檔案管理員崗位職責(zé)與管理規(guī)范檔案作為組織運(yùn)行、發(fā)展的歷史記錄與憑證載體，其規(guī)范管理是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、保障信息安全利用的核心環(huán)節(jié)。檔案管理員作為檔案管理工作的直接執(zhí)行者，肩負(fù)著檔案收集、整理、保管、利用等全流程管理的重任。明確崗位職責(zé)與管理規(guī)范，既是提升檔案管理專業(yè)化水平的必然要求，也是發(fā)揮檔案資政育人、服務(wù)發(fā)展功能的重要保障。本文結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，系統(tǒng)梳理檔案管理員的核心職責(zé)與管理規(guī)范，為實(shí)務(wù)工作提供參考。一、檔案管理員崗位職責(zé)（一）檔案收集與歸檔管理負(fù)責(zé)統(tǒng)籌各類檔案的收集工作，依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)，結(jié)合本單位檔案管理需求，制定檔案收集范圍與歸檔要求。針對(duì)文書檔案，按發(fā)文、收文、內(nèi)部文件等類別，督促各部門定期移交；對(duì)于科技檔案（如工程圖紙、科研成果），聯(lián)合技術(shù)部門做好項(xiàng)目結(jié)束后的成果歸集；會(huì)計(jì)檔案需協(xié)同財(cái)務(wù)部門，在會(huì)計(jì)年度終了后按規(guī)定整理立卷。同時(shí)，關(guān)注特殊載體檔案（如照片、音像、電子文件）的收集，明確數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案收集的完整性、及時(shí)性。（二）檔案整理與編目遵循“分類科學(xué)、組卷合理、編目規(guī)范”原則，對(duì)接收的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理。按檔案類型（文書、科技、會(huì)計(jì)、特殊載體等）劃分一級(jí)類目，結(jié)合年度、機(jī)構(gòu)（問題）等維度細(xì)化二級(jí)類目；運(yùn)用歸檔章、檔案盒等工具完成實(shí)體檔案的編號(hào)與裝盒，同步建立電子目錄。針對(duì)電子檔案，嚴(yán)格執(zhí)行《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，完成格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案與實(shí)體檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰。檔案編目需符合《檔案著錄規(guī)則》，著錄項(xiàng)目完整（如題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、檔號(hào)等），為后續(xù)檢索利用奠定基礎(chǔ)。（三）檔案保管與庫房維護(hù)承擔(dān)檔案實(shí)體與信息的安全保管職責(zé)，建立“雙人雙鎖”“防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵”的“六防”保管機(jī)制。定期檢查檔案庫房溫濕度（保持溫度14-24℃、相對(duì)濕度45%-60%），配置恒溫恒濕設(shè)備、消防器材、防蟲藥劑，及時(shí)處理霉變、蟲蛀等隱患。按檔案密級(jí)、價(jià)值劃分保管區(qū)域，永久、長期保存的檔案單獨(dú)存放；定期開展檔案清點(diǎn)，核對(duì)實(shí)體數(shù)量與目錄信息，確保賬實(shí)相符。針對(duì)電子檔案，采用離線備份、異地容災(zāi)等方式，防止數(shù)據(jù)丟失或篡改。（四）檔案利用與服務(wù)圍繞單位工作需求與社會(huì)利用申請(qǐng)，提供檔案查詢、借閱、復(fù)制等服務(wù)。建立檔案利用登記制度，明確利用流程：查閱公開檔案需核驗(yàn)身份，借閱涉密檔案需履行審批手續(xù)（經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字），復(fù)制檔案需標(biāo)注用途。針對(duì)科研、審計(jì)、編史等專項(xiàng)需求，開展檔案編研工作，如編制專題匯編、大事記、組織沿革等，提升檔案利用效率。同時(shí)，跟蹤利用效果，收集用戶反饋，優(yōu)化服務(wù)方式（如開通線上查詢端口、提供檔案數(shù)字化副本）。（五）檔案安全與保密管理嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法規(guī)與單位保密制度，對(duì)涉密檔案實(shí)行“專人管理、專柜存放、專冊(cè)登記”。在檔案收集、整理、利用環(huán)節(jié)，審核檔案內(nèi)容的涉密等級(jí)，標(biāo)注密級(jí)并限定知悉范圍；利用過程中全程監(jiān)控，防止涉密信息外泄。針對(duì)電子檔案，采用加密存儲(chǔ)、權(quán)限管控（如設(shè)置只讀、編輯、管理等權(quán)限），定期開展保密檢查，排查信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程（如檔案搶救、數(shù)據(jù)恢復(fù)），確保檔案安全可控。（六）檔案信息化建設(shè)與管理參與單位檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。制定數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)（如掃描分辨率、圖像格式、元數(shù)據(jù)采集），監(jiān)督外包服務(wù)質(zhì)量；將數(shù)字化檔案導(dǎo)入管理系統(tǒng)，建立“檔號(hào)-電子文件”的關(guān)聯(lián)索引。日常維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，更新數(shù)據(jù)、優(yōu)化功能（如檢索算法、權(quán)限設(shè)置），保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。關(guān)注檔案信息化前沿技術(shù)（如區(qū)塊鏈存證、人工智能檢索），結(jié)合單位需求探索應(yīng)用，提升檔案管理智能化水平。二、檔案管理規(guī)范（一）制度體系建設(shè)建立覆蓋“收集-整理-保管-利用-銷毀”全流程的管理制度，包括《檔案歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案保密制度》《電子檔案管理制度》等。制度內(nèi)容需符合《中華人民共和國檔案法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法規(guī)要求，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、操作標(biāo)準(zhǔn)、違規(guī)處罰。定期修訂制度，適應(yīng)檔案管理新要求（如電子檔案單套制管理、區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用），確保制度的時(shí)效性與合規(guī)性。（二）人員管理規(guī)范檔案管理員需具備檔案學(xué)、歷史學(xué)、信息管理等相關(guān)專業(yè)背景，或通過檔案專業(yè)培訓(xùn)取得從業(yè)資格。入職后定期參加繼續(xù)教育（如檔案數(shù)字化管理、保密法規(guī)培訓(xùn)），提升專業(yè)能力；單位應(yīng)建立“老帶新”機(jī)制，傳承檔案管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，強(qiáng)化職業(yè)道德教育，要求管理員恪守“忠于職守、遵紀(jì)守法、保守秘密、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的職業(yè)準(zhǔn)則，杜絕檔案篡改、倒賣、泄露等違規(guī)行為。（三）流程管理規(guī)范1.歸檔流程：各部門在工作完成后30日內(nèi)（或按項(xiàng)目周期）完成檔案整理，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后移交檔案管理部門；檔案管理員接收時(shí)核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.鑒定與銷毀流程：成立檔案鑒定小組（由檔案、業(yè)務(wù)、紀(jì)檢人員組成），每5-10年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類；銷毀檔案需編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)督銷毀，留存銷毀記錄。3.利用流程：內(nèi)部人員查閱檔案需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；外部人員需持單位介紹信、身份證，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。借閱檔案需在規(guī)定期限內(nèi)歸還（一般不超過30日），逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。（四）監(jiān)督與考核單位應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由辦公室（或紀(jì)檢部門）定期檢查檔案管理制度執(zhí)行情況，重點(diǎn)核查檔案收集完整性、保管安全性、利用合規(guī)性。將檔案管理工作納入部門績效考核，考核指標(biāo)包括“檔案歸檔率”“利用滿意度”“安全事故發(fā)生率”等；對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的管理員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違規(guī)操作（如檔案丟失、泄密）的責(zé)任人依規(guī)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)。三、保障措施（一）資源保障單位應(yīng)保障檔案管理的人、財(cái)、物投入：配備專業(yè)檔案管理員，明確崗位編制；設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于庫房改造、設(shè)備采購（如恒溫恒濕機(jī)、掃描儀）、數(shù)字化加工；提供獨(dú)立的檔案庫房，面積滿足3-5年檔案增長需求，庫房裝修符合“六防”標(biāo)準(zhǔn)。（二）技術(shù)支撐引入成熟的檔案管理系統(tǒng)（如數(shù)字檔案館系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)檔案“收、管、存、用”全流程數(shù)字化；配置數(shù)據(jù)備份設(shè)備（如磁帶庫、云存儲(chǔ)），確保電子檔案安全；運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)（如溫濕度傳感器、門禁系統(tǒng)），實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房環(huán)境與人員出入，提升管理效率。（三）協(xié)作機(jī)制建立檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門的協(xié)作機(jī)制，業(yè)務(wù)部門指定檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門檔案的預(yù)整理與移交；檔案管理部門定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)聯(lián)絡(luò)員規(guī)范歸檔。同時(shí)，加強(qiáng)與同級(jí)檔案行政管理部門的溝通，及時(shí)獲取政策指導(dǎo)，參與行業(yè)交流，借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。結(jié)語檔案管理員的崗