七普法檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織在七普法期間的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門在七普法活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于文件、資料、記錄、報(bào)表、影像等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映七普法活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理七普法活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類檔案，確保無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織七普法檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織七普法檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門七普法活動(dòng)中各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.七普法活動(dòng)方案、計(jì)劃、總結(jié)等文件。2.法律法規(guī)宣傳資料、培訓(xùn)教材、宣傳海報(bào)、宣傳單頁等。3.普法活動(dòng)記錄，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容、效果評(píng)估等。4.法律知識(shí)競賽、演講比賽、征文活動(dòng)等相關(guān)資料，如競賽題目、參賽人員名單、演講稿、征文等。5.與外部單位合作開展七普法活動(dòng)的協(xié)議、合同等文件。6.媒體報(bào)道七普法活動(dòng)的相關(guān)資料，如新聞稿件、照片、視頻等。7.員工法律知識(shí)培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)教材、學(xué)員簽到表、考試試卷及成績等。8.法律咨詢服務(wù)記錄，包括咨詢問題、解答意見、咨詢?nèi)诵畔⒌取?.其他與七普法活動(dòng)相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在七普法活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門產(chǎn)生的檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文件類：按照文件的性質(zhì)、來源、時(shí)間等進(jìn)行分類，如上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件等。2.資料類：分為法律法規(guī)宣傳資料、活動(dòng)資料、培訓(xùn)資料、競賽資料等。3.記錄類：根據(jù)記錄的內(nèi)容和形式，分為活動(dòng)記錄、培訓(xùn)記錄、咨詢記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別+順序號(hào)”的形式，如“20XXWJ001”表示20XX年度文件類第1份檔案。2.類別代碼根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)確定，如“WJ”代表文件類，“ZL”代表資料類，“JL”代表記錄類等。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序排列，采用左側(cè)裝訂的方式，確保整齊、牢固。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其大小統(tǒng)一。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在檔案整理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。3.建立檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大權(quán)益、具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，如七普法活動(dòng)的重要決策文件、與外部單位簽訂的長期合作協(xié)議等。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定保管期限為[X]年或[X]年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并指定專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，確保檔案的安全。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有一定保存價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告。2.編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門和相關(guān)部門人員的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的七普法檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防