標(biāo)準(zhǔn)化合同管理工具合同模板及審批流程指南一、業(yè)務(wù)適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)化合同管理工具適用于企業(yè)各類民商事合同的規(guī)范化起草、審批、簽署及歸檔管理，覆蓋但不限于以下場(chǎng)景：采購(gòu)與銷售：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、產(chǎn)品銷售、服務(wù)外包等合同；合作與委托：戰(zhàn)略合作、項(xiàng)目合作、委托研發(fā)、代理銷售等合同；服務(wù)與租賃：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、房屋租賃、設(shè)備租賃等合同；人力資源：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等（需結(jié)合人力資源專項(xiàng)規(guī)定調(diào)整）；其他：贈(zèng)與、借款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可等需通過(guò)企業(yè)內(nèi)部審批流程的合同。本工具適用于企業(yè)各部門（如采購(gòu)部、銷售部、行政部、項(xiàng)目部等）及外部合作主體，保證合同管理全流程標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)化，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。二、全流程操作指南（一）合同發(fā)起與模板選擇發(fā)起申請(qǐng)：由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*（如采購(gòu)專員、銷售經(jīng)理等）登錄企業(yè)合同管理系統(tǒng)，“新建合同”，填寫基礎(chǔ)信息（合同類型、對(duì)方主體名稱、預(yù)計(jì)金額、項(xiàng)目名稱等），提交后唯一“合同編號(hào)”（規(guī)則：年份+部門簡(jiǎn)稱+流水號(hào)，如2024-CG-001）。模板匹配：系統(tǒng)根據(jù)“合同類型”自動(dòng)推薦對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)模板（如“采購(gòu)合同模板”“銷售合同模板”）。若需使用非標(biāo)模板，需勾選“特殊申請(qǐng)”并說(shuō)明理由，由法務(wù)專員*預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)后方可使用。（二）合同內(nèi)容填寫與草擬基礎(chǔ)信息錄入：在標(biāo)準(zhǔn)模板中填寫以下核心信息：主體信息：甲方（企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及[聯(lián)系方式]）、乙方（對(duì)方主體全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及[聯(lián)系方式]）；合同標(biāo)的：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（可附件說(shuō)明）；數(shù)量與質(zhì)量：具體數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款與支付：合同總金額（大小寫一致）、支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如“合同簽訂后7日內(nèi)支付30%”“驗(yàn)收合格后支付60%”“質(zhì)保期滿后支付10%”）、賬戶信息（開(kāi)戶行、戶名、賬號(hào)）；履行期限與地點(diǎn)：起始/截止日期、履行地點(diǎn)（如“甲方工廠”“乙方指定地點(diǎn)”）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日0.05%計(jì)算”）、賠償范圍。特殊條款補(bǔ)充：根據(jù)業(yè)務(wù)需求添加個(gè)性化條款（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式——建議優(yōu)先選擇“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”），保證條款合法、無(wú)歧義。（三）部門內(nèi)部審核審核發(fā)起：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫完成后，提交至部門負(fù)責(zé)人（如采購(gòu)部經(jīng)理、銷售部總監(jiān)）進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)：業(yè)務(wù)真實(shí)性：合同背景是否真實(shí)、必要（如采購(gòu)合同需附采購(gòu)申請(qǐng)單、比價(jià)記錄）；條款完整性：核心信息（金額、履行期限、違約責(zé)任等）是否填寫完整；預(yù)算匹配度：合同金額是否在部門年度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算需附預(yù)算調(diào)整審批單。審核結(jié)果：通過(guò)：部門負(fù)責(zé)人*“同意”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；不通過(guò)：填寫駁回理由（如“金額超出預(yù)算，需重新申報(bào)”），退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*修改后重新提交。（四）法務(wù)合規(guī)審查審查啟動(dòng)：部門審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)將合同推送至法務(wù)專員*進(jìn)行合規(guī)審查。審查要點(diǎn)：合法性：條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效風(fēng)險(xiǎn)（如“造成人身傷害無(wú)需賠償”等免責(zé)條款無(wú)效）；風(fēng)險(xiǎn)防控：對(duì)方主體資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營(yíng)許可證）、履約能力（如財(cái)務(wù)狀況、過(guò)往合作記錄）是否核實(shí)；格式規(guī)范：合同編號(hào)、簽署日期、頁(yè)碼等格式是否統(tǒng)一，無(wú)涂改（若有修改需雙方蓋章確認(rèn)）。審查意見(jiàn)：法務(wù)專員*通過(guò)系統(tǒng)添加審查意見(jiàn)，明確“通過(guò)”“需修改后再次審查”或“不通過(guò)”（如“爭(zhēng)議解決方式約定不明，需明確由甲方所在地法院管轄”）。（五）管理層審批審批層級(jí)劃分：根據(jù)合同金額及重要性，確定審批權(quán)限（示例）：金額≤10萬(wàn)元：分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：總經(jīng)理*審批；金額＞50萬(wàn)元：總經(jīng)理+董事長(zhǎng)聯(lián)合審批。審批要點(diǎn)：戰(zhàn)略匹配度：是否符合企業(yè)年度戰(zhàn)略規(guī)劃；成本效益：合同條款是否體現(xiàn)成本最優(yōu)、效益最大；資源配置：所需人力、物力、財(cái)力是否可保障。審批結(jié)果：審批人*在系統(tǒng)中簽署審批意見(jiàn)，通過(guò)后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)；若不通過(guò)，說(shuō)明理由并退回至發(fā)起部門。（六）合同簽署與用印用印申請(qǐng)：審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*提交“合同用印申請(qǐng)”，系統(tǒng)終版合同PDF，注明用印份數(shù)（如“一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份”）。用印審批：行政部*（或印章管理部門）審核用印申請(qǐng)與審批流程是否完整，核對(duì)合同內(nèi)容與系統(tǒng)版本一致后，安排用印。簽署交付：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章（合同專用章），騎縫章（多頁(yè)合同需加蓋）；電子合同：通過(guò)企業(yè)認(rèn)證的電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）完成簽署，具有法律效力的電子合同文本。（七）合同歸檔與執(zhí)行跟蹤歸檔管理：簽署完成后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將合同正本（紙質(zhì)版或電子版）提交至檔案管理部門，歸檔信息需包含：合同編號(hào)、名稱、簽署日期、雙方主體信息、金額、履行期限、歸檔人、歸檔日期。執(zhí)行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交貨時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)），在系統(tǒng)中記錄履行情況（如“2024年3月1日交貨，已驗(yàn)收合格”）；若出現(xiàn)變更（如金額調(diào)整、履行期限延長(zhǎng)），需發(fā)起“合同變更審批流程”，參照原流程審批后簽署補(bǔ)充協(xié)議。三、標(biāo)準(zhǔn)合同模板框架與審批記錄表（一）標(biāo)準(zhǔn)合同模板框架（以采購(gòu)合同為例）合同名稱[產(chǎn)品/服務(wù)名稱]采購(gòu)合同合同編號(hào)[系統(tǒng)自動(dòng)]簽訂日期年月日簽訂地點(diǎn)[具體地點(diǎn)]甲方（采購(gòu)方）：名稱：[企業(yè)全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[代碼]地址：[注冊(cè)地址]法定代表人：[姓名]聯(lián)系人：[姓名][聯(lián)系方式]：[電話/郵箱，可選填]乙方（供應(yīng)方）：名稱：[對(duì)方全稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[代碼]地址：[注冊(cè)地址]法定代表人：[姓名]聯(lián)系人：[姓名][聯(lián)系方式]：[電話/郵箱，可選填]鑒于條款：為明確甲乙雙方權(quán)利義務(wù)，根據(jù)《_________民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方就甲方向乙方采購(gòu)[產(chǎn)品/服務(wù)名稱]事宜，達(dá)成如下協(xié)議：第一條合同標(biāo)的1.1產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)及金額：產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總金額（元）合計(jì)總金額：人民幣（大寫）[金額]（￥[小寫金額]）1.2質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：產(chǎn)品質(zhì)量符合[國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)可附編號(hào)或技術(shù)參數(shù)表]，乙方需提供產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告等證明文件。第二條履行期限與地點(diǎn)2.1交貨/服務(wù)期限：乙方應(yīng)于年月日前完成交貨/服務(wù)交付。2.2履行地點(diǎn)：甲方指定地點(diǎn)（[具體地址]），運(yùn)費(fèi)由[乙方/甲方]承擔(dān)。第三條價(jià)款支付3.1支付方式：銀行轉(zhuǎn)賬。3.2支付節(jié)點(diǎn)：（1）合同簽訂后7個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總金額的30%作為預(yù)付款，即人民幣[金額]元；（2）產(chǎn)品/服務(wù)交付并經(jīng)甲方驗(yàn)收合格后7個(gè)工作日內(nèi)，支付至合同總金額的60%，即人民幣[金額]元；（3）質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后7個(gè)工作日內(nèi)，支付剩余10%質(zhì)保金，即人民幣[金額]元。3.3乙方賬戶信息：開(kāi)戶行：[銀行名稱]戶名：[乙方賬戶名]賬號(hào)：[乙方賬號(hào)]第四條雙方權(quán)利義務(wù)4.1甲方義務(wù)：按時(shí)支付價(jià)款，提供必要的驗(yàn)收條件。4.2乙方義務(wù)：按約定時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付產(chǎn)品/服務(wù)，對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量負(fù)責(zé)，提供售后服務(wù)（質(zhì)保期[]個(gè)月）。第五條違約責(zé)任5.1乙方逾期交貨的，每逾期1日，按逾期金額的0.05%向甲方支付違約金；逾期超過(guò)15日，甲方有權(quán)解除合同，乙方退還已付款項(xiàng)并賠償損失。5.2甲方逾期付款的，每逾期1日，按逾期金額的0.05%向乙方支付違約金。第六條爭(zhēng)議解決本合同履行過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交[甲方所在地]有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。第七條其他約定7.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。7.2本合同一式[]份，甲方執(zhí)[]份，乙方執(zhí)[]份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：年月日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：年月日（二）合同審批記錄表申請(qǐng)編號(hào)[合同編號(hào)]合同名稱[采購(gòu)合同]申請(qǐng)人[業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*]申請(qǐng)部門[采購(gòu)部]申請(qǐng)日期年月日合同類型[采購(gòu)類]審批節(jié)點(diǎn)審批人審批部門審批意見(jiàn)部門審核[部門負(fù)責(zé)人*][采購(gòu)部]同意法務(wù)審查[法務(wù)專員*]法務(wù)部通過(guò)，建議補(bǔ)充“質(zhì)保期內(nèi)的維修響應(yīng)時(shí)間”分管領(lǐng)導(dǎo)審批[分管領(lǐng)導(dǎo)*][管理層]同意總經(jīng)理審批[總經(jīng)理*][管理層]同意備注乙方已補(bǔ)充附件3：《質(zhì)保服務(wù)承諾書(shū)》四、關(guān)鍵操作提醒信息真實(shí)性核驗(yàn)：合同簽訂前，務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)），保證簽約人有權(quán)代表企業(yè)簽署合同，避免因“無(wú)權(quán)代理”導(dǎo)致合同無(wú)效。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、數(shù)量、期限等需明確具體；違約責(zé)任需與權(quán)利義務(wù)對(duì)等，避免“單方免責(zé)”條款。審批時(shí)效控制：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（特殊情況除外），超期未審系統(tǒng)自動(dòng)提醒，保證