檔案制度說明一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性、安全性和可追溯性，為公司/組織的決策、運營、發(fā)展以及各項工作的開展提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報告、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案內(nèi)容必須真實、準確、完整地反映公司/組織的各項活動和工作情況，不得篡改、偽造或遺漏重要信息。3.分類科學原則根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學分類，便于檔案的整理、存儲、檢索和利用。4.安全保密原則采取有效的安全保密措施，保護檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息的保密性和安全性。5.便于利用原則檔案管理應充分考慮公司/組織各部門及員工對檔案的利用需求，建立便捷的檔案檢索和利用機制，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司/組織的檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。4.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、運營、發(fā)展提供檔案信息支持和服務。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。6.負責與外部檔案管理機構的溝通與協(xié)調(diào)，辦理檔案的移交、接收、查閱等相關手續(xù)。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確，并按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理工作的具體實施，并配合檔案管理部門開展檔案管理相關工作。3.在工作中形成的各類文件材料，應按照檔案管理要求及時進行分類整理，妥善保管，防止丟失、損壞或泄密。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、保管等，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理的相關知識和技能，能夠熟練運用檔案管理信息系統(tǒng)進行檔案的檢索、利用和統(tǒng)計分析。4.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息的安全。5.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持和服務。6.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，并向上級領導匯報。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織相關的文件、通知、指示等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、報告、會議記錄、紀要等。5.公司/組織的財務報表、審計報告、稅務資料等。6.公司/組織的人事檔案、員工培訓記錄等。7.公司/組織的科研項目、技術資料、專利證書等。8.公司/組織的宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。9.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并確保檔案資料的真實性、完整性和準確性。2.對于重要的文件、資料、合同等，應在形成后及時進行收集，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。4.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等類別，并在每類檔案下進一步細分二級類目。2.編號為便于檔案的管理和檢索，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用數(shù)字或字母與數(shù)字相結合的方式進行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。檔案目錄應一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊保存。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。四、檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全存儲。2.檔案存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案存儲場所應配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護，確保消防器材的正常使用。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序裝入檔案盒，存放在檔案架或檔案柜中，并按照年度、保管期限等進行排列。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，可采用縮微、光盤等多種存儲方式進行保存，以提高檔案的存儲安全性和耐久性。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為5年以下的檔案。2.檔案保管期限的確定應根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素進行綜合判斷，并按照國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況進行劃分。3.檔案管理部門應定期對檔案的保管期限進行鑒定，對于已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，確保檔案的動態(tài)管理。2.設置檔案管理人員崗位，明確崗位職責，加強對檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和責任意識。3.定期對檔案進行清查和盤點，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存儲狀況等，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.加強對檔案存儲場所的安全管理，設置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入檔案存儲場所。5.對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的利用符合國家有關法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定。2.檔案利用應優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部的工作需要，為公司/組織的決策、運營、發(fā)展提供支持和服務。3.檔案利用應注重保護檔案的原始性和完整性，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案借閱服務，并要求借閱人出具借條，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。借閱人應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應提前辦理延期手續(xù)。3.復制公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復制檔案時，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、復制內(nèi)容、復制數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案復制服務，并對復制件進行核對和登記。復制件應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織授權，不得對外提供查閱、借閱或復制。2.重要檔案的查閱、借閱或復制，應經(jīng)公司/組織高層領導審批同意。3.檔案利用過程中，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門指定的場所，不得在檔案上涂改、標記、污損等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、準確及時的原則，確保鑒定結果的科學性和可靠性。2.檔案鑒定應根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度、保管期限等因素進行綜合判斷，確定檔案是否具有繼續(xù)保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀建議。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐份進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，判斷檔案是否具有繼續(xù)保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷檔案的保存價值和重要程度。3.效益評估法對檔案的利用效益進行評估，判斷檔案是否具有繼續(xù)保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織領導審批同意后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》。4.《檔案銷毀記錄》應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并由監(jiān)督人和檔案管理人員簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應及時將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀記錄》等相關資料進行歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和統(tǒng)計分析，提高檔案管理工作的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享和整合，為公司/組織各部門及員工提供便捷的檔案信息服務。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行分類、編目、存儲等處理。電子檔案應與紙質(zhì)檔案保持一致，并確保電子檔案的可讀性和完整性。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能模塊，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應具備用戶權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全。3.檔案信息資源共享平臺建設建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)公司/組織內(nèi)部各部門之間的檔案信息共享和交換。檔案信息資源共享平臺應具備信息發(fā)布、查詢、下載等功能，方便各部門及員工獲取檔案信息。（三）信息化管理措施1.加強檔案信息化基礎設施建設，配備必要的計算機設備、存儲設備、網(wǎng)絡設備等，確保檔