通用財務(wù)報銷流程在線操作手冊一、適用場景與對象本手冊適用于公司全體員工因公支出費用的在線報銷操作，涵蓋日常辦公費用（如文具采購、通訊費）、差旅費用（如交通、住宿）、業(yè)務(wù)招待費用、培訓(xùn)費用等多種常見報銷類型。無論是員工個人申請報銷，還是部門統(tǒng)一匯總提交，均可通過在線系統(tǒng)完成流程，提升報銷效率與規(guī)范性。同時本手冊也為部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)審核人員提供操作指引，保證全流程協(xié)同順暢。二、詳細(xì)操作步驟指引（一）系統(tǒng)登錄與模塊進入登錄系統(tǒng)：員工通過公司內(nèi)部系統(tǒng)入口，使用個人工號及密碼登錄賬號（首次登錄需修改初始密碼，保證賬戶安全）。進入報銷模塊：登錄后，在系統(tǒng)首頁導(dǎo)航欄找到“財務(wù)報銷”選項，進入報銷管理平臺。（二）新建報銷單并填寫基礎(chǔ)信息創(chuàng)建報銷單：在報銷管理平臺“新建報銷單”，選擇報銷類型（如“日常辦公費”“差旅費”等，系統(tǒng)將根據(jù)類型自動匹配必填項）。填寫基礎(chǔ)信息：報銷人信息：系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)員工姓名、工號、部門，無需手動填寫；報銷事由：簡要說明費用發(fā)生原因（如“項目采購辦公用品”“地區(qū)出差調(diào)研”等，需清晰具體）；報銷周期：選擇費用所屬的起止日期（如“2023年10月1日-2023年10月7日”）；預(yù)算科目：根據(jù)費用類型選擇對應(yīng)預(yù)算科目（如“行政辦公費”“差旅費”等，保證與預(yù)算匹配）。（三）添加費用明細(xì)并附件填寫費用明細(xì)：逐筆添加費用項目：“添加費用明細(xì)”，輸入費用名稱（如“A4復(fù)印紙”“高鐵票”）、發(fā)生日期、金額（支持小數(shù)點后兩位，需與原始憑證一致）、數(shù)量及單價（如適用）；匯總同類費用：若有多筆同類費用（如多張交通費票據(jù)），可使用“合并錄入”功能，輸入總金額及筆數(shù)，系統(tǒng)自動拆分明細(xì)。合規(guī)憑證：“附件”區(qū)域，將費用對應(yīng)的原始憑證掃描或拍照（支持JPG、PDF格式，單個文件不超過5MB，需保證清晰可辨）；附件命名規(guī)范：建議按“費用類型-日期-內(nèi)容”命名（如“辦公費-20231007-打印費憑證”），便于審核；必傳附件說明：不同費用類型需對應(yīng)不同憑證（如差旅費需交通憑證、住宿明細(xì)；辦公費需采購清單等，具體以公司財務(wù)要求為準(zhǔn)）。（四）提交報銷單并選擇審批流檢查信息完整性：提交前，系統(tǒng)自動校驗必填項（如報銷人信息、費用明細(xì)、附件等），若存在遺漏會提示補充；同時核對金額合計是否正確，保證大寫與小寫金額一致。選擇審批流程：根據(jù)費用金額及類型，選擇對應(yīng)審批流程（如“部門負(fù)責(zé)人審批→財務(wù)審核→出納打款”，或“部門負(fù)責(zé)人審批→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→財務(wù)審核→出納打款”，具體流程權(quán)限由系統(tǒng)預(yù)設(shè)）。提交報銷單：確認(rèn)無誤后，“提交”按鈕，系統(tǒng)將自動推送審批任務(wù)給下一環(huán)節(jié)審批人（如部門負(fù)責(zé)人*），同時發(fā)送短信或系統(tǒng)消息提醒。（五）跟蹤審批進度與查看結(jié)果進度查詢：在報銷管理平臺“我的報銷單”列表中，可查看當(dāng)前報銷單的審批狀態(tài)（如“待部門審批”“財務(wù)審核中”“已打款”“已退回”等），系統(tǒng)會實時更新流程節(jié)點及審批人操作記錄。結(jié)果反饋：審批通過：系統(tǒng)自動推送“審批通過”通知，財務(wù)人員將在1-3個工作日內(nèi)完成打款（具體以銀行到賬時間為準(zhǔn)）；審批退回：若審批人認(rèn)為信息不完整或費用不合規(guī)，系統(tǒng)會標(biāo)注退回原因，員工需在3個工作日內(nèi)修改后重新提交（逾期未處理將自動關(guān)閉報銷單）。（六）財務(wù)審核與打款（員工無需操作，知曉即可）財務(wù)審核：財務(wù)人員收到報銷單后，重點審核費用真實性、合規(guī)性、預(yù)算匹配度及附件完整性，審核通過后提交至出納；出納打款：出納根據(jù)審核通過的報銷單，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將報銷款項打入員工綁定的工資卡賬戶，員工可在“我的報銷單”中查看打款記錄。三、報銷單填寫模板參考費用明細(xì)表序號費用項目發(fā)生日期金額（元）數(shù)量單價（元）事由說明附件名稱1高鐵票2023-10-05350.001350.00北京至上海出差調(diào)研交通費憑證-20231005.pdf2住宿費2023-10-05680.001680.00上海酒店住宿2晚住宿費明細(xì)-20231005.pdf3辦公用品2023-10-07120.50524.10采購筆記本、簽字筆采購清單-20231007.jpg合計1150.50填寫說明序號：按費用發(fā)生順序填寫，不可重復(fù)；金額：小寫金額需與大寫金額一致（系統(tǒng)自動校驗大寫）；事由說明：每筆費用需單獨說明，避免籠統(tǒng)填寫“差旅費”“辦公費”等；附件名稱：需與的文件名完全一致，保證可追溯。四、操作要點與常見問題提示（一）金額填寫規(guī)范費用金額需與原始憑證完全一致，不得虛報、漏報；小寫金額保留兩位小數(shù)（如“120.00”），大寫金額需使用“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、元、角、分”等規(guī)范漢字（如“壹仟貳佰元整”）。（二）附件要求所有附件需清晰顯示費用發(fā)生時間、金額、事由等關(guān)鍵信息，模糊或殘缺的附件將導(dǎo)致審核不通過；電子附件需為原件掃描件或照片，不得使用截圖（特殊情況需財務(wù)部門確認(rèn)）；若涉及多人共同費用（如團隊招待費），需附上參與人員名單及費用分?jǐn)傉f明。（三）審批時效員工需在費用發(fā)生后的30天內(nèi)提交報銷單，逾期將無法提交（特殊情況需提前向財務(wù)部門申請延期）；審批人需在收到報銷單后的2個工作日內(nèi)完成審批，逾期未處理系統(tǒng)將自動催促。（四）信息真實性員工需對報銷信息的真實性、完整性負(fù)全責(zé)，禁止虛構(gòu)費用、偽造憑證等行為，違者將按公司規(guī)定處理；若因填寫錯誤導(dǎo)致報銷單退回，需及時修改并重