學(xué)校綜合辦公室文件歸檔辦法一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件歸檔工作，確保文件資料的系統(tǒng)收集、科學(xué)管理和有效利用，提高工作效率，依據(jù)相關(guān)檔案管理原則，制定本辦法。本辦法適用于綜合辦公室所有文件、資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。

二、歸檔范圍與要求

（一）歸檔范圍

綜合辦公室應(yīng)歸檔下列文件資料：

1.辦公室年度工作計(jì)劃、總結(jié)；

2.會(huì)議室使用記錄、活動(dòng)安排；

3.人員考勤、值班記錄；

4.采購、報(bào)銷、資產(chǎn)管理的相關(guān)憑證及清單；

5.與校內(nèi)各部門及外部單位的往來函件、通知、批復(fù)；

6.重要會(huì)議紀(jì)要、決議；

7.檔案、資料借閱登記表；

8.其他具有保存價(jià)值的文件資料。

（二）歸檔要求

1.**完整性**：歸檔文件應(yīng)完整無缺，附件齊全，電子文件應(yīng)附帶元數(shù)據(jù)說明。

2.**準(zhǔn)確性**：文件內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范，無錯(cuò)漏。

3.**系統(tǒng)性**：按時(shí)間順序或事項(xiàng)分類整理，保持邏輯關(guān)聯(lián)。

4.**時(shí)效性**：文件形成后應(yīng)及時(shí)歸檔，一般不超過1個(gè)月。

三、歸檔流程

（一）文件收集與整理

1.**收集**：指定專人每日收集各部門提交的文件，確保不遺漏。

2.**分類**：按文件類型（如行政類、財(cái)務(wù)類、會(huì)議類）初步分類。

3.**剔除重復(fù)**：檢查文件是否重復(fù)，非必要件予以剔除。

（二）文件立卷與編號(hào)

1.**立卷**：將同類文件按時(shí)間順序排列，形成“卷”，每卷不超過50份。

2.**編號(hào)**：采用“年度—部門—流水號(hào)”三級編號(hào)（如2023-綜合辦-001）。

3.**標(biāo)簽**：粘貼標(biāo)簽，注明卷號(hào)、日期、內(nèi)容摘要。

（三）數(shù)字化與備份

1.**掃描**：將紙質(zhì)文件掃描成PDF格式，統(tǒng)一存入電子檔案庫。

2.**元數(shù)據(jù)錄入**：錄入文件標(biāo)題、作者、日期等關(guān)鍵信息。

3.**備份**：電子文件每月備份一次，存儲(chǔ)在獨(dú)立硬盤或云存儲(chǔ)中。

四、歸檔保管與利用

（一）保管要求

1.**存放環(huán)境**：檔案柜存放于干燥、避光、恒溫（20℃±2℃）的檔案室。

2.**防盜防潮**：定期檢查柜門鎖具，濕度超標(biāo)時(shí)啟用除濕設(shè)備。

3.**定期盤點(diǎn)**：每季度核對存檔數(shù)量，確保賬實(shí)相符。

（二）利用規(guī)范

1.**借閱**：需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫《檔案借閱申請表》，歸還時(shí)核對無誤后簽字。

2.**復(fù)印**：非涉密文件可復(fù)印，復(fù)印后交還原件并登記。

3.**銷毀**：超過保管期限的文件，由辦公室負(fù)責(zé)人審批后按規(guī)定銷毀，并記錄銷毀人、日期。

五、附則

（一）本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

（二）未盡事宜參照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（三）本辦法自發(fā)布之日起施行。

**（一）文件收集與整理**

（1）**收集**

***指定收集人及職責(zé)**：綜合辦公室應(yīng)明確至少一名兼職或全職檔案員，負(fù)責(zé)每日定時(shí)（例如：上午9:00、下午4:00）前往校內(nèi)各部門（如教學(xué)部、行政部、后勤部等）及個(gè)人辦公區(qū)域，主動(dòng)收集需要?dú)w檔的文件。收集時(shí)應(yīng)核對《文件收集清單》（見附件1），確保關(guān)鍵文件送達(dá)。

***收集范圍確認(rèn)**：檔案員應(yīng)對照本辦法第二部分“歸檔范圍與要求”中的具體項(xiàng)目，與各部門確認(rèn)當(dāng)日的歸檔文件，避免遺漏重要文件。

***即時(shí)收集原則**：對于緊急文件或需要快速流轉(zhuǎn)的文件（如會(huì)議通知、重要指令），在完成收集后應(yīng)立即傳遞給相關(guān)處理人員，確保歸檔與使用的時(shí)效性。

（2）**分類**

***初步分類標(biāo)準(zhǔn)**：在收集現(xiàn)場或回到辦公室后，檔案員應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行初步分類。常見的分類維度包括：

*按文件來源分類：內(nèi)部文件、外部文件。

*按文件業(yè)務(wù)內(nèi)容分類：行政事務(wù)類（如印章使用、證明開具）、會(huì)議管理類（如會(huì)議通知、紀(jì)要）、財(cái)務(wù)管理類（如報(bào)銷單、采購合同）、人事管理類（如考勤記錄、值班表）、資產(chǎn)管理類（如資產(chǎn)登記表、維修記錄）、對外聯(lián)絡(luò)類（如函件往來、協(xié)議書）。

***分類容器準(zhǔn)備**：提前準(zhǔn)備不同顏色的文件夾或標(biāo)簽紙，用于區(qū)分不同類別的文件。例如，使用藍(lán)色文件夾存放行政事務(wù)類，紅色文件夾存放財(cái)務(wù)管理類。

***分類存放**：將初步分類好的文件放入對應(yīng)的臨時(shí)文件夾或文件盒中，并粘貼臨時(shí)標(biāo)簽，注明大類和大致日期。

（3）**剔除重復(fù)與無效文件**

***重復(fù)文件處理**：檢查文件是否有多份副本。對于非關(guān)鍵性的重復(fù)文件（如通知的多份抄送），可與部門經(jīng)辦人溝通，保留一份歸檔即可；對于重要文件的重復(fù)（如合同正副本），需核對后保留符合規(guī)定的版本。

***無效文件剔除標(biāo)準(zhǔn)**：根據(jù)本辦法第二部分的要求，剔除以下文件：

*內(nèi)容空白或無意義的文件。

*錯(cuò)誤的草稿、打印錯(cuò)誤件。

*明確標(biāo)注“草稿”、“僅供參考”且無需存檔的文件。

*已被正式文件替代的舊版本文件（如修訂后的合同）。

***剔除記錄**：對于剔除的文件，應(yīng)簡單記錄剔除原因和日期，由部門經(jīng)辦人確認(rèn)后，作為廢紙按規(guī)定處理，或在特定情況下（如涉及審計(jì)）單獨(dú)保管備查。

**（二）文件立卷與編號(hào)**

（1）**立卷**

***確定立卷單元**：將分類整理后的文件，按照文件的形成規(guī)律和聯(lián)系，組合成一個(gè)保管單位，即“卷”。一般以“事由”或“項(xiàng)目”為單位立卷。例如，關(guān)于某次會(huì)議的所有相關(guān)文件（通知、簽到表、紀(jì)要、照片等）應(yīng)立為一卷。

***排序規(guī)則**：在卷內(nèi)，文件應(yīng)按時(shí)間順序排列。對于非時(shí)間性文件（如合同、制度文件），可按事項(xiàng)的重要程度或邏輯關(guān)系排序。同一日期的文件可按發(fā)文字號(hào)或責(zé)任者排序。

***卷內(nèi)文件要求**：

*每份文件應(yīng)保持完整，附件應(yīng)附在主件之后，不宜拆分。

*文件折疊應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于翻閱和存放。一般采用“V”字形或“一字形”折疊，長度適中（約30厘米），寬度統(tǒng)一。

*對于過厚或過薄的卷，應(yīng)分成若干個(gè)小卷，每個(gè)小卷內(nèi)文件數(shù)量應(yīng)相對均衡。

***卷內(nèi)目錄編制**：為每一卷文件編制《卷內(nèi)目錄》，詳細(xì)記錄卷內(nèi)每份文件的名稱、責(zé)任者（如有）、日期、頁數(shù)（如有）、密級（如有）等信息。目錄格式見附件2。

（2）**編號(hào)**

***編號(hào)體系**：采用統(tǒng)一的歸檔編號(hào)規(guī)則，建議采用“年度—部門代碼—分類號(hào)—流水號(hào)”四級編號(hào)體系。

***年度**：四位阿拉伯?dāng)?shù)字，表示文件形成年度，如“2023”。

***部門代碼**：一位或兩位大寫拼音首字母，表示文件來源部門，如綜合辦公室用“ZHB”，教務(wù)處用“JWC”。

***分類號(hào)**：兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，表示文件所屬大類，如01-綜合事務(wù)，02-會(huì)議管理，03-財(cái)務(wù)管理等（具體分類號(hào)需提前規(guī)定）。

***流水號(hào)**：三位阿拉伯?dāng)?shù)字，表示本年度、本部門、本分類下的順序號(hào)，如001、002。

***編號(hào)規(guī)則示例**：某學(xué)院2023年提交的關(guān)于“2023年秋季學(xué)期教室分配”的請示文件，若由綜合辦公室受理，編號(hào)可能為：“2023-ZHB-02-001”。（注意：此處部門代碼和分類號(hào)僅為示例，實(shí)際應(yīng)用中需根據(jù)學(xué)校情況設(shè)定）。

***編號(hào)位置**：編號(hào)通常標(biāo)注在文件首頁（有頁碼時(shí)標(biāo)在頁碼之前）的右上方或左上方，用打孔機(jī)打孔后穿在卷內(nèi)封皮上的孔內(nèi)，或直接打印在封皮指定位置。

（3）**裝訂與封皮**

***裝訂要求**：將卷內(nèi)所有文件按照排序順序，使用打孔機(jī)打孔（孔距均勻，不損傷文件），然后用棉線或無頭釘裝訂成冊。裝訂應(yīng)牢固、平整。

***卷內(nèi)封皮制作**：為每個(gè)立卷后的文件準(zhǔn)備《卷內(nèi)封皮》（格式見附件3），準(zhǔn)確填寫以下內(nèi)容：

*檔案編號(hào)（已編號(hào)填寫編號(hào)，未編號(hào)可留空或標(biāo)注“待編”）。

*文件名稱（概括卷內(nèi)核心內(nèi)容）。

*責(zé)任者（文件的主要形成單位或個(gè)人）。

*形成日期（卷內(nèi)最早文件日期至最晚文件日期）。

*卷內(nèi)文件數(shù)量（總頁數(shù)）。

*密級（如有，應(yīng)明確標(biāo)注）。

***裝訂后檢查**：裝訂完成后，仔細(xì)檢查文件順序是否正確，是否有遺漏或錯(cuò)誤，封皮信息是否完整、準(zhǔn)確。

**（三）數(shù)字化與備份**

（1）**掃描**

***掃描設(shè)備**：使用高分辨率掃描儀（推薦A3幅面掃描儀以容納裝訂后的文件）或掃描服務(wù)，確保掃描質(zhì)量。

***掃描格式**：將紙質(zhì)文件掃描為PDF格式。PDF格式能較好地保持文件的原始版式和圖像質(zhì)量。

***掃描要求**：

*掃描圖像清晰，無嚴(yán)重歪斜、模糊或污漬。

*文件頁邊距適中，不裁切重要內(nèi)容。

*多頁文件連續(xù)掃描，不拆分。

***掃描流程**：掃描后，對圖像進(jìn)行初步預(yù)覽，確認(rèn)無誤后保存。掃描順序應(yīng)與紙質(zhì)文件卷內(nèi)順序一致。

（2）**元數(shù)據(jù)錄入**

***元數(shù)據(jù)字段**：在電子檔案管理系統(tǒng)或電子表格中，為每份掃描后的電子文件錄入必要的元數(shù)據(jù)，包括但不限于：

*文件標(biāo)題（與紙質(zhì)文件名稱一致）。

*來源部門。

*責(zé)任者。

*文件編號(hào)（與紙質(zhì)文件編號(hào)一致）。

*形成日期。

*文件密級。

*關(guān)鍵詞（如“會(huì)議”、“采購”、“財(cái)務(wù)”）。

*附件說明（如有）。

***錄入工具**：可使用檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入部分信息（如從紙質(zhì)文件標(biāo)題或編號(hào)中提?。?，人工補(bǔ)充其他信息。對于大批量文件，可制定元數(shù)據(jù)錄入模板，提高效率。

***元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性**：確保錄入的元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，以便后續(xù)檢索利用。

（3）**備份**

***備份介質(zhì)**：至少使用兩種不同的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份。推薦一種為移動(dòng)硬盤（或固態(tài)硬盤），另一種為網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)（NAS）或云存儲(chǔ)服務(wù)（選擇信譽(yù)良好、服務(wù)穩(wěn)定的供應(yīng)商）。

***備份頻率**：紙質(zhì)文件數(shù)字化后，應(yīng)立即進(jìn)行首次備份。之后，根據(jù)文件重要性和更新頻率，至少每月進(jìn)行一次增量備份或定期完整備份。

***備份策略**：

***本地備份**：將電子文件和元數(shù)據(jù)備份到移動(dòng)硬盤，存放在辦公室內(nèi)相對安全的位置，并定期檢查硬盤可用性。

***異地/云端備份**：將電子文件備份到網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)或云端，實(shí)現(xiàn)物理隔離，提高數(shù)據(jù)安全性。

***備份驗(yàn)證**：每次備份完成后，進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份文件可用，避免數(shù)據(jù)損壞或丟失。

***備份記錄**：詳細(xì)記錄每次備份的時(shí)間、操作人、備份介質(zhì)、備份內(nèi)容等信息，建立備份日志。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室文件歸檔工作，確保文件資料的系統(tǒng)收集、科學(xué)管理和有效利用，提高工作效率，依據(jù)相關(guān)檔案管理原則，制定本辦法。本辦法適用于綜合辦公室所有文件、資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。

二、歸檔范圍與要求

（一）歸檔范圍

綜合辦公室應(yīng)歸檔下列文件資料：

1.辦公室年度工作計(jì)劃、總結(jié)；

2.會(huì)議室使用記錄、活動(dòng)安排；

3.人員考勤、值班記錄；

4.采購、報(bào)銷、資產(chǎn)管理的相關(guān)憑證及清單；

5.與校內(nèi)各部門及外部單位的往來函件、通知、批復(fù)；

6.重要會(huì)議紀(jì)要、決議；

7.檔案、資料借閱登記表；

8.其他具有保存價(jià)值的文件資料。

（二）歸檔要求

1.**完整性**：歸檔文件應(yīng)完整無缺，附件齊全，電子文件應(yīng)附帶元數(shù)據(jù)說明。

2.**準(zhǔn)確性**：文件內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范，無錯(cuò)漏。

3.**系統(tǒng)性**：按時(shí)間順序或事項(xiàng)分類整理，保持邏輯關(guān)聯(lián)。

4.**時(shí)效性**：文件形成后應(yīng)及時(shí)歸檔，一般不超過1個(gè)月。

三、歸檔流程

（一）文件收集與整理

1.**收集**：指定專人每日收集各部門提交的文件，確保不遺漏。

2.**分類**：按文件類型（如行政類、財(cái)務(wù)類、會(huì)議類）初步分類。

3.**剔除重復(fù)**：檢查文件是否重復(fù)，非必要件予以剔除。

（二）文件立卷與編號(hào)

1.**立卷**：將同類文件按時(shí)間順序排列，形成“卷”，每卷不超過50份。

2.**編號(hào)**：采用“年度—部門—流水號(hào)”三級編號(hào)（如2023-綜合辦-001）。

3.**標(biāo)簽**：粘貼標(biāo)簽，注明卷號(hào)、日期、內(nèi)容摘要。

（三）數(shù)字化與備份

1.**掃描**：將紙質(zhì)文件掃描成PDF格式，統(tǒng)一存入電子檔案庫。

2.**元數(shù)據(jù)錄入**：錄入文件標(biāo)題、作者、日期等關(guān)鍵信息。

3.**備份**：電子文件每月備份一次，存儲(chǔ)在獨(dú)立硬盤或云存儲(chǔ)中。

四、歸檔保管與利用

（一）保管要求

1.**存放環(huán)境**：檔案柜存放于干燥、避光、恒溫（20℃±2℃）的檔案室。

2.**防盜防潮**：定期檢查柜門鎖具，濕度超標(biāo)時(shí)啟用除濕設(shè)備。

3.**定期盤點(diǎn)**：每季度核對存檔數(shù)量，確保賬實(shí)相符。

（二）利用規(guī)范

1.**借閱**：需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫《檔案借閱申請表》，歸還時(shí)核對無誤后簽字。

2.**復(fù)印**：非涉密文件可復(fù)印，復(fù)印后交還原件并登記。

3.**銷毀**：超過保管期限的文件，由辦公室負(fù)責(zé)人審批后按規(guī)定銷毀，并記錄銷毀人、日期。

五、附則

（一）本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

（二）未盡事宜參照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（三）本辦法自發(fā)布之日起施行。

**（一）文件收集與整理**

（1）**收集**

***指定收集人及職責(zé)**：綜合辦公室應(yīng)明確至少一名兼職或全職檔案員，負(fù)責(zé)每日定時(shí)（例如：上午9:00、下午4:00）前往校內(nèi)各部門（如教學(xué)部、行政部、后勤部等）及個(gè)人辦公區(qū)域，主動(dòng)收集需要?dú)w檔的文件。收集時(shí)應(yīng)核對《文件收集清單》（見附件1），確保關(guān)鍵文件送達(dá)。

***收集范圍確認(rèn)**：檔案員應(yīng)對照本辦法第二部分“歸檔范圍與要求”中的具體項(xiàng)目，與各部門確認(rèn)當(dāng)日的歸檔文件，避免遺漏重要文件。

***即時(shí)收集原則**：對于緊急文件或需要快速流轉(zhuǎn)的文件（如會(huì)議通知、重要指令），在完成收集后應(yīng)立即傳遞給相關(guān)處理人員，確保歸檔與使用的時(shí)效性。

（2）**分類**

***初步分類標(biāo)準(zhǔn)**：在收集現(xiàn)場或回到辦公室后，檔案員應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行初步分類。常見的分類維度包括：

*按文件來源分類：內(nèi)部文件、外部文件。

*按文件業(yè)務(wù)內(nèi)容分類：行政事務(wù)類（如印章使用、證明開具）、會(huì)議管理類（如會(huì)議通知、紀(jì)要）、財(cái)務(wù)管理類（如報(bào)銷單、采購合同）、人事管理類（如考勤記錄、值班表）、資產(chǎn)管理類（如資產(chǎn)登記表、維修記錄）、對外聯(lián)絡(luò)類（如函件往來、協(xié)議書）。

***分類容器準(zhǔn)備**：提前準(zhǔn)備不同顏色的文件夾或標(biāo)簽紙，用于區(qū)分不同類別的文件。例如，使用藍(lán)色文件夾存放行政事務(wù)類，紅色文件夾存放財(cái)務(wù)管理類。

***分類存放**：將初步分類好的文件放入對應(yīng)的臨時(shí)文件夾或文件盒中，并粘貼臨時(shí)標(biāo)簽，注明大類和大致日期。

（3）**剔除重復(fù)與無效文件**

***重復(fù)文件處理**：檢查文件是否有多份副本。對于非關(guān)鍵性的重復(fù)文件（如通知的多份抄送），可與部門經(jīng)辦人溝通，保留一份歸檔即可；對于重要文件的重復(fù)（如合同正副本），需核對后保留符合規(guī)定的版本。

***無效文件剔除標(biāo)準(zhǔn)**：根據(jù)本辦法第二部分的要求，剔除以下文件：

*內(nèi)容空白或無意義的文件。

*錯(cuò)誤的草稿、打印錯(cuò)誤件。

*明確標(biāo)注“草稿”、“僅供參考”且無需存檔的文件。

*已被正式文件替代的舊版本文件（如修訂后的合同）。

***剔除記錄**：對于剔除的文件，應(yīng)簡單記錄剔除原因和日期，由部門經(jīng)辦人確認(rèn)后，作為廢紙按規(guī)定處理，或在特定情況下（如涉及審計(jì)）單獨(dú)保管備查。

**（二）文件立卷與編號(hào)**

（1）**立卷**

***確定立卷單元**：將分類整理后的文件，按照文件的形成規(guī)律和聯(lián)系，組合成一個(gè)保管單位，即“卷”。一般以“事由”或“項(xiàng)目”為單位立卷。例如，關(guān)于某次會(huì)議的所有相關(guān)文件（通知、簽到表、紀(jì)要、照片等）應(yīng)立為一卷。

***排序規(guī)則**：在卷內(nèi)，文件應(yīng)按時(shí)間順序排列。對于非時(shí)間性文件（如合同、制度文件），可按事項(xiàng)的重要程度或邏輯關(guān)系排序。同一日期的文件可按發(fā)文字號(hào)或責(zé)任者排序。

***卷內(nèi)文件要求**：

*每份文件應(yīng)保持完整，附件應(yīng)附在主件之后，不宜拆分。

*文件折疊應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于翻閱和存放。一般采用“V”字形或“一字形”折疊，長度適中（約30厘米），寬度統(tǒng)一。

*對于過厚或過薄的卷，應(yīng)分成若干個(gè)小卷，每個(gè)小卷內(nèi)文件數(shù)量應(yīng)相對均衡。

***卷內(nèi)目錄編制**：為每一卷文件編制《卷內(nèi)目錄》，詳細(xì)記錄卷內(nèi)每份文件的名稱、責(zé)任者（如有）、日期、頁數(shù)（如有）、密級（如有）等信息。目錄格式見附件2。

（2）**編號(hào)**

***編號(hào)體系**：采用統(tǒng)一的歸檔編號(hào)規(guī)則，建議采用“年度—部門代碼—分類號(hào)—流水號(hào)”四級編號(hào)體系。

***年度**：四位阿拉伯?dāng)?shù)字，表示文件形成年度，如“2023”。

***部門代碼**：一位或兩位大寫拼音首字母，表示文件來源部門，如綜合辦公室用“ZHB”，教務(wù)處用“JWC”。

***分類號(hào)**：兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，表示文件所屬大類，如01-綜合事務(wù)，02-會(huì)議管理，03-財(cái)務(wù)管理等（具體分類號(hào)需提前規(guī)定）。

***流水號(hào)**：三位阿拉伯?dāng)?shù)字，表示本年度、本部門、本分類下的順序號(hào)，如001、002。

***編號(hào)規(guī)則示例**：某學(xué)院2023年提交的關(guān)于“2023年秋季學(xué)期教室分配”的請示文件，若由綜合辦公室受理，編號(hào)可能為：“2023-ZHB-02-001”。（注意：此處部門代碼和分類號(hào)僅為示例，實(shí)際應(yīng)用中需根據(jù)學(xué)校情況設(shè)定）。

***編號(hào)位置**：編號(hào)通常標(biāo)注在文件首頁（有頁碼時(shí)標(biāo)在頁碼之前）的右上方或左上方，用打孔機(jī)打孔后穿在卷內(nèi)封皮上的孔內(nèi)，或直接打印在封皮指定位置。

（3）**裝訂與封皮**

***裝訂要求**：將卷內(nèi)所有文件按照排序順序，使用打孔機(jī)打孔（孔距均勻，不損傷文件），然后用棉線或無頭釘裝訂成冊。裝訂應(yīng)牢固、平整。

***卷內(nèi)封皮制作**：為每個(gè)立卷后的文件準(zhǔn)備《卷內(nèi)封皮》（格式見附件3），準(zhǔn)確填寫以下內(nèi)容：

*檔案編號(hào)（已編號(hào)填寫編號(hào)，未編號(hào)可留空或標(biāo)注“待編”）。

*文件名稱（概括卷內(nèi)核心內(nèi)容）。

*責(zé)任者（文件的主要形成單位或個(gè)人）。

*形成日期（卷內(nèi)最早文件日期至最晚文件日期）。

*卷內(nèi)文件數(shù)量（總頁數(shù)）。

*密級（如有，應(yīng)明確標(biāo)注）。

***裝訂后檢查**：裝訂完成后，仔細(xì)檢查文件順序是否正確，是否有遺漏或錯(cuò)誤，封皮信息是否完整、準(zhǔn)確。

**（三）數(shù)字化與備份**

（1）**掃描**

***掃描設(shè)備**：使用高分辨率掃描儀（推薦A3幅面掃描儀以容納裝訂后的文件）或掃描服務(wù)，確保掃描質(zhì)量。

***掃描格式**：將紙質(zhì)文件