通用技術(shù)文檔編寫與歸檔規(guī)范一、適用范圍與應(yīng)用場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類技術(shù)文檔的標(biāo)準(zhǔn)化編寫與系統(tǒng)性歸檔，具體場景包括但不限于：技術(shù)項目開發(fā)：從需求分析、方案設(shè)計到測試部署的全流程文檔記錄；系統(tǒng)運維支持：配置手冊、故障排查指南、版本更新說明等運維文檔管理；知識沉淀傳承：技術(shù)經(jīng)驗總結(jié)、最佳實踐文檔、培訓(xùn)材料等知識資產(chǎn)積累；跨部門協(xié)作：研發(fā)、測試、運維等部門間的技術(shù)信息傳遞與共享；合規(guī)與審計：滿足行業(yè)監(jiān)管要求的技術(shù)文檔留存，如安全認(rèn)證、流程審計等材料。二、技術(shù)文檔編寫與歸檔全流程操作指南（一）文檔編寫準(zhǔn)備階段明確文檔目標(biāo)與受眾根據(jù)使用場景確定文檔核心目標(biāo)（如指導(dǎo)操作、記錄流程、傳遞知識等），分析受眾背景（技術(shù)人員、運維人員、管理層等），調(diào)整內(nèi)容深度與表述方式。示例：面向運維人員的《系統(tǒng)部署手冊》需側(cè)重操作步驟和命令細(xì)節(jié)；面向管理層的《項目技術(shù)總結(jié)》需突出成果與風(fēng)險。收集與整理基礎(chǔ)資料匯編與文檔相關(guān)的技術(shù)資料，包括需求文檔、設(shè)計圖紙、測試報告、會議紀(jì)要、代碼注釋等，保證資料真實、完整、最新。對資料進(jìn)行分類標(biāo)記，剔除冗余或過時信息，形成編寫素材庫。確定文檔結(jié)構(gòu)與框架依據(jù)文檔類型設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化常見結(jié)構(gòu)包括：通用技術(shù)文檔：封面、目錄、修訂記錄、引言（目的、范圍、術(shù)語定義）、（章節(jié)化內(nèi)容）、附錄（圖表、代碼片段等）、參考文獻(xiàn)；專項文檔（如故障報告）：事件概述、影響范圍、排查過程、解決方案、預(yù)防措施、責(zé)任人等。（二）文檔編寫執(zhí)行階段內(nèi)容編寫規(guī)范術(shù)語統(tǒng)一：使用行業(yè)通用術(shù)語或企業(yè)內(nèi)部規(guī)范術(shù)語，避免口語化、歧義表述，首次出現(xiàn)術(shù)語時需標(biāo)注英文全稱及縮寫（如“API（ApplicationProgrammingInterface，應(yīng)用程序接口）”）。邏輯清晰：采用“總-分-總”或“問題-分析-解決”等邏輯結(jié)構(gòu)，章節(jié)間過渡自然，層次分明（建議使用1級標(biāo)題、1.1級標(biāo)題、1.1.1級標(biāo)題三級編號體系）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：技術(shù)參數(shù)、版本號、時間節(jié)點等關(guān)鍵信息需與實際一致，數(shù)據(jù)來源需可追溯（如“測試環(huán)境：LinuxCentOS7.9，內(nèi)核版本3.10.0-1160.el7”）。圖表規(guī)范：圖表需有編號（如圖1、表1）和標(biāo)題，內(nèi)容簡潔易懂，圖表下方需注明數(shù)據(jù)來源或說明文字，避免與重復(fù)。格式與排版要求字體與字號：使用宋體五號，一級標(biāo)題黑體三號，二級標(biāo)題黑體四號，三級標(biāo)題黑體小四，行間距1.5倍，段前段后間距0.5行。頁眉頁腳：頁眉左側(cè)標(biāo)注文檔名稱，右側(cè)標(biāo)注章節(jié)標(biāo)題；頁腳居中標(biāo)注頁碼（如“-1-”），封面、目錄不編頁碼。版本控制：文檔封面需標(biāo)注版本號（如V1.0）、修訂日期、編寫人、審核人、批準(zhǔn)人等信息，版本號規(guī)則為“主版本號.次版本號.修訂號”（如V1.2.3）。（三）文檔審核與定稿階段三級審核流程自審（編寫人）：檢查內(nèi)容完整性、邏輯連貫性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性，重點核對圖表編號、術(shù)語一致性、版本信息等?；彛ㄍ壔蛳嚓P(guān)領(lǐng)域工程師）：從技術(shù)可行性、操作細(xì)節(jié)、風(fēng)險提示等角度提出修改意見，例如《故障排查手冊》需由運維工程師驗證步驟可執(zhí)行性。終審（部門負(fù)責(zé)人或技術(shù)專家）：審核文檔與業(yè)務(wù)需求的匹配度、合規(guī)性及知識價值，確認(rèn)是否達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)。修訂與版本更新審核通過后，根據(jù)反饋意見修訂文檔，修訂內(nèi)容需在《修訂記錄》中明確標(biāo)注（包括修訂版本、修訂人、修訂日期、修訂摘要）。若文檔內(nèi)容發(fā)生重大變更（如架構(gòu)調(diào)整、流程重構(gòu)），需升級主版本號（如V1.0→V2.0）；輕微修正升級次版本號（如V1.0→V1.1）；錯誤修正升級修訂號（如V1.1.0→V1.1.1）。（四）文檔歸檔管理階段分類與編號規(guī)則分類方式：按“項目-類型-時間”三級分類，例如“項目-設(shè)計文檔-2023年”、“系統(tǒng)-運維手冊-2024Q1”。編號規(guī)則：采用“項目代碼-文檔類型代碼-年份-序號”格式，例如“PRJ2024-DES-2024-001”（PRJ2024為項目代碼，DES為設(shè)計文檔代碼，2024為年份，001為序號）。存儲與索引存儲介質(zhì)：電子文檔存儲于企業(yè)指定文檔管理系統(tǒng)（如Confluence、SharePoint），備份至本地服務(wù)器及云端，保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)文檔（如需）存放于檔案柜，標(biāo)注分類標(biāo)簽及存儲位置。索引建立：在文檔管理系統(tǒng)中創(chuàng)建文檔索引表，包含文檔編號、名稱、類型、版本、歸檔日期、關(guān)鍵詞、責(zé)任人等字段，支持按名稱、編號、關(guān)鍵詞等條件檢索。借閱與更新機制借閱管理：文檔借閱需通過OA系統(tǒng)提交申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在系統(tǒng)中記錄借閱人、借閱時間、歸還期限，逾期未還需催還并記錄。定期更新：每年12月對歸檔文檔進(jìn)行全面梳理，確認(rèn)文檔有效性，過期或廢止文檔需標(biāo)記“已失效”并移至歷史檔案區(qū)，保留3年后做銷毀處理。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板及表格示例（一）技術(shù)文檔封面模板文檔名稱（例如：系統(tǒng)V2.0技術(shù)設(shè)計方案）文檔編號（按編號規(guī)則填寫，如PRJ2024-DES-2024-001）版本號V1.0修訂日期YYYY-MM-DD編寫人*工審核人*經(jīng)理批準(zhǔn)人*總監(jiān)文檔密級（內(nèi)部公開/機密/絕密）所屬項目（項目名稱）生效日期YYYY-MM-DD（二）修訂記錄表版本號修訂日期修訂人修訂摘要審核人V1.02024-03-01*工初稿創(chuàng)建*經(jīng)理V1.12024-03-15*工修改第3章部署流程，補充故障處理步驟*經(jīng)理V2.02024-06-20*工根據(jù)架構(gòu)升級重寫第4章系統(tǒng)設(shè)計部分*總監(jiān)（三）文檔歸檔索引表（示例）文檔編號文檔名稱文檔類型版本歸檔日期關(guān)鍵詞責(zé)任人存儲位置（路徑）PRJ2024-DES-2024-001系統(tǒng)V2.0技術(shù)設(shè)計方案設(shè)計文檔V2.02024-06-20架構(gòu)設(shè)計、接口規(guī)范*工/項目文檔/項目/設(shè)計文檔/OPR2024-SYS-2024-015系統(tǒng)運維手冊（2024Q1）運維文檔V1.22024-03-31部署、監(jiān)控、故障處理*工/系統(tǒng)文檔/運維手冊/2024Q1/四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）版本管理規(guī)范嚴(yán)禁同一文檔存在多個版本并行使用，所有修訂必須通過版本號升級流程追溯；文檔歸檔后，若需修改，必須通過“借閱-修訂-審核-重新歸檔”流程，禁止直接在歸檔文檔上修改。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確性保障技術(shù)參數(shù)、命令代碼等關(guān)鍵內(nèi)容需經(jīng)過實際驗證，例如部署步驟需在測試環(huán)境復(fù)現(xiàn)無誤后再寫入文檔；引用外部資料（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、第三方文檔）需注明來源，保證可查證。（三）保密與安全要求根據(jù)文檔密級設(shè)定訪問權(quán)限，絕密級文檔僅限核心人員訪問，存儲需加密；電子文檔禁止通過個人郵箱、即時通訊工具外傳，紙質(zhì)文檔廢棄時需使用碎紙機處理。（四）可讀性與維護(hù)性避免大段文字堆砌，多使用分點、表格、流程圖等可視化方式呈現(xiàn)內(nèi)容；文檔責(zé)任人需定期（每季度）檢查文檔有效性，當(dāng)技術(shù)方案、系統(tǒng)架構(gòu)等發(fā)生變更時，及時同步更新文檔。（五）常見問題規(guī)避問題1：文檔結(jié)構(gòu)混亂，章節(jié)邏輯跳躍。規(guī)避：編寫前參考同類，繪制大綱流程圖，明確章節(jié)層級關(guān)系。問題2：術(shù)語不統(tǒng)一，同一概念用多種表述。規(guī)