造價咨詢檔案制度一、總則（一）目的為加強公司造價咨詢檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在造價咨詢業(yè)務(wù)中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在造價咨詢業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于項目咨詢報告、工作底稿、合同文件、往來信函、會議紀要、電子數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責對造價咨詢檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映造價咨詢業(yè)務(wù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理造價咨詢業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司造價咨詢檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等工作。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.對本項目檔案的真實性、完整性和準確性負責，及時向檔案管理部門移交檔案。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和解釋。（三）其他人員職責1.參與造價咨詢業(yè)務(wù)活動的人員應(yīng)及時將各自工作中形成的文件資料移交項目負責人，確保檔案資料的及時收集。2.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自提供、抄錄、公布檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目承接階段：包括業(yè)務(wù)洽談記錄、客戶需求文件、項目委托書、合同草案等。2.項目實施階段：包括工作方案、工作計劃、調(diào)查資料、計算過程、審核記錄、會議紀要、往來信函等。3.項目成果階段：包括造價咨詢報告、審核定案表、項目總結(jié)等。4.其他相關(guān)文件：如行業(yè)標準、規(guī)范、政策法規(guī)文件等。（二）收集要求1.項目負責人應(yīng)及時組織項目組成員收集各自工作中形成的文件資料，并指定專人負責整理。2.收集的文件資料應(yīng)真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)進行備份，并確保其可讀性和可恢復(fù)性。（三）整理方法1.分類按照造價咨詢業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為項目承接類、項目實施類、項目成果類和其他類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間項目結(jié)束后，項目負責人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序進行歸檔，確保檔案排列有序。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案清單，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交項目負責人備查。3.對電子檔案應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和利用。（三）保管期限造價咨詢檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管：涉及國家重大項目、重要經(jīng)濟決策、具有長期歷史價值或法律糾紛的檔案。2.長期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般項目的造價咨詢報告、重要合同文件等。3.短期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般性的工作底稿、往來信函等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位借閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱時，檔案管理部門應(yīng)收取一定的押金，借閱人員歸還檔案時，如無損壞，押金予以退還。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽換、撕毀等。2.查閱和借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.查閱和借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員組成鑒定小組，對檔案進行全面審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底和安全。3.銷毀檔案后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字，并將銷毀情況報告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，即使已到保管期限，也不得擅自銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行妥善處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司造價咨詢檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和利用。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等工作的規(guī)范性。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可對檔案管理工作進行不定期抽查，