文件管理及簽發(fā)流程規(guī)范樣本模板一、總則為規(guī)范單位文件管理及簽發(fā)工作，提升文件流轉(zhuǎn)效率與質(zhì)量，保障文件權(quán)威性、合規(guī)性及可追溯性，結(jié)合實際工作需求，制定本流程規(guī)范。本規(guī)范適用于單位內(nèi)部各類公文、業(yè)務(wù)文件、管理文件的擬制、審核、簽發(fā)、分發(fā)及歸檔管理，臨時專項文件可參照執(zhí)行。文件管理及簽發(fā)工作遵循權(quán)責(zé)清晰、規(guī)范高效、安全保密原則：權(quán)責(zé)清晰：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，確保流程閉環(huán)管理；規(guī)范高效：文件格式、流轉(zhuǎn)流程標(biāo)準(zhǔn)化，兼顧效率與風(fēng)險防控；安全保密：涉密文件嚴(yán)格遵循保密管理規(guī)定，非涉密文件做好權(quán)限管控與歸檔留存。二、文件分類與編號（一）文件分類根據(jù)文件性質(zhì)、用途及密級，分為以下類別（可結(jié)合單位實際調(diào)整）：1.行政公文：含請示、報告、通知、函、紀(jì)要等法定公文類型；2.業(yè)務(wù)文件：如項目方案、調(diào)研報告、技術(shù)規(guī)范等業(yè)務(wù)類文檔；3.管理文件：如規(guī)章制度、管理辦法、考核細(xì)則等規(guī)范性文件；4.涉密文件：標(biāo)注“秘密”“機密”等密級的文件，需單獨管理。（二）編號規(guī)則文件編號采用“類別代碼-年份-序號”格式，示例如下：行政公文：`XG-____`（“XG”為行政公文代碼，“2024”為年份，“001”為年度內(nèi)序號）；業(yè)務(wù)文件：`YW-____`；管理文件：`GL-____`；涉密文件：在編號后加注密級標(biāo)識，如`GL-____（機密）`。三、文件擬制（一）擬制要求1.內(nèi)容要求：緊扣主題：明確文件目的、依據(jù)、執(zhí)行要求或結(jié)論，避免冗余表述；合規(guī)性：內(nèi)容需符合國家法律法規(guī)、單位規(guī)章制度及業(yè)務(wù)邏輯；準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、術(shù)語、引用文件需核對無誤，表述無歧義。2.格式要求：公文格式：行政公文需遵循《黨政機關(guān)公文格式》，包含版頭、主體、版記三部分；業(yè)務(wù)/管理文件可參照公文格式，明確標(biāo)題、正文、附件、落款等要素；排版規(guī)范：正文采用仿宋_GB2312字體（三號字），單倍行距，頁碼居中；附件需標(biāo)注“附件：1.XXX”并與正文銜接。3.責(zé)任人：文件由業(yè)務(wù)發(fā)起部門或指定崗位人員擬制，擬制人需對內(nèi)容真實性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。（二）擬制流程1.初稿形成：擬制人根據(jù)工作需求或領(lǐng)導(dǎo)指示起草文件，必要時征求相關(guān)部門意見；2.部門內(nèi)部審核：擬制人提交部門負(fù)責(zé)人初審，重點審核內(nèi)容完整性、邏輯合理性。四、審核流程（一）初審（部門內(nèi)部）部門負(fù)責(zé)人對文件進行初審，審核要點：內(nèi)容是否符合部門職責(zé)及業(yè)務(wù)實際；格式是否規(guī)范，有無錯別字、語??；需協(xié)調(diào)的事項是否已達(dá)成共識。初審?fù)ㄟ^后，由部門負(fù)責(zé)人簽署意見（如“同意提交復(fù)審”），轉(zhuǎn)交相關(guān)職能部門或分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。（二）復(fù)審（跨部門/分管領(lǐng)導(dǎo)）1.職能部門復(fù)審（如需）：涉及多部門協(xié)作的文件，需經(jīng)法務(wù)、財務(wù)、合規(guī)等部門審核，重點審核：法律合規(guī)性（法務(wù)部門）；預(yù)算及財務(wù)合規(guī)性（財務(wù)部門）；業(yè)務(wù)流程合規(guī)性（相關(guān)職能部門）。2.分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審：分管領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合分管工作，審核文件的政策符合性、執(zhí)行可行性，提出修改意見或簽署同意意見。五、簽發(fā)規(guī)范（一）簽發(fā)人權(quán)限行政公文：以單位名義制發(fā)的公文，由單位主要負(fù)責(zé)人或授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；部門內(nèi)部公文可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；業(yè)務(wù)/管理文件：重大事項文件由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，一般事項由分管領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉密文件：需經(jīng)單位保密委員會審核后，由指定簽發(fā)人簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.簽批意見：簽發(fā)人需明確簽署“同意簽發(fā)”“修改后簽發(fā)”或具體修改意見，注明簽發(fā)日期；2.用印與登記：簽發(fā)后的文件由綜合管理部門（或文印崗）加蓋公章，登記文件編號、標(biāo)題、簽發(fā)人、日期等信息，建立《文件簽發(fā)登記表》。六、分發(fā)與歸檔（一）分發(fā)管理1.分發(fā)范圍：根據(jù)文件內(nèi)容確定分發(fā)對象，涉密文件需通過加密渠道或?qū)Ｈ诉f送，標(biāo)注“密件”字樣；2.分發(fā)方式：可通過OA系統(tǒng)、郵件、紙質(zhì)文件等方式，確保接收人簽收確認(rèn)。（二）歸檔管理1.歸檔時間：文件執(zhí)行完畢后，擬制部門需在15個工作日內(nèi)將文件（含修改稿、簽批單）移交檔案管理部門；2.保管期限：按照《檔案管理辦法》分類歸檔，保管期限分為永久、定期（3年、5年、10年等）；3.借閱規(guī)定：內(nèi)部人員借閱需填寫《文件借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；涉密文件借閱需額外經(jīng)保密委員會審批。七、附則1.本規(guī)范由綜合管理部門負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜可制定補充細(xì)則；2.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，原有文件管理流程與本規(guī)范沖