)、標(biāo)注頁(yè)碼）和電子檔案（需加密存儲(chǔ)、定期備份）進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證檔案完整、安全、可查。履約總結(jié)：業(yè)務(wù)部門每季度/年度對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，分析履約率、常見問題（如逾期原因、違約類型）及改進(jìn)措施，形成《合同履約總結(jié)報(bào)告》（模板10），提交管理層參考。三、配套模板工具清單模板1：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》序號(hào)項(xiàng)目名稱需求部門需求人合作方名稱合同類型預(yù)算金額（元）履約期限核心訴求簡(jiǎn)述附件清單（如需求說(shuō)明、合作方資質(zhì)）立項(xiàng)申請(qǐng)日期部門負(fù)責(zé)人簽字1設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目采購(gòu)部*三A科技有限公司采購(gòu)合同500,0002024.1-2024.6采購(gòu)數(shù)控機(jī)床3臺(tái)，精度要求±0.01mm合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、設(shè)備參數(shù)表2023.12.15*一模板2：《合同審核表》審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見審核日期簽字業(yè)務(wù)審核采購(gòu)部*一同意合同標(biāo)的、數(shù)量及付款方式，需明確設(shè)備交付前3天通知驗(yàn)收2023.12.18*一法務(wù)審核法務(wù)部*四1.第5.3條違約金建議調(diào)整為“逾期付款按日萬(wàn)分之五計(jì)算”；2.增加“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”條款2023.12.20*四財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部*五同意付款節(jié)點(diǎn)，要求發(fā)票為增值稅專用發(fā)票，設(shè)備驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付90%2023.12.22*五模板3：《合同確認(rèn)函》致：A科技有限公司我司已完成與貴司《設(shè)備采購(gòu)合同》（合同編號(hào)：CG202312001）的內(nèi)部審核流程，現(xiàn)將合同文本（見附件）發(fā)送貴司，請(qǐng)貴司于2023年12月30日前完成審核并確認(rèn)。如有修改意見，請(qǐng)書面反饋至我司采購(gòu)部*三（聯(lián)系方式：公司總機(jī)轉(zhuǎn)X）。確認(rèn)方：公司（蓋章）日期：2023年12月25日模板4：《合同用印申請(qǐng)表》合同名稱合同編號(hào)用印類型用印份數(shù)申請(qǐng)人審批人（部門負(fù)責(zé)人）審批人（分管領(lǐng)導(dǎo)）用印日期備注設(shè)備采購(gòu)合同CG202312001公章3*三*一*六2024.1.5正本2份，副本1份模板5：《合同簽收記錄》合同名稱合同編號(hào)簽收方簽收人簽收日期簽收份數(shù)備注（如正本/副本）設(shè)備采購(gòu)合同CG202312001A科技有限公司*七2024.1.61正本設(shè)備采購(gòu)合同CG202312001公司財(cái)務(wù)部*八2024.1.61副本模板6：《合同履行計(jì)劃表》合同編號(hào)履約階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)責(zé)任部門責(zé)任人完成標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)出物CG202312001預(yù)付款支付2024.1.10財(cái)務(wù)部*五支付合同金額30%銀行轉(zhuǎn)賬憑證CG202312001設(shè)備生產(chǎn)2024.2.1-2024.3.31供應(yīng)商A*七按技術(shù)參數(shù)完成3臺(tái)生產(chǎn)生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告CG202312001設(shè)備交付2024.4.5采購(gòu)部*三運(yùn)至公司指定倉(cāng)庫(kù)交付清單CG202312001驗(yàn)收2024.4.10-2024.4.15質(zhì)量部*九出具驗(yàn)收合格報(bào)告驗(yàn)收合格證明模板7：《合同履行日志》日期履約進(jìn)展簡(jiǎn)述問題及處理措施記錄人2024.2.20供應(yīng)商A反饋原材料延遲到貨，設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度延遲10天已與供應(yīng)商協(xié)商，要求其3月15日前完成生產(chǎn)，否則按合同第5.3條承擔(dān)違約責(zé)任*三2024.3.18供應(yīng)商A完成設(shè)備生產(chǎn)，提交《生產(chǎn)完成報(bào)告》及質(zhì)檢報(bào)告審核報(bào)告確認(rèn)符合技術(shù)參數(shù)，通知供應(yīng)商安排發(fā)貨*三模板8：《驗(yàn)收合格證明》合同名稱合同編號(hào)驗(yàn)收標(biāo)的驗(yàn)收日期驗(yàn)收部門驗(yàn)收人驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)設(shè)備采購(gòu)合同CG202312001數(shù)控機(jī)床3臺(tái)2024.4.12質(zhì)量部*九合格《設(shè)備技術(shù)協(xié)議》（附件1）驗(yàn)收結(jié)論：設(shè)備數(shù)量、規(guī)格、精度均符合合同約定，準(zhǔn)予入庫(kù)。驗(yàn)收方（蓋章）：公司質(zhì)量部日期：2024年4月12日模板9：《合同歸檔目錄》檔案編號(hào)合同名稱合同編號(hào)簽訂日期履行期限存放位置（檔案柜/電子路徑）附件清單（如審批文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）歸檔人歸檔日期HT2024001設(shè)備采購(gòu)合同CG2023120012024.1.52024.1-2024.6檔案室-01-03立項(xiàng)申請(qǐng)表、審核表、驗(yàn)收合格證明*十2024.7.1模板10：《合同履約總結(jié)報(bào)告》報(bào)告周期合同總數(shù)履約率逾期合同數(shù)主要逾期原因（如供應(yīng)商延遲、客戶需求變更）違約合同數(shù)違約類型（如付款延遲、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）改進(jìn)措施建議2024年Q21593%1供應(yīng)商A原材料延遲0/建立供應(yīng)商黑名單，加強(qiáng)原材料備貨管理四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要點(diǎn)（一）主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)合作方需提供最新營(yíng)業(yè)執(zhí)照（加蓋公章復(fù)印件）、行業(yè)相關(guān)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等），保證在合同有效期內(nèi)具備履約資質(zhì)；對(duì)簽約人身份進(jìn)行核實(shí)：法定代表人簽約需提供證件號(hào)碼復(fù)印件，授權(quán)代表簽約需提供《授權(quán)委托書》（明確委托事項(xiàng)、權(quán)限、期限），避免無(wú)權(quán)代理導(dǎo)致合同無(wú)效。（二）條款合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)合同條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“工傷概不負(fù)責(zé)”條款無(wú)效、“利息預(yù)先在本金中扣除”的約定無(wú)效）；格式條款需顯著提示對(duì)方注意免除或限制己方責(zé)任的條款（如“最終解釋權(quán)歸我方所有”），否則可能被認(rèn)定為無(wú)效；涉及外匯、進(jìn)出口、國(guó)有資產(chǎn)處置等特殊合同，需遵守相關(guān)行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如《外匯管理?xiàng)l例》《企業(yè)國(guó)有資產(chǎn)法》）。（三）履行監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)建立“合同履行-驗(yàn)收-付款”閉環(huán)管理，嚴(yán)禁未經(jīng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格即付款；對(duì)長(zhǎng)期履行的合同（如租賃合同、服務(wù)合同），定期（如每季度）檢查履約情況，留存書面記錄，避免因疏于管理導(dǎo)致權(quán)利喪失（如超過訴訟時(shí)效）；發(fā)生對(duì)方違約時(shí)，需在法定訴訟/仲裁時(shí)效內(nèi)（一般為3年）主張權(quán)利，避免因超過時(shí)效喪失勝訴權(quán)。（四）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)合同正本需由檔