學(xué)校綜合辦公室會議組織規(guī)定**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室會議是學(xué)校日常管理工作的重要組成部分，旨在協(xié)調(diào)各部門工作、解決實(shí)際問題、推進(jìn)學(xué)校發(fā)展。為確保會議高效、有序進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

**二、會議分類與目的**

（一）會議分類

1.**常規(guī)例會**：每周召開一次，總結(jié)近期工作，安排下周任務(wù)。

2.**專題會議**：根據(jù)需要臨時召開，討論特定議題，如預(yù)算審批、活動策劃等。

3.**緊急會議**：針對突發(fā)事件或緊急情況，隨時召開，迅速協(xié)調(diào)應(yīng)對。

（二）會議目的

1.傳達(dá)學(xué)校決策部署，確保政令暢通。

2.協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門問題。

3.溝通信息，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

4.研究決策學(xué)校重要事項(xiàng)。

**三、會議組織與準(zhǔn)備**

（一）會議通知

1.**通知內(nèi)容**：明確會議時間、地點(diǎn)、議題、參會人員、需準(zhǔn)備材料等。

2.**通知方式**：通過郵件、內(nèi)部通訊工具或公告欄發(fā)布，確保所有相關(guān)人員及時收到。

3.**提前時間**：常規(guī)例會提前3天通知，專題會議和緊急會議根據(jù)情況即時通知。

（二）會議材料準(zhǔn)備

1.**材料清單**：提前收集各部門需匯報(bào)的內(nèi)容，如工作總結(jié)、項(xiàng)目進(jìn)展、問題清單等。

2.**材料審核**：由辦公室負(fù)責(zé)審核材料，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔、重點(diǎn)突出。

3.**材料分發(fā)**：會前1天將紙質(zhì)或電子版材料分發(fā)給參會人員，便于提前熟悉議題。

（三）會場布置

1.**地點(diǎn)選擇**：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適的會議室，確?？臻g充足、環(huán)境安靜。

2.**設(shè)備調(diào)試**：提前檢查投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保運(yùn)行正常。

3.**座位安排**：按部門或職務(wù)安排座位，必要時預(yù)留旁聽席。

**四、會議流程與紀(jì)律**

（一）會議流程

1.**主持人開場**：介紹參會人員、會議議題及議程安排。

2.**議題討論**：各部門按順序匯報(bào)，主持人引導(dǎo)發(fā)言，確保討論聚焦主題。

3.**決策形成**：對重要議題進(jìn)行表決，形成決議或行動方案。

4.**總結(jié)布置**：主持人總結(jié)會議內(nèi)容，明確后續(xù)工作分工及完成時限。

（二）會議紀(jì)律

1.**準(zhǔn)時參會**：參會人員應(yīng)提前10分鐘到達(dá)會場，不得無故缺席。

2.**專注議題**：發(fā)言需圍繞主題，避免無關(guān)討論或閑聊。

3.**記錄完整**：指定專人記錄會議要點(diǎn)、決議及待辦事項(xiàng)。

4.**手機(jī)管理**：參會期間將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，不得接打電話。

**五、會議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)**

（一）會議紀(jì)要

1.**內(nèi)容要素**：包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議題、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時限。

2.**撰寫要求**：紀(jì)要需條理清晰、客觀準(zhǔn)確，于會后2個工作日內(nèi)發(fā)布至各部門。

3.**存檔管理**：會議紀(jì)要由辦公室統(tǒng)一存檔，便于后續(xù)查閱。

（二）后續(xù)跟進(jìn)

1.**任務(wù)分配**：將決議事項(xiàng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任部門和負(fù)責(zé)人。

2.**進(jìn)度跟蹤**：辦公室定期檢查任務(wù)完成情況，確保按計(jì)劃推進(jìn)。

3.**反饋機(jī)制**：各部門需及時反饋工作進(jìn)展，遇問題及時上報(bào)。

**六、附則**

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況，可由辦公室臨時調(diào)整會議安排，但需提前通知相關(guān)人員。

**三、會議組織與準(zhǔn)備（續(xù)）**

（一）會議通知（續(xù)）

1.**通知內(nèi)容**（續(xù)）

-**常規(guī)例會**：除基本要素外，需明確上周重點(diǎn)工作完成情況及下周工作計(jì)劃模板，便于各部門提前準(zhǔn)備。

-**專題會議**：需附上議題背景資料、參考方案或數(shù)據(jù)圖表，幫助參會人員提前理解議題。

-**緊急會議**：除核心信息外，需強(qiáng)調(diào)會議的緊迫性及預(yù)期目標(biāo)，要求參會人員攜帶相關(guān)工具（如筆記本電腦、計(jì)算器等）。

2.**通知方式**（續(xù)）

-對于重要會議，可采用多渠道通知，如郵件+短信提醒，確保信息覆蓋所有關(guān)鍵人員。

-鼓勵參會人員提前確認(rèn)是否出席，便于統(tǒng)計(jì)實(shí)際到場人數(shù)。

3.**提前時間**（續(xù)）

-**專題會議**：根據(jù)議題復(fù)雜程度，提前5-7天通知，給予充分準(zhǔn)備時間。

-**緊急會議**：以即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）發(fā)送通知，確保第一時間響應(yīng)。

（二）會議材料準(zhǔn)備（續(xù)）

1.**材料清單**（續(xù)）

-**預(yù)算審批會議**：需包含項(xiàng)目申請表、費(fèi)用明細(xì)表、資金使用計(jì)劃、預(yù)期效益分析等。

-**活動策劃會議**：需包含活動方案初稿、時間表、人員分工、物資需求清單、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案等。

2.**材料審核**（續(xù)）

-審核時需重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)的真實(shí)性和邏輯性，例如：

-**費(fèi)用明細(xì)表**：核對金額是否匹配、票據(jù)是否合規(guī)。

-**時間表**：確保各階段節(jié)點(diǎn)合理，避免時間沖突。

3.**材料分發(fā)**（續(xù)）

-對于電子版材料，需設(shè)置共享文件夾，并標(biāo)注不同版本（如“最終版”“討論稿”），防止混淆。

-對于紙質(zhì)版材料，需提前統(tǒng)計(jì)數(shù)量，按部門或職位分裝，并在封面上標(biāo)注會議名稱和日期。

（三）會場布置（續(xù)）

1.**地點(diǎn)選擇**（續(xù)）

-**小型會議**（≤10人）：可選擇普通會議室，配備基礎(chǔ)桌椅和投影設(shè)備。

-**大型會議**（>20人）：需選擇報(bào)告廳或多功能廳，提前布置舞臺、簽到臺及茶歇區(qū)。

2.**設(shè)備調(diào)試**（續(xù)）

-調(diào)試時需測試以下項(xiàng)目：

-**投影儀**：檢查分辨率、亮度及連接線（HDMI/VGA）。

-**音響**：測試麥克風(fēng)靈敏度、揚(yáng)聲器音量平衡。

-**網(wǎng)絡(luò)設(shè)備**：確保Wi-Fi穩(wěn)定，備用網(wǎng)線齊全。

3.**座位安排**（續(xù)）

-**主持人/主講人**：設(shè)置主座或講臺位置，配備專用麥克風(fēng)。

-**記錄人員**：安排靠近窗戶或光線充足的位置，便于書寫。

-**旁聽人員**：預(yù)留后排或站立區(qū)域，避免影響主要參會者。

**四、會議流程與紀(jì)律（續(xù)）**

（一）會議流程（續(xù)）

1.**主持人開場**（續(xù)）

-開場白需包含：

-**歡迎詞**：感謝參會人員準(zhǔn)時到場。

-**議程說明**：逐項(xiàng)介紹議題順序及預(yù)計(jì)時長。

-**注意事項(xiàng)**：提醒發(fā)言時間限制（如每人不超過5分鐘）、提問方式等。

2.**議題討論**（續(xù)）

-**引導(dǎo)技巧**：

-當(dāng)討論偏離主題時，主持人需用“我們回到XX議題”等語句拉回焦點(diǎn)。

-對于爭議性話題，可先記錄雙方觀點(diǎn)，休會后再組織專題討論。

3.**決策形成**（續(xù)）

-**表決方式**：

-**舉手表決**：適用于簡單決議，需統(tǒng)計(jì)同意/反對/棄權(quán)人數(shù)。

-**投票表決**：適用于重要決策，可使用無記名投票或記名投票。

4.**總結(jié)布置**（續(xù)）

-總結(jié)時需明確：

-**關(guān)鍵決議**：逐條重申通過的事項(xiàng)。

-**行動項(xiàng)**：列出負(fù)責(zé)人、截止日期及預(yù)期成果。

-**下次會議**：如需后續(xù)跟進(jìn)，提前預(yù)告會議時間及主要議題。

（二）會議紀(jì)律（續(xù)）

1.**準(zhǔn)時參會**（續(xù)）

-**遲到處理**：

-遲到超過15分鐘，需在會議結(jié)束前簡要說明缺席原因。

-嚴(yán)重遲到者，主持人可要求其會后補(bǔ)漏會議紀(jì)要。

2.**專注議題**（續(xù)）

-**禁止行為**：

-禁止在會議中處理私人事務(wù)（如接打電話、回復(fù)微信）。

-禁止打斷他人發(fā)言，需舉手示意后等待主持人允許。

3.**記錄完整**（續(xù)）

-**記錄要點(diǎn)**：

-**數(shù)據(jù)類**：統(tǒng)計(jì)人數(shù)、金額、百分比等。

-**意見類**：記錄不同觀點(diǎn)及理由，標(biāo)注提出人。

4.**手機(jī)管理**（續(xù)）

-對于重要文件討論，可要求參會人員將手機(jī)調(diào)至飛行模式，或統(tǒng)一存放至指定位置。

**五、會議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)（續(xù)）**

（一）會議紀(jì)要（續(xù)）

1.**內(nèi)容要素**（續(xù)）

-**附件**：對于復(fù)雜議題，可附上：

-**圖表**：如預(yù)算餅圖、甘特圖等。

-**模板**：如任務(wù)分配表、反饋問卷等。

2.**撰寫要求**（續(xù)）

-**格式規(guī)范**：使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，包含封面頁（會議名稱、日期、編號）、正文、附件清單。

3.**存檔管理**（續(xù)）

-**電子存檔**：上傳至共享云盤，設(shè)置部門權(quán)限。

-**紙質(zhì)存檔**：歸檔至檔案柜，按月份分類。

（二）后續(xù)跟進(jìn)（續(xù)）

1.**任務(wù)分配**（續(xù)）

-**SMART原則**：

-**S**pecific（具體）：明確任務(wù)內(nèi)容，如“完成預(yù)算表修訂”。

-**M**easurable（可衡量）：設(shè)定量化指標(biāo)，如“3月15日前提交”。

-**A**chievable（可實(shí)現(xiàn)）：評估資源是否充足。

-**R**elevant（相關(guān)性）：確保任務(wù)與會議決議一致。

-**T**ime-bound（時限性）：標(biāo)注截止日期。

2.**進(jìn)度跟蹤**（續(xù)）

-**跟蹤方式**：

-**周報(bào)**：要求負(fù)責(zé)人每周提交進(jìn)度更新。

-**郵件催辦**：對逾期任務(wù)發(fā)送提醒郵件，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.**反饋機(jī)制**（續(xù)）

-**問題升級**：若負(fù)責(zé)人無法按時完成，需提前3天上報(bào)困難及解決方案建議。

**一、總則**

學(xué)校綜合辦公室會議是學(xué)校日常管理工作的重要組成部分，旨在協(xié)調(diào)各部門工作、解決實(shí)際問題、推進(jìn)學(xué)校發(fā)展。為確保會議高效、有序進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

**二、會議分類與目的**

（一）會議分類

1.**常規(guī)例會**：每周召開一次，總結(jié)近期工作，安排下周任務(wù)。

2.**專題會議**：根據(jù)需要臨時召開，討論特定議題，如預(yù)算審批、活動策劃等。

3.**緊急會議**：針對突發(fā)事件或緊急情況，隨時召開，迅速協(xié)調(diào)應(yīng)對。

（二）會議目的

1.傳達(dá)學(xué)校決策部署，確保政令暢通。

2.協(xié)調(diào)各部門工作，解決跨部門問題。

3.溝通信息，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

4.研究決策學(xué)校重要事項(xiàng)。

**三、會議組織與準(zhǔn)備**

（一）會議通知

1.**通知內(nèi)容**：明確會議時間、地點(diǎn)、議題、參會人員、需準(zhǔn)備材料等。

2.**通知方式**：通過郵件、內(nèi)部通訊工具或公告欄發(fā)布，確保所有相關(guān)人員及時收到。

3.**提前時間**：常規(guī)例會提前3天通知，專題會議和緊急會議根據(jù)情況即時通知。

（二）會議材料準(zhǔn)備

1.**材料清單**：提前收集各部門需匯報(bào)的內(nèi)容，如工作總結(jié)、項(xiàng)目進(jìn)展、問題清單等。

2.**材料審核**：由辦公室負(fù)責(zé)審核材料，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔、重點(diǎn)突出。

3.**材料分發(fā)**：會前1天將紙質(zhì)或電子版材料分發(fā)給參會人員，便于提前熟悉議題。

（三）會場布置

1.**地點(diǎn)選擇**：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適的會議室，確?？臻g充足、環(huán)境安靜。

2.**設(shè)備調(diào)試**：提前檢查投影儀、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保運(yùn)行正常。

3.**座位安排**：按部門或職務(wù)安排座位，必要時預(yù)留旁聽席。

**四、會議流程與紀(jì)律**

（一）會議流程

1.**主持人開場**：介紹參會人員、會議議題及議程安排。

2.**議題討論**：各部門按順序匯報(bào)，主持人引導(dǎo)發(fā)言，確保討論聚焦主題。

3.**決策形成**：對重要議題進(jìn)行表決，形成決議或行動方案。

4.**總結(jié)布置**：主持人總結(jié)會議內(nèi)容，明確后續(xù)工作分工及完成時限。

（二）會議紀(jì)律

1.**準(zhǔn)時參會**：參會人員應(yīng)提前10分鐘到達(dá)會場，不得無故缺席。

2.**專注議題**：發(fā)言需圍繞主題，避免無關(guān)討論或閑聊。

3.**記錄完整**：指定專人記錄會議要點(diǎn)、決議及待辦事項(xiàng)。

4.**手機(jī)管理**：參會期間將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，不得接打電話。

**五、會議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)**

（一）會議紀(jì)要

1.**內(nèi)容要素**：包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議題、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時限。

2.**撰寫要求**：紀(jì)要需條理清晰、客觀準(zhǔn)確，于會后2個工作日內(nèi)發(fā)布至各部門。

3.**存檔管理**：會議紀(jì)要由辦公室統(tǒng)一存檔，便于后續(xù)查閱。

（二）后續(xù)跟進(jìn)

1.**任務(wù)分配**：將決議事項(xiàng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任部門和負(fù)責(zé)人。

2.**進(jìn)度跟蹤**：辦公室定期檢查任務(wù)完成情況，確保按計(jì)劃推進(jìn)。

3.**反饋機(jī)制**：各部門需及時反饋工作進(jìn)展，遇問題及時上報(bào)。

**六、附則**

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況，可由辦公室臨時調(diào)整會議安排，但需提前通知相關(guān)人員。

**三、會議組織與準(zhǔn)備（續(xù)）**

（一）會議通知（續(xù)）

1.**通知內(nèi)容**（續(xù)）

-**常規(guī)例會**：除基本要素外，需明確上周重點(diǎn)工作完成情況及下周工作計(jì)劃模板，便于各部門提前準(zhǔn)備。

-**專題會議**：需附上議題背景資料、參考方案或數(shù)據(jù)圖表，幫助參會人員提前理解議題。

-**緊急會議**：除核心信息外，需強(qiáng)調(diào)會議的緊迫性及預(yù)期目標(biāo)，要求參會人員攜帶相關(guān)工具（如筆記本電腦、計(jì)算器等）。

2.**通知方式**（續(xù)）

-對于重要會議，可采用多渠道通知，如郵件+短信提醒，確保信息覆蓋所有關(guān)鍵人員。

-鼓勵參會人員提前確認(rèn)是否出席，便于統(tǒng)計(jì)實(shí)際到場人數(shù)。

3.**提前時間**（續(xù)）

-**專題會議**：根據(jù)議題復(fù)雜程度，提前5-7天通知，給予充分準(zhǔn)備時間。

-**緊急會議**：以即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）發(fā)送通知，確保第一時間響應(yīng)。

（二）會議材料準(zhǔn)備（續(xù)）

1.**材料清單**（續(xù)）

-**預(yù)算審批會議**：需包含項(xiàng)目申請表、費(fèi)用明細(xì)表、資金使用計(jì)劃、預(yù)期效益分析等。

-**活動策劃會議**：需包含活動方案初稿、時間表、人員分工、物資需求清單、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案等。

2.**材料審核**（續(xù)）

-審核時需重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)的真實(shí)性和邏輯性，例如：

-**費(fèi)用明細(xì)表**：核對金額是否匹配、票據(jù)是否合規(guī)。

-**時間表**：確保各階段節(jié)點(diǎn)合理，避免時間沖突。

3.**材料分發(fā)**（續(xù)）

-對于電子版材料，需設(shè)置共享文件夾，并標(biāo)注不同版本（如“最終版”“討論稿”），防止混淆。

-對于紙質(zhì)版材料，需提前統(tǒng)計(jì)數(shù)量，按部門或職位分裝，并在封面上標(biāo)注會議名稱和日期。

（三）會場布置（續(xù)）

1.**地點(diǎn)選擇**（續(xù)）

-**小型會議**（≤10人）：可選擇普通會議室，配備基礎(chǔ)桌椅和投影設(shè)備。

-**大型會議**（>20人）：需選擇報(bào)告廳或多功能廳，提前布置舞臺、簽到臺及茶歇區(qū)。

2.**設(shè)備調(diào)試**（續(xù)）

-調(diào)試時需測試以下項(xiàng)目：

-**投影儀**：檢查分辨率、亮度及連接線（HDMI/VGA）。

-**音響**：測試麥克風(fēng)靈敏度、揚(yáng)聲器音量平衡。

-**網(wǎng)絡(luò)設(shè)備**：確保Wi-Fi穩(wěn)定，備用網(wǎng)線齊全。

3.**座位安排**（續(xù)）

-**主持人/主講人**：設(shè)置主座或講臺位置，配備專用麥克風(fēng)。

-**記錄人員**：安排靠近窗戶或光線充足的位置，便于書寫。

-**旁聽人員**：預(yù)留后排或站立區(qū)域，避免影響主要參會者。

**四、會議流程與紀(jì)律（續(xù)）**

（一）會議流程（續(xù)）

1.**主持人開場**（續(xù)）

-開場白需包含：

-**歡迎詞**：感謝參會人員準(zhǔn)時到場。

-**議程說明**：逐項(xiàng)介紹議題順序及預(yù)計(jì)時長。

-**注意事項(xiàng)**：提醒發(fā)言時間限制（如每人不超過5分鐘）、提問方式等。

2.**議題討論**（續(xù)）

-**引導(dǎo)技巧**：

-當(dāng)討論偏離主題時，主持人需用“我們回到XX議題”等語句拉回焦點(diǎn)。

-對于爭議性話題，可先記錄雙方觀點(diǎn)，休會后再組織專題討論。

3.**決策形成**（續(xù)）

-**表決方式**：

-**舉手表決**：適用于簡單決議，需統(tǒng)計(jì)同意/反對/棄權(quán)人數(shù)。

-**投票表決**：適用于重要決策，可使用無記名投票或記名投票。

4.**總結(jié)布置**（續(xù)）

-總結(jié)時需明確：

-**關(guān)鍵決議**：逐條重申通過的事項(xiàng)。

-**行動項(xiàng)**：列出負(fù)責(zé)人、截止日期及預(yù)期成果。

-**下次會議**：如需后續(xù)跟進(jìn)，提前預(yù)告會議時間及主要議題。

（二）會議紀(jì)律（續(xù)）

1.**準(zhǔn)時參會**（續(xù)）

-**遲到處理**：

-遲到超過15分鐘，需在會議結(jié)束前簡要說明缺席原因。

-嚴(yán)重遲到者，主持人可要求其會后補(bǔ)漏會議紀(jì)要。

2.**專注議題**（續(xù)）

-**禁止行為**：

-禁止在會議中處理私人事務(wù)（如接打電話、回復(fù)微信）。

-禁止打斷他人發(fā)