學(xué)校綜合辦公室信息共享管理**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室作為信息樞紐，承擔(dān)著跨部門、跨層級的信息傳遞與共享職能。高效的信息共享管理能夠提升行政效率、優(yōu)化資源配置、減少溝通壁壘。本指南旨在規(guī)范信息共享流程，明確職責(zé)分工，確保信息安全與合規(guī)性。

**二、信息共享管理原則**

（一）合法合規(guī)原則

1.嚴(yán)格遵守學(xué)校內(nèi)部管理規(guī)定，確保信息共享不侵犯個人隱私或商業(yè)機密。

2.信息傳遞需基于授權(quán)或必要工作需求，禁止非正式渠道傳播敏感數(shù)據(jù)。

（二）最小權(quán)限原則

1.僅向直接工作相關(guān)的部門或人員提供必要信息，避免過度擴(kuò)散。

2.定期審核信息訪問權(quán)限，及時撤銷離職或調(diào)崗人員的訪問權(quán)限。

（三）安全保密原則

1.對涉密信息采取加密傳輸或物理隔離措施（如紙質(zhì)文件傳閱需登記）。

2.建立信息泄露應(yīng)急預(yù)案，明確報告流程與責(zé)任部門。

**三、信息共享流程**

（一）信息發(fā)布與傳遞

1.**需求申請**：各部門填寫《信息共享申請表》，注明共享目的、信息范圍及使用期限。

2.**審批流程**：綜合辦公室在2個工作日內(nèi)完成審核，特殊緊急信息需主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

3.**傳遞方式**：

-電子信息通過學(xué)校統(tǒng)一郵件系統(tǒng)或內(nèi)部協(xié)作平臺發(fā)送，需抄送至信息管理部門。

-紙質(zhì)文件通過登記簽收制，接收方需簽字確認(rèn)并按時歸還。

（二）信息使用與反饋

1.**使用規(guī)范**：

-禁止復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)超出授權(quán)范圍的信息。

-個人或部門需妥善保管共享文件，定期清理臨時性數(shù)據(jù)。

2.**效果反饋**：使用方需在5個工作日內(nèi)提交《信息使用反饋表》，內(nèi)容包括信息價值評估及改進(jìn)建議。

（三）信息回收與歸檔

1.**到期回收**：對于有限期信息，系統(tǒng)自動或人工提醒到期停用。

2.**歸檔管理**：綜合辦公室按季度整理共享記錄，建立電子臺賬，紙質(zhì)文件歸檔至檔案室，保存期限參考《檔案管理制度》。

**四、職責(zé)分工**

（一）綜合辦公室職責(zé)

1.制定并維護(hù)信息共享管理制度。

2.監(jiān)督信息傳遞全流程，處理違規(guī)行為。

3.每季度開展信息安全培訓(xùn)，覆蓋全體行政人員。

（二）使用部門職責(zé)

1.如實填寫申請表，確保共享目的明確。

2.負(fù)責(zé)本部門信息終端的安全管理（如設(shè)備鎖屏、病毒查殺）。

（三）信息管理部門職責(zé)

1.提供技術(shù)支持（如加密工具配置）。

2.定期檢查系統(tǒng)日志，發(fā)現(xiàn)異常及時通報。

**五、附則**

本指南自發(fā)布之日起施行，綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。各部門需指定聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)信息共享相關(guān)事務(wù)，聯(lián)系方式及表格模板可查閱內(nèi)部平臺公告。

**三、信息共享流程（續(xù)）**

（一）信息發(fā)布與傳遞（續(xù)）

1.**需求申請（細(xì)化步驟）**：

(1)**填寫申請表**：各部門指定專人（通常為行政助理或部門秘書）使用電子模板填寫《信息共享申請表》，內(nèi)容需包含：

-申請部門名稱及聯(lián)系方式；

-信息接收部門/人員（需列出具體姓名及崗位）；

-共享信息類型（如：會議紀(jì)要、項目進(jìn)度報告、財務(wù)數(shù)據(jù)摘要等）；

-共享目的（需與具體工作任務(wù)直接關(guān)聯(lián)，如“用于XX項目協(xié)作”“用于XX活動籌備”）；

-預(yù)計使用期限（建議最長不超過30天，特殊情況需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）；

-信息保密等級（可選：一般、內(nèi)部、有限）；

(2)**附件上傳**：如需共享非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如Excel表格、Word文檔），需在申請表中注明文件名及存放路徑（若為電子文件）。

(3)**部門負(fù)責(zé)人審核**：提交至部門主管簽字確認(rèn)，確保共享需求真實必要。

2.**審批流程（細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)）**：

(1)**綜合辦公室初審**：

-檢查申請表完整性，重點核對：

-是否存在重復(fù)申請（系統(tǒng)將記錄歷史共享記錄）；

-信息范圍是否與工作需求匹配（避免“一刀切”共享）；

-接收人員是否僅限直接相關(guān)崗位。

-異常處理：若發(fā)現(xiàn)申請不合理，需在1個工作日內(nèi)聯(lián)系申請部門溝通修訂。

(2)**主管領(lǐng)導(dǎo)審批**：

-對于保密等級為“內(nèi)部”以上的申請，需提交至分管校領(lǐng)導(dǎo)或綜合辦公室主管簽字；

-審批時限：常規(guī)申請不超過2個工作日，緊急申請需優(yōu)先處理并記錄原因。

3.**傳遞方式（補充規(guī)范）**：

-**電子信息安全要求**：

-優(yōu)先使用學(xué)校加密郵件系統(tǒng)，附件需設(shè)置閱讀密碼或限制下載次數(shù)；

-聊天工具傳輸僅限10MB以下文件，大文件需通過網(wǎng)盤并設(shè)置訪問權(quán)限；

-郵件主題格式統(tǒng)一為：“【共享信息】[申請部門]-[接收部門]-[日期]”。

-**紙質(zhì)文件交接標(biāo)準(zhǔn)**：

-需在《紙質(zhì)文件交接登記簿》中記錄：

-交接日期、時間；

-發(fā)送方/接收方完整信息；

-文件名稱、份數(shù)、密級；

-接收方簽字欄（需手寫全名）；

-超過10份的紙質(zhì)文件建議使用內(nèi)部物流系統(tǒng)配送，并要求簽收人拍照留存。

（二）信息使用與反饋（補充機制）

1.**使用規(guī)范（細(xì)化條款）**：

(1)**二次傳播限制**：

-接收方不得將共享信息直接轉(zhuǎn)發(fā)給非授權(quán)人員，若需擴(kuò)大傳遞范圍，必須重新提交申請；

-特殊情況（如跨部門協(xié)作會議）允許有限傳播，但需在3日內(nèi)向綜合辦公室報備。

(2)**數(shù)據(jù)修改管理**：

-對于可編輯文件（如Excel模板），接收方僅能修改指定區(qū)域，修改需標(biāo)注版本號及修改人；

-禁止刪除原始數(shù)據(jù)或添加無關(guān)備注。

(3)**離職處理**：

-員工離職后，其郵箱及系統(tǒng)訪問權(quán)限需在1個工作日內(nèi)停用；

-未用完的紙質(zhì)文件需自行清理或交還綜合辦公室。

2.**效果反饋（量化指標(biāo)）**：

(1)**反饋模板內(nèi)容**：

-信息滿足度評分（1-5分）；

-未覆蓋的工作需求說明；

-信息質(zhì)量改進(jìn)建議（如“需增加XX數(shù)據(jù)維度”）；

-對共享流程的優(yōu)化建議。

(2)**反饋應(yīng)用**：

-綜合辦公室每月整理反饋表，優(yōu)先處理高頻問題（如某類信息共享率低于30%）；

-對于改進(jìn)建議，需在1個月內(nèi)評估可行性并更新制度。

（三）信息回收與歸檔（補充技術(shù)手段）

1.**到期回收（自動化措施）**：

(1)**系統(tǒng)自動提醒**：

-內(nèi)部協(xié)作平臺設(shè)置到期提醒功能，發(fā)送郵件至申請部門及接收人；

-對于共享文檔，可在文件屬性中設(shè)置自動水?。ㄈ纭肮蚕砥谙拗罽YYY-MM-DD”）。

(2)**人工催辦**：

-綜合辦公室每月抽查30%的共享記錄，對超期未回收的主動聯(lián)系使用部門。

2.**歸檔管理（分類標(biāo)準(zhǔn)）**：

(1)**電子檔案**：

-使用統(tǒng)一歸檔平臺，按年度、部門、保密等級分類存儲；

-關(guān)鍵信息（如財務(wù)數(shù)據(jù)、人事變動）需雙備份（本地服務(wù)器+磁帶庫）。

(2)**紙質(zhì)檔案**：

-紙質(zhì)文件需塑封或使用檔案袋，標(biāo)注密級及保管期限（參考《文件處置年限表》）；

-超過5年的檔案需移交至學(xué)校檔案室，交接過程需雙人監(jiān)督并拍照記錄。

**四、職責(zé)分工（補充操作細(xì)節(jié)）**

（一）綜合辦公室職責(zé)（續(xù)）

1.**制度維護(hù)**：

-每半年組織1次制度復(fù)盤，修訂內(nèi)容需發(fā)布至內(nèi)部公告（如“XX制度更新說明V2.0”）。

2.**培訓(xùn)材料**：

-制作《信息共享操作手冊》（含常見問題解答Q&A），配套演示視頻（5分鐘內(nèi)完成申請流程）。

（二）使用部門職責(zé)（補充協(xié)同要求）

1.**數(shù)據(jù)質(zhì)量審核**：

-接收共享信息后，需在2小時內(nèi)檢查數(shù)據(jù)完整性（如項目進(jìn)度表是否有空項），問題需立即反饋。

2.**協(xié)同機制**：

-對于跨部門共享（如財務(wù)部與教學(xué)部），需指定聯(lián)合聯(lián)絡(luò)人，共同維護(hù)信息準(zhǔn)確性。

（三）信息管理部門職責(zé)（補充技術(shù)支持）

1.**系統(tǒng)優(yōu)化**：

-每季度評估共享平臺使用率，對低頻功能（如“批量共享”）提出改進(jìn)方案。

2.**應(yīng)急響應(yīng)**：

-建立24小時信息泄露響應(yīng)小組，成員需覆蓋辦公室、技術(shù)部、法務(wù)（假設(shè)有該部門）。

**五、附則（補充實用工具）**

本指南配套資源：

（1）《信息共享申請表電子模板》（鏈接至內(nèi)部系統(tǒng)）；

（2）《文件處置年限表》（Excel格式）；

（3）《信息共享操作手冊》（PDF+視頻地址）；

遇到操作問題可聯(lián)系綜合辦公室的“信息共享服務(wù)熱線”（假設(shè)有該服務(wù)）。

**一、概述**

學(xué)校綜合辦公室作為信息樞紐，承擔(dān)著跨部門、跨層級的信息傳遞與共享職能。高效的信息共享管理能夠提升行政效率、優(yōu)化資源配置、減少溝通壁壘。本指南旨在規(guī)范信息共享流程，明確職責(zé)分工，確保信息安全與合規(guī)性。

**二、信息共享管理原則**

（一）合法合規(guī)原則

1.嚴(yán)格遵守學(xué)校內(nèi)部管理規(guī)定，確保信息共享不侵犯個人隱私或商業(yè)機密。

2.信息傳遞需基于授權(quán)或必要工作需求，禁止非正式渠道傳播敏感數(shù)據(jù)。

（二）最小權(quán)限原則

1.僅向直接工作相關(guān)的部門或人員提供必要信息，避免過度擴(kuò)散。

2.定期審核信息訪問權(quán)限，及時撤銷離職或調(diào)崗人員的訪問權(quán)限。

（三）安全保密原則

1.對涉密信息采取加密傳輸或物理隔離措施（如紙質(zhì)文件傳閱需登記）。

2.建立信息泄露應(yīng)急預(yù)案，明確報告流程與責(zé)任部門。

**三、信息共享流程**

（一）信息發(fā)布與傳遞

1.**需求申請**：各部門填寫《信息共享申請表》，注明共享目的、信息范圍及使用期限。

2.**審批流程**：綜合辦公室在2個工作日內(nèi)完成審核，特殊緊急信息需主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

3.**傳遞方式**：

-電子信息通過學(xué)校統(tǒng)一郵件系統(tǒng)或內(nèi)部協(xié)作平臺發(fā)送，需抄送至信息管理部門。

-紙質(zhì)文件通過登記簽收制，接收方需簽字確認(rèn)并按時歸還。

（二）信息使用與反饋

1.**使用規(guī)范**：

-禁止復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)超出授權(quán)范圍的信息。

-個人或部門需妥善保管共享文件，定期清理臨時性數(shù)據(jù)。

2.**效果反饋**：使用方需在5個工作日內(nèi)提交《信息使用反饋表》，內(nèi)容包括信息價值評估及改進(jìn)建議。

（三）信息回收與歸檔

1.**到期回收**：對于有限期信息，系統(tǒng)自動或人工提醒到期停用。

2.**歸檔管理**：綜合辦公室按季度整理共享記錄，建立電子臺賬，紙質(zhì)文件歸檔至檔案室，保存期限參考《檔案管理制度》。

**四、職責(zé)分工**

（一）綜合辦公室職責(zé)

1.制定并維護(hù)信息共享管理制度。

2.監(jiān)督信息傳遞全流程，處理違規(guī)行為。

3.每季度開展信息安全培訓(xùn)，覆蓋全體行政人員。

（二）使用部門職責(zé)

1.如實填寫申請表，確保共享目的明確。

2.負(fù)責(zé)本部門信息終端的安全管理（如設(shè)備鎖屏、病毒查殺）。

（三）信息管理部門職責(zé)

1.提供技術(shù)支持（如加密工具配置）。

2.定期檢查系統(tǒng)日志，發(fā)現(xiàn)異常及時通報。

**五、附則**

本指南自發(fā)布之日起施行，綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。各部門需指定聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)信息共享相關(guān)事務(wù)，聯(lián)系方式及表格模板可查閱內(nèi)部平臺公告。

**三、信息共享流程（續(xù)）**

（一）信息發(fā)布與傳遞（續(xù)）

1.**需求申請（細(xì)化步驟）**：

(1)**填寫申請表**：各部門指定專人（通常為行政助理或部門秘書）使用電子模板填寫《信息共享申請表》，內(nèi)容需包含：

-申請部門名稱及聯(lián)系方式；

-信息接收部門/人員（需列出具體姓名及崗位）；

-共享信息類型（如：會議紀(jì)要、項目進(jìn)度報告、財務(wù)數(shù)據(jù)摘要等）；

-共享目的（需與具體工作任務(wù)直接關(guān)聯(lián)，如“用于XX項目協(xié)作”“用于XX活動籌備”）；

-預(yù)計使用期限（建議最長不超過30天，特殊情況需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）；

-信息保密等級（可選：一般、內(nèi)部、有限）；

(2)**附件上傳**：如需共享非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（如Excel表格、Word文檔），需在申請表中注明文件名及存放路徑（若為電子文件）。

(3)**部門負(fù)責(zé)人審核**：提交至部門主管簽字確認(rèn)，確保共享需求真實必要。

2.**審批流程（細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)）**：

(1)**綜合辦公室初審**：

-檢查申請表完整性，重點核對：

-是否存在重復(fù)申請（系統(tǒng)將記錄歷史共享記錄）；

-信息范圍是否與工作需求匹配（避免“一刀切”共享）；

-接收人員是否僅限直接相關(guān)崗位。

-異常處理：若發(fā)現(xiàn)申請不合理，需在1個工作日內(nèi)聯(lián)系申請部門溝通修訂。

(2)**主管領(lǐng)導(dǎo)審批**：

-對于保密等級為“內(nèi)部”以上的申請，需提交至分管校領(lǐng)導(dǎo)或綜合辦公室主管簽字；

-審批時限：常規(guī)申請不超過2個工作日，緊急申請需優(yōu)先處理并記錄原因。

3.**傳遞方式（補充規(guī)范）**：

-**電子信息安全要求**：

-優(yōu)先使用學(xué)校加密郵件系統(tǒng)，附件需設(shè)置閱讀密碼或限制下載次數(shù)；

-聊天工具傳輸僅限10MB以下文件，大文件需通過網(wǎng)盤并設(shè)置訪問權(quán)限；

-郵件主題格式統(tǒng)一為：“【共享信息】[申請部門]-[接收部門]-[日期]”。

-**紙質(zhì)文件交接標(biāo)準(zhǔn)**：

-需在《紙質(zhì)文件交接登記簿》中記錄：

-交接日期、時間；

-發(fā)送方/接收方完整信息；

-文件名稱、份數(shù)、密級；

-接收方簽字欄（需手寫全名）；

-超過10份的紙質(zhì)文件建議使用內(nèi)部物流系統(tǒng)配送，并要求簽收人拍照留存。

（二）信息使用與反饋（補充機制）

1.**使用規(guī)范（細(xì)化條款）**：

(1)**二次傳播限制**：

-接收方不得將共享信息直接轉(zhuǎn)發(fā)給非授權(quán)人員，若需擴(kuò)大傳遞范圍，必須重新提交申請；

-特殊情況（如跨部門協(xié)作會議）允許有限傳播，但需在3日內(nèi)向綜合辦公室報備。

(2)**數(shù)據(jù)修改管理**：

-對于可編輯文件（如Excel模板），接收方僅能修改指定區(qū)域，修改需標(biāo)注版本號及修改人；

-禁止刪除原始數(shù)據(jù)或添加無關(guān)備注。

(3)**離職處理**：

-員工離職后，其郵箱及系統(tǒng)訪問權(quán)限需在1個工作日內(nèi)停用；

-未用完的紙質(zhì)文件需自行清理或交還綜合辦公室。

2.**效果反饋（量化指標(biāo)）**：

(1)**反饋模板內(nèi)容**：

-信息滿足度評分（1-5分）；

-未覆蓋的工作需求說明；

-信息質(zhì)量改進(jìn)建議（如“需增加XX數(shù)據(jù)維度”）；

-對共享流程的優(yōu)化建議。

(2)**反饋應(yīng)用**：

-綜合辦公室每月整理反饋表，優(yōu)先處理高頻問題（如某類信息共享率低于30%）；

-對于改進(jìn)建議，需在1個月內(nèi)評估可行性并更新制度。

（三）信息回收與歸檔（補充技術(shù)手段）

1.**到期回收（自動化措施）**：

(1)**系統(tǒng)自動提醒**：

-內(nèi)部協(xié)作平臺設(shè)置到期提醒功能，發(fā)送郵件至申請部門及接收人；

-對于共享文檔，可在文件屬性中設(shè)置自動水?。ㄈ纭肮蚕砥谙拗罽YYY-MM-DD”）。

(2)**人工催辦**：

-綜合辦公室每月抽查30%的共享記錄，對超期未回收的主動聯(lián)系使用部門。

2.**歸檔管理（分類標(biāo)準(zhǔn)）**：

(1)**電子檔案**：

-使用統(tǒng)一歸檔平臺，按年度、部門、保密等級分類存