企業(yè)合同歸檔與管理制度文件管理標(biāo)準(zhǔn)化工具指南一、適用范圍與核心應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)化工具適用于各類企業(yè)（含國企、民企、外資企業(yè)等）在合同全生命周期管理中的歸檔與制度文件規(guī)范工作，具體場景包括：新簽訂合同（采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等）的初始?xì)w檔；歷史合同檔案的梳理、補(bǔ)錄與標(biāo)準(zhǔn)化改造；年度/季度合同審計(jì)、合規(guī)檢查前的檔案整理；合同借閱、移交、銷毀等環(huán)節(jié)的流程管控；企業(yè)制度文件（如《合同管理辦法》《合同審批流程細(xì)則》）的版本管理與歸檔聯(lián)動(dòng)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與步驟詳解步驟一：合同簽訂后初步整理與審核操作內(nèi)容：收集原件：合同經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）在合同雙方簽字蓋章后3個(gè)工作日內(nèi)，收集合同正本（至少2份，企業(yè)留存1份正本+1份副本）及附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)充協(xié)議等）。完整性檢查：檔案管理員（檔案管理員）核對合同要素是否齊全，包括：合同編號、簽約主體、簽訂日期、金額、履行期限、雙方簽字蓋章頁、附件清單等，保證無缺頁、漏簽或涂改（涂改處需加蓋雙方公章確認(rèn)）。合規(guī)性初審：法務(wù)專員（法務(wù)專員）檢查合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度，是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任不明確、爭議解決方式約定不清等），并出具《合同合規(guī)性審核意見書》。責(zé)任主體：經(jīng)辦人（收集）、檔案管理員（完整性核對）、法務(wù)專員（合規(guī)性審核）。步驟二：合同信息錄入與唯一編號操作內(nèi)容：填寫《合同歸檔登記表》：檔案管理員根據(jù)合同信息，在“合同歸檔管理系統(tǒng)”或Excel臺(tái)賬中登記以下字段（詳見模板1）：合同基本信息：編號、名稱、類型（采購/銷售等）、簽訂日期、生效日期、到期日期；簽約主體：甲方（企業(yè)全稱）、乙方（對方公司全稱/個(gè)人姓名+證件號碼號）；金額與履行信息：合同金額（含大寫）、幣種、付款方式、履行地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；內(nèi)部流程信息：經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）、審批人（審批人）、法務(wù)審核人（法務(wù)專員）。唯一編號：按“合同類型縮寫-年份-部門代碼-流水號”規(guī)則編號（示例：CG-2024-SC-001，代表采購類-2024年-市場部-第1號），編號需全局唯一，避免重復(fù)。責(zé)任主體：檔案管理員（錄入與編號）、經(jīng)辦人（信息核對）。步驟三：分類排序與實(shí)體歸檔操作內(nèi)容：分類標(biāo)準(zhǔn)：按“合同類型+年度+部門”三級分類，具體類別包括：采購類（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）、銷售類（產(chǎn)品、技術(shù)輸出等）；勞動(dòng)人事類（勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等）、合作經(jīng)營類（聯(lián)營、合資等）；其他類（如捐贈(zèng)、贊助等未明確類型合同）。排序規(guī)則：每類合同按“簽訂日期先后”排序，同日簽訂的按“合同編號”升序排列。實(shí)體歸檔：使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（尺寸：30cm×21cm×5cm），盒面標(biāo)注“合同類型-年度-部門-合同數(shù)量”（示例：采購類-2024-采購部-共15份）；合同正本在前、副本在后，附件單獨(dú)裝訂并標(biāo)注對應(yīng)合同編號，放入同一檔案盒；填寫《檔案盒內(nèi)文件清單》（貼于盒內(nèi)首頁），注明合同編號、名稱、頁碼、歸檔日期。責(zé)任主體：檔案管理員（分類排序與裝訂）、部門負(fù)責(zé)人（監(jiān)督分類準(zhǔn)確性）。步驟四：電子歸檔與系統(tǒng)管理操作內(nèi)容：掃描：檔案管理員將合同正本及附件掃描為PDF格式（分辨率≥300DPI，彩色掃描），文件命名規(guī)則為“合同編號-合同名稱-掃描日期”（示例：CG-2024-SC-001-XX公司采購合同-20240315）。系統(tǒng)存儲(chǔ)：將掃描件至企業(yè)指定的合同管理系統(tǒng)或OA系統(tǒng)“合同歸檔”模塊，關(guān)聯(lián)《合同歸檔登記表》電子數(shù)據(jù)，保證“電子檔案-實(shí)體檔案-臺(tái)賬信息”三者一致。權(quán)限設(shè)置：系統(tǒng)管理員（系統(tǒng)管理員）設(shè)置查閱權(quán)限：經(jīng)辦人可查看本部門合同，法務(wù)專員可查看全量合同，外部人員需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人書面授權(quán)后查閱。責(zé)任主體：檔案管理員（掃描與）、系統(tǒng)管理員（權(quán)限配置）。步驟五：借閱、移交與銷毀管理操作內(nèi)容：借閱流程：借閱人填寫《合同借閱申請表》（詳見模板2），注明借閱事由、歸還期限（最長不超過5個(gè)工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交檔案管理員；檔案管理員核對借閱權(quán)限，登記借閱時(shí)間、合同編號及借閱人簽字，提供合同復(fù)印件（原件不外借）；歸還時(shí)，檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。移交流程：部門合并、人員調(diào)動(dòng)或檔案管理員變更時(shí)，原負(fù)責(zé)人需填寫《合同檔案移交清單》（詳見模板3），與接收人逐份核對并簽字確認(rèn)，移交至新檔案管理員。銷毀流程：對保管期限屆滿（一般為合同履行完畢后5-10年，具體按企業(yè)制度執(zhí)行）且無爭議的合同，檔案管理員編制《合同銷毀清單》，經(jīng)法務(wù)專員和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后；由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同監(jiān)銷，保證檔案無法恢復(fù)，并填寫《合同銷毀監(jiān)銷記錄》，監(jiān)銷人簽字存檔。責(zé)任主體：借閱人（申請）、檔案管理員（登記與監(jiān)銷）、法務(wù)專員（銷毀審核）。三、常用管理表格模板模板1：合同歸檔登記表合同編號合同名稱合同類型簽訂日期生效日期到期日期合同金額（元）乙方名稱經(jīng)辦部門經(jīng)辦人審批人歸檔日期存放位置（檔案盒編號）狀態(tài)（歸檔/借閱/銷毀）CG-2024-SC-001XX公司采購合同采購類2024-03-012024-03-012025-02-28100,000XX科技有限公司采購部*張三*李四2024-03-05CG-2024-采購部-001歸檔HT-2024-RS-002勞動(dòng)合同勞動(dòng)類2024-01-152024-01-152027-01-14600,000（年薪）*王五人力資源部*趙六*孫七2024-01-20HT-2024-人力部-002歸檔模板2：合同借閱申請表借閱人所屬部門借閱日期申請歸還日期借閱事由合同編號及名稱審批人（部門負(fù)責(zé)人簽字）檔案管理員簽字歸還日期歸還確認(rèn)（簽字）*周八財(cái)務(wù)部2024-03-102024-03-15審計(jì)報(bào)銷CG-2024-SC-001*吳九*鄭十2024-03-14*鄭十模板3：合同檔案移交清單移交日期移交部門接收部門/人移交原因序號合同編號合同名稱頁碼移交人簽字接收人簽字監(jiān)交人簽字2024-03-20市場部人力資源部人員調(diào)動(dòng)1XS-2023-SC-005XX銷售合同8*錢十一*孫十二*李十三2XS-2023-SC-006YY銷售合同10*錢十一*孫十二*李十三四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避1.信息準(zhǔn)確性保障合同編號一旦不得修改，若因編號重復(fù)或錯(cuò)誤需變更，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理員共同審批，在新編號后備注原編號，并更新臺(tái)賬信息。歸檔登記表中的金額、日期等關(guān)鍵信息需與合同原件嚴(yán)格核對，差異處需由經(jīng)辦人書面說明并簽字確認(rèn)。2.歸檔及時(shí)性要求新合同需在簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，5個(gè)工作日內(nèi)完成信息錄入與實(shí)體歸檔，避免因拖延導(dǎo)致檔案遺失或借閱困難。3.保密與安全管理涉及商業(yè)秘密（如核心技術(shù)、客戶信息）的合同，需在檔案盒及電子文件中標(biāo)注“保密”字樣，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)額外審批。檔案存放場所需配備防火、防潮、防蟲設(shè)備，電子檔案需定期備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于獨(dú)立服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤。4.定期檢查與優(yōu)化每季度末，檔案管理員需組織對合同歸檔情況進(jìn)行抽查（抽查比例不低于10%），重點(diǎn)檢查臺(tái)賬與實(shí)體檔案的一致性、借閱記錄的完整性，形成《季度合同歸檔檢查報(bào)告》提交分管領(lǐng)導(dǎo)。每年度結(jié)合企業(yè)制度修訂，更新《合同歸檔管理制度》，優(yōu)化分類規(guī)則、表格字段或系統(tǒng)功能，保證管理工具與業(yè)務(wù)需求匹配。5.人員培訓(xùn)與責(zé)任追溯每半年組織1次合同歸