2026年資源回收公司智能會議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司智能會議室的預(yù)約、使用和管理，提高會議室資源利用效率，保障會議活動的有序進行，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門及全體員工對智能會議室的預(yù)約、使用和管理活動。第三條智能會議室管理遵循公平公正、高效便捷、規(guī)范有序、安全保密的原則。第二章管理職責(zé)第四條行政部門是智能會議室的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）負責(zé)智能會議室預(yù)約系統(tǒng)的日常維護和管理；（二）負責(zé)會議室設(shè)備設(shè)施的采購、安裝、調(diào)試和維護保養(yǎng)；（三）負責(zé)會議室的環(huán)境衛(wèi)生管理和安全保障工作；（四）負責(zé)對會議室使用情況進行監(jiān)督檢查和考核評估；（五）負責(zé)處理會議室使用過程中出現(xiàn)的問題和糾紛。第五條IT部門負責(zé)智能會議室預(yù)約系統(tǒng)的技術(shù)支持和安全保障工作，及時解決系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題。第六條各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門會議室的預(yù)約和使用管理工作，加強對本部門員工的宣傳教育，引導(dǎo)員工自覺遵守本制度。第七條會議室使用人應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，愛護會議室設(shè)備設(shè)施，保持會議室環(huán)境衛(wèi)生，確保會議活動的順利進行。第三章預(yù)約與調(diào)度管理第八條智能會議室預(yù)約實行線上預(yù)約制度，員工應(yīng)通過公司指定的智能會議室預(yù)約系統(tǒng)進行預(yù)約。第九條預(yù)約時間應(yīng)提前至少[X]個工作日進行，最長預(yù)約期限為[X]個月。第十條預(yù)約時應(yīng)準(zhǔn)確填寫會議名稱、會議時間、會議地點、參會人數(shù)、會議內(nèi)容、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。第十一條同一會議室在同一時間段內(nèi)只能接受一個預(yù)約申請。如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)約時間或地點的，應(yīng)提前至少[X]個工作日通過預(yù)約系統(tǒng)進行修改或取消。第十二條對于涉及公司重大決策、重要會議或接待活動的預(yù)約申請，行政部門應(yīng)優(yōu)先予以安排。第十三條會議室預(yù)約成功后，系統(tǒng)將自動發(fā)送預(yù)約確認通知至預(yù)約人及相關(guān)參會人員的電子郵箱或手機短信。第十四條如遇緊急情況需要臨時使用會議室的，應(yīng)直接聯(lián)系行政部門負責(zé)人進行協(xié)調(diào)安排。第四章會議室使用規(guī)范第十五條會議室使用人應(yīng)按照預(yù)約時間準(zhǔn)時到達會議室，并在會議開始前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。第十六條會議期間應(yīng)保持會議室安靜，不得大聲喧嘩、交頭接耳或進行與會議無關(guān)的活動。第十七條應(yīng)愛護會議室設(shè)備設(shè)施，正確使用投影儀、音響、空調(diào)等設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時聯(lián)系行政部門進行維修。第十八條應(yīng)保持會議室環(huán)境衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾，會議結(jié)束后應(yīng)將桌椅擺放整齊，關(guān)閉空調(diào)、燈光、投影等設(shè)備，帶走個人物品和垃圾。第十九條嚴(yán)禁在會議室吸煙、飲酒、吃零食或進行其他違反公司規(guī)章制度的行為。第二十條會議室不得用于進行非法活動或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的活動。第五章智能系統(tǒng)管理與維護第二十一條IT部門應(yīng)定期對智能會議室預(yù)約系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能完善。第二十二條應(yīng)加強對預(yù)約系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，采取必要的加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。第二十三條員工應(yīng)妥善保管自己的預(yù)約系統(tǒng)賬號和密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號或密碼被盜用，應(yīng)及時聯(lián)系IT部門進行處理。第二十四條行政部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)備設(shè)施的正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施損壞或故障，應(yīng)及時組織維修或更換。第六章安全與保密管理第二十五條會議室使用人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露會議內(nèi)容和相關(guān)信息。第二十六條會議期間應(yīng)妥善保管會議資料和個人物品，防止丟失或被盜。第二十七條應(yīng)注意用電安全，不得私拉亂接電線或使用大功率電器。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時聯(lián)系行政部門進行處理。第二十八條會議室應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護，確保消防器材的完好有效。第七章監(jiān)督與檢查第二十九條行政部門應(yīng)定期對智能會議室的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。第三十條對違反本制度規(guī)定的行為，行政部門有權(quán)予以制止，并視情節(jié)輕重給予警告、通報批評、罰款等處罰。第三十一條員工有權(quán)對會議室使用過程中出現(xiàn)的問題和違規(guī)行