采購申請與供應商選擇評估工具一、工具概述本工具旨在規(guī)范企業(yè)采購申請流程，系統(tǒng)化評估供應商綜合能力，保證采購活動合規(guī)、高效、經(jīng)濟，適用于各類企業(yè)常規(guī)物資采購、服務外包、項目采購等場景，幫助采購部門從需求提出到供應商確定形成標準化管理閉環(huán)。二、適用范圍與應用場景（一）常規(guī)運營物資采購適用于企業(yè)日常生產、辦公所需的標準化物資（如原材料、辦公用品、設備配件等），需求頻次高、規(guī)格明確，重點在于快速響應與成本控制。（二）專項項目采購適用于特定項目（如新產品研發(fā)、工程建設、市場活動等）所需定制化物資或服務，需求復雜度高、周期長，需重點評估供應商的技術能力與項目匹配度。（三）緊急采購適用于因突發(fā)情況（如設備故障、生產急需補貨等）導致的緊急采購需求，需簡化流程但仍需保證供應商資質合規(guī)性。三、詳細操作流程（一）采購申請流程需求提出與確認由需求部門（如生產部、行政部、項目部）填寫《采購需求清單》，明確以下信息：物資/服務名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、質量標準；需求數(shù)量、期望交付時間、使用場景；預算上限（若有）、特殊要求（如環(huán)保認證、定制化需求等）。需求部門負責人對需求的必要性、合理性進行審核，簽字確認后提交至采購部門。預算匹配與財務審核采購部門核對需求清單與年度預算，確認資金來源（如部門預算、專項預算等）；財務部門審核預算合規(guī)性（如是否超預算、預算科目是否正確），出具《預算審核意見》。若超預算，需由需求部門提交《預算調整申請》，按權限報批后proceed。采購申請?zhí)峤慌c審批采購部門根據(jù)審核通過的需求清單，填寫《采購申請表》，附《需求清單》《預算審核意見》等材料，按企業(yè)審批流程逐級報批（如采購主管→財務總監(jiān)→總經(jīng)理）；審批通過后，采購部門正式啟動供應商選擇流程。（二）供應商選擇評估流程供應商信息收集采購部門通過以下渠道收集潛在供應商信息：企業(yè)合格供應商庫（歷史合作供應商）；公開平臺（如采購網(wǎng)、行業(yè)招標平臺、行業(yè)協(xié)會推薦）；需求部門推薦（需提供供應商資質證明材料）。整理供應商名單，包含基本信息：名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、主營業(yè)務、合作案例等。供應商資格預審對收集到的供應商進行初步篩選，重點審核以下資質（需提供復印件并加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍需涵蓋采購品類）；特殊行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產許可證等，根據(jù)采購品類確定）；質量體系認證（如ISO9001、ISO14001等，根據(jù)需求確定）；近三年內無重大違法記錄聲明（可要求供應商出具承諾函）。淘汰不符合資格要求的供應商，形成《合格供應商候選名單》。方案與報價獲取向候選供應商發(fā)出《詢價函》或《招標文件》，明確：采購需求詳情（規(guī)格、數(shù)量、交付標準等）；報價要求（報價有效期、報價方式：固定單價/總價、是否含稅等）；供應商需提交的響應材料（技術方案、服務承諾、樣品（若需）等）。收集供應商報價及技術方案，整理《供應商報價匯總表》。綜合評估打分成立評估小組（成員可包括采購部門、需求部門、財務部門、技術部門負責人），根據(jù)《供應商綜合評估表》進行量化打分（總分100分），具體指標及權重可根據(jù)采購品類調整：價格評分（30%）：取最低報價為基準分，其他供應商按比例扣分（如：報價=基準價×(1+10%)，得0分；報價=基準價×(1+5%)，得15分，以此類推）；質量評分（25%）：審核質量認證文件、過往質量記錄、樣品檢測報告（若需）；資質與能力評分（20%）：注冊資本、行業(yè)資質、生產/服務能力（如產能、技術人員數(shù)量）；服務評分（15%）：交付周期、售后響應時間、質保期限、服務方案完整性；合作案例評分（10%）：類似項目合作經(jīng)驗、客戶評價（需提供合同復印件或客戶證明）。匯總各成員打分，計算平均分，形成《供應商評估報告》，按得分高低排序。供應商確定與公示評估小組根據(jù)得分情況，推薦1-3家候選供應商，報采購負責人審批；審批通過后，在企業(yè)內部或指定平臺進行為期3個工作日的公示，接受異議反饋；公示無異議后，確定最終供應商，通知其簽訂合同。合同簽訂與執(zhí)行采購部門與供應商擬定采購合同，明確：標的物詳情、價格、交付時間與地點、驗收標準、付款方式、違約責任等；合同按企業(yè)審批流程簽訂后，交由采購部門執(zhí)行，并同步更新《合格供應商庫》（新增或調整供應商信息）。四、配套模板工具（一）采購申請表申請編號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□物資□服務□工程預算科目預算金額物資/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量期望交付用途說明緊急程度□普通□緊急部門負責人審批簽字：日期：財務審核意見簽字：日期：采購部門意見簽字：日期：備注（二）供應商綜合評估表供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式成立時間注冊資本主營業(yè)務資質文件清單□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□質量認證□其他（請注明）：__________報價金額（元）分項報價：1.__________2.__________3.__________合計：__________質量情況認證體系：__________樣品檢測：□合格□不合格（附報告）質量：□無□有（說明：__________）服務能力交付周期：______天售后響應：______小時內質保期：______月服務方案：□完整□一般□不完善合作案例項目1：__________客戶：__________評價：__________項目2：__________客戶：__________評價：__________評分項權重得分（100分制）加權得分價格評分30%質量評分25%資質能力評分20%服務評分15%案例評分10%總分100%評估意見□推薦□備選□淘汰理由：____________________評估小組成員（簽字）：__________、__________、__________評估日期：______年_月_日備注五、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）需求明確性需求部門需提供清晰、可量化的采購標準（如技術參數(shù)、質量指標），避免使用“優(yōu)質”“高效”等模糊表述，導致供應商理解偏差或后期驗收爭議。（二）預算剛性控制嚴格執(zhí)行預算審批流程，未經(jīng)批準不得超預算采購；緊急采購需補辦預算手續(xù)，保證資金使用合規(guī)。（三）資質審核嚴謹性供應商資質文件需在有效期內，且與采購品類匹配；對“三無”供應商（無營業(yè)執(zhí)照、無相關資質、無固定經(jīng)營場所）一票否決，規(guī)避法律風險。（四）評估客觀性評估小組成員需獨立打分，避免人情分；對技術復雜或金額較大的采購項目，可引入第三方專家參與評估，保證結果公正。（五）溝通記錄留存重要溝通（如供應商答疑、需求變更）需留存書面記錄（郵件、會議紀要等），作為