采購(gòu)流程與合同管理標(biāo)準(zhǔn)操作表一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購(gòu)需求的全流程管理，涵蓋物資采購(gòu)（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)原料）、服務(wù)采購(gòu)（如咨詢、運(yùn)維）等場(chǎng)景，特別適用于需規(guī)范審批流程、明確責(zé)任分工、防范合同風(fēng)險(xiǎn)的采購(gòu)項(xiàng)目。無(wú)論是常規(guī)月度采購(gòu)還是緊急臨時(shí)采購(gòu)，均可通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作保證采購(gòu)合規(guī)、高效，同時(shí)為合同簽訂、履行及歸檔提供依據(jù)。二、采購(gòu)與合同管理全流程操作指引采購(gòu)流程需嚴(yán)格遵循“需求提出→供應(yīng)商選擇→合同擬定→審批簽訂→執(zhí)行跟蹤→驗(yàn)收歸檔”六大環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)明確責(zé)任主體與操作要點(diǎn)，保證流程閉環(huán)管理。（一）需求提出與審批操作目標(biāo)：明確采購(gòu)需求的合理性、必要性，保證預(yù)算可控。責(zé)任主體：需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。步驟說(shuō)明：需求部門(mén)發(fā)起：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。采購(gòu)部門(mén)初審：采購(gòu)部門(mén)核對(duì)需求內(nèi)容的合理性（如是否重復(fù)采購(gòu)、是否屬于企業(yè)集中采購(gòu)目錄），檢查預(yù)算是否在部門(mén)年度預(yù)算范圍內(nèi)，對(duì)超預(yù)算需求需需求部門(mén)補(bǔ)充說(shuō)明。財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)審：財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核預(yù)算準(zhǔn)確性、資金來(lái)源（如是否涉及專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)），確認(rèn)無(wú)誤后簽字。最終審批：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（如≤5萬(wàn)元由采購(gòu)經(jīng)理審批；5萬(wàn)-20萬(wàn)元由分管副總審批；≥20萬(wàn)元需總經(jīng)理*審批），審批通過(guò)后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估操作目標(biāo)：通過(guò)公平、公正的方式篩選合格供應(yīng)商，保證采購(gòu)性價(jià)比。責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、審計(jì)部門(mén)（如需）。步驟說(shuō)明：供應(yīng)商信息收集：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)、公開(kāi)招標(biāo)、行業(yè)推薦等方式收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)特許資質(zhì)）、產(chǎn)品/服務(wù)說(shuō)明等材料。供應(yīng)商資格預(yù)審：采購(gòu)部門(mén)與需求部門(mén)共同對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，剔除不符合要求的供應(yīng)商（如無(wú)相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、過(guò)往合作存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題）。比選或招標(biāo)：小額采購(gòu)（≤5萬(wàn)元）：可采用詢價(jià)方式，向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，綜合價(jià)格、交期、服務(wù)等因素選擇供應(yīng)商；大額采購(gòu)（≥5萬(wàn)元）：需組織公開(kāi)招標(biāo)，編制招標(biāo)文件（包含采購(gòu)需求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)要求等），通過(guò)招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)（評(píng)標(biāo)小組由采購(gòu)、需求、技術(shù)、審計(jì)人員組成），確定中標(biāo)供應(yīng)商。結(jié)果公示：將中標(biāo)結(jié)果在企業(yè)內(nèi)部公告欄或平臺(tái)公示3個(gè)工作日，無(wú)異議后確定合作供應(yīng)商。（三）合同擬定與審核操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)避合同法律風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。步驟說(shuō)明：合同起草：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬定合同，內(nèi)容需包括：雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人）；采購(gòu)物品/服務(wù)詳情（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收方式；履行期限、地點(diǎn)及方式；付款條件與方式（如預(yù)付款比例、到貨付款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的責(zé)任承擔(dān)）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）。部門(mén)審核：需求部門(mén)：核對(duì)采購(gòu)內(nèi)容是否符合需求，技術(shù)參數(shù)是否準(zhǔn)確；財(cái)務(wù)部門(mén)：審核付款方式、金額是否與預(yù)算一致，是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；法務(wù)部門(mén)：重點(diǎn)審核合同條款合法性、合規(guī)性，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確，避免歧義條款。修訂與定稿：根據(jù)審核意見(jiàn)修改合同，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后，形成最終合同文本。（四）合同簽訂與生效操作目標(biāo)：完成合同法律效力確認(rèn)，正式啟動(dòng)合作。責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、供應(yīng)商。步驟說(shuō)明：合同簽署：采購(gòu)部門(mén)將定稿合同打印一式三份（甲乙雙方各執(zhí)一份，財(cái)務(wù)部門(mén)備案一份），由雙方法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋公章（合同專用章）。生效條件：合同自雙方簽字蓋章之日起生效（如約定附條件生效，需滿足條件后生效，如預(yù)付款到賬）。分發(fā)與存檔：采購(gòu)部門(mén)將合同分發(fā)給需求部門(mén)（執(zhí)行依據(jù)）、財(cái)務(wù)部門(mén)（付款依據(jù)），并將原件存檔至采購(gòu)檔案庫(kù)。（五）合同執(zhí)行與跟蹤操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按合同約定履約，及時(shí)處理履約異常。責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)。步驟說(shuō)明：履約跟蹤：采購(gòu)部門(mén)建立《合同執(zhí)行跟蹤表》，記錄供應(yīng)商交付進(jìn)度（如生產(chǎn)周期、物流信息），需求部門(mén)配合接收物品/服務(wù)，核對(duì)是否與合同約定一致（如數(shù)量、規(guī)格）。異常處理：若供應(yīng)商存在逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情況，需求部門(mén)需及時(shí)反饋至采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同違約條款與供應(yīng)商協(xié)商處理（如要求賠償、更換或解除合同），并形成書(shū)面記錄。付款申請(qǐng)：供應(yīng)商履約合格后，需求部門(mén)出具《履約驗(yàn)收單》，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定付款節(jié)點(diǎn)，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附合同、驗(yàn)收單、發(fā)票（合規(guī)發(fā)票）等材料，按財(cái)務(wù)審批流程辦理付款。（六）驗(yàn)收與歸檔操作目標(biāo)：確認(rèn)采購(gòu)成果符合要求，完成資料閉環(huán)管理。責(zé)任主體：需求部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、檔案管理部門(mén)。步驟說(shuō)明：驗(yàn)收實(shí)施：需求部門(mén)組織驗(yàn)收小組（可含技術(shù)、使用人員），根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)對(duì)物品/服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，形成《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)論（合格/不合格）。問(wèn)題處理：驗(yàn)收不合格的，需書(shū)面通知供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收；多次整改仍不合格的，采購(gòu)部門(mén)按合同約定終止合作，追究違約責(zé)任。資料歸檔：采購(gòu)部門(mén)將采購(gòu)全流程資料（需求申請(qǐng)表、審批文件、供應(yīng)商比選記錄、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等）整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)及歸檔日期，移交檔案管理部門(mén)保存，保存期限不少于合同終止后5年。三、配套工具表格模板表1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期需求編號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)算金額用途說(shuō)明交付時(shí)間部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)簽字：日期：最終審批表2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式資質(zhì)文件□齊全□不齊全報(bào)價(jià)（元）交期（天）服務(wù)承諾資質(zhì)評(píng)分（30%）價(jià)格評(píng)分（40%）服務(wù)評(píng)分（30%）綜合得分評(píng)估結(jié)論□推薦□不推薦評(píng)估人簽字表3：合同關(guān)鍵信息表合同編號(hào)簽訂日期甲方名稱乙方名稱合同金額履行期限交付地點(diǎn)主要條款摘要質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：付款方式：審批狀態(tài)□已審批□審批中法務(wù)審核意見(jiàn)采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字需求部門(mén)確認(rèn)表4：采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際情況驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格□需整改整改期限驗(yàn)收小組簽字需求部門(mén)確認(rèn)采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)四、操作關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)審批流程規(guī)范性：嚴(yán)禁跳越審批環(huán)節(jié)或先執(zhí)行后補(bǔ)審批，超預(yù)算采購(gòu)需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，保證每一步驟有據(jù)可查。合同條款完整性：避免使用模糊表述（如“盡快交付”“質(zhì)量良好”），明確違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款，法務(wù)審核不可。供應(yīng)商資質(zhì)真實(shí)性：合作前需核實(shí)供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)原件，避免與無(wú)資質(zhì)或超范圍經(jīng)營(yíng)的供應(yīng)商合作，降低履約風(fēng)險(xiǎn)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)嚴(yán)格性：需求部門(mén)需親自參與驗(yàn)收，對(duì)照合