標準化會議策劃執(zhí)行流程模板一、模板應用場景二、會議策劃執(zhí)行全流程步驟（一）前期準備階段：明確目標，夯實基礎需求分析與目標確認與會議發(fā)起人（如部門負責人、項目負責人）溝通，明確會議類型（決策型/溝通型/匯報型/執(zhí)行型）、核心目標（如“確定項目Q3關鍵路徑”“解決客戶A的方案異議”）、預期成果（輸出決議/行動計劃/會議紀要）。確定參會人員范圍：必要決策人（如總經理、部門主管）、核心執(zhí)行人（如項目負責人、業(yè)務代表）、支持人員（如記錄人、技術支持），避免無關人員參會。方案制定與審批制定《會議策劃方案》，包含：會議時間（避開節(jié)假日、沖突日程，提前1周確認）、地點（內部會議室/外部場地，需確認容納人數(shù)、設備配套）、議程框架（按“開場-議題討論-總結-下一步行動”邏輯排序，預留互動時間）、預算預估（場地費、物料費、茶歇等，需符合公司費用標準）。方案提交至相關負責人*審批，根據(jù)反饋調整后最終確定。資源協(xié)調與細節(jié)落實場地協(xié)調：提前3天預訂會議室，確認桌型（回字形/課桌式/圓桌式）、投影設備、麥克風、網絡環(huán)境，如需外部場地，需對接場地方布置需求（如背景板、簽到臺）。人員分工：明確主持人（控場、引導議程）、記錄人（實時記錄關鍵內容、決議）、技術支持（設備調試、線上會議平臺維護）、后勤人員（物料準備、茶歇安排）。物料準備：會議資料（議程、PPT、紙質材料按參會人數(shù)+10%備用）、簽到表、文具（筆、便簽紙）、名牌、飲用水、茶歇（根據(jù)會議時長安排，如2小時以上提供簡餐/點心）。通知與確認提前3天發(fā)送會議通知（郵件/企業(yè)），包含：會議主題、時間、地點、議程、參會人員、需提前準備的資料（如“請各部門負責人準備Q3工作匯報PPT”）、聯(lián)系人*及聯(lián)系方式。提前1天再次提醒參會人員，確認是否出席，如有缺席，及時調整議程或補充參會人員。（二）會中執(zhí)行階段：有序推進，靈活控場簽到入場（會議開始前30分鐘）設置簽到臺，由后勤人員*負責簽到（紙質簽到/線上簽到工具），發(fā)放會議資料、名牌、飲用水。引導參會人員入座，調試設備（投影、麥克風、燈光），保證會議開始前一切就緒。會議開場（正式開始后5分鐘內）主持人*開場：問候參會人員，介紹會議主題、目標、議程及預計時長，明確會議紀律（如手機靜音、發(fā)言舉手）。如有重要嘉賓，邀請嘉賓*致辭（簡短3-5分鐘）。議程推進（核心環(huán)節(jié)，需嚴格把控時間）按議程順序逐項進行，主持人*需控制每個環(huán)節(jié)時長（如“議題討論預留40分鐘，請各位聚焦核心問題”）。發(fā)言環(huán)節(jié)：鼓勵參會人員圍繞議題發(fā)言，避免偏離主題；對冗長發(fā)言及時引導（如“感謝您的分享，我們請下一位同事補充”）。互動環(huán)節(jié)：如需討論或表決，主持人*需明確規(guī)則（如“每人發(fā)言不超過3分鐘”“按部門順序發(fā)言”），保證高效達成共識。記錄人*實時記錄：關鍵討論內容、決議事項、行動項（包含“任務內容、負責人、完成時間”）。應急處理（突發(fā)情況應對）設備故障：技術支持立即排查備用設備（如備用投影儀、4G熱點），若無法及時修復，主持人可調整議程（如先進行無設備環(huán)節(jié)）。人員缺席：若關鍵決策人缺席，主持人*需確認是否推遲決策或改為線上參會，避免會議無效。議題超時：若某個環(huán)節(jié)討論過久，主持人*需及時提醒“剩余10分鐘，請盡快形成結論”，必要時可約定后續(xù)專項會議討論。（三）會后跟進階段：閉環(huán)管理，保證落地資料整理（會議結束后24小時內）記錄人*整理《會議紀要》，包含：會議基本信息（時間、地點、參會人員）、議程回顧、關鍵討論內容、決議事項、行動項（負責人、完成時間）、下一步計劃。整理會議影像資料（照片/錄音），經主持人*審核后，與會議紀要、PPT等資料一并歸檔。反饋收集（會議結束后48小時內）向參會人員發(fā)送《會議反饋表》（線上問卷工具），收集對會議內容、流程、組織效果的評價（如“議程是否合理”“時間控制是否恰當”），以及改進建議。對反饋意見進行匯總，由會議發(fā)起人或負責人審閱，作為后續(xù)會議優(yōu)化依據(jù)?？偨Y與歸檔（會議結束后3個工作日內）組織召開內部復盤會（主持人、記錄人、核心執(zhí)行人參與），總結會議成效（是否達成目標）、存在問題（如“某環(huán)節(jié)超時導致后續(xù)議程壓縮”）、改進措施（如“下次提前明確每個環(huán)節(jié)時間節(jié)點”）。將會議紀要、反饋表、復盤報告等資料分類歸檔（電子檔存共享文件夾，紙質檔存檔至行政部），保存期限不少于1年。三、常用工具模板清單（一）會議基本信息表序號項目內容示例填寫人備注1會議名稱2024年Q3產品項目推進會項目經理*-2會議類型執(zhí)行型部門主管*-3會議時間2024年7月15日14:00-16:00行政助理*避開部門周例會4會議地點公司3樓第一會議室（容納30人）后勤人員*確認投影設備正常5核心目標確定Q3項目關鍵里程碑及責任人項目經理*-6參會人員總經理、市場部經理、技術部主管*等8人行政助理*提前確認出席情況7預算場地費0元（內部會議室）+茶歇500元行政助理*符合部門預算標準8聯(lián)系人行政助理*（電話：分機8001）-24小時待機（二）議程安排表時間段環(huán)節(jié)內容負責人時長（分鐘）物料準備備注13:30-14:00簽到入場后勤人員*30簽到表、會議資料、名牌引導人員按部門就坐14:00-14:10主持人開場主持人*10-介紹會議目標及議程14:10-14:30市場部匯報Q2進展及Q3計劃市場部經理*20PPT重點突出風險點14:30-15:00技術部討論資源需求技術部主管*30-形成資源清單15:00-15:20自由討論與決策全體參會20-主持人引導聚焦15:20-15:40明確行動項及責任人項目經理*20行動項跟蹤表記錄人實時記錄15:40-16:00總結散會總經理*20-強調執(zhí)行時限（三）參會人員信息表序號姓名職務單位/部門聯(lián)系方式飲食偏好特殊需求備注1張*總經理公司總部分機8000無需提前15分鐘入場決策人2李*市場部經理市場部分機8002清淡飲食-議題匯報人3王*技術部主管技術部分機8003無需投影設備支持資源需求協(xié)調人4趙*行政助理行政部分機8001-負責簽到與物料后勤聯(lián)系人（四）物料清單表序號物料名稱規(guī)格/內容數(shù)量負責人準備時間領取方式備注1會議議程A4打印，雙面10份行政助理*7月14日簽到臺發(fā)放參會人數(shù)8份+備用2份2PPT演示稿電子版+U盤備份1份技術支持*7月14日會前拷貝至電腦提前測試兼容性3名牌塑料材質，帶照片8個后勤人員*7月15日簽到臺擺放按參會人員名單制作4飲用水550ml/瓶15瓶后勤人員*7月15日會議室統(tǒng)一擺放每人1瓶+備用7瓶5茶歇咖啡、小蛋糕、水果1份外賣平臺*7月15日13:00會議室配送按市場部經理*偏好訂購（五）會后反饋表序號反饋項目評分（1-5分，5分為最優(yōu)）具體建議備注1會議目標清晰度5目標明確，聚焦討論重點-2議程安排合理性4各環(huán)節(jié)時長適中，討論環(huán)節(jié)可延長10分鐘技術部需求討論較深入3時間控制效果3自由討論超時5分鐘，下次需嚴格控場主持人需加強提醒4物料準備充分性5資料齊全，茶歇充足-5整體滿意度4會議高效，行動項明確建議增加會前資料預發(fā)四、關鍵執(zhí)行要點提示（一）前期準備：避免“想當然”，細節(jié)決定成敗目標不明確不啟動：若會議目標模糊（如“隨便聊聊近期工作”），需重新與發(fā)起人溝通，明確具體可衡量的目標（如“確定3個待辦事項的負責人及完成時間”）。方案不審批不推進：未經審批的方案可能存在資源沖突（如場地被占用、預算超支），需提前1-3天完成審批流程。資源不到位不開會：關鍵設備（如投影儀、麥克風）需提前1天調試，若無法解決，需更換場地或調整形式（如改用線上會議）。（二）會中執(zhí)行：控場是核心，靈活是關鍵簽到提前30分鐘：避免參會人員匆忙入場，影響會議開始；線上會議需提前10分鐘測試平臺（騰訊會議/Zoom），保證音視頻正常。主持人不“跑題”：主持人需時刻關注議程進度，對偏離主題的發(fā)言及時引導（如“我們回到剛才的議題，關于問題的解決方案”）。行動項“三明確”：記錄人必須保證每個行動項包含“任務內容、負責人、完成時間”，避免模糊表述（如“盡快完成”改為“7月20日前完成初稿”）。（三）會后跟進：閉環(huán)是目的，落實是根本紀要不