行政辦公用品申請與采購流程標準化模板一、適用范圍與場景說明二、標準化操作流程步驟（一）第一步：需求發(fā)起與申請操作主體：需求部門員工/部門指定對接人操作說明：員工根據(jù)實際工作需要，填寫《辦公用品申請表》（詳見配套表格模板），準確填寫物品名稱、規(guī)格型號、單位、申請數(shù)量、用途說明（需明確用于日常辦公/專項工作等）、預計使用日期等信息。對于新增品類（如公司未使用過的辦公用品）或單次申請金額超過500元的物品，需在申請表中補充“采購理由”（如現(xiàn)有庫存不足、新項目需求等）及“預算參考”（可查詢歷史采購價或市場預估價）。申請表填寫完成后，提交至部門負責人進行初審。（二）第二步：部門初審操作主體：需求部門負責人操作說明：部門負責人核對申請表內(nèi)容的完整性與合理性，重點確認：申請物品是否為部門工作必需；申請數(shù)量是否符合實際需求（避免過量申領導致積壓）；用途說明與部門工作計劃是否匹配。初審通過后，在部門負責人意見欄簽字確認，并將申請表轉交至行政部；若初審不通過，需注明原因并退回申請人修改。（三）第三步：行政部復核與審批操作主體：行政部專員/行政部負責人操作說明：行政部收到申請表后，3個工作日內(nèi)完成復核，重點核查：物品是否在《辦公用品采購目錄》范圍內(nèi)（若為目錄外物品，需額外說明必要性）；現(xiàn)有庫存是否滿足需求（如庫存充足，告知申請人直接領用；庫存不足，則啟動采購流程）；申請數(shù)量與預算是否符合公司辦公用品管理規(guī)定（如單次申請金額超1000元，需報請分管領導審批）。復核通過后，行政部在審批意見欄簽字確認，并分類處理：常規(guī)物品匯總后按月度采購；緊急物品（如3日內(nèi)必須使用）啟動緊急采購流程。（四）第四步：采購執(zhí)行操作主體：行政部采購專員/指定采購人員操作說明：行政部根據(jù)審批通過的申請表，制定采購計劃，明確采購物品清單、數(shù)量、預算及交付時間。采購方式遵循“質(zhì)優(yōu)價廉、合規(guī)透明”原則：常規(guī)物品（如A4紙、簽字筆等）：與公司定點供應商對接，按協(xié)議價格采購；新增品類或特殊物品：需進行至少2家供應商比價（比價記錄需留存），選擇性價比最優(yōu)的供應商；緊急采購：可臨時聯(lián)系供應商，但需保證物品質(zhì)量與價格合理，事后補辦比價手續(xù)。采購完成后，供應商開具《送貨單》，行政部核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購計劃一致，確認無誤后簽字接收。（五）第五步：入庫驗收與登記操作主體：行政部倉庫管理員操作說明：物品送達后，倉庫管理員與采購專員共同驗收，重點檢查：物品外觀是否完好、無破損；規(guī)格型號、數(shù)量是否與采購計劃及《送貨單》一致；部分物品需驗證質(zhì)量（如打印機的打印效果、計算器的運算準確性等）。驗收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》（詳見配套表格模板），記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商、采購單價等信息，并更新《辦公用品庫存臺賬》；驗收不合格的，及時聯(lián)系供應商退換貨。（六）第六步：領用發(fā)放與登記操作主體：需求部門員工/倉庫管理員操作說明：申請人憑審批通過的《辦公用品申請表》（原件或復印件）到行政部倉庫領用物品。倉庫管理員核對申請表與實際領用物品信息，確認無誤后發(fā)放物品，并要求申請人在《辦公用品領用登記表》（詳見配套表格模板）上簽字確認（需注明領用日期、物品名稱、數(shù)量等信息）。對于部門批量領用的，可由部門指定對接人統(tǒng)一領取，再分發(fā)至員工個人，但需做好內(nèi)部領用記錄備查。三、配套表格模板表1：辦公用品申請表申請單號申請人部門聯(lián)系方式申請日期物品名稱規(guī)格型號單位申請數(shù)量用途說明預算金額（元）預計使用日期新增品類（是/否）采購理由（如需）部門負責人意見：簽字：日期：行政部審批意見：簽字：日期：備注：表2：辦公用品入庫登記表入庫單號入庫日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量供應商采購單價（元）總價（元）驗收人入庫人備注：表3：辦公用品領用登記表領用單號領用日期領用人部門物品名稱規(guī)格型號單位領用數(shù)量領用事由庫存數(shù)量領用人簽字發(fā)料人簽字備注：四、執(zhí)行要點與注意事項（一）需求真實性管理申請人需對申請信息的真實性負責，嚴禁虛報、多報物品需求或挪作他用。部門負責人需加強初審把關，避免不合理需求進入后續(xù)流程。（二）審批時效要求部門負責人需在收到申請表后1個工作日內(nèi)完成初審；行政部需在收到申請表后3個工作日內(nèi)完成復核與審批（緊急物品需在24小時內(nèi)反饋），保證流程高效，不影響辦公需求。（三）采購合規(guī)性把控采購必須遵守公司采購管理規(guī)定，優(yōu)先選擇定點供應商，嚴格執(zhí)行比價流程（緊急采購后需補辦手續(xù)），禁止違規(guī)采購或向不合格供應商采購。（四）庫存動態(tài)管理行政部倉庫管理員每月末對庫存物品進行盤點，保證賬實相符；對臨近保質(zhì)期的物品（如墨盒、打印液等）及時通知使用部門領用，避免過期浪費；對長期積壓物品分析原因，調(diào)整后續(xù)采購計劃。（五）領用規(guī)范與節(jié)約要求員工按需領用，杜絕浪費（如一次性領用大量長期不用的物品）；領用后妥善保管物品，延長使用壽命；行政