2026年跨境營銷策劃公司采購合同簽訂與管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購合同的簽訂與管理工作，明確合同簽訂、履行、變更、歸檔等全流程要求，保障采購業(yè)務(wù)合法合規(guī)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，結(jié)合公司跨境營銷策劃業(yè)務(wù)采購實(shí)際（含境內(nèi)外采購），特制定本制度。第二條本制度適用于公司各類跨境營銷策劃項(xiàng)目相關(guān)采購合同的簽訂、履行、變更、解除、歸檔、爭(zhēng)議處理等管理工作，涵蓋境內(nèi)外物料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如設(shè)計(jì)、調(diào)研、推廣服務(wù)）等所有采購業(yè)務(wù)類型，包括主合同、補(bǔ)充協(xié)議及其他具有合同性質(zhì)的法律文件。第三條采購合同管理遵循“合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、審慎嚴(yán)謹(jǐn)、全程管控”的原則，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國民法典》及目標(biāo)市場(chǎng)所在國（地區(qū)）相關(guān)法律法規(guī)，確保合同條款公平公正、內(nèi)容完整、權(quán)責(zé)明確，同時(shí)兼顧跨境業(yè)務(wù)的特殊性。第四條公司采購部為采購合同簽訂與管理的統(tǒng)籌責(zé)任部門，負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草、流轉(zhuǎn)及履行跟蹤；法務(wù)部負(fù)責(zé)合同的合法性、合規(guī)性審核，提供法律支持及爭(zhēng)議處理指導(dǎo)；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)支付審核、成本核算及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控；需求部門（如市場(chǎng)部、創(chuàng)意策劃部等）負(fù)責(zé)提出采購需求，參與合同關(guān)鍵條款確認(rèn)及履約驗(yàn)收；檔案管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的集中歸檔與保管；人力資源部負(fù)責(zé)相關(guān)責(zé)任人的考核問責(zé)。第二章采購合同簽訂管理第五條合同簽訂前置條件。簽訂采購合同前，需完成以下前置工作：（一）供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部需對(duì)供應(yīng)商的主體資格、經(jīng)營資質(zhì)、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面審核，境內(nèi)供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、信用報(bào)告等；境外供應(yīng)商需提供合法經(jīng)營證明、跨境履約能力證明及符合目標(biāo)市場(chǎng)合規(guī)要求的相關(guān)文件，審核合格后方可進(jìn)入合作洽談環(huán)節(jié)。（二）采購需求確認(rèn)：需求部門需明確采購標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付要求、使用場(chǎng)景（含境外場(chǎng)景）等核心需求，形成書面采購需求文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后提交采購部，作為合同起草的依據(jù)。（三）采購方式確定：根據(jù)采購金額、項(xiàng)目重要程度及市場(chǎng)情況，確定采購方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購等），大額采購或特殊采購項(xiàng)目需經(jīng)管理層審批確認(rèn)采購方式。第六條合同起草與核心條款要求。采購合同由采購部牽頭起草，優(yōu)先采用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板；無標(biāo)準(zhǔn)模板的，需結(jié)合采購業(yè)務(wù)特性及跨境要求起草。合同核心條款需完整、明確，具體包括：（一）基礎(chǔ)條款：合同雙方基本信息（境內(nèi)外供應(yīng)商需明確注冊(cè)地址、法定代表人/負(fù)責(zé)人、聯(lián)系方式、銀行賬戶信息等）、采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，跨境采購需明確計(jì)量單位、語言版本適配要求）；（二）交易條款：價(jià)款及支付方式（金額、貨幣種類、支付節(jié)點(diǎn)、預(yù)付款比例、跨境支付的外匯結(jié)算方式等）、交付條款（交付時(shí)間、交付地點(diǎn)含境外地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、跨境運(yùn)輸?shù)膱?bào)關(guān)責(zé)任及費(fèi)用承擔(dān)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程）；（三）權(quán)責(zé)條款：雙方權(quán)利與義務(wù)、質(zhì)量保證條款（質(zhì)保期限、質(zhì)保范圍、維修響應(yīng)要求等）、保密條款（尤其針對(duì)跨境營銷策劃的商業(yè)秘密、客戶信息等）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（明確采購標(biāo)的的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及使用范圍）；（四）特殊條款：跨境采購合同需額外明確適用法律、爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟、管轄機(jī)構(gòu)）、外匯管制適配、關(guān)稅及相關(guān)稅費(fèi)承擔(dān)、不可抗力的特殊約定等；（五）違約條款：明確雙方違約責(zé)任，包括逾期交付、逾期付款、質(zhì)量不合格、保密違約等情形的違約責(zé)任承擔(dān)方式（違約金、賠償金、解除合同等）。第七條合同審核審批流程。采購合同起草完成后，需按以下流程履行審核審批手續(xù)：（一）采購部?jī)?nèi)部審核：采購部負(fù)責(zé)人對(duì)合同條款的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確認(rèn)條款符合采購需求及公司利益，審核通過后提交法務(wù)部。（二）法務(wù)部合規(guī)審核：法務(wù)部對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查核心條款是否明確、權(quán)責(zé)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否清晰，跨境合同需額外審核適用法律及爭(zhēng)議解決條款的合規(guī)性，審核通過后出具《合同法律審核意見表》，反饋采購部。（三）相關(guān)部門會(huì)簽：根據(jù)采購業(yè)務(wù)類型，需征求需求部門、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門意見，需求部門確認(rèn)合同條款符合采購需求，財(cái)務(wù)部審核價(jià)款及支付方式的合理性，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（四）管理層審批：根據(jù)合同金額分級(jí)履行審批手續(xù)：合同金額5萬元（含）以下，由采購部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；5萬元-20萬元（含），需額外經(jīng)分管管理層審批；20萬元以上，需經(jīng)分管管理層及公司主要負(fù)責(zé)人審批；跨境采購合同無論金額大小，均需經(jīng)分管管理層及主要負(fù)責(zé)人審批。第八條合同簽訂規(guī)范。審核審批通過后，采購部方可組織簽訂合同：（一）簽字蓋章：境內(nèi)合同需由雙方法定代表人或授權(quán)代表人簽字并加蓋公章；境外合同需符合當(dāng)?shù)胤梢?guī)定的簽字蓋章要求，確保合同生效要件齊全。授權(quán)代表人簽字的，需提供合法有效的授權(quán)委托書。（二）合同份數(shù)：合同份數(shù)需根據(jù)實(shí)際需求確定，至少留存3份（采購部、財(cái)務(wù)部、檔案管理部門各1份），跨境合同需額外留存符合境外業(yè)務(wù)辦理要求的份數(shù)，確保各部門使用及歸檔需求。（三）禁止性要求：嚴(yán)禁未經(jīng)審核審批擅自簽訂合同；嚴(yán)禁簽訂空白合同、陰陽合同；嚴(yán)禁超越授權(quán)范圍簽訂合同。第三章采購合同履行管理第九條合同交底。合同簽訂后，采購部需在3個(gè)工作日內(nèi)組織需求部門、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門進(jìn)行合同交底，明確合同核心條款、雙方權(quán)責(zé)、交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、支付要求等關(guān)鍵信息，確保各部門清晰掌握合同要求，協(xié)同推進(jìn)履約工作。第十條履約跟蹤。采購部指定專人負(fù)責(zé)合同履約全過程跟蹤，建立履約跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購標(biāo)的的生產(chǎn)、運(yùn)輸、交付進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通履約情況，掌握履約動(dòng)態(tài)。對(duì)于跨境采購合同，需重點(diǎn)跟蹤跨境運(yùn)輸、報(bào)關(guān)進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履約過程中出現(xiàn)的問題，確保按合同約定完成交付。第十一條驗(yàn)收管理。采購標(biāo)的交付后，采購部牽頭組織需求部門、質(zhì)量管控部門開展驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程進(jìn)行：（一）境內(nèi)采購驗(yàn)收：核對(duì)標(biāo)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求，驗(yàn)收合格的，簽署《采購標(biāo)的驗(yàn)收合格單》；驗(yàn)收不合格的，需及時(shí)向供應(yīng)商出具《驗(yàn)收不合格通知書》，明確不合格情形及整改要求，跟蹤整改情況并重新組織驗(yàn)收。（二）跨境采購驗(yàn)收：除核對(duì)標(biāo)的本身外，還需核查報(bào)關(guān)單據(jù)、完稅憑證、跨境運(yùn)輸單據(jù)等是否齊全合規(guī)，確保標(biāo)的符合目標(biāo)市場(chǎng)使用要求，驗(yàn)收合格后簽署驗(yàn)收文件；驗(yàn)收不合格的，按合同約定追究供應(yīng)商違約責(zé)任。第十二條款項(xiàng)支付管理。財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定、驗(yàn)收合格證明及完整的支付資料，按公司采購款項(xiàng)結(jié)算管理制度的要求審核支付款項(xiàng)，確保支付金額、支付時(shí)間符合合同約定，嚴(yán)格管控預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款的支付節(jié)點(diǎn)，防范支付風(fēng)險(xiǎn)?？缇持Ц缎鑷?yán)格遵循國家外匯管理規(guī)定，確保支付合規(guī)。第十三條違約處理。履約過程中發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在逾期交付、質(zhì)量不合格、保密違約等違約情形的，采購部需立即收集相關(guān)證據(jù)，及時(shí)通知法務(wù)部，根據(jù)合同違約條款及實(shí)際損失情況，與供應(yīng)商協(xié)商處理違約事宜（要求整改、賠償損失、解除合同等），并形成書面處理記錄。協(xié)商不成的，在法務(wù)部指導(dǎo)下通過仲裁或訴訟等方式維護(hù)公司權(quán)益。第十四條合同變更與解除。合同履行過程中，因采購需求變更、市場(chǎng)環(huán)境變化或其他特殊情況需變更合同條款的，需由需求部門或采購部提出變更申請(qǐng)，說明變更原因及變更內(nèi)容，按原合同審核審批流程履行審核審批手續(xù)，審核通過后與供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與原合同具有同等法律效力。因不可抗力或供應(yīng)商嚴(yán)重違約導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的，可按合同約定及法律規(guī)定解除合同，解除合同需履行審批手續(xù)，及時(shí)通知供應(yīng)商并做好善后處理工作。第四章采購合同歸檔與檔案管理第十五條歸檔范圍。采購合同歸檔范圍包括：合同正本及副本、補(bǔ)充協(xié)議、授權(quán)委托書、供應(yīng)商資質(zhì)資料、采購需求文件、審核審批文件、履約跟蹤記錄、驗(yàn)收文件、支付憑證、違約處理記錄、爭(zhēng)議解決文件等與合同相關(guān)的全部資料。第十六條歸檔流程。合同履行完畢或終止后，采購部需在15個(gè)工作日內(nèi)將合同相關(guān)全部資料整理齊全，填寫《合同檔案歸檔申請(qǐng)表》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)歸檔資料進(jìn)行核查，確認(rèn)資料完整、規(guī)范后，辦理歸檔手續(xù)，建立合同檔案臺(tái)賬，明確檔案編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案可追溯。第十七條檔案保管與使用。檔案管理部門需為合同檔案提供安全適宜的保管環(huán)境，紙質(zhì)檔案需存入專用檔案庫房，做好防潮、防火、防盜、防泄密工作；電子檔案需納入公司電子檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行加密存儲(chǔ)并定期備份。各部門因工作需要查閱、借閱合同檔案的，需填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，在指定場(chǎng)所查閱或按規(guī)定借閱，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。境外業(yè)務(wù)需要使用合同檔案的，需嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定及跨境數(shù)據(jù)傳輸相關(guān)要求。第十八條檔案保管期限。采購合同檔案保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：一般采購合同檔案保管期限為15年；大額采購合同、跨境采購合同及存在爭(zhēng)議的采購合同檔案保管期限為永久；保管期限自合同履行完畢或終止次年1月1日起計(jì)算。檔案達(dá)到保管期限后，按公司檔案銷毀管理制度的規(guī)定履行銷毀審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自銷毀。第五章責(zé)任劃分與考核獎(jiǎng)懲第十九條責(zé)任劃分：（一）采購部：對(duì)合同簽訂的前置審核、合同條款的完整性、履約跟蹤的及時(shí)性負(fù)主要責(zé)任；因供應(yīng)商資質(zhì)審核不嚴(yán)、合同起草疏漏、履約跟蹤不到位導(dǎo)致公司損失的，承擔(dān)主要責(zé)任。（二）法務(wù)部：對(duì)合同的合法性、合規(guī)性審核負(fù)主要責(zé)任；因?qū)徍耸杪?dǎo)致合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)或公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）需求部門：對(duì)采購需求的準(zhǔn)確性、驗(yàn)收工作的及時(shí)性負(fù)直接責(zé)任；因需求描述不清、驗(yàn)收失誤導(dǎo)致合同履行偏差或公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）財(cái)務(wù)部：對(duì)合同款項(xiàng)支付的合規(guī)性、準(zhǔn)確性負(fù)主要責(zé)任；因支付審核疏漏導(dǎo)致公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）審批人員：對(duì)合同審核審批的審慎性負(fù)責(zé)任；因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致違規(guī)簽訂合同或公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二十條考核獎(jiǎng)懲。公司將采購合同簽訂與管理工作納入相關(guān)部門及人員的績(jī)效考核體系：（一）獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本制度，合同簽訂規(guī)范、履約跟蹤到位、成功防范重大合同風(fēng)險(xiǎn)的部門或個(gè)人；在合同爭(zhēng)議處理中有效維護(hù)公司權(quán)益的人員，公司將給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）問責(zé)：對(duì)于未經(jīng)審核審批擅自簽訂合同、簽訂空白或陰陽合同、供應(yīng)商資質(zhì)審核不嚴(yán)、合同條款疏漏、履約跟蹤不到位、違規(guī)支付款項(xiàng)等導(dǎo)致公司損失或法