行政文件歸檔管理目錄及標簽模板一、適用工作場景二、標準化操作流程（一）文件收集與初步篩選明確收集范圍：根據行政管理制度，將具有保存價值的文件納入歸檔范圍，包括但不限于正式發(fā)文、外來收文、會議記錄、審批單、合同等；非正式文件（如草稿、臨時便簽）或已過保存期限的文件無需歸檔。初步整理：對收集的文件進行清點，檢查是否齊全、是否有破損或缺失，對破損文件進行修復或復印，保證文件內容完整。（二）科學分類與編碼確定分類標準：根據文件性質、部門職能或業(yè)務類型劃分一級分類，如“綜合管理類”“項目管理類”“人事管理類”“財務管理類”等；一級分類下可設二級分類，如“綜合管理類”下分“發(fā)文”“收文”“制度文件”等。制定編碼規(guī)則：采用“部門代碼-年份-分類流水號”的編碼方式，例如“XZ-2024-001”（XZ代表行政部，2024為年份，001為綜合管理類發(fā)文流水號）。部門代碼可自定義（如HR代表人事部，CW代表財務部），保證編碼唯一且易識別。（三）文件登記與目錄編制填寫歸檔目錄：根據《文件歸檔目錄模板》（見下文），逐項登記文件信息，包括文件編號、文件名稱、分類號、形成日期、責任部門、責任人、歸檔日期、存放位置、保管期限等。核對信息準確性：保證文件名稱與實際內容一致，形成日期、責任部門等信息與文件標注相符，避免漏登或錯登。（四）標簽制作與粘貼設計標簽內容：標簽需包含核心信息，如“文件編號”“文件名稱”“分類號”“保管期限”，可采用不干膠材質，尺寸根據文件盒大小調整（如A5或A6規(guī)格）。規(guī)范粘貼位置：標簽粘貼于文件盒正面右上角，字體清晰、排列整齊，保證豎向排列時可直接從文件架側面識別文件信息。（五）入庫歸檔與日常管理有序存放：按照分類編號順序將文件盒放入檔案柜，同一分類的文件集中存放，不同分類的文件區(qū)分區(qū)域，并在檔案柜側面標注分類名稱及編碼范圍。建立檢索工具：可結合電子表格或檔案管理系統(tǒng)，將歸檔目錄錄入電子版，支持按文件名稱、編號、日期等關鍵詞檢索，提高查找效率。三、文件歸檔目錄模板文件編號文件名稱分類號形成日期責任部門責任人歸檔日期存放位置（柜-層-格）保管期限備注XZ-2024-0012024年度行政工作計劃ZD-012024-01-05行政部李*2024-01-10A-3-210年含附件3份XZ-2024-002關于舉辦春節(jié)聯歡活動的通知ZD-022024-01-15行政部王*2024-01-18A-3-33年電子版同步存檔PRJ-2024-001XX項目立項申請報告XM-012024-02-20項目部張*2024-02-25B-1-130年含審批流程表HR-2024-0012024年3月招聘需求匯總表RS-012024-03-10人事部趙*2024-03-12C-2-15年四、執(zhí)行要點提示（一）分類標準需統(tǒng)一一旦確定分類體系（如按部門或按文件類型），應長期保持一致，避免中途隨意調整導致歸檔混亂；新增文件類型時，需在現有分類基礎上補充，而非重新劃分。（二）編號規(guī)則要唯一文件編號需保證“一檔一號”，不得重復；若編號錯誤，應在原編號上劃線標注（不可涂抹），在旁邊重新填寫正確編號，并備注原因。（三）標簽信息需清晰標簽內容應簡潔明了，避免使用縮寫或符號（如“&”“/”等），保證不同崗位人員均能快速識別；標簽粘貼牢固，避免脫落或模糊。（四）電子文件同步管理對于電子版文件，應在歸檔時同步刻錄光盤或至指定檔案系統(tǒng)，并注明與紙質文件的對應關系；定期檢查電子文件的可讀性，防止因格式過時導致無法打開。（五）定期檢查與更新每季度對歸檔文件進行一次清點，檢查是否有缺失、損壞或標簽脫落情況；每年末對保管期限已滿的文件進行鑒定，根據規(guī)定進行銷毀或延長保管，并做