行業(yè)通用合同管理流程及范本集一、適用范圍與應(yīng)用場景本流程及范本集適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織在日常經(jīng)營活動中涉及的合同管理全流程，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作開發(fā)合同、租賃合同等常見類型。具體應(yīng)用場景涵蓋：企業(yè)與供應(yīng)商/客戶之間的商業(yè)合作；項(xiàng)目委托與承攬合作；勞動、租賃、知識產(chǎn)權(quán)等專項(xiàng)事務(wù)約定；需通過書面合同明確雙方權(quán)利義務(wù)、防范法律及商業(yè)風(fēng)險的各類場景。二、合同管理全流程操作指南（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，明確合作方基本信息、合作標(biāo)的、合同金額、履行期限、核心訴求等關(guān)鍵內(nèi)容，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門（或綜合管理部門）。立項(xiàng)審核：法務(wù)部門對需求的合規(guī)性、必要性進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核查合作方主體資格（如是否為合法存續(xù)企業(yè)、有無經(jīng)營異常等）及合作內(nèi)容的可行性；財(cái)務(wù)部門對合同金額的預(yù)算匹配性進(jìn)行審核。審核通過后，啟動合同起草流程。（二）合同起草模板選擇：根據(jù)合作類型（如采購、服務(wù)、銷售等），優(yōu)先從《合同范本庫》中選擇對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)模板，保證條款完整、權(quán)責(zé)清晰。內(nèi)容填充：業(yè)務(wù)部門結(jié)合立項(xiàng)信息，填寫合同核心條款，包括但不限于：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表、地址、聯(lián)系方式等）；合作標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；權(quán)利義務(wù)（履行期限、地點(diǎn)、方式，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，付款方式及周期等）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計(jì)算方式、損失賠償范圍等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄機(jī)構(gòu)）；其他約定（保密、知識產(chǎn)權(quán)、不可抗力等）。內(nèi)部復(fù)核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行復(fù)核，保證與立項(xiàng)需求一致，無重大遺漏或矛盾條款。（三）合同評審多部門會簽：法務(wù)部門對合同條款的合法性、合規(guī)性、邏輯嚴(yán)密性進(jìn)行重點(diǎn)評審（如是否存在法律風(fēng)險、權(quán)責(zé)是否對等、違約責(zé)任是否明確等）；財(cái)務(wù)部門審核付款方式、稅務(wù)處理、發(fā)票要求等財(cái)務(wù)相關(guān)條款；業(yè)務(wù)部門再次確認(rèn)合作細(xì)節(jié)與技術(shù)可行性；涉及重大項(xiàng)目的，需邀請管理層或?qū)ｍ?xiàng)評審小組參與。意見反饋與修改：評審部門在《合同評審表》中填寫書面意見，由法務(wù)部門匯總后反饋至業(yè)務(wù)部門修改。修改完成后，需重新提交評審部門確認(rèn)，直至所有無重大異議。（四）合同簽署簽署授權(quán)：根據(jù)公司授權(quán)管理制度，確定簽署人（法定代表人或其授權(quán)代表）。授權(quán)代表需持有《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限。文本核對：簽署前，法務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門共同核對最終合同文本（份數(shù)、頁碼、附件是否完整，簽字蓋章處是否清晰等），保證與評審?fù)ㄟ^版本一致。簽署蓋章：雙方簽署人簽字（或蓋章），并加蓋合同專用章或公章（多頁合同需加蓋騎縫章）。電子合同需符合《電子簽名法》要求，通過第三方電子認(rèn)證平臺簽署。（五）合同履行與跟蹤履行交底：業(yè)務(wù)部門向履行團(tuán)隊(duì)（如執(zhí)行部門、項(xiàng)目組）移交合同文本，明確履行節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、注意事項(xiàng)及風(fēng)險點(diǎn)，簽訂《合同履行交底記錄》。進(jìn)度跟蹤：履行過程中，業(yè)務(wù)部門按月/季度填寫《合同履行跟蹤表》，記錄履行進(jìn)度（如交付時間、驗(yàn)收情況、付款進(jìn)度等），對延遲履行或異常情況及時預(yù)警，并采取溝通、協(xié)商等措施解決。證據(jù)留存：履行過程中形成的往來函件、驗(yàn)收單、付款憑證、會議紀(jì)要等書面材料，需及時整理歸檔，保證履約行為可追溯。（六）合同變更與解除變更流程：因合作需要變更合同條款的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，變更協(xié)議需明確變更內(nèi)容、生效時間及與原合同的效力關(guān)系。變更流程參照原合同評審、簽署流程執(zhí)行。解除流程：出現(xiàn)法定或約定解除情形（如一方違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行等），守約方需書面通知對方，說明解除理由；雙方協(xié)商一致的，簽訂《合同解除協(xié)議》，明確財(cái)產(chǎn)返還、賠償損失等后續(xù)事宜；協(xié)商不成的，可通過仲裁/訴訟解決。（七）合同歸檔整理組卷：合同履行完畢（或終止/解除）后，業(yè)務(wù)部門將合同文本、附件、評審記錄、履行跟蹤表、變更/解除協(xié)議、相關(guān)憑證等材料整理成卷，填寫《合同歸檔清單》。分類保存：按照合同類型、簽訂時間、合作方等維度進(jìn)行分類編號，電子版?zhèn)浞葜凉緳n案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版移交至檔案室保存，保存期限不少于合同履行完畢后5年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。三、核心管理工具模板（一）合同立項(xiàng)申請表項(xiàng)目名稱合作方名稱合同類型合同金額（元）履行期限發(fā)起部門項(xiàng)目背景與需求（簡述合作目的、主要內(nèi)容、預(yù)期目標(biāo)等）核心條款摘要標(biāo)的：__________；數(shù)量：__________；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：__________；付款方式：__________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________法務(wù)審核意見簽字：__________日期：__________財(cái)務(wù)審核意見簽字：__________日期：__________（二）合同評審表合同名稱合同編號評審部門評審維度評審意見評審人簽字合法性（法務(wù)）（條款是否符合法律法規(guī)，是否存在無效風(fēng)險）__________商務(wù)條款（業(yè)務(wù)）（標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限等是否與需求一致）__________財(cái)務(wù)風(fēng)險（財(cái)務(wù)）（付款方式、稅務(wù)處理、資金安排是否合理）__________綜合結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（說明原因：____________________）最終審批人簽字：__________日期：__________（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱合作方名稱履行階段計(jì)劃節(jié)點(diǎn)實(shí)際進(jìn)展（如：交付/驗(yàn)收/付款）（如：2024-XX-XX）（如：已完成/延遲X天）履行總結(jié)（□正常履行□存在異常，已處理：__________）歸檔建議簽字：__________日期：__________（四）合同變更申請表原合同名稱原合同編號變更原因變更內(nèi)容（□標(biāo)的□數(shù)量□價格□履行期限□其他：__________）變更后條款（詳細(xì)列明變更前及變更后條款內(nèi)容）雙方確認(rèn)甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________生效時間______年_月_日四、關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)與管理建議（一）主體資格審查風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：合作方無民事行為能力、超越經(jīng)營范圍或存在經(jīng)營異常，導(dǎo)致合同無效或無法履行。管理建議：簽署前通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核查合作方信用狀況，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如為授權(quán)代表），必要時實(shí)地考察經(jīng)營場所。（二）條款約定不明確風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、付款方式等條款模糊，易引發(fā)爭議（如“驗(yàn)收合格”未明確標(biāo)準(zhǔn)、“盡快付款”未約定時限）。管理建議：核心條款需量化、具體化（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)引用國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，履行期限明確具體日期，付款方式列明賬戶信息及到賬時間）；避免使用“原則上”“盡量”等模糊表述，重要條款可增加附件說明。（三）履行證據(jù)缺失風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：未留存溝通記錄、驗(yàn)收單、付款憑證等材料，發(fā)生糾紛時無法證明己方履約行為。管理建議：建立“一事一檔”制度，履行過程中的重要往來函件采用書面形式（含郵件、蓋章掃描件等），驗(yàn)收時雙方簽署書面驗(yàn)收文件，付款后及時索取發(fā)票及付款憑證。（四）印章管理漏洞風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：違規(guī)使用公章、合同章，或未經(jīng)授權(quán)簽署合同，導(dǎo)致公司承擔(dān)不必要責(zé)任。管理建議：明確印章保管責(zé)任部門，建立《印章使用登記臺賬》，簽署合同前核查用印審批手