一、適用范圍與場(chǎng)景本制度表格適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織的行政管理部門，用于規(guī)范日常行政文件、業(yè)務(wù)資料、檔案資料的全生命周期管理。具體場(chǎng)景包括：新文件形成后的初步整理、跨部門文件交接、年度檔案歸檔、歷史資料查閱與借閱、超期檔案鑒定銷檔等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保證文件資料的完整性、安全性及可追溯性，滿足合規(guī)管理、審計(jì)檢查及日常辦公需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集與初步整理文件收集范圍：涵蓋行政通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證（不含敏感報(bào)銷信息）、項(xiàng)目資料等具有保存價(jià)值的文件材料。責(zé)任分工：各部門指定專人（如部門助理）負(fù)責(zé)本部門文件收集，每月25日前將本月形成文件移交至行政部檔案管理員。初步篩選：檔案管理員對(duì)收集文件進(jìn)行審核，剔除重復(fù)件、無(wú)保存價(jià)值的草稿（如僅含修改痕跡的初稿），保證歸檔文件為最終定稿或具有憑證價(jià)值的版本。（二）文件分類與編碼分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類”方式。一級(jí)分類：按部門或文件類型劃分，如“行政類”“人事類”“財(cái)務(wù)類”“項(xiàng)目類”；二級(jí)分類：按具體事項(xiàng)細(xì)分，如“行政類”下分“通知公告”“會(huì)議管理”“印章管理”等。編碼規(guī)則：采用“部門代碼（2位）+年份（4位）+文件類型代碼（2位）+流水號(hào)（3位）”格式，示例：“XY-2024-01-001”（XY為行政部代碼，01為通知公告類型，001為流水號(hào)）。編碼由檔案管理員統(tǒng)一編制，保證唯一性。（三）文件登記與建檔登記要求：對(duì)分類編碼后的文件，填寫《行政文件歸檔登記表》，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、形成日期、頁(yè)數(shù)、分類號(hào)、保管期限、移交人、接收日期等。建檔整理：按分類號(hào)順序?qū)⑽募b入統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（尺寸建議為A4豎放）；檔案盒粘貼標(biāo)簽，標(biāo)注分類號(hào)、起止文件名、年度及保管期限；同一檔案盒內(nèi)文件按形成時(shí)間順序排列，編制《盒內(nèi)文件目錄》置于盒內(nèi)首頁(yè)。（四）歸檔與保管歸檔時(shí)間：年度終后1個(gè)月內(nèi)（次年1月31日前），完成上一年度文件歸檔工作；跨年度文件（如年度總結(jié)、預(yù)算表）歸入所屬年度。保管要求：檔案柜存放于通風(fēng)、干燥、防火的檔案室，遠(yuǎn)離水源、易燃物；電子檔案同步存儲(chǔ)于指定服務(wù)器，定期（每季度）備份，備份介質(zhì)標(biāo)注“檔案?jìng)浞?日期”并異地存放；定期檢查（每半年）檔案保管狀況，對(duì)受潮、蟲蛀文件及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。（五）借閱與使用借閱權(quán)限：僅限因工作需要查閱的部門員工，借閱需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理簽字后，報(bào)行政部主管審批。涉密文件（如未公開合同、人事任免文件）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)總監(jiān)審批。借閱流程：借閱人憑審批表至檔案室辦理登記，填寫借閱日期、歸還期限（一般不超過(guò)3個(gè)工作日）；檔案管理員提供復(fù)印件（原件原則上不外借），借閱人核對(duì)后簽字確認(rèn)；歸還時(shí)，檔案管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱記錄。（六）鑒定與銷毀鑒定標(biāo)準(zhǔn)：保管期限屆滿的檔案，由行政部牽頭，會(huì)同法務(wù)部專員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，確認(rèn)是否仍有保存價(jià)值。銷毀流程：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《文件銷毀審批表》，列明銷毀文件清單、數(shù)量、鑒定意見，經(jīng)行政部主管及分管領(lǐng)導(dǎo)總監(jiān)審批；銷毀時(shí)，由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同監(jiān)督，采用粉碎或焚燒方式，保證信息無(wú)法復(fù)原；銷毀后，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，《銷毀審批表》及銷毀記錄存檔備查。三、配套表格模板表1：行政文件歸檔登記表文件名稱文號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)分類號(hào)保管期限移交人接收日期備注關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知XY辦〔2024〕0012024-01-152XY-2024-01-00110年**2024-01-20含附件1份2023年度行政工作總結(jié)XY總〔2024〕0022024-01-2515XY-2024-03-00130年**2024-01-28-表2：文件借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱文件名稱文號(hào)/分類號(hào)借閱用途借閱日期歸還期限審批意見**市場(chǎng)部2023年度市場(chǎng)活動(dòng)總結(jié)XY-2023-04-001項(xiàng)目復(fù)盤2024-03-012024-03-05同意，經(jīng)理趙六財(cái)務(wù)部1395678關(guān)于差旅費(fèi)報(bào)銷的規(guī)定XY-2022-01-005制度修訂2024-03-022024-03-04同意，總監(jiān)表3：文件銷毀審批表銷毀文件清單數(shù)量（份/頁(yè)）形成年度保管期限鑒定意見審批人監(jiān)銷人銷毀日期備注2021年會(huì)議簽到表12份202110年已超期，無(wú)保存價(jià)值主管管理員2024-03-10-2020年臨時(shí)通知（草稿）25頁(yè)20203年重復(fù)件，無(wú)憑證價(jià)值主管專員2024-03-10-四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避責(zé)任到人：明確各部門文件收集責(zé)任人及檔案管理員職責(zé)，避免推諉；檔案管理員變動(dòng)時(shí)，需辦理交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。及時(shí)歸檔：嚴(yán)禁文件積壓，跨年度未歸檔文件需說(shuō)明原因并報(bào)行政部備案，保證檔案連續(xù)性。保密管理：涉密文件單獨(dú)存放，借閱需嚴(yán)格審批，電子檔案設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，禁止私自拷貝或外傳。規(guī)范操作：文件編碼、登記、歸