合同評審及簽署流程規(guī)范一、適用業(yè)務(wù)范圍本規(guī)范適用于公司各類對外經(jīng)濟合同的評審、簽署及歸檔管理，涵蓋但不限于：采購合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）、銷售合同（產(chǎn)品、服務(wù)交付）、合作合同（聯(lián)合研發(fā)、市場推廣）、租賃合同（場地、設(shè)備）、委托合同（技術(shù)服務(wù)、咨詢）等。凡涉及公司權(quán)利義務(wù)、成本支出、收益獲取的對外書面協(xié)議，均需按本流程執(zhí)行。二、詳細操作步驟（一）合同需求發(fā)起發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部、項目部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同需求發(fā)起表》，明確以下信息：合同相對方名稱、合作背景、合作期限；合同標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準）；核心商務(wù)條款（金額、付款方式、交付節(jié)點、驗收標準）；特殊要求（如保密條款、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬）。提交審批：需求部門負責人對《合同需求發(fā)起表》進行初審，確認需求合理性和必要性后，提交至法務(wù)部門及財務(wù)部門備案。（二）合同文本起草起草責任：由業(yè)務(wù)部門牽頭，根據(jù)《合同需求發(fā)起表》內(nèi)容起草合同文本；涉及重大或復雜合同的（如金額超50萬元、涉外合作），需法務(wù)部門提前介入，提供起草指導。文本規(guī)范：合同文本需包含以下核心要素，且條款表述清晰、無歧義：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式）；標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式；權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式（優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟）；合同生效條件、附件清單（如技術(shù)協(xié)議、驗收標準）。（三）內(nèi)部多維度評審評審組織：法務(wù)部門牽頭，組織業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、相關(guān)技術(shù)部門（如需）召開合同評審會，或采取逐級會簽方式完成評審。評審分工及要點：業(yè)務(wù)部門：審核合作內(nèi)容與需求一致性、交付可行性、商務(wù)條款（如付款節(jié)點與業(yè)務(wù)進度匹配度）；財務(wù)部門：審核金額準確性、付款方式對公司現(xiàn)金流的影響、發(fā)票類型及稅務(wù)合規(guī)性；法務(wù)部門：審核主體資格（對方需提供營業(yè)執(zhí)照復印件及授權(quán)委托書）、條款合法性（避免無效條款）、權(quán)責對等性（違約責任是否覆蓋風險）、知識產(chǎn)權(quán)及保密條款完備性；技術(shù)部門（如需）：審核技術(shù)參數(shù)、驗收標準、服務(wù)支持方案的可行性。評審輸出：評審人需在《合同評審表》中明確填寫“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明具體意見；存在修改意見的，業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見調(diào)整文本后再次提交評審，直至達成一致。（四）合同對方確認文本送達：內(nèi)部評審通過后，業(yè)務(wù)部門將最終版合同文本正式送達對方（可采用郵件、紙質(zhì)文件郵寄或當面交付），并留存送達憑證（如簽收記錄、郵件發(fā)送截圖）。對方反饋：及時與對方溝通，確認其對合同條款的接受度；對方提出修改意見的，業(yè)務(wù)部門需評估影響，若涉及重大條款變更（如金額、核心權(quán)利義務(wù)），需重新啟動內(nèi)部評審流程。確認一致：雙方就合同條款達成完全一致后，由對方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章（合同專用章），保證簽字人身份與授權(quán)委托書一致。（五）合同正式簽署簽署方式：紙質(zhì)合同：一式兩份或三份（根據(jù)對方要求及公司存檔需要），雙方各執(zhí)一份（或公司留存兩份，對方一份），騎縫章加蓋于合同文本側(cè)面；電子合同：通過合法第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署過程符合《電子簽名法》要求，具有法律效力的電子合同文本。簽署權(quán)限：金額10萬元以下：業(yè)務(wù)部門負責人簽署；金額10萬-50萬元：分管副總簽署；金額50萬元以上：總經(jīng)理簽署。簽署存檔：合同簽署完成后，原件由行政部統(tǒng)一歸檔，業(yè)務(wù)部門可留存復印件或掃描件備查。（六）合同歸檔管理歸檔時限：合同簽署后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同文本、評審記錄、對方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、簽署憑證等資料整理完整，提交至行政部。歸檔編號：行政部按“年份-部門-合同類型-序號”規(guī)則對合同進行編號（如“2024-采-購-001”），登記《合同歸檔登記表》，保證每份合同可追溯。保管期限：合同保管期限一般為合同履行完畢后5年；涉及知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決的合同，保管期限延長至10年或至爭議解決完畢。三、常用模板清單（一）合同需求發(fā)起表序號需求部門合同類型相對方名稱合作期限標的描述金額（元）核心要求申請人日期1采購部采購合同科技有限公司2024.1.1-2024.12.31采購服務(wù)器10臺，配置：IntelXeonE5-2680v4/64GB內(nèi)存/2TBSSD500,000需含3年質(zhì)保，7*24小時售后響應(yīng)張*2023.12.15（二）合同評審表合同名稱評審環(huán)節(jié)評審部門/人評審內(nèi)容評審意見評審時間服務(wù)器采購合同商務(wù)條款采購部*交付時間：2024.1.15前；付款方式：簽約付30%，到貨付60%，質(zhì)保期滿付10%同意2023.12.18服務(wù)器采購合同法律條款法務(wù)部*第10條違約責任：逾期交貨按日0.05%違約金，需補充“上限不超過合同總額10%”修改后同意，補充違約金上限條款2023.12.19服務(wù)器采購合同財務(wù)條款財務(wù)部*付款方式符合財務(wù)制度，需明確發(fā)票類型為“增值稅專用發(fā)票”同意，補充發(fā)票要求2023.12.20（三）合同歸檔登記表歸檔編號合同名稱簽署日期簽署雙方金額（元）歸檔部門經(jīng)辦人存檔位置歸檔日期2024-采-購-001服務(wù)器采購合同2024.1.5采購部-科技500,000行政部李*A-2024-0012024.1.8四、關(guān)鍵風險提示條款嚴謹性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、數(shù)量、日期等需明確具體；違約責任需對應(yīng)實際損失，避免“違約方承擔一切責任”等無效條款。主體資格審核：對方為企業(yè)的，需核實營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否包含合作內(nèi)容；對方為自然人的，需核實證件號碼原件及復印件。評審完整性：嚴禁未經(jīng)評審直接簽署合同，或繞過法務(wù)/財務(wù)部門評審；緊急業(yè)務(wù)需經(jīng)分管副總特批后，最遲在簽署后24小