機關(guān)單位電子公文管理使用手冊一、電子公文管理概述電子公文管理是機關(guān)單位依托信息化系統(tǒng)，對公文“擬制、審核、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔”全生命周期進行規(guī)范化、數(shù)字化管控的核心工作，旨在通過流程優(yōu)化提升辦公效率，依托技術(shù)手段強化風險防控，最終實現(xiàn)公文管理“高效、規(guī)范、安全”的目標。本手冊適用于行政公文（請示、報告、通知、決定等）、內(nèi)部工作文件（簽報、會議紀要等）的電子處理，覆蓋從公文起草到歸檔的全流程操作規(guī)范與安全要求。二、公文生命周期管理規(guī)范（一）公文擬制：格式與內(nèi)容雙重合規(guī)公文擬制需兼顧格式規(guī)范性與內(nèi)容嚴謹性：格式要求：標題采用“二號方正小標宋簡體”，正文為“三號仿宋_GB2312”，行距設(shè)為28磅；發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文日期、電子印章等要素需完整呈現(xiàn)（建議直接調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)置模板，避免手動排版失誤）。內(nèi)容要求：行文目的明確，表述簡潔準確，避免歧義；請示需“一文一事”，報告不得夾帶請示事項；涉及政策、數(shù)據(jù)的內(nèi)容需核對最新依據(jù)，附件需標注清晰（如“附件：1.××××××”）。起草工具：優(yōu)先使用單位指定的公文排版軟件（如“黨政機關(guān)公文排版助手”）或電子公文系統(tǒng)內(nèi)置編輯器，嚴禁使用非授權(quán)編輯工具（如盜版Word插件），避免格式錯亂或數(shù)據(jù)泄露。（二）公文審核：形式與內(nèi)容雙重把關(guān)審核實行“初審-復審”分級負責制，重點把控形式合規(guī)性與內(nèi)容準確性：形式審核：由文秘崗或初審人員完成，需檢查格式（要素是否齊全、排版是否規(guī)范）、附件（格式是否合規(guī)、命名是否清晰）、發(fā)文字號（是否重復、規(guī)則是否正確）。內(nèi)容審核：由業(yè)務部門或分管領(lǐng)導完成，需核查政策合規(guī)性（是否符合現(xiàn)行法規(guī)、單位制度）、表述準確性（數(shù)據(jù)、術(shù)語是否無誤）、邏輯合理性（行文邏輯、措施可行性）。審核流程：審核人可通過系統(tǒng)“批注功能”在線標注修改意見（如“此處需補充××依據(jù)”“措辭需精簡”），退回擬稿人時需注明具體理由；擬稿人修改后需重新提交審核，嚴禁“繞過審核”直接簽發(fā)。（三）公文簽發(fā)：權(quán)限與流程雙重嚴格簽發(fā)權(quán)限與公文級別、類型掛鉤，實行“誰簽發(fā)、誰負責”：簽發(fā)權(quán)限：單位負責人簽發(fā)全局性、重大事項公文；分管領(lǐng)導簽發(fā)分管領(lǐng)域常規(guī)公文；授權(quán)文秘部門負責人簽發(fā)普發(fā)性、事務性公文（需提前備案授權(quán)范圍）。簽發(fā)流程：簽發(fā)人登錄系統(tǒng)查看待簽公文，可查閱審核意見、在線批注（如“同意印發(fā)”“請××部門補充說明后再簽”）；確認無誤后點擊“電子簽發(fā)”（或使用CA證書簽名），簽發(fā)后如需修改，需由擬稿人發(fā)起“重新審核”流程，嚴禁擅自篡改已簽發(fā)公文。（四）公文流轉(zhuǎn)：發(fā)文與收文雙重閉環(huán)1.發(fā)文流轉(zhuǎn)：從“擬”到“發(fā)”的全鏈路管控發(fā)文需經(jīng)歷“擬制→審核→簽發(fā)→編號→套紅→印發(fā)”流程：編號：由文秘部門統(tǒng)一編制（規(guī)則為“機關(guān)代字+年份+序號”，如“×政發(fā)〔2024〕×號”），嚴禁擅自編號或重復編號。套紅與印發(fā)：系統(tǒng)自動套印電子印章（需確保印章清晰度、位置合規(guī)），印發(fā)前需生成PDF版預覽，確認無誤后通過系統(tǒng)“發(fā)文通道”發(fā)送（內(nèi)部文件走OA系統(tǒng)，外部公文走政務交換平臺）。2.收文流轉(zhuǎn)：從“簽”到“辦”的全周期跟蹤收文需經(jīng)歷“簽收→登記→擬辦→批辦→承辦→督辦”流程：簽收與登記：收文崗收到公文后，需核對來文單位、文號、緊急程度（急件需標注“特急”“加急”），錄入系統(tǒng)生成“收文編號”（如“×政收〔2024〕×號”）。擬辦與批辦：擬辦人（一般為文秘崗）提出辦理建議（如“請××部門牽頭，××部門配合辦理”），報分管領(lǐng)導批辦；批辦意見需明確責任部門、辦理時限、工作要求。承辦與督辦：承辦部門需在時限內(nèi)反饋辦理進展（可通過系統(tǒng)“辦理反饋”模塊上傳材料），督辦崗定期跟蹤進度（急件需每日督辦），確?！笆率掠谢匾簟⒓兄洹?。（五）公文歸檔：實體與電子雙重同步歸檔需實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的一致性，確?！皯獨w盡歸、安全可控”：歸檔范圍：辦結(jié)的發(fā)文、收文、內(nèi)部簽報、會議紀要等，以及公文辦理過程中的審核意見、修改痕跡（需保留版本溯源）。歸檔要求：電子文件需轉(zhuǎn)換為PDF/OFD格式（確保長期可讀），元數(shù)據(jù)（如發(fā)文日期、簽發(fā)人、流轉(zhuǎn)記錄）需完整；紙質(zhì)文件需與電子文件“一一對應”，編號、內(nèi)容、印章完全一致。歸檔流程：每月末由文秘崗或檔案員發(fā)起“歸檔申請”，經(jīng)檔案部門審核后，電子文件移交檔案系統(tǒng)存儲（需做異地備份），紙質(zhì)文件移交檔案室立卷。三、電子公文系統(tǒng)操作指南（一）系統(tǒng)登錄：安全與便捷并重身份驗證：首次登錄使用初始賬號（如“工號+默認密碼”），登錄后需立即修改密碼（復雜度要求：8位以上，含大小寫字母、數(shù)字、特殊字符）；重要公文操作需配合CA證書或短信驗證碼（如簽發(fā)、歸檔）。（二）功能模塊：全流程操作指引1.公文起草：模板化高效創(chuàng)作點擊“新建公文”，選擇對應模板（如“請示模板”“通知模板”），系統(tǒng)自動填充格式框架；填寫“發(fā)文機關(guān)”“發(fā)文字號”“主送機關(guān)”等要素，正文可直接編輯（支持粘貼Word內(nèi)容，但需重新排版）；插入附件時，需確保格式為PDF/Word（大小≤50MB），命名規(guī)范（如“××××××附件1.docx”），點擊“上傳”后需預覽確認。2.公文審核：在線化精準把關(guān)進入“待審核公文”列表，點擊公文標題查看詳情，可通過“批注”功能標注修改意見（如“此處數(shù)據(jù)需核對2024年最新統(tǒng)計”）；確認無誤后點擊“通過”，公文自動流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；如需退回，需在“退回理由”欄詳細說明（如“格式不符合規(guī)范，需調(diào)整行距和字體”）。3.公文簽發(fā)：數(shù)字化權(quán)責明晰進入“待簽發(fā)公文”列表，可查閱審核意見、公文內(nèi)容，如需修改可“退回審核”；確認無誤后，點擊“電子簽發(fā)”（或插入CA證書簽名），并可添加簽發(fā)意見（如“同意，按程序印發(fā)”）；簽發(fā)后，公文狀態(tài)變?yōu)椤耙押灠l(fā)”，自動流轉(zhuǎn)至文秘部門編號。4.公文收發(fā)：可視化全程跟蹤收文管理：在“收文箱”查看來文，點擊“簽收”確認收到，“登記”時需準確填寫文號、標題、緊急程度；發(fā)文管理：在“發(fā)文箱”查看已發(fā)、待發(fā)公文，可跟蹤流轉(zhuǎn)狀態(tài)（如“已審核”“已簽發(fā)”“已印發(fā)”），點擊“詳情”可查看全流程記錄。5.檔案管理：規(guī)范化長期保存點擊“歸檔申請”，勾選需歸檔的公文（系統(tǒng)自動篩選辦結(jié)公文），填寫“歸檔說明”（如“2024年×月發(fā)文，共×件”）；檔案部門審核通過后，電子文件自動移交檔案系統(tǒng)，可通過“檔案查詢”模塊按文號、日期、標題檢索歷史公文。（三）操作技巧：提升效率的小竅門快捷鍵運用：Ctrl+S快速保存，Ctrl+Enter提交審核/簽發(fā)，Ctrl+F全文搜索關(guān)鍵詞；格式刷復用：選中已排版的文本，點擊“格式刷”可快速復制格式到其他段落；批量處理：收文時可“批量簽收”“批量登記”，歸檔時可“批量選擇”同類型公文；四、安全管理與保密要求（一）權(quán)限管理：分級與制衡結(jié)合角色權(quán)限：起草人僅可起草、修改公文；審核人可審核、批注；簽發(fā)人可簽發(fā)、查看全流程；檔案員可歸檔、查詢（需定期更新權(quán)限清單，避免“一人多權(quán)”）。權(quán)限變更：因崗位調(diào)整需變更權(quán)限時，需提交《權(quán)限變更申請表》（經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導簽字），由系統(tǒng)管理員在24小時內(nèi)完成調(diào)整。（二）數(shù)據(jù)安全：加密與備份并重傳輸加密：公文傳輸采用SSL加密協(xié)議，禁止通過QQ、微信等非涉密渠道傳輸電子公文（密級公文需走專用加密通道）；存儲加密：電子公文存儲在單位私有云或加密服務器，定期（每月）進行異地備份（備份介質(zhì)需存放在防火、防潮、防磁的專用庫房）；病毒防護：終端需安裝正版殺毒軟件（如“××安全衛(wèi)士”），系統(tǒng)每月進行漏洞掃描與修復，嚴禁在終端存儲公文時關(guān)閉防護功能。（三）保密管理：密級與閱知雙管控密級處理：秘密、機密、絕密公文需標注“秘密★×年”“機密★×年”“絕密★×年”，傳輸時使用“涉密公文交換系統(tǒng)”，存儲時加密且僅限指定IP訪問；閱知范圍：公文需明確“閱知范圍”（如“局機關(guān)各部門、直屬單位”），禁止超范圍轉(zhuǎn)發(fā)、截圖（系統(tǒng)自動水印標記，違規(guī)操作將被記錄）；銷毀要求：電子公文銷毀需經(jīng)檔案部門審批，通過系統(tǒng)“銷毀模塊”徹底刪除（物理刪除+邏輯覆蓋），紙質(zhì)公文按《檔案法》要求銷毀。五、常見問題及解決辦法（一）系統(tǒng)登錄類忘記密碼：點擊“忘記密碼”，通過綁定的手機號/郵箱重置；若未綁定，聯(lián)系系統(tǒng)管理員（內(nèi)線：×××）重置初始密碼。賬號鎖定：連續(xù)5次密碼錯誤將鎖定賬號，30分鐘后自動解鎖；如需立即解鎖，聯(lián)系管理員手動解除。（二）公文流轉(zhuǎn)類流轉(zhuǎn)卡頓：檢查網(wǎng)絡(luò)（切換至有線網(wǎng)絡(luò)或重啟路由器），清理瀏覽器緩存（Ctrl+Shift+Delete），仍未解決則聯(lián)系技術(shù)支持（郵箱：×××@××.）。審核退回：查看“退回理由”（如“格式錯誤”“內(nèi)容需補充”），修改后重新提交；若對退回意見有疑問，可通過系統(tǒng)“留言”功能與審核人溝通。文號重復：聯(lián)系文秘部門（內(nèi)線：×××），說明情況后由其重新編制文號（需提供擬稿時間、標題等信息）。（三）格式排版類字體/行距錯亂：使用系統(tǒng)“格式修復”功能（點擊“工具→格式修復”），或重新調(diào)用模板（刪除原有格式后粘貼內(nèi)容）；附件無法打開：檢查附件格式（需為PDF/Word），重新上傳（確保文件名無特殊字符）；若為PDF損壞，聯(lián)系來文單位重新發(fā)送。（四）安全保密類誤發(fā)密級公文：立即在系統(tǒng)中點擊“撤回”（簽發(fā)前可撤回，簽發(fā)后需聯(lián)系文秘部門攔截），并向分管領(lǐng)導報告，按