學(xué)校綜合辦公室會議組織方案**一、會議組織總則**

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議內(nèi)容得到有效落實，特制定本方案。本方案旨在明確會議的召開流程、參與人員、議題設(shè)置、會議記錄及后續(xù)跟進(jìn)等環(huán)節(jié)，確保會議的有序進(jìn)行。

**二、會議分類及適用范圍**

（一）會議分類

1.**例會**：定期召開，如每周或每月一次的行政例會，主要討論日常工作安排、問題匯總及下周計劃。

2.**專題會**：針對特定事項臨時召集，如預(yù)算審批、活動策劃等專項討論。

3.**緊急會議**：因突發(fā)事件或緊急任務(wù)需立即召開，需在24小時內(nèi)通知相關(guān)人員。

（二）適用范圍

本方案適用于綜合辦公室全體成員及邀請的其他部門代表，具體參會人員根據(jù)會議議題確定。

**三、會議組織流程**

（一）會議籌備

1.**議題確定**：

(1)例會議題由辦公室負(fù)責(zé)人提前匯總，確保議題與近期工作重點相關(guān)。

(2)專題會由發(fā)起部門明確議題，并提前提交會議申請。

(3)緊急會議由負(fù)責(zé)人直接宣布，議題需簡明扼要。

2.**時間地點安排**：

(1)例會固定時間（如每周三下午2:00），地點為辦公室會議室。

(2)專題會根據(jù)議題需求選擇合適場地，如多功能廳或小會議室。

(3)緊急會議利用現(xiàn)有場地，優(yōu)先選擇辦公室會議室。

3.**通知發(fā)布**：

(1)提前3天發(fā)布例會通知，內(nèi)容包括時間、地點、主要議題。

(2)專題會根據(jù)會議重要性提前5-7天通知，確保參會者有充足準(zhǔn)備時間。

(3)緊急會議通過即時通訊工具或口頭通知，會后補發(fā)會議紀(jì)要。

（二）會議召開

1.**會前準(zhǔn)備**：

(1)檢查會議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）是否正常。

(2)準(zhǔn)備會議材料，如議程、數(shù)據(jù)報告等，提前分發(fā)給參會者。

(3)安排簽到表或電子簽到，記錄參會人員名單。

2.**會議進(jìn)行**：

(1)主持人宣布會議開始，明確會議目標(biāo)及議程順序。

(2)按照議題逐項討論，鼓勵參會者發(fā)言，但需控制發(fā)言時間（每人不超過5分鐘）。

(3)對重要決策或行動項進(jìn)行標(biāo)注，確保無歧義。

3.**會議結(jié)束**：

(1)主持人總結(jié)會議成果，明確后續(xù)分工及完成時限。

(2)宣布會議結(jié)束，提醒參會者保存會議記錄。

（三）會議記錄與跟進(jìn)

1.**會議記錄**：

(1)指定專人（如辦公室文員）負(fù)責(zé)記錄會議要點，包括發(fā)言內(nèi)容、決策事項及責(zé)任人。

(2)記錄需清晰、完整，會后24小時內(nèi)整理成文并分發(fā)給參會者。

2.**后續(xù)跟進(jìn)**：

(1)責(zé)任人需在2個工作日內(nèi)完成分配任務(wù)，并反饋進(jìn)展。

(2)辦公室負(fù)責(zé)人定期檢查任務(wù)完成情況，對未按時完成的進(jìn)行協(xié)調(diào)。

**四、會議管理規(guī)范**

（一）參會要求

1.參會者需準(zhǔn)時到場，遲到者需在會議開始后5分鐘內(nèi)進(jìn)入，避免打斷會議進(jìn)程。

2.會議期間請將手機調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，避免無關(guān)干擾。

3.如確需請假，需提前1天向辦公室提交書面申請。

（二）議題管理

1.每次會議議題數(shù)量不宜超過5項，確保討論效率。

2.非議題內(nèi)容需會后單獨溝通，避免占用會議時間。

（三）紀(jì)律要求

1.會議討論應(yīng)圍繞主題，避免無關(guān)爭論。

2.對未達(dá)成一致的事項，需記錄并安排后續(xù)調(diào)研或再議。

**五、附則**

本方案自發(fā)布之日起實施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整會議形式或流程，需提前報備并說明原因。

**三、會議組織流程（續(xù)）**

（一）會議籌備（續(xù)）

1.**議題確定（續(xù)）**

(1)**例會議題細(xì)化**：

-每周例會前，辦公室負(fù)責(zé)人需匯總至少3-5項近期工作重點，如：

-人力資源部提交員工考勤異常情況匯總；

-財務(wù)部匯報本月預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度；

-后勤部反饋教室設(shè)備維護(hù)需求。

-議題需提前1天在辦公室內(nèi)部群組公示，允許成員提前提出補充意見。

(2)**專題會準(zhǔn)備要求**：

-發(fā)起部門需提交《會議申請表》，內(nèi)容包括：

-議題名稱（如“2024年春季校園綠化方案討論”）；

-預(yù)計參會部門（如園林處、學(xué)生處）；

-需提前準(zhǔn)備的資料（如植物種類清單、預(yù)算草案）。

-辦公室審核申請表后，通知相關(guān)部門準(zhǔn)備發(fā)言材料（建議每部門準(zhǔn)備不超過3頁PPT）。

(3)**緊急會議處理流程**：

-負(fù)責(zé)人需在1小時內(nèi)完成以下操作：

-通過電話或即時通訊工具通知核心參會人員（如辦公室主任、各部門主管）；

-將簡要議題（如“XX區(qū)域水管爆裂緊急搶修協(xié)調(diào)”）同步給后勤部門準(zhǔn)備應(yīng)急方案。

2.**時間地點安排（續(xù)）**

(1)**場地布置標(biāo)準(zhǔn)**：

-標(biāo)準(zhǔn)會議室布置要求：

-課桌型會議桌容納20人時，間距不小于70cm；

-椅子高度可調(diào)節(jié)，確保第1排離投影儀屏幕不超過2.5米；

-準(zhǔn)備2-3套備用話筒（含無線手持式）。

(2)**時間沖突協(xié)調(diào)**：

-若關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人時間沖突，優(yōu)先級排序：

-專題會負(fù)責(zé)人>例會常規(guī)部門>普通參會人員；

-辦公室協(xié)調(diào)備選方案（如安排部門代表參會）。

3.**通知發(fā)布（續(xù)）**

(1)**通知模板規(guī)范**：

-電子通知需包含以下要素：

-會議類型（例會/專題會）；

-具體時間（含開始時間、預(yù)計時長）；

-詳細(xì)地點（樓層+房間號，注明電梯口指引）；

-分組議題（如專題會標(biāo)注“第一議題：預(yù)算方案”；“第二議題：場地租賃合同”）。

(2)**通知追蹤機制**：

-發(fā)送后6小時內(nèi)統(tǒng)計參會確認(rèn)率，對未回復(fù)人員電話提醒；

-對外部門邀請需抄送其對接人，并要求回執(zhí)確認(rèn)。

（二）會議召開（續(xù)）

1.**會前準(zhǔn)備（續(xù)）**

(1)**技術(shù)設(shè)備檢查清單**：

-投影儀：檢查信號源連接、燈泡余量（建議使用前測試）；

-電腦：提前拷貝會議資料至備用電腦（存放于辦公室抽屜）；

-簽到系統(tǒng)：若使用電子簽到，需提前測試二維碼生成及數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。

(2)**材料分發(fā)優(yōu)化**：

-例會材料提前2天通過共享文檔同步，允許參會者在線標(biāo)注重點；

-專題會紙質(zhì)材料按部門數(shù)量+10%備量，避免遺漏。

2.**會議進(jìn)行（續(xù)）**

(1)**主持人角色細(xì)則**：

-會前15分鐘到場，核對參會人員名單與議題順序；

-開場時重申會議目標(biāo)（如“本次專題會旨在3小時內(nèi)敲定綠化方案B選項”）；

-控制發(fā)言節(jié)奏：當(dāng)某議題討論超時，立即引導(dǎo)至“后續(xù)討論方向”環(huán)節(jié)。

(2)**決策事項管理**：

-對決策項采用“三色標(biāo)注法”：

-紅色：需立即執(zhí)行（如“行政處明天前完成場地勘測”）；

-黃色：需跨部門協(xié)調(diào)（如“學(xué)生處與后勤部聯(lián)合推進(jìn)”）；

-綠色：常規(guī)跟進(jìn)（如“納入下月例會回顧事項”）。

-每項決策需明確“責(zé)任部門”和“完成時限（精確到日）”。

3.**會議結(jié)束（續(xù)）**

(1)**收尾流程標(biāo)準(zhǔn)化**：

-主持人總結(jié)時需包含：當(dāng)日會議成果統(tǒng)計（如“完成議題4項，遺留議題2項”）；

-明確次日需提供的補充材料（如財務(wù)部需在明天上午提交預(yù)算細(xì)化表）。

(2)**資料歸檔要求**：

-紙質(zhì)會議記錄需在會后1個工作日內(nèi)掃描至“會議管理”文件夾；

-電子版會議紀(jì)要由文員發(fā)送給各部門主管，抄送辦公室全體成員。

（三）會議記錄與跟進(jìn)（續(xù)）

1.**會議記錄深化技巧**

(1)**關(guān)鍵要素記錄模板**：

-參會人員全稱（按部門+姓名排序）；

-發(fā)言人觀點提煉（避免逐字記錄，重點標(biāo)注不同意見）；

-數(shù)據(jù)引用需標(biāo)注來源（如“根據(jù)財務(wù)部X月報表，預(yù)算缺口約12萬元”）。

(2)**錄音使用規(guī)范**：

-專題會建議全程錄音，但需提前告知參會者；

-錄音文件命名格式：“會議類型-日期-議題（如專題會-2024-03-15-綠化方案）”。

2.**跟進(jìn)效率提升方法**

(1)**責(zé)任追蹤表制作**：

-表格包含：任務(wù)編號、責(zé)任部門、完成時限、實際完成時間、備注；

-每周例會前更新表格，未達(dá)標(biāo)項需在會上重點說明原因。

(2)**反饋閉環(huán)設(shè)計**：

-責(zé)任部門提交完成報告后，辦公室需在3天內(nèi)組織驗收（如財務(wù)部匯報預(yù)算調(diào)整方案）；

-對超期未完成項，啟動“二級督辦”流程（由分管領(lǐng)導(dǎo)介入?yún)f(xié)調(diào)）。

**四、會議管理規(guī)范（續(xù)）**

（一）參會要求（續(xù)）

1.**特殊情況處理**

(1)遲到處理：需在會議結(jié)束后補看會議記錄，并在1天內(nèi)向主持人提交書面說明；

(2)疫情防控措施：若需佩戴口罩，提前檢查會議室通風(fēng)設(shè)備（建議每小時換氣不少于3次）。

2.**發(fā)言技巧指導(dǎo)**

-鼓勵使用“五分鐘發(fā)言法”：

-第1分鐘：觀點陳述（如“我認(rèn)為方案A更經(jīng)濟”）；

-第2分鐘：理由支撐（如“根據(jù)XX調(diào)研，同類項目A方案節(jié)約15%成本”）；

-第3分鐘：可替代方案（如“若預(yù)算有限，B方案需調(diào)整XX部分”）。

（二）議題管理（續(xù)）

1.**議題篩選標(biāo)準(zhǔn)**

-必須符合以下任一條件：

-影響至少3個部門工作流程；

-涉及金額超過5萬元（含）的財務(wù)事項；

-可能產(chǎn)生新的規(guī)章制度或操作指南。

2.**無效議題剔除**

-若議題在討論中確認(rèn)無解決方案，需記錄“終止原因”（如“數(shù)據(jù)不足無法決策”），并建議轉(zhuǎn)為“文獻(xiàn)研究”或“跨機構(gòu)咨詢”。

（三）紀(jì)律要求（續(xù)）

1.**會議禮儀細(xì)則**

-手機使用：會議開始時靜音，緊急情況需舉手向主持人示意；

-文件傳遞：紙質(zhì)材料按順時針方向傳遞，避免起身打擾他人。

2.**沖突調(diào)解機制**

-當(dāng)出現(xiàn)部門間爭執(zhí)時，主持人需立即執(zhí)行“暫停-澄清-重申規(guī)則”流程：

-暫停發(fā)言，要求爭議雙方分別復(fù)述核心觀點；

-重申討論規(guī)則（如“先陳述事實，再表達(dá)影響”）；

-若無法當(dāng)場解決，記錄爭議點并安排會后由第三方（如技術(shù)顧問）評估。

**五、附則（續(xù)）**

1.**制度更新機制**：

-每年11月評估本方案執(zhí)行效果，根據(jù)至少10次會議的反饋進(jìn)行修訂；

-新增部門（如設(shè)立“智慧校園管理部”）后，需在1個月內(nèi)補充對應(yīng)議題處理流程。

2.**培訓(xùn)計劃**：

-每季度組織1次“高效會議”培訓(xùn)，內(nèi)容包含：

-會前準(zhǔn)備常見錯誤案例分析（如資料未提前共享）；

-會議時間管理的計時工具使用（如主持人用秒表控制發(fā)言）。

**一、會議組織總則**

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議內(nèi)容得到有效落實，特制定本方案。本方案旨在明確會議的召開流程、參與人員、議題設(shè)置、會議記錄及后續(xù)跟進(jìn)等環(huán)節(jié)，確保會議的有序進(jìn)行。

**二、會議分類及適用范圍**

（一）會議分類

1.**例會**：定期召開，如每周或每月一次的行政例會，主要討論日常工作安排、問題匯總及下周計劃。

2.**專題會**：針對特定事項臨時召集，如預(yù)算審批、活動策劃等專項討論。

3.**緊急會議**：因突發(fā)事件或緊急任務(wù)需立即召開，需在24小時內(nèi)通知相關(guān)人員。

（二）適用范圍

本方案適用于綜合辦公室全體成員及邀請的其他部門代表，具體參會人員根據(jù)會議議題確定。

**三、會議組織流程**

（一）會議籌備

1.**議題確定**：

(1)例會議題由辦公室負(fù)責(zé)人提前匯總，確保議題與近期工作重點相關(guān)。

(2)專題會由發(fā)起部門明確議題，并提前提交會議申請。

(3)緊急會議由負(fù)責(zé)人直接宣布，議題需簡明扼要。

2.**時間地點安排**：

(1)例會固定時間（如每周三下午2:00），地點為辦公室會議室。

(2)專題會根據(jù)議題需求選擇合適場地，如多功能廳或小會議室。

(3)緊急會議利用現(xiàn)有場地，優(yōu)先選擇辦公室會議室。

3.**通知發(fā)布**：

(1)提前3天發(fā)布例會通知，內(nèi)容包括時間、地點、主要議題。

(2)專題會根據(jù)會議重要性提前5-7天通知，確保參會者有充足準(zhǔn)備時間。

(3)緊急會議通過即時通訊工具或口頭通知，會后補發(fā)會議紀(jì)要。

（二）會議召開

1.**會前準(zhǔn)備**：

(1)檢查會議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）是否正常。

(2)準(zhǔn)備會議材料，如議程、數(shù)據(jù)報告等，提前分發(fā)給參會者。

(3)安排簽到表或電子簽到，記錄參會人員名單。

2.**會議進(jìn)行**：

(1)主持人宣布會議開始，明確會議目標(biāo)及議程順序。

(2)按照議題逐項討論，鼓勵參會者發(fā)言，但需控制發(fā)言時間（每人不超過5分鐘）。

(3)對重要決策或行動項進(jìn)行標(biāo)注，確保無歧義。

3.**會議結(jié)束**：

(1)主持人總結(jié)會議成果，明確后續(xù)分工及完成時限。

(2)宣布會議結(jié)束，提醒參會者保存會議記錄。

（三）會議記錄與跟進(jìn)

1.**會議記錄**：

(1)指定專人（如辦公室文員）負(fù)責(zé)記錄會議要點，包括發(fā)言內(nèi)容、決策事項及責(zé)任人。

(2)記錄需清晰、完整，會后24小時內(nèi)整理成文并分發(fā)給參會者。

2.**后續(xù)跟進(jìn)**：

(1)責(zé)任人需在2個工作日內(nèi)完成分配任務(wù)，并反饋進(jìn)展。

(2)辦公室負(fù)責(zé)人定期檢查任務(wù)完成情況，對未按時完成的進(jìn)行協(xié)調(diào)。

**四、會議管理規(guī)范**

（一）參會要求

1.參會者需準(zhǔn)時到場，遲到者需在會議開始后5分鐘內(nèi)進(jìn)入，避免打斷會議進(jìn)程。

2.會議期間請將手機調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，避免無關(guān)干擾。

3.如確需請假，需提前1天向辦公室提交書面申請。

（二）議題管理

1.每次會議議題數(shù)量不宜超過5項，確保討論效率。

2.非議題內(nèi)容需會后單獨溝通，避免占用會議時間。

（三）紀(jì)律要求

1.會議討論應(yīng)圍繞主題，避免無關(guān)爭論。

2.對未達(dá)成一致的事項，需記錄并安排后續(xù)調(diào)研或再議。

**五、附則**

本方案自發(fā)布之日起實施，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需調(diào)整會議形式或流程，需提前報備并說明原因。

**三、會議組織流程（續(xù)）**

（一）會議籌備（續(xù)）

1.**議題確定（續(xù)）**

(1)**例會議題細(xì)化**：

-每周例會前，辦公室負(fù)責(zé)人需匯總至少3-5項近期工作重點，如：

-人力資源部提交員工考勤異常情況匯總；

-財務(wù)部匯報本月預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度；

-后勤部反饋教室設(shè)備維護(hù)需求。

-議題需提前1天在辦公室內(nèi)部群組公示，允許成員提前提出補充意見。

(2)**專題會準(zhǔn)備要求**：

-發(fā)起部門需提交《會議申請表》，內(nèi)容包括：

-議題名稱（如“2024年春季校園綠化方案討論”）；

-預(yù)計參會部門（如園林處、學(xué)生處）；

-需提前準(zhǔn)備的資料（如植物種類清單、預(yù)算草案）。

-辦公室審核申請表后，通知相關(guān)部門準(zhǔn)備發(fā)言材料（建議每部門準(zhǔn)備不超過3頁PPT）。

(3)**緊急會議處理流程**：

-負(fù)責(zé)人需在1小時內(nèi)完成以下操作：

-通過電話或即時通訊工具通知核心參會人員（如辦公室主任、各部門主管）；

-將簡要議題（如“XX區(qū)域水管爆裂緊急搶修協(xié)調(diào)”）同步給后勤部門準(zhǔn)備應(yīng)急方案。

2.**時間地點安排（續(xù)）**

(1)**場地布置標(biāo)準(zhǔn)**：

-標(biāo)準(zhǔn)會議室布置要求：

-課桌型會議桌容納20人時，間距不小于70cm；

-椅子高度可調(diào)節(jié)，確保第1排離投影儀屏幕不超過2.5米；

-準(zhǔn)備2-3套備用話筒（含無線手持式）。

(2)**時間沖突協(xié)調(diào)**：

-若關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人時間沖突，優(yōu)先級排序：

-專題會負(fù)責(zé)人>例會常規(guī)部門>普通參會人員；

-辦公室協(xié)調(diào)備選方案（如安排部門代表參會）。

3.**通知發(fā)布（續(xù)）**

(1)**通知模板規(guī)范**：

-電子通知需包含以下要素：

-會議類型（例會/專題會）；

-具體時間（含開始時間、預(yù)計時長）；

-詳細(xì)地點（樓層+房間號，注明電梯口指引）；

-分組議題（如專題會標(biāo)注“第一議題：預(yù)算方案”；“第二議題：場地租賃合同”）。

(2)**通知追蹤機制**：

-發(fā)送后6小時內(nèi)統(tǒng)計參會確認(rèn)率，對未回復(fù)人員電話提醒；

-對外部門邀請需抄送其對接人，并要求回執(zhí)確認(rèn)。

（二）會議召開（續(xù)）

1.**會前準(zhǔn)備（續(xù)）**

(1)**技術(shù)設(shè)備檢查清單**：

-投影儀：檢查信號源連接、燈泡余量（建議使用前測試）；

-電腦：提前拷貝會議資料至備用電腦（存放于辦公室抽屜）；

-簽到系統(tǒng)：若使用電子簽到，需提前測試二維碼生成及數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。

(2)**材料分發(fā)優(yōu)化**：

-例會材料提前2天通過共享文檔同步，允許參會者在線標(biāo)注重點；

-專題會紙質(zhì)材料按部門數(shù)量+10%備量，避免遺漏。

2.**會議進(jìn)行（續(xù)）**

(1)**主持人角色細(xì)則**：

-會前15分鐘到場，核對參會人員名單與議題順序；

-開場時重申會議目標(biāo)（如“本次專題會旨在3小時內(nèi)敲定綠化方案B選項”）；

-控制發(fā)言節(jié)奏：當(dāng)某議題討論超時，立即引導(dǎo)至“后續(xù)討論方向”環(huán)節(jié)。

(2)**決策事項管理**：

-對決策項采用“三色標(biāo)注法”：

-紅色：需立即執(zhí)行（如“行政處明天前完成場地勘測”）；

-黃色：需跨部門協(xié)調(diào)（如“學(xué)生處與后勤部聯(lián)合推進(jìn)”）；

-綠色：常規(guī)跟進(jìn)（如“納入下月例會回顧事項”）。

-每項決策需明確“責(zé)任部門”和“完成時限（精確到日）”。

3.**會議結(jié)束（續(xù)）**

(1)**收尾流程標(biāo)準(zhǔn)化**：

-主持人總結(jié)時需包含：當(dāng)日會議成果統(tǒng)計（如“完成議題4項，遺留議題2項”）；

-明確次日需提供的補充材料（如財務(wù)部需在明天上午提交預(yù)算細(xì)化表）。

(2)**資料歸檔要求**：

-紙質(zhì)會議記錄需在會后1個工作日內(nèi)掃描至“會議管理”文件夾；

-電子版會議紀(jì)要由文員發(fā)送給各部門主管，抄送辦公室全體成員。

（三）會議記錄與跟進(jìn)（續(xù)）

1.**會議記錄深化技巧**

(1)**關(guān)鍵要素記錄模板**：

-參會人員全稱（按部門+姓名排序）；

-發(fā)言人觀點提煉（避免逐字記錄，重點標(biāo)注不同意見）；

-數(shù)據(jù)引用需標(biāo)注來源（如“根據(jù)財務(wù)部X月報表，預(yù)算缺口約12萬元”）。

(2)**錄音使用規(guī)范**：

-專題會建議全程錄音，但需提前告知參會者；

-錄音文件命名格式：“會議類型-日期-議題（如專題會-2024-03-15-綠化方案）”。

2.**跟進(jìn)效率提升方法**

(1)**責(zé)任追蹤表制作**：

-表格包含：任務(wù)編號、責(zé)任部門、完成時限、實際完成時間、備注；

-每周例會前更新表格，未達(dá)標(biāo)項需在會上重點說明原因。

(2)**反饋閉環(huán)設(shè)計**：

-責(zé)任部門提交完成報告后，辦公室需在3天內(nèi)組織驗收（如財務(wù)部匯報預(yù)算調(diào)整方案）；

-對超期未完成項，啟動“二級督辦”流程（由分管領(lǐng)導(dǎo)介入?yún)f(xié)調(diào)）。