企業(yè)合同審批與檔案管理系統(tǒng)模板使用指南一、系統(tǒng)適用場景與價值體現(xiàn)本系統(tǒng)適用于各類企業(yè)（涵蓋中小型企業(yè)、集團(tuán)化公司等）的全生命周期合同管理需求，尤其適合合同數(shù)量多、審批流程復(fù)雜、檔案追溯要求高的場景。具體包括：多部門協(xié)作場景：如采購部門發(fā)起采購合同、銷售部門對接銷售合同、行政部門處理服務(wù)類合同，需跨部門協(xié)同審批；合規(guī)風(fēng)控場景：企業(yè)需保證合同條款符合法律法規(guī)要求，規(guī)避法律風(fēng)險，留存審批過程痕跡；檔案管理場景：合同簽署后需規(guī)范歸檔，支持快速查詢、調(diào)閱及統(tǒng)計分析，滿足審計、追溯需求；效率提升場景：通過線上化審批減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)時間，實(shí)時跟蹤合同進(jìn)度，避免因流程停滯導(dǎo)致的業(yè)務(wù)延誤。二、系統(tǒng)操作全流程指南（一）合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起入口：登錄系統(tǒng)后，“合同管理”模塊下的“新建合同”，選擇合同類型（如采購合同、銷售合同、勞動合同、服務(wù)合同等）。填寫基礎(chǔ)信息：合同名稱：需明確體現(xiàn)合同核心內(nèi)容（如“2024年度辦公設(shè)備采購合同”）；合同編號：系統(tǒng)自動（規(guī)則：部門縮寫+年份+流水號，如“CG2024-001”），支持手動修改（需保證唯一性）；對方主體信息：填寫對方單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（號代替，如“聯(lián)系人：經(jīng)理，電話：138”）；合同關(guān)鍵要素：合同金額、幣種、合同期限、履行地點(diǎn)、主要條款概述（如交貨方式、付款條件、違約責(zé)任等）。附件：關(guān)聯(lián)合同草案、技術(shù)附件、資質(zhì)文件（如對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等），支持PDF、Word、Excel格式，單附件不超過50MB。提交審批：確認(rèn)信息無誤后，“提交”，選擇審批流程模板（如“標(biāo)準(zhǔn)采購審批流程”“重大合同審批流程”）。（二）多級審批流程配置與執(zhí)行審批流程設(shè)置：系統(tǒng)支持自定義審批流程，根據(jù)合同金額、類型等維度配置審批節(jié)點(diǎn)。示例（標(biāo)準(zhǔn)采購合同流程）：部門負(fù)責(zé)人審批：審核合同內(nèi)容與部門業(yè)務(wù)需求的匹配度、預(yù)算合理性；法務(wù)部審核：重點(diǎn)審查合同條款合法性、合規(guī)性、權(quán)利義務(wù)對等性，出具法律意見；財務(wù)部審核：確認(rèn)付款方式、發(fā)票類型、資金安排是否符合財務(wù)制度；總經(jīng)理審批：對金額超過萬元（如50萬元）的合同進(jìn)行最終審批。審批操作規(guī)范：審批人需在收到審批通知后1個工作日內(nèi)查看合同，如需補(bǔ)充材料，可“退回發(fā)起人”并注明原因；支持在線批注（如“第3條付款周期建議修改為‘驗(yàn)收后30日內(nèi)’”），審批意見將同步存檔；審批通過后，自動流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點(diǎn)；任一環(huán)節(jié)不通過，合同流程終止，系統(tǒng)通知發(fā)起人修改后重新提交。（三）合同用印與簽署管理用印申請：審批通過后，系統(tǒng)自動“用印申請單”，關(guān)聯(lián)合同編號、用印份數(shù)、用印類型（公章、合同章、法人章等），發(fā)起人需確認(rèn)用印文件與審批版本一致。用印審批：行政部/綜合管理部負(fù)責(zé)人審核用印申請，確認(rèn)手續(xù)完備后安排用印，系統(tǒng)記錄用印時間、用印人信息。簽署方式：電子簽署：對接第三方電子簽章平臺，對方單位在線簽署，簽署結(jié)果自動回傳系統(tǒng)，具有法律效力的電子合同；紙質(zhì)簽署：打印紙質(zhì)合同（需與審批版本完全一致），雙方簽字蓋章后，由發(fā)起人將紙質(zhì)版交至檔案管理部門。（四）檔案分類與歸檔管理檔案分類規(guī)則：系統(tǒng)預(yù)設(shè)多維度分類體系，支持自定義分類：按合同類型：采購合同、銷售合同、勞動合同、技術(shù)合同等；按部門：采購部、銷售部、人力資源部、財務(wù)部等；按年度：2023年度、2024年度等；按狀態(tài)：已生效、已履行完畢、已終止、未生效等。歸檔操作流程：合同簽署完成后，系統(tǒng)自動將電子合同、審批記錄、用印申請單等材料歸集至“待歸檔池”；檔案管理員核對材料完整性（如電子合同與紙質(zhì)版是否一致、審批流程是否閉環(huán)），確認(rèn)無誤后“確認(rèn)歸檔”，系統(tǒng)自動分配檔案編號（規(guī)則：檔案分類+年度+流水號，如“CG2024-005”）；歸檔時需填寫保管期限（如長期、10年、5年等）、存放位置（如檔案柜編號：A區(qū)-3層-02柜），支持紙質(zhì)檔案掃描件。（五）檔案查詢與統(tǒng)計分析查詢功能：精準(zhǔn)查詢：輸入合同編號、合同名稱、對方單位等關(guān)鍵詞，快速定位合同檔案；組合查詢：按合同類型、部門、簽署時間、審批狀態(tài)等條件組合篩選，導(dǎo)出查詢結(jié)果（支持Excel、PDF格式）；高級查詢：按合同金額區(qū)間、審批時長、歸檔人等維度篩選，滿足復(fù)雜檢索需求。統(tǒng)計分析：合同臺賬統(tǒng)計：自動合同數(shù)量、合同金額、合同類型分布、部門合同占比等報表；審批效率分析：統(tǒng)計各節(jié)點(diǎn)平均審批時長、退回率，識別流程瓶頸；履約監(jiān)控：對即將到期的合同自動提醒（如提前30天通知履約部門），避免超期風(fēng)險。三、核心模板工具包（一）合同審批申請表字段名稱填寫說明示例合同編號系統(tǒng)自動或手動填寫（需唯一）CG2024-001合同名稱需明確體現(xiàn)合同核心內(nèi)容2024年度辦公設(shè)備采購合同合同類型單選：采購/銷售/服務(wù)/勞動合同/技術(shù)合同/其他采購合同對方單位填寫全稱，與營業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司合同金額（元）大小寫需一致人民幣伍萬元整（￥50,000.00）合同期限起止日期2024年1月1日至2024年12月31日主要條款概述簡述核心內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等）采購電腦20臺，單價2500元，驗(yàn)收合格后付款發(fā)起部門選擇部門采購部發(fā)起人填寫姓名*明發(fā)起日期選擇提交日期2024-01-15審批節(jié)點(diǎn)及意見系統(tǒng)自動記錄各審批人意見及時間見系統(tǒng)審批記錄附件清單列出附件名稱及數(shù)量合同草案1份、對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件1份（二）合同臺賬管理表字段名稱說明合同編號唯一標(biāo)識合同名稱合同類型采購/銷售/服務(wù)等對方單位合同金額（元）簽署日期合同生效日期到期日期合同終止日期審批狀態(tài)待審批/審批中/已通過/已退回/已簽署/已歸檔歸檔狀態(tài)未歸檔/已歸檔/已借閱責(zé)任人合同履行負(fù)責(zé)人備注特殊說明（如補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等）（三）檔案歸檔清單字段名稱說明檔案編號歸檔后合同編號關(guān)聯(lián)原合同編號檔案名稱如“采購合同（2024年度）”歸檔部門合同所屬部門歸檔人檔案管理員姓名歸檔日期檔案類型紙質(zhì)/電子/紙質(zhì)+電子存放位置檔案柜編號保管期限長期/10年/5年等借閱記錄記錄借閱人、借閱時間、歸還時間（如無則留空）四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提醒合同信息準(zhǔn)確性：發(fā)起人需保證合同名稱、對方單位、金額等關(guān)鍵信息與合同草案一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致審批延誤或法律風(fēng)險；審批流程時效性：各審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批（如部門負(fù)責(zé)人1個工作日、法務(wù)部3個工作日），緊急合同可選擇“加急”標(biāo)識，系統(tǒng)將自動提醒審批人；檔案保密性：系統(tǒng)支持權(quán)限管理，不同角色僅可查看授權(quán)范圍內(nèi)的合同信息（如銷售部僅可查看本部門銷售合同），嚴(yán)禁泄露合同涉密內(nèi)容；版本一致性：用印簽署前需確認(rèn)合同版本與審批通過版本一致，避免“陰陽合同”；紙質(zhì)簽署后需在3個工作日內(nèi)將原件交至檔案管理部門，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案同步；定期數(shù)據(jù)備份：建議檔案管理員每月對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)