會(huì)計(jì)實(shí)操文庫(kù)1/10做賬實(shí)操-記賬機(jī)構(gòu)年度備案SOP一、總則（一）目的規(guī)范記賬機(jī)構(gòu)年度備案工作流程，確保記賬機(jī)構(gòu)依法依規(guī)及時(shí)向?qū)徟鷻C(jī)關(guān)報(bào)送年度經(jīng)營(yíng)及人員變動(dòng)等相關(guān)信息，維護(hù)代理記賬行業(yè)市場(chǎng)秩序，保障客戶及行業(yè)合法權(quán)益。（二）適用范圍適用于在國(guó)內(nèi)依法取得代理記賬資格的記賬機(jī)構(gòu)及其分支機(jī)構(gòu)的年度備案操作。涵蓋通過(guò)工商注冊(cè)登記并經(jīng)財(cái)政部門審批許可開(kāi)展代理記賬業(yè)務(wù)的各類企業(yè)性質(zhì)記賬機(jī)構(gòu)，以及在各地設(shè)立的從事代理記賬服務(wù)的分支機(jī)構(gòu)。（三）政策依據(jù)《代理記賬管理辦法》（財(cái)政部令第98號(hào)）第十六條明確規(guī)定：“代理記賬機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)于每年的4月30日之前，向?qū)徟鷻C(jī)關(guān)報(bào)送代理記賬機(jī)構(gòu)基本情況表、專職從業(yè)人員變動(dòng)情況”?！敦?cái)政部辦公廳關(guān)于做好2025年代理記賬行業(yè)管理工作的通知》等相關(guān)政策文件，對(duì)年度備案的具體要求、審核要點(diǎn)及違規(guī)處理等進(jìn)行細(xì)化說(shuō)明。二、備案前期準(zhǔn)備（一）確定備案時(shí)間每年1月1日起，記賬機(jī)構(gòu)應(yīng)關(guān)注當(dāng)?shù)刎?cái)政部門發(fā)布的年度備案通知，明確本年度備案的具體起止時(shí)間。一般而言，截止日期為4月30日，如遇節(jié)假日，部分地區(qū)可能會(huì)適當(dāng)順延，需以當(dāng)?shù)赝ㄖ獮闇?zhǔn)。在機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作規(guī)劃中，提前預(yù)留出足夠時(shí)間用于資料整理、信息錄入及審核溝通等備案相關(guān)工作，建議在3月底前完成大部分準(zhǔn)備工作，避免臨近截止日期出現(xiàn)延誤。（二）明確備案對(duì)象上一年度12月31日前，經(jīng)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門核準(zhǔn)取得代理記賬許可證書的記賬機(jī)構(gòu)，包括新設(shè)立且已獲許可在當(dāng)年開(kāi)展業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)。若記賬機(jī)構(gòu)設(shè)立了分支機(jī)構(gòu)，分支機(jī)構(gòu)需向其所在地的審批機(jī)關(guān)進(jìn)行獨(dú)立備案，不可與總部合并備案。（三）人員信息采集與維護(hù)專職從業(yè)人員需在“全國(guó)會(huì)計(jì)人員統(tǒng)一服務(wù)管理平臺(tái)”（網(wǎng)址：/index/）完成會(huì)計(jì)人員信息采集工作。若人員信息有變動(dòng)，如學(xué)歷更新、職稱變化、聯(lián)系方式變更等，應(yīng)及時(shí)在平臺(tái)上進(jìn)行更新維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。新入職的專職從業(yè)人員，在入職后15個(gè)工作日內(nèi)完成信息采集，并將從業(yè)單位登記為當(dāng)前所在的記賬機(jī)構(gòu)；離職人員在離職當(dāng)月，記賬機(jī)構(gòu)應(yīng)督促其在平臺(tái)更新從業(yè)狀態(tài)，避免信息錯(cuò)漏。三、備案資料準(zhǔn)備（一）基礎(chǔ)資料收集營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本：掃描最新的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件，確保掃描件清晰可辨，營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、公司名稱、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)地址、法定代表人等關(guān)鍵信息完整無(wú)缺。若本年度內(nèi)營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息有變更，需提供變更后的營(yíng)業(yè)執(zhí)照掃描件。代理記賬許可證書：獲取代理記賬許可證書的原件掃描件，證書上的許可編號(hào)、機(jī)構(gòu)名稱、有效期、審批機(jī)關(guān)等信息應(yīng)清晰呈現(xiàn)。如許可證書在有效期內(nèi)有過(guò)變更事項(xiàng)（如業(yè)務(wù)范圍變更、負(fù)責(zé)人變更等），一并提供相關(guān)變更證明材料的掃描件。（二）機(jī)構(gòu)年度運(yùn)營(yíng)資料年度財(cái)務(wù)報(bào)表：編制并整理本機(jī)構(gòu)上一年度的資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)范編制，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，邏輯關(guān)系清晰，報(bào)表上需加蓋記賬機(jī)構(gòu)公章及法定代表人印章（或簽字）。若機(jī)構(gòu)執(zhí)行小企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則或其他特殊會(huì)計(jì)制度，應(yīng)在報(bào)表附注中予以說(shuō)明。代理記賬業(yè)務(wù)報(bào)告：詳細(xì)總結(jié)上一年度代理記賬業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，包括服務(wù)的客戶數(shù)量、客戶行業(yè)分布、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容（如賬務(wù)處理、納稅申報(bào)、財(cái)務(wù)咨詢等）、業(yè)務(wù)收入情況等。報(bào)告應(yīng)采用書面文檔形式，結(jié)構(gòu)清晰，內(nèi)容詳實(shí)，結(jié)尾處由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章。（三）人員相關(guān)資料專職從業(yè)人員信息表：制作包含所有專職從業(yè)人員姓名、性別、身份證號(hào)、聯(lián)系電話、電子郵箱、會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書編號(hào)（或相關(guān)職稱證書編號(hào)）、入職時(shí)間、離職時(shí)間（若有）等信息的電子表格。確保人員信息準(zhǔn)確無(wú)誤，與“全國(guó)會(huì)計(jì)人員統(tǒng)一服務(wù)管理平臺(tái)”上的信息一致。從業(yè)人員承諾書：對(duì)于新入職或在職的專職從業(yè)人員，需提供其簽署的《代理記賬機(jī)構(gòu)從業(yè)人員承諾書》。承諾書中應(yīng)包含遵守法律法規(guī)、保守客戶商業(yè)秘密、具備相應(yīng)專業(yè)能力等內(nèi)容，承諾書需由本人簽字，并加蓋記賬機(jī)構(gòu)公章。若本年度有人員變動(dòng)，新增人員需提交承諾書，離職人員應(yīng)在系統(tǒng)及備案資料中注明離職時(shí)間等信息。社會(huì)保險(xiǎn)繳納證明：向當(dāng)?shù)厣绫２块T獲取上一年度本機(jī)構(gòu)為專職從業(yè)人員繳納社會(huì)保險(xiǎn)的證明材料，如社保繳費(fèi)明細(xì)清單、社保繳費(fèi)憑證等。證明材料需清晰顯示機(jī)構(gòu)名稱、員工姓名、繳費(fèi)時(shí)間段、繳費(fèi)金額等關(guān)鍵信息，并加蓋社保部門公章或業(yè)務(wù)專用章。若存在部分人員通過(guò)其他合法途徑繳納社保（如自行繳納靈活就業(yè)社保等），需提供相關(guān)證明材料及說(shuō)明。四、備案流程操作（一）系統(tǒng)登錄打開(kāi)全國(guó)代理記賬行業(yè)監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)（網(wǎng)址：/#/homePage），在首頁(yè)點(diǎn)擊“機(jī)構(gòu)用戶登錄”按鈕。輸入本機(jī)構(gòu)在平臺(tái)注冊(cè)時(shí)預(yù)留的用戶名（一般為統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）及密碼，若忘記密碼，可通過(guò)平臺(tái)提供的“找回密碼”功能，按照提示步驟（如通過(guò)預(yù)留手機(jī)驗(yàn)證碼、電子郵箱驗(yàn)證等方式）重置密碼后登錄。（二）信息錄入總部機(jī)構(gòu)：登錄成功后，在系統(tǒng)左側(cè)菜單欄中選擇“總部機(jī)構(gòu)年度備案”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“新增”按鈕，進(jìn)入年度備案信息錄入頁(yè)面。機(jī)構(gòu)基本信息：依次填寫機(jī)構(gòu)名稱（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人姓名、注冊(cè)資本、注冊(cè)地址、辦公地址（若與注冊(cè)地址不同需準(zhǔn)確填寫）、聯(lián)系電話、電子郵箱等信息。確保信息與備案資料中的基礎(chǔ)信息一致，如本年度內(nèi)機(jī)構(gòu)有名稱變更、地址遷移等情況，應(yīng)按照最新信息準(zhǔn)確填寫，并在備注欄中簡(jiǎn)要說(shuō)明變更情況及時(shí)間。業(yè)務(wù)開(kāi)展信息：錄入上一年度代理記賬業(yè)務(wù)收入金額、服務(wù)的客戶數(shù)量、主要服務(wù)行業(yè)（可通過(guò)下拉菜單選擇或手動(dòng)填寫）等信息。對(duì)于業(yè)務(wù)收入，需精確到元，并與年度財(cái)務(wù)報(bào)表中的數(shù)據(jù)一致；客戶數(shù)量應(yīng)如實(shí)統(tǒng)計(jì)，避免漏報(bào)或錯(cuò)報(bào)。人員變動(dòng)信息：點(diǎn)擊“專職從業(yè)人員信息”板塊的“新增”按鈕，逐行錄入專職從業(yè)人員的相關(guān)信息，包括姓名、身份證號(hào)、會(huì)計(jì)從業(yè)資格或職稱證書編號(hào)、入職時(shí)間、離職時(shí)間（若有）等。每錄入一行信息后，點(diǎn)擊“保存”按鈕，確保信息準(zhǔn)確保存。若本年度有人員變動(dòng)，在錄入離職人員信息時(shí)，需準(zhǔn)確填寫離職時(shí)間；對(duì)于新增人員，入職時(shí)間應(yīng)精確到具體日期。分支機(jī)構(gòu)：選擇“分支機(jī)構(gòu)年度備案”選項(xiàng)，操作流程與總部機(jī)構(gòu)類似。需填寫分支機(jī)構(gòu)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（若有獨(dú)立代碼）、負(fù)責(zé)人姓名、地址、聯(lián)系電話等基本信息，以及分支機(jī)構(gòu)的人員變動(dòng)、業(yè)務(wù)開(kāi)展等相關(guān)信息。分支機(jī)構(gòu)的備案信息應(yīng)與總部機(jī)構(gòu)的整體管理及實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況相匹配。（三）附件上傳在信息錄入頁(yè)面下方，點(diǎn)擊“附件上傳”按鈕，進(jìn)入附件上傳界面。按照系統(tǒng)提示，依次上傳已準(zhǔn)備好的備案資料掃描件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本掃描件、代理記賬許可證書掃描件、年度財(cái)務(wù)報(bào)表掃描件、代理記賬業(yè)務(wù)報(bào)告掃描件、專職從業(yè)人員信息表電子文檔、從業(yè)人員承諾書掃描件、社會(huì)保險(xiǎn)繳納證明掃描件等。確保每個(gè)附件的命名清晰準(zhǔn)確，能夠反映附件內(nèi)容，如“[機(jī)構(gòu)名稱]營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本掃描件.jpg”“[機(jī)構(gòu)名稱]2024年度財(cái)務(wù)報(bào)表.pdf”等。單個(gè)附件文件大小一般不要超過(guò)2M，文件格式支持doc、docx、jpg、pdf、png等常見(jiàn)格式。若上傳后發(fā)現(xiàn)文件有誤，可點(diǎn)擊文件后面的“移除”按鈕刪除，并重新上傳正確文件。（四）提交備案申請(qǐng)完成所有信息錄入及附件上傳后，仔細(xì)核對(duì)各項(xiàng)信息及附件內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。重點(diǎn)核對(duì)機(jī)構(gòu)基本信息、人員信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與上傳的資料是否一致，信息填寫是否完整，附件是否齊全且清晰可辨。確認(rèn)無(wú)誤后，點(diǎn)擊頁(yè)面下方的“保存”按鈕，保存?zhèn)浒感畔?；然后再次點(diǎn)擊“提交”按鈕，正式向當(dāng)?shù)刎?cái)政部門提交年度備案申請(qǐng)。提交成功后，系統(tǒng)會(huì)彈出提示框告知提交結(jié)果，并生成備案申請(qǐng)單號(hào)，機(jī)構(gòu)應(yīng)妥善記錄該單號(hào)，以便后續(xù)查詢備案進(jìn)度。（五）審核與反饋處理審核過(guò)程：當(dāng)?shù)刎?cái)政部門工作人員在收到記賬機(jī)構(gòu)提交的年度備案申請(qǐng)后，將在規(guī)定時(shí)間內(nèi)登錄監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)對(duì)備案信息及附件進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括備案資料的完整性、信息填寫的準(zhǔn)確性、人員資質(zhì)的合規(guī)性、業(yè)務(wù)開(kāi)展的合法性等方面。審核過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)備案資料存在問(wèn)題，財(cái)政部門將通過(guò)系統(tǒng)向記賬機(jī)構(gòu)反饋審核意見(jiàn)。反饋處理：記賬機(jī)構(gòu)可在監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)的“備案進(jìn)度查詢”板塊，查看備案審核狀態(tài)。若審核不通過(guò)，點(diǎn)擊“查看原因”按鈕，仔細(xì)閱讀財(cái)政部門反饋的審核意見(jiàn)，明確問(wèn)題所在。按照審核意見(jiàn)，及時(shí)對(duì)備案信息及附件進(jìn)行修改完善，如補(bǔ)充缺失的資料、更正錯(cuò)誤的信息等。修改完成后，再次點(diǎn)擊“提交”按鈕，重新提交備案申請(qǐng)，等待財(cái)政部門二次審核。重復(fù)上述步驟，直至備案審核通過(guò)。五、備案后續(xù)工作（一）資料留存與歸檔備案審核通過(guò)后，記賬機(jī)構(gòu)應(yīng)將本次備案所涉及的所有電子資料及紙質(zhì)資料進(jìn)行整理留存。電子資料可按照年度、備案類別等建立文件夾分類保存，如“2025年度代理記賬機(jī)構(gòu)年度備案資料”文件夾，內(nèi)部分別存放信息錄入文檔、上傳附件掃描件等子文件夾。紙質(zhì)資料應(yīng)按照一定順序裝訂成冊(cè)，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、許可證書復(fù)印件、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)報(bào)告、人員資料等依次排列，裝訂后加蓋機(jī)構(gòu)公章及騎縫章，并注明備案年度、機(jī)構(gòu)名稱等信息。建立檔案管理制度，明確資料保管期限。一般情況下，代理記賬機(jī)構(gòu)年度備案資料的保管期限不少于10年，與會(huì)計(jì)檔案保管期限要求相銜接，以備后續(xù)查詢及監(jiān)管部門檢查。（二）關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)與政策變化持續(xù)關(guān)注當(dāng)?shù)刎?cái)政部門、行業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)布的代理記賬行業(yè)相關(guān)政策法規(guī)、通知公告等信息，及時(shí)了解行業(yè)動(dòng)態(tài)及政策變化趨勢(shì)。政策變化可能涉及備案要求的調(diào)整、行業(yè)規(guī)范的更新、稅收政策對(duì)代理記賬業(yè)務(wù)的影響等方面，及時(shí)掌握這些信息有助于記賬機(jī)構(gòu)提前做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備，確保后續(xù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及備案工作的合規(guī)性。積極參加行業(yè)組織的培訓(xùn)、研討會(huì)等活動(dòng)，與同行交流經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式及業(yè)務(wù)操作方法，提升自身業(yè)務(wù)水平及管理能力，以適應(yīng)不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境及監(jiān)管要求。（三）應(yīng)對(duì)檢查與整改財(cái)政部門可能會(huì)對(duì)已完成年度備案的記賬機(jī)構(gòu)進(jìn)行隨機(jī)抽查或?qū)ｍ?xiàng)檢查，以核