ICSCCS01.140.20SpecificationfortheconstructionofarchivescataloguecenterDB12/T1035—2021本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由天津市檔案局提出并歸口。本文件起草單位：天津市檔案館。本文件主要起草人：閻峰、吳愛(ài)民、于全太、仇偉海、梁欣、王靚、孫德強(qiáng)、朱雅晶、張迪、鞏志彬、李穎、王丹丹。DB12/T1035—20211檔案目錄中心建設(shè)規(guī)范本文件規(guī)定了各種類別、門類的檔案目錄采集、目錄整理、目錄著錄、目錄鑒定、目錄交換等各環(huán)節(jié)建設(shè)要求，同時(shí)明確檔案目錄中心建設(shè)的總體框架及各部分的技術(shù)要求。本文件適用于天津市市級(jí)、區(qū)級(jí)檔案館，對(duì)于其他各類檔案館、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室、企業(yè)檔案室等相關(guān)領(lǐng)域檔案目錄中心建設(shè)具有借鑒參考作用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T21063.3-2007政務(wù)信息資源目錄體系第3部分：核心元數(shù)據(jù)DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T14-2012全宗指南編制規(guī)范DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則DB12/T118-2018文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定國(guó)家檔案局第8號(hào)令企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定國(guó)家檔案局第10號(hào)令政務(wù)信息資源目錄編制指南（試行）發(fā)改高技〔2017〕1272號(hào)3術(shù)語(yǔ)和定義DA/T1-2000、DA/T18-1999界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1檔案目錄archivalcatalogue按照一定的次序、體例編排而成的條目組合，是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。[來(lái)源：DA/T18—1999，3.5，有修改]3.2檔案目錄中心archivaldescriptiveinformationcenter以各級(jí)檔案館館藏檔案目錄為主體，將本地區(qū)、本系統(tǒng)各級(jí)各類立檔單位及其他組織和個(gè)人所形成的檔案目錄，按統(tǒng)一的著錄格式和數(shù)據(jù)規(guī)范集中并形成統(tǒng)一的目錄檢索體系，能夠通過(guò)不同的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源利用和共享的一種檔案信息管理系統(tǒng)。3.3檔案著錄archivaldescription在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。DB12/T1035—202123.4著錄項(xiàng)目itemsofarchivaldescription揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。3.5著錄格式formatofarchivaldescription著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。3.6目錄檢索catalogueretrieval從計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中定位和獲取檔案目錄的過(guò)程。4檔案目錄體系4.1基本要求4.1.1客觀準(zhǔn)確檔案目錄應(yīng)從客觀角度，兼顧查閱檢索的特點(diǎn)與規(guī)律，如實(shí)準(zhǔn)確反映所著錄對(duì)象的信息。4.1.2規(guī)范一致檔案目錄的描述內(nèi)容、描述方式、描述詳簡(jiǎn)程度、描述格式等都應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以保證目錄信息規(guī)范統(tǒng)一。4.1.3必要完整不同歷史時(shí)期的檔案，按照分類及不同門類，遵從相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照目錄層級(jí)，多層級(jí)、全方位描述檔案的相關(guān)信息。4.1.4便于利用檔案目錄各層級(jí)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、內(nèi)容信息及表現(xiàn)形式，應(yīng)符合檔案利用、信息共享的要求，便于各網(wǎng)絡(luò)不同用戶的檢索利用和不同信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換。4.2檔案分類依據(jù)檔案的形成時(shí)期，本文件檔案分為明清檔案、民國(guó)檔案、革命歷史檔案和建國(guó)后檔案。應(yīng)根據(jù)此分類編制相應(yīng)的檔案目錄。4.3檔案門類目錄中心檔案目錄分為：文書(shū)檔案、科技檔案、專門（專業(yè)）檔案等，根據(jù)館藏實(shí)際，可增加相應(yīng)的檔案門類。4.4檔案類別目錄中心的檔案類別按載體形態(tài)劃分，一般分為：紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，根據(jù)館藏實(shí)際，可增加相應(yīng)的檔案類別。4.5檔案保管期限D(zhuǎn)B12/T1035—20213文書(shū)檔案保管期限的確定按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行?？萍?、專門（專業(yè)）檔案保管期限的確定參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.6目錄層級(jí)結(jié)構(gòu)4.6.1基本要求檔案目錄應(yīng)反映檔案的原始來(lái)源，保持全宗完整，兼顧檔案載體形態(tài)，區(qū)分門類、類別，統(tǒng)一管理。檔案目錄中心采用多層級(jí)目錄方式，自上而下一般分別為全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)。每一級(jí)可以根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)形成的行政管理結(jié)構(gòu)和職能的復(fù)雜性以及檔案的組織體系進(jìn)一步細(xì)分。科技、專門（專業(yè)）檔案的目錄層級(jí)結(jié)構(gòu)參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。圍繞政治經(jīng)濟(jì)等社會(huì)活動(dòng)的同一主題領(lǐng)域，可以將不同門類和類別的檔案，按照目錄層級(jí)組合形成專題檔案目錄。4.6.2全宗級(jí)目錄一般應(yīng)包括全宗號(hào)、全宗構(gòu)成者的名稱或全宗名稱、起始時(shí)間、終止時(shí)間、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況、檔案內(nèi)容與成分介紹、檢索查閱注意事項(xiàng)等。具體著錄內(nèi)容及要求可按照DA/T14-2012。4.6.3案卷級(jí)目錄一般應(yīng)包括案卷級(jí)檔號(hào)、案卷題名、起始時(shí)間、終止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、文件件數(shù)、存儲(chǔ)位置、主題詞、范圍與內(nèi)容、密級(jí)標(biāo)識(shí)、控制標(biāo)識(shí)、信息公開(kāi)標(biāo)識(shí)、備注等。建國(guó)后文書(shū)檔案案卷級(jí)目錄具體著錄內(nèi)容及需求可按照DB12/T118-2018。明清、民國(guó)、革命歷史及其他各門類案卷級(jí)目錄具體著錄內(nèi)容及要求可參考各自相關(guān)的目錄標(biāo)準(zhǔn)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4.6.4文件級(jí)目錄一般應(yīng)包括文件級(jí)檔號(hào)、文件題名、文件形成時(shí)間、責(zé)任者、數(shù)量及單位、存儲(chǔ)位置、載體類型、規(guī)格、主題詞或關(guān)鍵詞、附件及說(shuō)明、密級(jí)標(biāo)識(shí)、控制標(biāo)識(shí)、信息公開(kāi)標(biāo)識(shí)、備注等。建國(guó)后文書(shū)檔案文件級(jí)目錄具體著錄內(nèi)容及需求可按照DB12/T118-2018。明清、民國(guó)、革命歷史及其他各門類文件級(jí)目錄具體著錄內(nèi)容及要求可參考各自相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.7檔案目錄涉密屬性檔案目錄中心的檔案目錄分為涉密檔案目錄和非涉密檔案目錄。涉密檔案目錄應(yīng)依托于涉密系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、傳輸和利用。非涉密檔案目錄應(yīng)依托于有安全保障的非密系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、傳輸和利用。檔案目錄中心的檔案目錄按檔案的密級(jí)設(shè)“非密”、“秘密”和“機(jī)密”。“絕密”級(jí)檔案目錄不進(jìn)目錄中心。4.8檔案目錄開(kāi)放屬性檔案目錄的開(kāi)放屬性分為“開(kāi)放”“控制”。由檔案開(kāi)放鑒定部門鑒定后確定每份檔案的開(kāi)放屬性，檔案目錄的開(kāi)放屬性與檔案一致。4.9檔案目錄共享屬性本文件共享屬性是能夠提供用于政務(wù)信息資源共享的檔案目錄。共享屬性在經(jīng)檔案鑒定后，對(duì)目錄和內(nèi)容進(jìn)行分類共享，分為“無(wú)條件共享”“有條件共享”“不予共享”等。DB12/T1035—20214可提供給所有政務(wù)部門共享使用的檔案目錄屬于無(wú)條件共享類；提供給相關(guān)政務(wù)部門共享使用或僅能夠部分提供給所有政務(wù)部門共享使用的檔案目錄屬于有條件共享類；不宜提供給其他政務(wù)部門共享使用的檔案目錄屬于不予共享類。4.10檔號(hào)規(guī)則檔號(hào)是在管理檔案目錄中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，用于固定和反映檔案排列順序。目錄中心檔號(hào)應(yīng)當(dāng)能準(zhǔn)確反映檔案全宗構(gòu)成者、類別、門類、案卷、文件排列信息等。目錄中心的檔號(hào)應(yīng)包括檔案館統(tǒng)一社會(huì)信用代碼或檔案館代碼。目錄中心的檔號(hào)應(yīng)保持唯一性。4.11目錄著錄標(biāo)識(shí)規(guī)則檔案目錄著錄內(nèi)容中的標(biāo)識(shí)符應(yīng)遵循DA/T18-1999相關(guān)規(guī)定。在目錄的使用和管理過(guò)程中，應(yīng)注意保障標(biāo)識(shí)符號(hào)始終能夠正確顯示。具體著錄要求可按照DA/T18-1999或相關(guān)行業(yè)要求。4.12政務(wù)信息資源元數(shù)據(jù)目錄中心檔案目錄在提供政務(wù)目錄信息共享時(shí)，應(yīng)能夠按照政務(wù)信息資源目錄編制要求，對(duì)應(yīng)輸出政務(wù)信息資源元數(shù)據(jù)，便于政務(wù)信息資源系統(tǒng)提供發(fā)布共享利用。對(duì)應(yīng)輸出政務(wù)信息資源元數(shù)據(jù)包括核心元數(shù)據(jù)和擴(kuò)展元數(shù)據(jù)。其中核心元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：信息資源分類、信息資源名稱、信息資源代碼、信息資源提供方、信息資源提供方代碼、信息資源摘要、信息資源格式、信息項(xiàng)信息、共享屬性、開(kāi)放屬性、更新周期、發(fā)布日期、關(guān)聯(lián)資源代碼等。各核心元數(shù)據(jù)的定義、數(shù)據(jù)類型、注釋和說(shuō)明應(yīng)按照《政務(wù)信息資源目錄編制指南（試行）》和GB/T21063.3-2007編制。5檔案目錄中心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)檔案目錄中心通過(guò)移交、捕獲或著錄的方式將檔案目錄匯聚到系統(tǒng)中，同時(shí)可與檔案內(nèi)容相關(guān)聯(lián)；應(yīng)當(dāng)對(duì)導(dǎo)入系統(tǒng)后的檔案目錄和內(nèi)容進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案信息完整可用。對(duì)檔案目錄中心的目錄、著錄項(xiàng)、內(nèi)容信息進(jìn)行校對(duì)整理，保證三者之間有機(jī)聯(lián)系；保證檔案目錄整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。整理過(guò)程中應(yīng)注意其中的標(biāo)識(shí)符號(hào)有無(wú)缺失、顯示有無(wú)錯(cuò)誤等情況，標(biāo)識(shí)符具體要求參考4.11。按照目錄數(shù)據(jù)的共享和移交相關(guān)要求執(zhí)行。5.3目錄開(kāi)放共享鑒定依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際工作情況對(duì)檔案目錄進(jìn)行開(kāi)放控制鑒定工作，經(jīng)過(guò)鑒定后的檔案目錄可按照開(kāi)放控制級(jí)別通過(guò)不同系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)外提供利用。符合開(kāi)放要求的檔案必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，形成供利用者自行檢索的開(kāi)放目錄。用于政務(wù)信息資源共享的檔案目錄，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行政務(wù)信息共享鑒定，符合共享要求的目錄信息可依據(jù)共享類別通過(guò)政務(wù)信息共享平臺(tái)與其他政務(wù)部門進(jìn)行共享交換。5.4目錄密級(jí)鑒定DB12/T1035—20215根據(jù)國(guó)家保密法律法規(guī)和國(guó)家檔案主管部門對(duì)館藏涉密檔案解密和劃分控制使用范圍的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案目錄進(jìn)行密級(jí)鑒定工作，密級(jí)鑒定工作需在涉密網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，達(dá)到保密年限的檔案目錄要及時(shí)進(jìn)行降密或解密處理，解密后的檔案目錄應(yīng)導(dǎo)入目錄中心非涉密檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行使用和管理。5.5目錄交換與共享發(fā)布經(jīng)鑒定、審核后，除有密級(jí)的檔案目錄外的其他類型檔案目錄可在非涉密局域網(wǎng)進(jìn)行共享查詢和利經(jīng)鑒定、審核后的“非密”目錄可分別在政務(wù)外網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上提供無(wú)條件或有條件的共享查詢和利用?！懊孛堋焙汀皺C(jī)密”目錄經(jīng)鑒定、審核程序后可在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上提供分級(jí)查詢和利用。在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行共享查詢和利用的檔案目錄，應(yīng)經(jīng)鑒定、審核，涉密檔案目錄不可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、非涉密網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)交換利用和共享發(fā)布。6目錄中心系統(tǒng)功能支持以自動(dòng)或半自動(dòng)方式，對(duì)目錄信息進(jìn)行捕獲、校驗(yàn)檢測(cè)，同時(shí)具備目錄信息的移交接收、人工著錄等功能。按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)采集必要元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各組件的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，完整收集形成于各級(jí)立檔單位的各類歸檔檔案目錄。系統(tǒng)內(nèi)置檔案分類方案、檔號(hào)規(guī)則、歸檔范圍與保管期限表、元數(shù)據(jù)方案等，具備目錄中心檔案目錄的自動(dòng)歸類、排序、編號(hào)、編目、著錄等功能，并可與檔案內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)。6.3目錄鑒定與處置具備對(duì)檔案目錄的鑒定和處置功能、配置和管理功能，按照檔案目錄的處置規(guī)則，建立工作流程，支持保管期限到期、到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。支持密級(jí)、價(jià)值、開(kāi)放、政務(wù)信息共享等鑒定處理功能。對(duì)于鑒定與處置過(guò)程等相關(guān)信息，系統(tǒng)可自動(dòng)進(jìn)行記錄，予以備查。具備檔案目錄銷毀管理功能，系統(tǒng)能夠自動(dòng)檢測(cè)并篩選出符合銷毀條件的目錄信息，人工使用系統(tǒng)進(jìn)行鑒定、審核、登記，并對(duì)確定最終銷毀的檔案目錄進(jìn)行徹底銷毀，留存已銷毀的檔案目錄信息、審核登記信息和銷毀處理日志信息。具備檔案目錄數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能，按照檔案目錄的全宗、類別、案卷、文件、開(kāi)放程度、政務(wù)公開(kāi)、年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；支持對(duì)一定時(shí)間內(nèi)檔案目錄的采集、整理、鑒定、銷毀、利用、共享等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)功能；支持配置自定義報(bào)表等功能。6.6.1檢索方式DB12/T1035—20216根據(jù)檔案目錄中心建設(shè)的檢索需求的不同，提供但不限于以下檢索方式：按檔案類別、門類檢索和跨類別、門類檢索、普通檢索和條件檢索、精準(zhǔn)檢索和模糊檢索、題名檢索和全文檢索、語(yǔ)義檢索和圖片檢索等。6.6.2檢索范圍和內(nèi)容檢索范圍包括對(duì)標(biāo)題和全文的檢索。還可根據(jù)用戶需要按照全宗級(jí)、類別級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)進(jìn)行分級(jí)檢索。檢索內(nèi)容為檔案目錄的全部著錄項(xiàng)，如題名、年度、保管期限、責(zé)任者等。6.7利用與共享支持檔案目錄利用和共享利用功能。具備檔案目錄的檢索、篩選、輸出和利用登記功能，支持在線申請(qǐng)、審批、閱覽、授權(quán)下載與打印。6.7.2共享交換支持與跨政務(wù)部門間系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)交換共享。能夠按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)交換方式對(duì)結(jié)構(gòu)化目錄數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享交換。建國(guó)后文書(shū)檔案目錄在進(jìn)行共享交換時(shí)參照《文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；其他類型檔案目錄數(shù)據(jù)共享交換時(shí)遵照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。6.8安全與審計(jì)支持實(shí)時(shí)監(jiān)控目錄數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)狀態(tài)、安全