2026年金屬制品公司公章證照分級審批管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公章證照管理，明確分級審批權(quán)限，防范使用風(fēng)險，保障公司經(jīng)營活動合法有序開展，依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國印章管理辦法》《企業(yè)法人登記管理條例》及公司行政管理制度、財務(wù)管理制度，結(jié)合金屬制品行業(yè)涉及生產(chǎn)資質(zhì)、產(chǎn)品認證、合同簽訂等高頻使用公章證照的業(yè)務(wù)特點，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有公章與證照的申請、審批、使用、保管、歸還全流程管理。其中，公章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、人事專用章、部門專用章（如生產(chǎn)部章、銷售部章）；證照包括營業(yè)執(zhí)照（正副本）、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書（如ISO9001）、特種設(shè)備使用登記證、稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證等。參與公章證照申請、審批、保管、使用的各部門及全體員工，均適用本制度。第三條基本原則遵循分級管控原則，根據(jù)公章證照重要程度、使用場景風(fēng)險等級，劃分不同審批層級，重要公章證照（如公司公章、營業(yè)執(zhí)照）審批層級高于一般類（如部門專用章、普通資質(zhì)證書）；遵循權(quán)責(zé)對應(yīng)原則，審批人對審批事項的合法性、必要性負責(zé)，使用人對使用過程的合規(guī)性負責(zé)，保管人對資產(chǎn)安全負責(zé)；遵循全程留痕原則，公章證照申請、審批、使用、歸還均需記錄，形成可追溯的管理臺賬；遵循風(fēng)險防控原則，嚴禁無審批用印、無證照使用，嚴禁擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借證照，防范偽造、濫用風(fēng)險。第四條管理目標實現(xiàn)審批規(guī)范目標，公章證照使用審批合規(guī)率100%，無超權(quán)限、無審批使用情況；實現(xiàn)保管安全目標，公章證照保管完好率100%，無丟失、損壞、被盜情況；實現(xiàn)記錄完整目標，使用臺賬記錄準確率100%，關(guān)鍵信息（使用人、用途、時間）無遺漏；實現(xiàn)風(fēng)險可控目標，年度因公章證照使用引發(fā)的法律糾紛、經(jīng)營損失發(fā)生率為0。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條組織架構(gòu)設(shè)置成立公章證照管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理任組長，分管行政、財務(wù)的副總經(jīng)理任副組長，成員包括行政部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人（或外聘法務(wù)）、人事部門負責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開公章證照管理會議，審批公章新增/注銷、證照變更/補辦方案，處理使用過程中的重大風(fēng)險事項。設(shè)立公章證照管理執(zhí)行小組，由行政部門負責(zé)人任組長，行政部門公章證照管理員任副組長，成員包括財務(wù)部門印章保管人、各部門行政聯(lián)絡(luò)員，負責(zé)日常審批流程管理、臺賬維護、使用監(jiān)督，每月提交管理工作報告。第六條部門職責(zé)行政部門是公章證照管理的牽頭部門，負責(zé)制定公章證照管理細則，明確分類標準與審批權(quán)限；統(tǒng)一保管公司公章、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等核心公章證照；審核使用申請的必要性、合規(guī)性；建立管理臺賬，記錄使用全流程；定期檢查公章證照保管情況，每季度開展盤點。財務(wù)部門負責(zé)保管財務(wù)專用章、法定代表人章（銀行預(yù)留印鑒）、銀行開戶許可證、稅務(wù)登記證；按財務(wù)制度審核財務(wù)類用印申請（如支票、匯款單）；配合行政部門開展財務(wù)類證照的年檢、變更工作。法務(wù)部門負責(zé)審核公章使用涉及的合同、協(xié)議等法律文件，判斷內(nèi)容合法性；協(xié)助處理公章證照使用引發(fā)的法律糾紛；參與公章證照管理制度修訂，提供法律意見。各業(yè)務(wù)部門（生產(chǎn)、銷售、采購等）負責(zé)本部門專用章（如銷售部章）的申請與使用，按業(yè)務(wù)需求提交公章證照使用申請；對申請事項的真實性、必要性負責(zé)；使用后按規(guī)定及時歸還，配合執(zhí)行小組檢查。人事部門負責(zé)保管人事專用章、員工資質(zhì)證書（如焊工證、安全員證）；審核人事類用印申請（如勞動合同、離職證明）；配合行政部門開展人事相關(guān)證照的管理。第七條崗位工作職責(zé)管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長審批公章新增/注銷、證照變更/補辦申請，決策重大使用爭議；副組長組織制定管理細則，監(jiān)督執(zhí)行小組工作，審核管理工作報告。執(zhí)行小組組長審核核心公章證照使用申請，協(xié)調(diào)跨部門使用需求；組織公章證照盤點，處理日常管理問題；編寫月度管理工作報告。行政公章證照管理員負責(zé)核心公章證照的日常保管（存放于帶鎖保險柜），每日檢查保險柜安全性；審核使用申請材料完整性，按審批權(quán)限提交審批；記錄使用臺賬，及時更新臺賬信息；辦理證照年檢、變更、補辦手續(xù)，確保證照有效期內(nèi)使用。財務(wù)印章保管人負責(zé)財務(wù)專用章、法定代表人章的保管，與財務(wù)負責(zé)人分別保管銀行預(yù)留印鑒；審核財務(wù)類用印申請，確認符合財務(wù)流程；使用后立即歸位，每日核對印章數(shù)量；配合行政部門盤點財務(wù)類印章。部門行政聯(lián)絡(luò)員負責(zé)本部門專用章的保管與使用登記；收集本部門公章證照使用需求，協(xié)助填寫申請單；使用后督促歸還，每月向執(zhí)行小組提交本部門使用情況；配合執(zhí)行小組開展檢查。法務(wù)審核專員審核合同、協(xié)議等用印文件，重點核查條款合法性、權(quán)利義務(wù)對等性；對存在法律風(fēng)險的文件提出修改建議，未修改合格的不予通過審核；記錄法律審核意見，納入使用臺賬。第三章公章證照分類與分級審批標準第八條公章分類與審批權(quán)限公章按重要程度分為三級。一級公章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章，使用需經(jīng)最高層級審批：使用公司公章簽訂重大合同（金額≥500萬元）、對外出具法律文件（如授權(quán)委托書、承諾函），需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人→法務(wù)審核→分管副總經(jīng)理→總經(jīng)理審批；簽訂一般合同（金額100-500萬元）、出具常規(guī)證明文件，需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人→法務(wù)審核→分管副總經(jīng)理審批；金額＜100萬元的合同、內(nèi)部文件用印，需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人→法務(wù)審核審批。使用法定代表人章（非財務(wù)用途），需經(jīng)部門負責(zé)人→財務(wù)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人→分管副總經(jīng)理審批；財務(wù)用途（如銀行匯款、支票）需經(jīng)部門負責(zé)人→財務(wù)部門負責(zé)人審批。使用合同專用章，審批流程與公司公章一致，按合同金額劃分層級。二級公章包括財務(wù)專用章、人事專用章，使用審批層級次之：財務(wù)專用章用于銀行結(jié)算、稅務(wù)申報，需經(jīng)部門負責(zé)人→財務(wù)部門負責(zé)人審批；用于財務(wù)報表、審計報告，需經(jīng)部門負責(zé)人→財務(wù)部門負責(zé)人→分管副總經(jīng)理審批。人事專用章用于勞動合同、員工證明、薪酬確認單，需經(jīng)部門負責(zé)人→人事部門負責(zé)人審批；用于員工晉升、調(diào)崗文件，需經(jīng)部門負責(zé)人→人事部門負責(zé)人→分管副總經(jīng)理審批。三級公章包括各部門專用章（生產(chǎn)部章、銷售部章），使用審批層級最低：用于部門內(nèi)部通知、工作聯(lián)絡(luò)單，需經(jīng)部門負責(zé)人審批；用于對外傳遞非法律性資料（如產(chǎn)品報價單、生產(chǎn)進度函），需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門聯(lián)絡(luò)員備案審批。第九條證照分類與審批權(quán)限證照按使用風(fēng)險分為三級。一級證照包括營業(yè)執(zhí)照（正副本）、生產(chǎn)許可證、特種設(shè)備使用登記證，使用需經(jīng)嚴格審批：借出營業(yè)執(zhí)照原件辦理政府審批（如資質(zhì)申請、項目備案），需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人→分管副總經(jīng)理→總經(jīng)理審批；借出原件用于銀行、合作方驗證，需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人→分管副總經(jīng)理審批；復(fù)印營業(yè)執(zhí)照（加蓋“僅供XX用途，再次復(fù)印無效”章），需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人審批。借出生產(chǎn)許可證、特種設(shè)備使用登記證原件，審批流程與營業(yè)執(zhí)照一致；復(fù)印需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人審批。二級證照包括產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證，使用審批層級次之：借出原件用于客戶驗廠、供應(yīng)商審核，需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門負責(zé)人審批；復(fù)印用于投標、合作資料提交，需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門聯(lián)絡(luò)員審批。三級證照包括員工集體資質(zhì)證書（如ISO9001內(nèi)審員證）、普通產(chǎn)品檢測報告，使用審批層級最低：借出或復(fù)印用于內(nèi)部培訓(xùn)、客戶咨詢，需經(jīng)部門負責(zé)人審批；用于對外展示（如展會宣傳），需經(jīng)部門負責(zé)人→行政部門聯(lián)絡(luò)員備案。第十條特殊場景審批規(guī)定緊急使用場景（如搶險救災(zāi)、緊急合同簽訂，無法按常規(guī)流程審批），可啟動應(yīng)急審批：使用一級公章證照，需先通過電話、微信向?qū)?yīng)審批人申請，獲得口頭同意后使用，24小時內(nèi)補填書面申請單，完善審批流程；使用二級、三級公章證照，需向部門負責(zé)人、行政部門負責(zé)人口頭申請，48小時內(nèi)補填申請單。異地使用場景（如出差在外需使用證照復(fù)印件），需提前提交申請，審批通過后由行政部門郵寄復(fù)印件（加蓋用途章），嚴禁攜帶原件異地使用；確需攜帶原件（如異地投標），需經(jīng)總經(jīng)理審批，指定專人攜帶，使用后24小時內(nèi)歸還。多人共用場景（如同一合同需多部門用印），由牽頭部門統(tǒng)一申請，按最高層級審批流程辦理，使用臺賬需記錄所有參與部門及使用人。第四章使用流程與保管要求第十一條使用申請與審批流程使用人需提前填寫《公章證照使用申請單》，明確使用類型（公章/證照）、名稱、用途、使用時間、歸還時間、使用地點，附相關(guān)支撐材料（如合同草案、申請文件、客戶需求函）；部門行政聯(lián)絡(luò)員協(xié)助核對材料完整性，提交部門負責(zé)人審批。審批按分級標準流轉(zhuǎn)，各級審批人在1個工作日內(nèi)完成審核，對不符合要求的（如材料缺失、用途不明），注明原因后退回，使用人補充完善后重新申請；涉及法務(wù)審核的，法務(wù)專員需在1個工作日內(nèi)出具審核意見，無異議后方可進入下一審批環(huán)節(jié)。審批通過后，使用人持申請單到保管人處領(lǐng)取公章證照：使用公章時，保管人需現(xiàn)場監(jiān)督用印，確認與申請用途一致，嚴禁在空白文件上用??；使用證照時，保管人核對申請單與證照信息，登記借出時間、使用人，原件需在申請的使用時間內(nèi)歸還，復(fù)印件需加蓋用途限制章。使用完成后，公章立即歸位，保管人核對印章完好性；證照原件需在24小時內(nèi)歸還（特殊情況經(jīng)審批可延長至3個工作日），保管人檢查證照無損壞后，在臺賬中記錄歸還時間；使用過程中產(chǎn)生的文件（如蓋章后的合同、證照復(fù)印件），需提交1份給行政部門存檔。第十二條保管要求公章保管需符合安全標準：一級公章存放于行政部門雙鎖保險柜，鑰匙由行政部門負責(zé)人與公章證照管理員分別保管，開啟需兩人同時在場；二級公章中，財務(wù)專用章存放于財務(wù)部門保險柜，人事專用章存放于人事部門帶鎖文件柜；三級公章存放于各部門帶鎖文件柜，由部門行政聯(lián)絡(luò)員保管。每日下班前，保管人需檢查公章是否歸位、保險柜是否鎖閉，填寫《每日保管檢查記錄》；每周對公章進行清潔、檢查，確保無損壞、無污漬；每月配合執(zhí)行小組盤點，核對公章數(shù)量與臺賬一致性。證照保管需注重完整性與時效性：一級、二級證照原件存放于行政部門保險柜，按類型分類存放，張貼標簽注明名稱、有效期；復(fù)印件按用途整理歸檔，標注使用記錄；三級證照原件由對應(yīng)部門保管，復(fù)印件統(tǒng)一交行政部門備案。保管人需跟蹤證照有效期，在到期前3個月提醒行政部門辦理年檢、續(xù)期；發(fā)現(xiàn)證照損壞、遺失，需立即上報執(zhí)行小組，24小時內(nèi)啟動補辦流程，同時采取風(fēng)險防控措施（如登報聲明作廢）。嚴禁保管人擅自將公章證照交他人代管，確需臨時交接（如請假），需經(jīng)部門負責(zé)人審批，辦理交接手續(xù)，記錄交接人、時間、物品狀態(tài)，交接后由接收人承擔(dān)保管責(zé)任。第五章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十三條監(jiān)督檢查機制日常監(jiān)督由執(zhí)行小組負責(zé)，每月檢查公章證照使用臺賬，核查審批流程完整性、記錄準確性，重點抽查一級公章證照使用情況；檢查保管環(huán)境安全性，查看保險柜鎖閉、文件柜完好情況；對發(fā)現(xiàn)的問題（如審批遺漏、記錄不全），下達《整改通知書》，限期3個工作日內(nèi)整改，跟蹤整改結(jié)果。專項監(jiān)督由管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)，每季度開展公章證照專項檢查，隨機抽取使用文件（如合同、證明），核對與臺賬記錄的一致性；檢查證照有效期與年檢情況，確保無過期使用；評估審批權(quán)限執(zhí)行情況，是否存在超權(quán)限審批；檢查結(jié)果納入部門績效考核。外部監(jiān)督響應(yīng)由行政部門負責(zé)，配合政府部門（如市場監(jiān)管局、公安局）對公章證照的檢查，提供管理臺賬、審批記錄；對檢查提出的問題，制定整改方案，10個工作日內(nèi)完成整改并提交報告；將外部檢查結(jié)果反饋至領(lǐng)導(dǎo)小組，作為制度修訂依據(jù)。第十四條考核管理考核對象包括部門與個人，部門考核指標包括公章證照使用合規(guī)率（無審批、超權(quán)限使用次數(shù)為0）、保管完好率（無丟失、損壞）、臺賬記錄完整率（100%記錄關(guān)鍵信息）；個人考核指標包括審批及時性（1個工作日內(nèi)完成審核）、使用后歸還及時性（24小時內(nèi)歸還）、保管檢查記錄完整性?？己酥芷跒榧径瓤己伺c年度考核，季度考核由執(zhí)行小組開展，根據(jù)日常監(jiān)督、專項檢查結(jié)果評分；年度考核結(jié)合季度考核平均分與外部檢查結(jié)果評分?？己私Y(jié)果應(yīng)用于部門績效與個人績效：部門季度考核優(yōu)秀（90分及以上）的，給予績效加分，優(yōu)先獲得行政資源支持；不合格（低于70分）的，扣減部門績效，部門負責(zé)人接受約談。個人季度考核優(yōu)秀的，績效工資按110%發(fā)放；合格（70-89分）的按100%發(fā)放；不合格的按80%發(fā)放，且需參加公章證照管理培訓(xùn)；年度考核優(yōu)秀的個人，評為“公章證照管理先進個人”，給予獎金與榮譽證書，優(yōu)先晉升。第十五條責(zé)任追究對違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，視情節(jié)輕重追究責(zé)任：無審批、超權(quán)限使用公章證照，導(dǎo)致公司產(chǎn)生法律糾紛或經(jīng)濟損失（如合同無效、罰款）的，追究使用人、審批人責(zé)任，使用人承擔(dān)損失金額的20%-50%，審批人承擔(dān)10%-30%；情節(jié)嚴重的，下調(diào)崗位等級，年度不得評優(yōu)；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)處理。保管人因保管不當(dāng)導(dǎo)致公章證照丟失、損壞，需立即上報并配合補辦，承擔(dān)補辦費用；丟失