采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程快速參考手冊(cè)引言本手冊(cè)旨在為企業(yè)各部門提供清晰、規(guī)范的采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程指引，幫助相關(guān)人員快速掌握操作要點(diǎn)，保證采購(gòu)活動(dòng)高效、合規(guī)進(jìn)行，同時(shí)保障資源合理配置與風(fēng)險(xiǎn)控制。請(qǐng)各部門結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景參考使用。一、何時(shí)需要發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)申請(qǐng)需根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求發(fā)起，以下為常見(jiàn)觸發(fā)場(chǎng)景：日常辦公需求：如辦公用紙、文具、耗材等常規(guī)物資消耗至最低庫(kù)存需補(bǔ)充時(shí)；固定資產(chǎn)添置：如新增電腦、打印機(jī)、辦公家具等價(jià)值較高、使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)時(shí)；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：如承接新項(xiàng)目需采購(gòu)專用設(shè)備、材料或服務(wù)時(shí)（需附項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件）；維修維護(hù)需求：如現(xiàn)有設(shè)備故障需更換配件或委托第三方維修時(shí)；應(yīng)急采購(gòu)：如突發(fā)情況導(dǎo)致急需某類物資且無(wú)法通過(guò)常規(guī)流程采購(gòu)時(shí)（需注明緊急原因）。二、采購(gòu)申請(qǐng)全流程操作指南采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程分為“發(fā)起申請(qǐng)→部門審核→采購(gòu)復(fù)核→財(cái)務(wù)確認(rèn)→領(lǐng)導(dǎo)審批→執(zhí)行反饋”六個(gè)階段，各環(huán)節(jié)操作要點(diǎn)階段1：發(fā)起申請(qǐng)（申請(qǐng)人：需求部門經(jīng)辦人）操作步驟：明確需求：確認(rèn)所需采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)，保證描述清晰、無(wú)歧義（如“A4復(fù)印紙”需注明“70g白色，500張/包”）。填寫申請(qǐng)單：通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)或指定表單填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，填寫內(nèi)容包括：基本信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購(gòu)明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、需求到貨時(shí)間；采購(gòu)說(shuō)明：簡(jiǎn)述采購(gòu)原因（如“月度庫(kù)存補(bǔ)充”“新項(xiàng)目啟動(dòng)設(shè)備配置”）及特殊要求（如“需3年質(zhì)保”“安裝調(diào)試服務(wù)”）。附件：根據(jù)需求相關(guān)證明材料，如：固定資產(chǎn)采購(gòu)：資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告或技術(shù)參數(shù)需求表；項(xiàng)目采購(gòu)：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、預(yù)算明細(xì)表；大額采購(gòu)：至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（若緊急采購(gòu)可后續(xù)補(bǔ)）。提交申請(qǐng)：確認(rèn)信息無(wú)誤后，在系統(tǒng)中提交申請(qǐng)至部門負(fù)責(zé)人審批。階段2：部門審核（審批人：需求部門負(fù)責(zé)人）操作步驟：審核內(nèi)容：采購(gòu)需求的合理性：是否符合部門工作計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購(gòu)或過(guò)度申領(lǐng)；規(guī)格數(shù)量的準(zhǔn)確性：是否與實(shí)際工作需求匹配，避免浪費(fèi)；預(yù)算匹配度：是否在部門年度/月度預(yù)算范圍內(nèi)（超預(yù)算需提前說(shuō)明資金來(lái)源）。審核結(jié)果：通過(guò)：在系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門；駁回：注明駁回原因（如“需求描述不清晰”“預(yù)算不足”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。階段3：采購(gòu)復(fù)核（審核人：采購(gòu)部門專員）操作步驟：審核內(nèi)容：資質(zhì)合規(guī)性：采購(gòu)物品/服務(wù)是否屬于企業(yè)集中采購(gòu)目錄，是否需要公開(kāi)招標(biāo)或比價(jià)；需求明確性：規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)是否完整，是否存在無(wú)法采購(gòu)的模糊描述；流程規(guī)范性：附件是否齊全（如報(bào)價(jià)單、立項(xiàng)文件），緊急采購(gòu)是否說(shuō)明合理原因。處理方式：符合要求：確認(rèn)采購(gòu)方式（如公開(kāi)招標(biāo)、詢價(jià)、直接采購(gòu)），流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；需補(bǔ)充材料：通過(guò)OA系統(tǒng)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充附件（如“請(qǐng)補(bǔ)充3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單”）；不符合規(guī)定：說(shuō)明原因（如“該物品需納入年度集中采購(gòu)，暫無(wú)法單獨(dú)申請(qǐng)”），退回需求部門。階段4：財(cái)務(wù)確認(rèn)（審核人：財(cái)務(wù)部門專員）操作步驟：審核內(nèi)容：預(yù)算控制：采購(gòu)總金額是否在部門可用預(yù)算內(nèi)，跨部門采購(gòu)是否分?jǐn)傤A(yù)算；資金來(lái)源：預(yù)算外采購(gòu)是否提供專項(xiàng)資金批復(fù)（如總經(jīng)理特批文件）；成本合理性：預(yù)估單價(jià)是否與歷史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)匹配（差異超20%需說(shuō)明原因）。審核結(jié)果：預(yù)算合規(guī)：確認(rèn)資金到位，流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批；預(yù)算不足：通知需求部門調(diào)整采購(gòu)數(shù)量或規(guī)格，或申請(qǐng)追加預(yù)算。階段5：領(lǐng)導(dǎo)審批（審批人：按金額分級(jí)審批）根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限，具體標(biāo)準(zhǔn)如下（企業(yè)可根據(jù)實(shí)際調(diào)整）：采購(gòu)金額（人民幣）審批人5,000元以下需求部門負(fù)責(zé)人5,000-50,000元采購(gòu)分管副總經(jīng)理50,000-200,000元總經(jīng)理200,000元以上董事長(zhǎng)（或總經(jīng)理辦公會(huì)）操作步驟：審批人根據(jù)采購(gòu)事項(xiàng)的重要性、金額大小及合規(guī)性進(jìn)行審批；審批通過(guò)后，采購(gòu)部門啟動(dòng)采購(gòu)執(zhí)行；審批駁回的，由采購(gòu)部門通知需求部門并說(shuō)明原因。階段6：執(zhí)行反饋（執(zhí)行人：采購(gòu)部門、供應(yīng)商）操作步驟：采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門根據(jù)審批結(jié)果選擇供應(yīng)商（招標(biāo)/詢價(jià)結(jié)果確定后），簽訂采購(gòu)合同，跟蹤訂單進(jìn)度，保證按時(shí)到貨/提供服務(wù)。到貨驗(yàn)收：需求部門收到物品/服務(wù)后，組織驗(yàn)收（至少2人參與），確認(rèn)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合要求，填寫《驗(yàn)收單》并簽字確認(rèn)。結(jié)果反饋：采購(gòu)部門將驗(yàn)收單、合同、發(fā)票等材料提交財(cái)務(wù)部門辦理付款；通過(guò)OA系統(tǒng)將采購(gòu)結(jié)果（供應(yīng)商、到貨時(shí)間、驗(yàn)收情況）同步給申請(qǐng)人和審批人。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板示例采購(gòu)申請(qǐng)單基本信息內(nèi)容申請(qǐng)部門申請(qǐng)人（經(jīng)辦人姓名）聯(lián)系方式（部門固定電話）申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位（如：臺(tái)/套/批）數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）需求到貨時(shí)間年月日采購(gòu)說(shuō)明采購(gòu)原因（如：月度補(bǔ)充、項(xiàng)目新增等）特殊要求（如：質(zhì)保期、安裝服務(wù)等）附件清單（如：報(bào)價(jià)單、立項(xiàng)文件等）審批流程簽字/日期需求部門負(fù)責(zé)人審批采購(gòu)部門復(fù)核意見(jiàn)財(cái)務(wù)部門確認(rèn)意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）總經(jīng)理審批（如需）備注四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題（一）關(guān)鍵注意事項(xiàng)提前規(guī)劃：常規(guī)采購(gòu)建議提前3-5個(gè)工作日提交申請(qǐng)，避免因?qū)徟鞒萄诱`影響工作；預(yù)算控制：采購(gòu)前需確認(rèn)部門預(yù)算余額，超預(yù)算采購(gòu)需提前15個(gè)工作日申請(qǐng)資金審批；描述規(guī)范：采購(gòu)物品名稱、規(guī)格等需使用標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)，避免使用“大概”“類似”等模糊表述；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況需緊急采購(gòu)（如設(shè)備故障影響生產(chǎn)），需在申請(qǐng)單中注明“緊急采購(gòu)”，由部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)雙簽后優(yōu)先審批，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)材料；留存憑證：采購(gòu)過(guò)程中需保存合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等憑證，保存期限不少于3年。（二）常見(jiàn)問(wèn)題解答Q1：采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤缓蟀l(fā)覺(jué)信息填寫錯(cuò)誤，如何處理？A1：若申請(qǐng)尚未進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)，可自行撤回修改后重新提交；若已進(jìn)入審批環(huán)節(jié)，需聯(lián)系當(dāng)前審批人駁回，修改后重新發(fā)起。Q2：多個(gè)部門共同采購(gòu)的物品，如何申請(qǐng)？A2：由主需求部門發(fā)起申請(qǐng)，在“申請(qǐng)部門”欄填寫“部門、部門聯(lián)合申請(qǐng)”，預(yù)估總價(jià)需明確各部門分?jǐn)偨痤~，并由各部門負(fù)責(zé)人依次審批。Q3：供應(yīng)商選擇有哪些要求？A3：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商；名錄內(nèi)無(wú)法滿足需求的，需通過(guò)詢價(jià)比價(jià)（至少3