檔案資料保管制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案資料的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案資料進行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案資料應如實反映公司/組織的各項活動和工作情況。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案資料嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案資料的保管應便于查閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類1.行政檔案：包括公司/組織的章程、制度、會議記錄、工作計劃與總結、行政公文等。2.人事檔案：員工的個人信息、入職離職手續(xù)、考勤記錄、績效考核、培訓檔案等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案：與公司/組織業(yè)務相關的合同、協(xié)議、項目文檔、客戶資料、市場調(diào)研等。5.技術檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件、質量檢驗報告等。6.其他檔案：如榮譽證書、資質證明、法律文件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式。2.類別代碼：根據(jù)上述檔案分類，分別用不同的字母表示，如行政檔案用“XZ”表示，人事檔案用“RS”表示等。3.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號：按檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號為“XZ2023001”。三、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案資料，應在活動結束后及時收集整理。3.員工離職時，應將個人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交。（二）整理方法1.按照檔案資料的分類進行整理，同類檔案資料應集中存放。2.對每份檔案資料進行編號，并編制目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，保持檔案資料的整潔。4.對破損或褪色的檔案資料進行修復或復制，確保檔案資料的可讀性。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.公司/組織應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設備。（二）保管方式1.檔案資料應按照類別、年份、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質檔案資料，應采用檔案盒或檔案夾進行裝訂保管；對于電子檔案資料，應存儲在專用的存儲設備中，并定期進行備份。3.對重要的檔案資料應進行異地備份，以防止因自然災害等原因造成檔案資料丟失。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案資料包括公司/組織的章程、制度、重要會議記錄、財務審計報告等。3.長期保管的檔案資料保管期限為10年以上，如員工的人事檔案、業(yè)務合同等。4.短期保管的檔案資料保管期限為110年，如一般性的行政文件、短期項目文檔等。5.檔案保管期限屆滿后，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案資料的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案資料時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案資料帶出。3.查閱檔案資料時，應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱本公司/組織檔案資料的，應提前向檔案管理部門提交書面申請，并注明借閱目的、借閱期限等信息。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，經(jīng)公司/組織領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案資料時，應填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、編號、借閱人姓名、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案資料內(nèi)容。如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應承擔相應的賠償責任。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案資料進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案資料的保管期限和重要性，對到期檔案資料進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.對已無保存價值的檔案資料，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報公司/組織領導批準。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案資料，應在檔案管理部門指定的地點進行集中銷毀。2.銷毀檔案資料時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司/組織領導。七、檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及公司/組織機密的檔案資料進行保密。2.未經(jīng)公司/組織領導批準，不得向任何單位或個人提供涉及公司/組織機密的檔案資料。3.在檔案資料的查閱、借閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱人、借閱人注意保密，不得泄露檔案資料內(nèi)容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，確保檔案資料的安全。檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，防止檔案資料被盜。2.定期對檔案資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施。3.做好檔案資料的防火、防潮、防蟲等工作，確保檔案資料的質量。八、檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對檔案資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.將檔案資料管理工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理部門及相關部門的檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括檔案資料管理工作的規(guī)范性、完整性、準確性、保