行政文件歸檔管理標準手冊為規(guī)范公司行政文件的全生命周期管理，保證文件系統(tǒng)性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門、各分支機構在文件形成、收集、整理、歸檔、保管及利用等環(huán)節(jié)的操作，旨在統(tǒng)一管理標準，保障行政文件的完整與有效利用。一、適用范圍與常見應用場景（一）適用范圍本手冊涵蓋公司各類行政文件，包括但不限于：管理類文件：公司章程、內部管理制度、會議紀要、工作計劃與總結、請示報告、通知通報等；人事類文件：員工入職/離職材料、勞動合同、人事任免文件、培訓記錄、考勤統(tǒng)計、獎懲材料等；財務類文件：費用報銷憑證（需符合財務制度）、預算方案、財務分析報告、審計材料等；合同類文件：各類業(yè)務合同、協(xié)議、補充協(xié)議及審批文件；其他類文件：資質證書、證照復印件、對外往來函件、重要活動資料等。（二）常見應用場景日常文件處理：部門日常工作中形成的需長期保存的文件，如會議紀要、部門工作計劃；專項工作歸檔：如年度審計、項目驗收、大型活動組織等過程中產生的專項文件；人員變動交接：員工入職、轉崗、離職時，其負責形成的文件需按規(guī)定移交歸檔；年度檔案清查：每年末對已歸檔文件進行系統(tǒng)性檢查、補充與更新；歷史檔案查閱：因工作需要查閱過往文件時，需按流程申請與借閱。二、文件歸檔全流程操作指引（一）文件形成與預處理規(guī)范文件格式文件標題需簡潔明確，包含“事由+文種”（如“2024年度行政工作計劃”“關于召開季度總結會議的通知”）；邏輯清晰，語言簡練，避免涂改（如需修改，需在修改處簽字確認）；落款需包含發(fā)文部門、發(fā)文日期、負責人簽字（或電子簽章），涉及跨部門協(xié)作的需聯(lián)合簽章。文件初檢與標注文件形成后，由經辦人檢查內容完整性（如附件是否齊全、簽字是否到位），對需歸檔的文件標注“歸檔”標識；電子文件需同步命名（格式：“部門-文件類型-年份-序號”，如“行政部-會議紀要-2024-001”），存儲于指定服務器文件夾。（二）文件收集與移交明確收集責任與時限各部門為文件收集的第一責任人，指定專人（如*文員）負責本部門文件的日常收集；月度文件需于次月5日前完成收集整理，季度/年度文件需于對應周期結束后10日內完成收集。移交流程紙質文件移交：經辦人填寫《文件移交清單》（見表1），核對文件數量、頁數、完整性后，與檔案管理員（*檔案員）共同簽字確認，雙方各執(zhí)一份；電子文件移交：通過公司內部系統(tǒng)至指定檔案庫，后需在《電子文件移交登記表》（見表2）中登記文件名稱、人、時間、存儲路徑等信息，并截圖留存記錄。（三）文件分類與整理分類標準一級分類：按部門劃分（如行政部、人事部、財務部、業(yè)務部等）；二級分類：按文件類型劃分（如管理類、人事類、合同類等）；三級分類：按時間或具體事項劃分（如2024年第一季度、XX項目合同等）。整理要求紙質文件：去除訂書針、夾子等金屬物，對破損文件進行修補，按“正件在前、附件在后，批復在前、請示在后”的順序排序，使用棉線裝訂（左側裝訂，厚度不超過3cm）；電子文件：按分類層級建立文件夾（如“行政部-管理類-2024年”），同一文件夾內文件按序號排序，避免重復命名；特殊文件處理：涉密文件需單獨加密存儲，紙質文件存入帶鎖檔案柜，電子文件訪問權限僅限授權人員。（四）文件編號與登記編號規(guī)則采用“部門代碼-文件類型代碼-年份-流水號”格式，示例：部門代碼：行政部（XZ）、人事部（RS）、財務部（CW）；文件類型代碼：管理類（GL）、人事類（RL）、合同類（HT）；流水號：按當年文件形成順序從001開始編號。完整編號示例：XZ-GL-2024-001（行政部-管理類-2024年-第1號文件）。登記與建檔檔案管理員收到文件后，1個工作日內完成編號，并在《文件歸檔登記表》（見表3）中登記文件編號、名稱、形成部門、日期、頁數、存放位置等信息；為每份文件建立“檔案信息卡”，包含文件基本信息、借閱記錄、銷毀記錄等，隨文件存放。（五）文件歸檔與保管歸檔時間日常文件按月歸檔（每月10日前完成上月文件歸檔）；專項文件（如項目文件、年度總結）需在專項工作結束后15日內完成歸檔。保管要求紙質檔案保管：存入專用檔案柜，庫房保持通風、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），防火、防蟲、防潮、防光，定期檢查（每季度一次）；電子檔案保管：定期備份（每周一次增量備份，每月一次全量備份），備份數據存儲于異地服務器，防止數據丟失；檔案柜標識：每個檔案柜需張貼標簽，注明部門、文件類型、年份及起止編號，便于查找。（六）檔案借閱與利用借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請表》（見表4），注明借閱文件編號、名稱、用途、借閱期限（最長不超過15個工作日），經部門負責人簽字后，報檔案管理員審批；涉密文件借閱需經分管副總（*副總）簽字批準。借閱管理檔案管理員核對申請表無誤后，提供檔案借閱，借閱人需當面檢查文件完整性，簽字確認；借閱期間不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得轉借他人，需在借閱期限內歸還；歸還時，檔案管理員檢查文件是否完好，確認無誤后在《檔案借閱登記表》中記錄歸還日期。（七）檔案鑒定與銷毀鑒定周期每年12月由檔案管理員牽頭，組織行政部、法務部（*法務專員）對已到保管期限的檔案進行鑒定。銷毀流程對失去保存價值的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清單》（見表5），注明文件編號、名稱、形成日期、保管期限、銷毀原因，經部門負責人、分管副總審批后，由兩人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人*監(jiān)銷員）共同監(jiān)銷；銷毀過程需記錄《檔案銷毀記錄表》（見表6），監(jiān)銷人簽字確認，銷毀清單及記錄表永久保存；涉密文件銷毀需使用專用銷毀設備（如碎紙機），保證信息無法恢復。三、標準化表格模板表1：紙質文件移交清單移交部門移交人移交日期文件編號文件名稱頁數份數移交人簽字接收人簽字備注行政部*文員2024-03-05XZ-GL-2024-0012024年2月工作總結81*文員*檔案員行政部*文員2024-03-05XZ-XY-2024-002季度總結會議通知31*文員*檔案員附件1份表2：電子文件移交登記表部門移交人移交日期文件編號文件名稱存儲路徑文件大小人時間備注人事部*專員2024-03-06RS-RL-2024-0012024年3月考勤表服務器/人事部/2024/考勤2.5MB*專員2024-03-0614:30含加班記錄表3：文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件名稱形成部門形成日期頁數存放位置（柜號/文件夾）經辦人檔案管理員備注2024-03-10XZ-GL-2024-0012024年2月工作總結行政部2024-02-288檔案柜-01-行政部-2024*文員*檔案員2024-03-10RS-RL-2024-002張三入職材料人事部2024-03-0112檔案柜-02-人事部-2024*專員*檔案員含勞動合同表4：檔案借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期*李四業(yè)務部2024-03-152024-03-25文件編號文件名稱借閱用途是否涉密XZ-GL-2023-0052023年度行政工作總結項目參考否審批意見：部門負責人簽字：*經理檔案管理員簽字：*檔案員日期：2024-03-14日期：2024-03-14表5：檔案銷毀清單銷毀日期文件編號文件名稱形成日期保管期限銷毀原因監(jiān)銷人備注2024-12-20XZ-XY-2022-0032022年中秋活動方案2022-09-103年保管期滿，無保存價值*監(jiān)銷員2024-12-20CW-CW-2021-0082021年Q1費用報銷憑證2021-04-153年保管期滿，財務已核銷*監(jiān)銷員表6：檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點銷毀方式監(jiān)銷人銷毀文件總數（份）備注2024-12-20公司檔案室碎紙機銷毀監(jiān)銷員、檔案員15涉密文件已單獨銷毀監(jiān)銷人簽字：____________________檔案管理員簽字：____________________日期：2024-12-20日期：2024-12-20四、執(zhí)行要點與風險規(guī)避（一）關鍵執(zhí)行要點責任到人：各部門明確文件歸檔責任人，檔案管理員負責統(tǒng)籌協(xié)調，保證文件“有人管、有人收、有人歸”；及時歸檔：避免文件積壓，嚴格按照時限完成收集、整理、歸檔，保證文件“不拖延、不遺漏”；規(guī)范操作：嚴格按照分類、編號、登記流程執(zhí)行，保證文件“有序存放、有據可查”；安全保密：涉密文件單獨管理，借閱、銷毀流程嚴格審批，防止信息泄露。（二）常見問題與風險規(guī)避文件不完整：文件形成時需檢查附件、簽字等要素，避免“缺頁少簽”；分類混亂：定期組織檔案管理員與各部門負